Организационные коммуникации: сущность, проблемы

 

Негосударственное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Русско-Британский Институт Управления»

(НОУВПО  РБИУ)

Факультет заочного обучения

Направление: 080500.62 Менеджмент

 

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

 

По дисциплине: «Теория организации»

 

Тема:

«Организационные коммуникации: сущность, проблемы.»

 

 

 

 

Выполнил студент группы М22

Лескова Лениана Рашитовна

Проверил преподаватель

Перевозова О.В.

 

 

 

 

 

Челябинск 2012

 

План:

1. Коммуникация – процесс передачи информации.

2. Коммуникации в организациях

3. Проблемы организационных коммуникаций (барьеры).

4. Коммуникационный менеджмент  – управление коммуникациями.

 

Коммуникация – это одна из форм взаимодействия людей в процессе общения.

Психологи обозначают термином "коммуникация" процессы обмена продуктами психической деятельности.  

Социологи подразумевают  под коммуникацией передачу социальной политики. В кибернетике под коммуникацией  понимают "обмен информацией между  сложными динамическими системами  и их частями, которые в состоянии  принимать информацию, накапливать её, преобразовывать.

Согласно энциклопедическому словарю, коммуникация определена как "общение, передача информации от человека к человеку".

Учитывая позиции тех  и других, коммуникацию можно определить как процесс передачи эмоционального и интеллектуального содержания.

Классификация информации.

Если коммуникация рассматривается  как процесс, то информация – это  то, что передаётся в ходе этого  процесса.

Информирование –  это сложный процесс, в котором  участвуют не только субъект (отправитель) и объект (получатель). Важными структурными элементами коммуникации являются: сообщение, коммуникативные каналы и средства, кодирование и декодирование информации, применяемое по мере необходимости, обратная связь, или отчет получателя.

В повседневной практике под информацией обычно понимают сведения, представляющие определённый интерес, которыми обмениваются люди в процессе общения.

Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. В ней отражаются практически все формы и виды человеческой деятельности – политика, экономика, наука, моральные нормы и религиозные ценности, искусство, идеология, образцы поведения и т.д.

Социальную информацию можно разделить на: систематизированную (регламентированную по времени, объёму, содержанию, составленную по составу отправителей и получателей) и несистематизированную (случайную, безадресную).

Если в роли источника выступает субъект управления, то говорят об управленческой информации.

Управляющую информацию, в свою очередь, разделяют на внешнюю (об окружающей информацию среде) и внутреннюю информацию (непосредственно о данной организации).

По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери, информацию по типу производимых ею изменений можно разделить следующим образом:

• сообщения информирующего характера;
• сообщения инструктирующего характера;
• сообщения мотивирующего характера.

 

Мы живем в обществе, состоящем из организаций. Коммуникация является жизненно важной системой организации: если каким-либо образом ликвидировать потоки сообщений в организациях, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений.

С позиции теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации.

Коммуникация – одна из трех подсистем делового общения (рисунок 1). Установление и поддержание эффективных коммуникаций наряду с обменом действиями (интеракцией) и впечатлениями (перцепцией) способствует достижению управленческих целей.

 

Рис. 1 Деловое общение как система

 

Чтобы классифицировать коммуникацию в организации, воспользуемся  терминами «композиция» и «коммуникативный канал».

Композиция группы отражает ее состав и строение. Группы, включающие людей с общими признаками, называют однородными (гомогенными), а те, в которых индивиды крайне разобщены, имеют противоположные интересы, именуют разнородными (гетерогенными).

Под каналами коммуникаций понимают систему межличностных связей, обеспечивающих взаимодействие и передачу информации. Различают три типа коммуникативных каналов: централизованный, децентрализованный и смешанный. Первый тип (рисунок 2) характеризуется главенством, доминирующей ролью одного члена группы, который организует обмен информацией и совместную работу.

Рис.2. Основные виды централизованных коммуникаций

 

Второй тип (рисунок 3) основан на коммуникативном равенстве  членов группы. Они имеют возможность  принимать и передавать информацию, вступая в открытое, неограниченное общение с коллегами.

Рис. 3. Основные виды децентрализованных коммуникаций

 

Третий тип (рисунок 4 б и в) является комбинированным. Различные сочетания централизованных и децентрализованных коммуникативных каналов встречаются чаще, нежели «чистые».

Рис. 4. Основные виды смешанных коммуникаций

 

Выбор и периодическая  смена коммуникативных каналов  на практике осуществляется в зависимости от изменения целей и задач фирмы, характера совместной деятельности, персонального состава группы и других факторов.

Система коммуникации служит средством включения организаций в их внешнюю среду, обеспечивает ей необходимый уровень взаимодействия с окружающими аудиториями, без общения с которыми, невозможно или бессмысленно существование организации, - потребителями, поставщиками, финансистами, избирателями.

Помимо структурного подхода коммуникации можно классифицировать и по другим критериям. В зависимости от коммуникативных средств обмен информацией бывает:

• непосредственным (личным);
• опосредованным (с помощью технических или иных средств – компьютер, телефон, почта).

По форме общения коммуникации подразделяют на:

• вербальные;
• невербальные;
• письменные.

По каналам общения – на:

• формальные;
• неформальные.

По организационному признаку – на:

• вертикальные;
• горизонтальные;
• диагональные.

По направленности информации – на:

• восходящие;
• нисходящие.

Важнейшими  атрибутами руководителя выступают  знание и искусное применение трех коммуникативных форм – вербальной, невербальной, письменной.

