Роль системного подхода при изучении деятельности организации

Процесс управления состоит  из функций планирования, организации, мотивации и контроля [5, c.84].

Планирование предполагает решение о том, какими должны быть цели организации и что должны делать члены организации, чтобы достичь этих целей.

Организация. Организовать — значит создать некую структуру. Существует много элементов, которые необходимо структурировать, чтобы организация могла выполнять свои планы и тем самым достигать своей цели. Одним из этих элементов является работа, конкретные задания организации, такие как строительство жилых домов или сборка радио или обеспечение страхования жизни. Поскольку в организации работу выполняют люди, другим важным аспектом функции организации является определение, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание из большого количества таких заданий, существующих в рамках организации, включая и работу по управлению.

Мотивация. Руководитель всегда должен помнить, что даже прекрасно составленные планы и самая совершенная структура организации не имеют никакого смысла, если кто-то не выполняет фактическую работу организации. Задача функции мотивации заключается в том, чтобы члены организации выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и сообразуясь с планом.

Контроль. Контроль — это процесс обеспечения того, что организация действительно достигает своих целей. Существуют три аспекта управленческого контроля. Установление стандартов — это точное определение целей, которые должны быть достигнуты в обозначенный отрезок времени. Оно основывается на планах, разработанных в процессе планирования. Второй аспект — это измерение того, что было в действительности достигнуто за определенный период, и сравнение достигнутого с ожидаемыми результатами. Если обе эти фазы выполнены правильно, то руководство организации не только знает о том, что в организации существует проблема, но и знает источник этой проблемы. Это знание необходимо для успешного осуществления третьей фазы, а именно, — стадии, на которой предпринимаются действия, если это необходимо, для коррекции серьезных отклонений от первоначального плана. Одно из возможных действий — пересмотр целей, для того чтобы они стали более реалистичными и соответствовали ситуации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Диалектическое единство анализа и синтеза

2.1. Неразрывная  связь между анализом и синтезом  системы

Анализ и синтез —  основные методы познания. Изучение организаций как социально-экономических объектов предполагает обязательное использование операций анализа и синтеза. Поэтому, говоря о законе единстве анализа и синтеза, следует подразумевать их неразрывность и постоянное взаимодействие, осуществляемое в рамках диалектического принципа единства и борьбы противоположностей. Анализ и синтез в своем единении составляют основу системного подхода к изучению деятельности организации.

Анализ или декомпозиция – это разделение целого на части или представление сложного объекта в виде простых составляющих. Анализ причинно-следственных связей между выделенными частями сводится к нахождению необходимых и достаточных условий для поддержания требуемого взаимодействия между этими частями целого [3, c.28].

Синтез – объединение простых составляющих объекта в единое целое. Объединение в рамках синтеза осуществляется на основе взаимной необходимости и взаимосвязи.

Мышление человека устроено таким образом, что анализ и синтез в нем неразрывно связаны и  взаимодействуют друг с другом, поэтому  и говорят о единстве анализа  и синтеза. Можно сказать, что  анализ дает знание, а синтез — понимание.

Анализ (декомпозиция) системы  может быть трех видов:

- отдельные части не  зависят друг от друга и  сохраняют при разделении все  свои свойства;

- отдельные части зависят  друг от друга и при разделении  теряют часть не основных свойств;

- отдельные части зависят  друг от друга и при разделении  теряют все основные свойства.

Закон единства анализа и синтеза утверждает, что благодаря использованию в процессах управления организацией процедур анализа и синтеза обеспечивается настройка организационной системы на оптимальный вариант достижения поставленной цели [11, c.152].

Иными словами, каждая материальная система: живой организм, социальная организация (предприятие, учебное  заведение, политическая партия") —  стремится настроиться на наиболее экономный режим функционирования в результате постоянного изменения своей структуры или функций. Эти изменения идут в следующем цикле: разделение — преобразование — объединение — преобразование.  

 Изменения могут  привести как к положительным,  так и к отрицательным последствиям, что зависит от множества факторов. Большую роль играет руководитель организации. Для обеспечения успешной деятельности, он должен стремиться к постоянному мониторингу внутренних и внешних сильных и слабых сторон организации; тщательно планировать деятельность как всей организации, так и отдельных подразделений; стремиться к минимизации производства по ресурсам; применять современную информационную технологию [14].

Закон единства анализа и синтеза  тесно взаимодействует с законами развития, информированности-упорядоченности, самосохранения и синергии. Важнейшую роль закон играет при стремлении системы к достижению соразмерности, пропорциональности элементов между собой и в соотношении к целому, с его помощью реализуются принципы композиции, пропорциональности и гармонии.

Закон единства анализа и синтеза имеет следствия.

Следствие 1. При отсутствии внешних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации тратятся на внутренние потребности организации, что ведет к перерождению хозяйственной организации в общественную.

Следствие 2. При отсутствии внешних и внутренних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации оказываются не востребованы. Это ведет организацию к деградации.

Следствие 3. При отсутствии внутренних возмущающих воздействий все созидательные ресурсы организации тратятся на внешние потребности, что, с одной стороны, способно сплотить коллектив вокруг общих проблем, а с другой стороны, ввиду некритической внутренней атмосферы, ведет к застою, неэффективной работе.

Из следствий 2 и 3 вытекает парадоксальный вывод о том, что для организации  и человека необходимы внешние потрясения и внутренние противоречия, конечно, не доводящие до патологических проблем.

