Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

Содержание

 

Введение                                                                                                              3

 

Глава 1 История развития тайм-менеджмента                                                 4

1.1 Предпосылки и определение корпоративного тайм-менеджмента     4

1.2 Два разных тайм-менеджмента                                                               6

1.3 Направления дальнейших исследований                                               7

 

Глава 2 Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития     10

2.1 Необходимость корпоративного внедрения тайм-менеджмента        11

2.2 Распространенные приемы тайм-менеджмента                                    12

2.3 Личный тайм-менеджмент и корпоративная эффективность              17

 

Глава 3 Примеры успешного применения тайм-менеджмента в

организациях                                                                                                        26

 

Заключение                                                                                                          32

 

Список использованных источников и литературы                                        33

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Большинство современных  руководителей постоянно ощущают  жесткое давление времени. Управляете ли вы подразделением крупной корпорации или компанией среднего бизнеса, на вас и ваших подчиненных влияет временной фактор. Клиенты, руководство, деловые партнеры, рынок - все ждут от вас скорости, организованности, пунктуальности.

 

Стивен Кови в своей книге "7 навыков высокоэффективных людей" написал, что у хорошего менеджера не бывает дел "срочных и важных": все важные дела нужно заранее планировать и делать вовремя, а не в авральном режиме. Также он считает, что дела "несрочные неважные" вообще можно не делать, их можно, к примеру, делегировать. Или вообще забыть.

 

Множество управленческих дисциплин и технологий помогают руководителю компании стать более  динамичным, все успевать, укладываться в максимально сжатые сроки. Проектный  менеджмент, менеджмент качества, различные корпоративные информационные системы все это, помимо снижения финансовых издержек, помогает снижать издержки временные.

 

Корпоративный тайм-менеджмент и тайм-менеджмент руководителя - одна из таких технологий. Она оформилась в отдельную дисциплину в рамках общего менеджмента благодаря разработкам Тайм-менеджерского сообщества Improvement.ru и кафедры тайм-менеджмента Московской финансово-промышленной академии. Авторы определяют эту технологию так: корпоративный тайм-менеджмент - дисциплина, в рамках общего менеджмента, позволяющая сделать персональный тайм-менеджмент сотрудников и руководителя инструментом повышения корпоративной эффективности.

 

Впервые тема корпоративного тайм-менеджмента была заявлена в  монографии Г. Архангельского в первой с 70-х г.г. отечественной книге по тайм-менеджменту в России. Автор приводит "кейсы" из ТМ-проектов в компаниях, "кейсы" участников ТМ-сообщества, излагает полезные и действенные инструменты управления временем применительно к практике корпоративного внедрения тайм-менеджмента.

 

В 2008 г. вышла энциклопедия, в которой была поставлена задача дать развернутую картину корпоративного тайм-менеджмента, а именно: понятийный аппарат этой дисциплины, отражающий всю полноту классических и современных ТМ-технологий, исторические предпосылки ее возникновения и, конечно же, практический опыт применения в лучших, наиболее эффективных и успешных компаниях (РУСАЛ, РАО "ЕЭС", "Северсталь", "Вимм-Билль-Данн" и другие).

 

Время один из трех параметров, по которым можно конкурировать. Другие два деньги и качество. Но в XXI веке качество должно быть высоким по определению, а конкуренция по цене приводит к ценовым войнам, превращающим рынок в выжженную пустыню. Остается конкуренция по параметру времени. Насколько быстро ваши подчиненные отвечают на запросы клиентов? Насколько оперативно готовятся документы? Сколько новых проектов одновременно могут реализовать ваши сотрудники? Все это элементы конкуренции по времени. Этим определяется актуальность темы курсовой работы.

 

Целью курсовой работы является:

-выявить наиболее  эффективные методы повышения  эффективности использования рабочего  времени в организации.

