Предложения по совершенствованию организационной структуры ООО «Экстрим»

2. Степень использования  рыночных возможностей, характеризующаяся  способностью хозяйственной системы  через свои организационные структуры  вырабатывать комплекс целей  и задач функционирования и  развития организации.

3. Степень использования внутренних возможностей, характеризующаяся способностью организационных структур управления достичь поставленных целей при минимальных и необходимых затратах, что и обеспечивает механизм управления.

Эффективность организационной  структуры зависит от соответствия ее системе целей предприятия, принятым стратегиям и механизму распределения минимальных, но необходимых ресурсов. В этом смысле анализ оргструктуры управления носит перспективный характер и является важнейшим информационно-образующим аспектом системы в целом.

Для оценки эффективности  организационной структуры ООО  «Экстрим» используем методику, предложенную Н.Н. Федоровой. В соответствии с  данной методикой эффективность  организационной структуры управления может быть определена как функция  от таких параметров, как:

степень рациональности структуризации целостной системы  на элементы, характеризующаяся показателем  К_сс;

степень рациональности структуры  отношений между элементами, характеризующаяся  показателем К_св;

степень использования рыночных возможностей, характеризующаяся показателем К_мц;

степень использования внутренних возможностей, характеризующаясяпоказателем К_му., формула (1)

 

 

где К_сс – показатель эффективности состава системы;

К_св – показатель эффективности структуры связей;

К_мц – показатель эффективности механизма целеполагания;

К_му – показатель эффективности механизма управления.

Расчет обобщающих показателей  К_сс, К_св, К_му производится с использованием метода ранжирования частных показателей по формуле (2):

где - количество частных показателей, принятых для оценки соответствующего обобщающего показателя;

- коэффициент весомости показателя (он устанавливается экспертным  путем по характеру его влияния на результаты работы фирмы, при этом должно соблюдаться условие );

- оценка в баллах по шкале от 1 до m.

Показатель прогнозных возможностей системы К_мц, определяемый отношением результата к главной цели, должен также учитывать то, что вклад подсистем в достижение цели системы в целом будет различным. Необходим дифференцированный подход к их оценке через ранжирование подсистем по степени важности их вклада. В этом случае К_мц определяется по формуле (3):

,

где Р – результат  функционирования хозяйственной организации  за рассматриваемый период; Ц –  цель хозяйственной организации  за рассматриваемый период; - количество подсистем, вносящих свой вклад в целевую эффективности системы; - оценка частных показателей эффективности целеполагания i-ой подсистемы (на основе анализа отношения ( ) соответствующей подсистемы), при этом ; - коэффициенты весомости i-ой подсистемы, при этом также должно соблюдаться условие .

Значение К_мц=1 свидетельствует о высоком качестве целеполагания и эффективности работы прогнозного блока системы. Отклонения свидетельствуют о сбоях в системе целеполагания или наличии экономического кризиса. Частные показатели, характеризующие эффективность механизма целеполагания основных блоков организации, показывают, где именно образовалась критическая зона.

Показатель К_мц, таким образом, является мерой реализации целевых установок системы управления.

Надежность организационной  структуры управления может быть определена через комплексный показатель эффективности оргструктуры (4):

Степень реализации внешних  и внутренних возможностей – через комплексный показатель эффективности организационного механизма К_ом(5):

где а₁, а₂, а₃, а₄ – коэффициенты весомости соответствующих обобщающих показателей; (а₁ + а₂ + а₃ + а₄) = 1.

Этап 1. Анализ организационно-регламентирующего обеспечения системы менеджмента.

Целью анализа оргструктуры на данном этапе является оценка уровня организационно-регламентирующего  обеспечения (классификации наличных нормативно-методических документов), степени его соответствия теории и практике менеджмента, степени влияния на постановку регулярного менеджмента.

В таблице 4 приведена классификация наличных нормативно-методических документов на предприятии.