Вербальные  коммуникации (от лат. verbalis – словесный) являются наиболее распространенными и обеспечивают различные сферы жизнедеятельности людей. С незапамятных времен искусство красноречия и хорошие ораторы высоко ценились обществом, а современная риторика унаследовала лучшие традиции античности, средних веков, эпохи нового времени.

Обширные, хотя и не всегда единые, представления  о стилях литературного языка  и видах речи, правилах подготовки и произнесения речей, фонетических, лексических и грамматических параметрах языка, а также приемах активизации внимания собеседника превратили риторику в стройную научную систему знаний, умений и навыков.

Чтобы стать  хорошим оратором, как и художником, музыкантом, спортсменом, недостаточно быть одаренным и даже талантливым. Самостоятельное или «школьное» постижение основ профессии, умноженное на упорство и многолетние тренировки, а также постоянный самоанализ, – таков единственный путь к вершинам ораторского искусства. Для большинства менеджеров он окажется извилистым и тернистым, но зато и очень ценным.

Как музыка существует благодаря нотам, а язык и литература опираются на алфавит, так и риторика как наука родилась благодаря пятиэлементному канону построения речи (рисунок 5) и учению об основных категориях.

Рис. 5. Пятиэлементный канон риторики

Невербальные (паралингвистические) коммуникации многочисленны и разнообразны. Они не только являются важным дополнением устной речи, но и нередко выступают самостоятельными коммуникативными актами. В силу этих и других причин (скажем, из-за существенных межэтнических, гендерных, возрастных отличий) невербальные коммуникации из объекта специального научного знания превратились в разветвленную систему (см. таблицу 1). Основные типы и виды невербальных коммуникаций приведены в первом столбце таблицы. (Тип коммуникации, в отличие от вида, имеет более сложную внутреннюю структуру, подразделяясь на группы).

Таблица 1

Система невербальных (паралингвистических) коммуникаций

Типы и виды   коммуникаций	Области научного   знания и группы	Приемы и  средства
Фонационные (акустические)	Просодика (просодия)	Темп, тембр, высота, громкость речи, ритм, дикция
	Экстралингвистика	Пауза, вздох, смех, плач, кашель
Кинетические (оптические)	Выразительные   движения	Мимика, жесты, позы, осанка, походка
	Физиогномика	Особенности телосложения, форма лица, головы
	Визуальный  контакт	Направление, длительность и частота взгляда
Знаково-символические	Эстетические	Одежда, обувь, аксессуары, прически, татуировки
	Графические	Особенности почерка, эмблемы, знаки и символы ($, £, ♀, ♂)
Тактильные	Такесика   (прикосновения)	Рукопожатие, поцелуй,   похлопывание, поглаживание
Проксемические	Проксемика (пространство общения)	Расположение  собеседников, дистанция между ними
Ольфакторные	Запахи	Парфюмерия  и косметика, еда и напитки, табак и пр.

Фонационные средства служат для придания речевым сообщениям мелодичности, ударения и ритма, тональной окраски языка. Последнее обстоятельство важно для тональных языков народов Азии и Африки. В их числе: китайский, нилотские (восточно-суданские) и другие языки.

Кинетические  средства позволяют более точно воспринимать информацию собеседника, наблюдая за его состоянием в процессе коммуникации. Мимика, жесты, положения тела (человек может принять до 1000 поз), манеры передвижения могут содержать гораздо больше сведений, нежели сообщение как таковое.

Следует помнить: мимические движения и жестикуляция в исполнении представителей различных культур зачастую не совпадают. Выезжая за рубеж или вступая в общение с иностранцами важно познакомиться с такими несоответствиями и вести себя, сообразуясь с обстановкой.

Знаково-символические  средства делового общения приобретают все большее значение. Многочисленные вещи, находящиеся в распоряжении современного человека (мобильные телефоны, сумки и рюкзаки, ювелирные украшения, курительные принадлежности, еда и напитки), поведают немало интересного о своих владельцах и потребителях. Существенную роль в жизни современного человека играют торговые марки. Марочные товары и фирменные услуги ассоциируются с определенной ценой, гарантирующей качество, надежность, внешнюю привлекательность, комфорт для потребителя. Производство товаров высшего и высокого качества немыслимо без поддержания соответствующей организационной культуры предприятия, ядром которой является его имидж. Без всякого преувеличения можно сказать, что имидж организации – это имидж персонала. И наоборот: имидж отдельных работников соединяется в имидже предприятия.

Тактильные  и проксемические средства общения направлены на создание атмосферы дружеского или подчеркнуто служебного характера. Теплые приветствия, объятия, энергичные рукопожатия свидетельствуют о взаимном расположении собеседников, намерении поддерживать отношения. Холодный взгляд начальника, процедурные штампы, упоминание должности и фамилии (не имени и отчества) сотрудников в совокупности с фронтальным («лобовым») расположением подчиненных за столом (рисунок 6) являются предвестниками разговора по душам.

Существенное  значение имеет и дистанция между  партнерами. Выражение «держать кого-либо на расстоянии» не лишено смысла. Характерные ситуации и соответствующие им дистанции являются довольно разработанным элементом делового общения и этикета. Так, например, различают следующие виды дистанции: а) интимная (15 – 50 см, общение близких людей); б) персональная (50 – 120 см, общение знакомых); в) социальная (120 – 350 см, деловые совещания, дискуссии, общение с незнакомыми); г) публичная (более 350 см, обезличенные и формальные разговоры, выступления перед различными аудиториями). Менеджер-профессионал должен уметь общаться с различными по численности аудиториями, по возможности располагая и приближая к себе «социум» и «публику».