 

Задачи исследования:

- рассмотреть основные  критерии тайм-менеджмента;

- проанализировать процесс  делегирования задач в рациональной организации труда руководителя;

- выявить ограничения  практического использования тайм-менеджмента.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1

История развития тайм-менеджмента

 

 

1.1 Предпосылки и определение корпоративного тайм-менеджмента

 

Тайм-менеджмент первоначально  сложился как практическая дисциплина, развиваемая в большей степени  консультантами по управлению, нежели учеными. Ряд отечественных и  западных специалистов по управлению разрабатывали практические технологии планирования, предлагая их менеджерам-практикам в форме книг и учебных курсов.

 

Как правило, применение либо неприменение технологий тайм-менеджмента  оставлялось руководством организации  на собственное усмотрение сотрудника. Поэтому в научном менеджменте  сравнительно редко затрагивались вопросы самоменеджмента и персональной организации труда. Классики научного менеджмента, например, Ф. У. Тейлор, впервые поставили вопрос о централизованном внедрении технологий персональной организации труда, рассматривая при этом в основном физический труд.

 

В 20-е годы XX в. директор Центрального Института Труда А. К. Гастев механистическому подходу  в таком внедрении «сверху» противопоставил  идею «организационно-трудовой бациллы», побуждающей сотрудника организации  самостоятельно совершенствовать рабочие процессы. Председатель Лиги «Время» П. М. Керженцев с общей организации труда перенес акцент на время, стал рассматривать его как один из важнейших ресурсов организации и сотрудника.¹

 

Наконец, классик западной теории менеджмента П. Друкер, обратив внимание на сложность управления творческим и управленческим трудом «сверху» без задействования самостоятельной инициативы сотрудника, обозначил задачу повышения эффективности управленческого и творческого труда как ключевую для менеджмента в XXI в.²

 

Таким образом, в истории вопроса  об управлении временем сотрудника организации  можно выделить две основные ветви  исследований: классический тайм-менеджмент и направления общего менеджмента, так или иначе затрагивающие  вопросы персональной организации труда. Эти ветви в ходе развития сближаются, что делает закономерным постановку вопроса о разработке методов встраивания тайм-менеджмента в корпоративный менеджмент.

______________________________________________________________

¹ Архангельский Г. Искусство успевать, или Корпоративный стандарт планирования дня. // Справочник по управлению персоналом. 2006 - № 9. С 69.

² Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах управления предприятием” Пенза, 1997. С 98.

Корпоративный тайм-менеджмент — совокупность технологий «встраивания» методов тайм-менеджмента в систему управления организацией.¹

 

Таким образом, если корпоративный  менеджмент — путь «сверху вниз», от построения системы к эффективности  входящих в нее элементов, в частности, эффективному использованию времени сотрудника, то личный тайм-менеджмент — путь «снизу вверх», от персональной эффективности сотрудников к повышению эффективности подразделения или организации.

 

1.2 Два разных «тайм-менеджмента»

 

Прежде чем говорить о роли тайм-менеджмента в повышении корпоративной эффективности и организационном развитии, нужно определиться, что такое тайм-менеджмент. Под этим термином могут скрываться две очень разные вещи.

 

Первая область управленческих технологий, непосредственно связанных с управлением временем фирмы, касается систем управления. Если изобразить отдельного работника небольшим квадратом внутри большого квадрата – фирмы, то эта «сюжетная линия» будет изображена заштрихованным внешним квадратом при нетронутом внутреннем. Здесь основное внимание уделяется организации работы системы в целом, а эффективное использование времени каждого отдельного работника становится следствием правильно простроенной системы. В наше время за это направление «отвечают» реинжиниринг бизнес-процессов, проектный менеджмент, и т.п. Все это – технологии «управления временем фирмы». Уточняем: управлять временем невозможно, можно управлять организацией деятельности, для которой важнейшим целевым показателем являются именно временные параметры.²

 

Вторая «сюжетная линия» говорит об организации личной работы, которую человек осуществляет по собственному почину, не желая тратить напрасно невозобновимые ресурсы своего времени, а в конечном итоге – своей жизни. На схеме эту ситуацию можно изобразить заштрихованным внутренним квадратом при нетронутом внешнем.  К методам этой «сюжетной линии» относятся тайм-менеджмент в узком смысле слова, а также различные технологии личностного роста.³

 

______________________________________________________________

¹ Архангельский Г. Тайм-драйв: как успевать жить и работать. Манн, Иванов и Фербер, 2009 г. С 137.

² Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. СПб: Питер, 2007. С 220.

³ Архангельский Г. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. СПб: Питер, 2007. С 221.

Сразу можно определить области «оптимальной применимости»  технологий из этих двух групп. Чем  более механистична работа человека и всей организации в целом, чем  меньше в ней требуется творческая инициатива каждого отдельного исполнителя – тем более актуальны технологии первого типа. Например, операционистке в банке практически не нужен личный тайм-менеджмент. Нужна грамотно построенная система управления, математически просчитанное распределение потока клиентов и необходимое число операционисток, эргономично организованные рабочие места, и т.д.

 

Если же от исполнителя  требуется не только четкое и быстрое  выполнение жесткой должностной  инструкции, но и самостоятельная  инициатива, принятие решений, распределение ресурсов, принятие на себя ответственности – незаменимыми становятся технологии второй группы. Например, в том же банке наряду с оперзалом появилась группа менеджеров, работающих с клиентом индивидуально. Такой менеджер универсален – он может оформить клиенту платеж, тут же предложить страховку, дать в пределах своих полномочий скидку на услуги банка, и т.п. Ясно, что для многих клиентов такое менее «механистическое» обращение с ними гораздо более удобно. Можно общаться все время с одним и тем же менеджером, который вас хорошо знает, может «заточить» услугу банка под вашу специфику («а нет ли у вас такой же статуэтки, но с крыльями?»), и т.д. Ясно при этом, что такой менеджер гораздо динамичнее будет реагировать на запросы клиента и рынка в целом, будет прочнее «привязывать» клиента к банку.

 

Но очевидно также, что  для этого менеджера потребуются  совершенно не такие методы организации  труда, как для операционистки. Здесь  уже нельзя просто оптимально простроить систему, запустить механизм и следить  за его работоспособностью. Менеджер принимает самостоятельные решения, целиком организует весь процесс своей работы с клиентами. Соответственно, он должен владеть технологиями организации личного труда, повышения личной эффективности – т.е. технологиями второй «сюжетной линии», не «организационно-механистической», а «человеческой».

 

Итак, «корпоративных тайм-менеджментов», как выясняется, есть как минимум  два очень разных вида. Интересно, что значение «человеческого» не ограничивается повышением эффективности  свободных, принимающих решения, самостоятельно организующих свою деятельность работников. «Личный» тайм-менеджмент благодаря своим глубоким и не очевидным на первый взгляд свойствам оказывается достаточно сильным двигателем не только личной, но и корпоративной эффективности.¹

 

_____________________________________________________________

¹ Горбачев А.Г. Тайм-менеджмент. Время руководителя 24+2. М.: ДМК-Пресс, 2007 г. С 53.

1.3 Направления дальнейших исследований

 

Теме корпоративного внедрения тайм-менеджмента всего несколько лет. Естественно, в столь молодом направлении тайм-менеджмента существует масса интересных возможностей для исследователя.

 

Одно из ключевых таких  направлений — оценка экономической  эффективности внедрения тайм-менеджмента  в зависимости от характера деятельности подразделения, в котором он внедряется. Можно наметить несколько направлений такого рода исследований. Например, в подразделениях, непосредственно «продающих время» сотрудников (аудитора, консультанта, юриста), экономия времени, напрямую выражается в деньгах в зависимости от размера стоимости часа этого специалиста для клиента.