 

Таблица 4 – Классификация нормативно-методических документов ООО «Экстрим»

Тип документов	Виды документов
Нормативно-справочные	Гражданский кодекс; КЗоТ; Закон РФ «О рекламе»; Закон РФ «О защите прав потребителей»; Российский рекламный  кодекс
Организационно-распорядительные	Правила внутреннего  распорядка; Коллективный договор; Штатное расписание
Организационно-регламентирующие	Положение о подразделении; Должностная инструкция; Тарифно-квалификационная характеристика
Организационно-методические	Рекомендации по организации  подбора и отбора персонала; Положение о системе  оплаты труда; Инструкция по соблюдения правил техники безопасности
Экономические	Положение о премировании работников

 

Из основных структурообразующих  документов, являющихся основой для  постановки регулярного менеджмента  на предприятии и перечисленных в таблице 4 являются: штатное расписание, должностные инструкции и положения о подразделениях (Приложение А). Положение об организационной структуре в ООО «Экстрим» отсутствует. Это не позволяет построить эффективную систему контроля за деятельностью аппарата управления на предприятии и создает большие трудности при выявлении дефектов организационной структуры управления.

Для каждого подразделения  разработано положение о подразделении. Положение о подразделении представляет собой документ, регламентирующий деятельность структурного подразделения: его задачи, права, функции, ответственность, а также порядок взаимодействия с другими подразделениями.

В ООО «Экстрим» разработаны  должностные инструкции для всех работников аппарата управления, а  для ключевых специалистов – тарифно-квалификационные характеристики.

Так, если креатор –  создает рекламу, основную ее идею и  композицию, художник, фотограф и рекламный  дизайнер – развивают, обрабатывают эту идею и композицию, то менеджер по рекламе выполняет всю сопроводительную работу (осуществляет отбор патентной информации, изучает требования рекламодателя к рекламе, разрабатывает необходимую редакционно-техническую документацию на проектируемую рекламу, занимается правовой защитой товарных знаков, подготавливает материалы для проведения работ по стандартизации, осуществляет редакторский контроль, участвует в оформлении заявок на промышленные образцы и т.д.)

Таким образом, ООО «Экстрим»  имеет определенную систему организационно-регламентирующих документов, которая закладывает  основу системы менеджмента на предприятии. Основными структурообразующими документами являются штатное расписание, положения о подразделениях и должностные инструкции. Однако эта система не может обеспечить эффективного функционирования организации без разработки соответствующих нормативных и регламентирующих документов, определяющих цели, задачи каждого структурного блока, связи, формирующие рациональные информационные потоки, соответствие между ответственностью и полномочиями руководителей в пределах выделенных ресурсов. Таковым комплексным документом может быть Положение об организационной структуре.

1.4 Анализ внешней и внутренней эффективности организации

 

 

Целью анализа является оценка степени использования системой управления возможностей внешней среды, учета угроз, выявление причин рассогласования результата и цели в обнаруженных на предыдущих этапах проблемных зонах, степени соответствия организационной структуры управления всей совокупности условий ее функционирования во внешней среде.

В таблице 5 приведен перечень возможностей и угроз деятельности ООО «Экстрим» на рекламно-полиграфическом рынке города Рубцовска.

 

 

 

Таблиц 5 – Возможности и угрозы внешней среды ООО «Экстрим»

Возможности	Угрозы
Возрождение традиций создания торговых марок, возрастание значения фирменного стиля компании	Отсутствие полноценной  инфраструктуры рекламного бизнеса
Возрастание спроса на рекламную  и полиграфическую продукцию	Несовершенство системы  средств массовой информации
Открытие новых сегментов  рынка	Недостаточное количество хороших специалистов в сфере дизайна и рекламы
Разработка новых видов  продукции, услуг	Нестабильность структуры  и объема спроса
Появление новейших технологий рекламной деятельности	Значительное усиление конкурентной борьбы
	Ограничения деятельности рекламных агентств со стороны государства
	Низкая норма рекламных  расходов предприятий, установленная  Минфином РФ

 

Возрождение традиций создания торговых марок, собственного фирменного стиля у российских предпринимателей открывает возможности для увеличения объемов деятельности ООО «Экстрим». Также в связи с развитием бизнеса в регионе возрастает спрос на рекламную и полиграфическую продукцию. ООО «Экстрим» также имеет возможности открытия новых сегментов рынка, например новой категории потребителей. У предприятия также имеются возможности разработки новых видов продукции и услуг в сфере рекламы, а также использования новейших технологий рекламной деятельности для создания нового и высококачественного продукта.