Процессы анализа и синтеза  являются основой управления любой организационной системой, предусматривают выработку и реализацию конкретных решений. Решение – это средство коммуникации между звеньями и элементами организации, в том числе и между людьми. С помощью управленческих решений реализуется связь между отдельными звеньями системы управления. Использование процессов анализа и синтеза является обязательной составляющей любой процедуры принятия решения по управлению организацией, так как первым этапом принятия решения является определение цели, на достижение которой направлено это решение. Следующим этапом является процесс анализа, который обеспечит знаниями о возможностях организации для выполнения поставленной цели, ее внешние и внутренние условия, влияющие на ее деятельность.

2.2. Методы декомпозиции, основанные на принципах независимости, полноты отображения и слабого влияния

Основой любого аналитического процесса является декомпозиция. Декомпозиция, как процесс расчленения, позволяет рассматривать любую исследуемую систему как сложную, состоящую из отдельных взаимосвязанных подсистем, которые, в свою очередь, также могут быть расчленены на части. 

Ниже приводится описание алгоритма декомпозиции (Приложение 1). Выделенные блоки соответствуют выполнению операций, смысл которых ясен из их названий.

Блок 1. В качестве объекта анализа организационных систем могут выступать: цель (обычно называемая «глобальной целью» организационной системы), функция (выражение динамики процесса достижения цели), сама организационная система, отдельные ее части и др. Объект анализа определяется природой проблемной ситуации, разрешение которой и требует такого анализа.

Блок 2. Исследуемая система только в частном случае может совпадать с объектом анализа. В этом случае описываемый алгоритм .будет приводить к иерархии моделей исследуемой системы. В противном случае, кроме моделей исследуемой системы, являющихся средством декомпозиции, алгоритм будет порождать иерархическую модель объекта анализа.

Блок 3 конкретизирует правила, в соответствии с которыми после условного перехода с блока 7 осуществляется переход либо к новому классу моделей, либо к детализации моделей данного класса. Выбор различных правил этого перехода будет порождать разные варианты алгоритма декомпозиции. Для конкретности в дальнейшем будет рассматриваться правило, вынуждающее экспертов осуществлять детализацию модели данного типа только после прохождения декомпозиции по всем трем классам моделей.

Блок 4 предусматривает определение содержательного состава модели данного типа и выделение ее существенных элементов, по которым только и производится декомпозиция.

Остальные блоки  алгоритма комментариев не требуют.

Анализ внутренней среды исследуемого объекта производится с использованием методов декомпозиции, основанных на принципах независимости, полноты отображения и слабого влияния [1, c. 46].

Независимость предусматривает возможность самостоятельного анализа работы каждого из элементов системы. Рассмотрим в качестве примера систему управления (СУ) предприятием. Так, например, в СУ предприятием выделяются следующие подсистемы (элементы):

- службы главного инженера, отвечающего за развитие производства;

- службы главного технолога, обеспечивающего эффективное управление технологическим процессом;

- службы главного механика, отвечающего за эффективное использование оборудования, механизмов и т.д.

В каждой из подсистем СУ решаются определенные задачи управления. Задачи неоперативного управления предприятием преимущественно решаются верхними звеньями системы управления, а нижние уровни иерархической структуры системного управления решают в основном задачи оперативного управления, т.е. действует принцип независимости.

Принцип полноты отображения подразумевает, что последующее объединение подсистем (т.е. службы главного инженера, службы главного технолога, службы главного механика и т.д.) приводит к исходной системе. Это означает, что процесс декомпозиции исследуемой на предприятии должен строиться так, чтобы можно было осуществить обратный процесс восстановления исходной системы по ее отдельным элементам, звеньям и подсистемам.

В рассматриваемом примере  определим принцип слабого влияния. Он заключается в том, что каждый элемент подсистемы не должен оказывать значительного влияния на функционирование других элементов системы.

Так, функциями главного инженера являются:

- распределение обязанностей между сотрудниками отдела и утверждение их должностных инструкций;

- определение технической политики и направлений технического развития предприятия, путей реконструкции и технического перевооружения действующего производства, уровня специализации и диверсификации производства на перспективу; 

- обеспечение необходимого уровня технической подготовки производства;

- обеспечение повышения  эффективности производства и  производительности труда, сокращения  издержек (материальных, финансовых, трудовых), высокого качества и конкурентоспособности  производимой продукции, соответствия  выпускаемых изделий действующим государственным стандартам, техническим условиям и требованиям технической эстетики.

Функциями главного технолога являются:

- определение возможностей  процесса производства;

- определение степени  соответствия изделия техническим  условиям;

- определение причины отклонения от норм;

- определение причины  несоответствия техническим условиям;

- формирование технико-экономических  показателей производства изделий  (производительность, себестоимость,  точность, выход годной продукции  и др.);

- оценивание точности и стабильности технологических процессов.

К функциям главного механика относятся:

- поддержание действующего парка оборудования предприятия в исправном рабочем состоянии путем своевременного качественного ремонтного и технического обслуживания;

- повышение экономичности ремонтного обслуживания оборудования;

Функции элементов подсистемы четко разграничены, таким образом, функционирование каждого элемента подсистемы оказывает слабое влияние на другие элементы системы.

Следовательно, СУ организацией можно определить как подсистему организации, компоненты которой - это группы взаимодействующих людей: ее функции заключаются в восприятии определенных проблем организации (входов) и последующем выполнении набора действий (процессов), в результате которых вырабатываются решения (выходы), увеличивающие доход от деятельности всей организации (удовлетворение) или оптимизирующие некоторую функцию всех входов и выходов организации.