Недостаточное количество хороших специалистов, профессионалов в сфере рекламы и дизайна тормозит развитие организации. Это сказывается на отсутствии или даже снижении спроса на продукцию компании, отсутствии нововведений в области маркетинга, разработок новых видов продукции.

Кроме того, существуют общие  факторы, ограничивающие возможности как ООО «Экстрим», так и других рекламных и издательских организаций. Так, например, в России существует достаточно низкая норма рекламных расходов, относящихся на себестоимость, т.е. рекламных расходов, освобождаемых от налогов. С 1 апреля 2007 г. норма рекламных расходов была увеличена с 5 до 7,5%. В европейских странах на рекламные расходы квот вообще не существует. Западные компании в среднем тратят на продвижение товара до 10-15% от выручки. При этом доля рекламы в этом процессе может быть любой в соответствии со строго выверенной стратегией маркетинга. Существование данных нормативов в России ограничивает рекламные бюджеты компаний, соответственно, ограничивает спрос на услуги рекламных и полиграфических организаций.

 Анализ внутренней эффективности организации (анализ степени использования организацией ее внутренних возможностей, характеризующих потенциал организации).

Целью анализа является оценка способности организационной  структуры управления обеспечить достижение поставленных целей при минимальных и необходимых затратах (соответствия реального использования организацией внутренних возможностей блоку «механизм управления» концептуально модели, формализованному в виде обобщающего показателя К_му). Показатель К_му рассчитывается по формуле (2). Шкала оценки данного показателя при 10-ти балльной шкале следующая:

– организационная структура  не отвечает целям и задачам деятельности предприятия;

– организационная структура  неэффективна, механизм управления не регламентирует взаимодействие элементов и их целенаправленное развитие;

– организационная структура  способствует эффективной деятельности предприятия, однако механизм управления недостаточно эффективно обеспечивает реализацию целевых установок и  выработку решений на достижение максимальных результатов при минимальных и необходимых затратах;

– организационная структура  и механизм управления являются эффективными.

Для характеристики эффективности  механизма управления в ООО «Экстрим»  используем показатели оценки организации управленческих процессов на предприятии, таких как: длительность управленческого цикла, непрерывность управленческого цикла, ритмичность управления, оперативность принимаемых решений, экономичность системы управления, уровень исполнительности аппарата управления, уровень качества подготовки управленческих решений, уровень использования рабочего времени в аппарате управления. Для их оценки используем экспертный метод. В качестве экспертов выступают работники предприятия: выпускающий дизайнер, директор рекламного отдела, коммерческий директор и начальник отдела полиграфии.

 

Таблица 6 – Экспертная оценка показателей организации управленческих процессов ООО «Экстрим»

Показатель	Оценка в баллах (от 1 до 10)
	Выпускающий дизайнер	Директор рекламного отдела	Коммерческий директор	Начальник отдела полиграфии	Средняя оценка
Длительность управленческого  цикла	7	7	8	8	7,5
Непрерывность управленческого  цикла	8	7	9	8	8,0
Ритмичность управления	7	6	7	8	7,0
Оперативность принимаемых  решений	5	6	7	7	6,3
Экономичность системы управления	8	7	8	7	7,5
Уровень исполнительности аппарата управления	8	7	7	9	7,8
Уровень качества подготовки управленческих решений	8	8	8	9	8,3
Уровень использования  рабочего времени	9	9	9	10	9,3