Тайм-менеджмент как инструмент организационного развития

После определения важного  дела оцените последствия в случае его выполнения или невыполнения. Важная задача имеет серьезные последствия, если не будет выполнена в срок.

Для расстановки приоритетов  хорошо подходит метод АБВГД. Это  очень простой способ планирования, и заключается он в том, чтобы  каждой задаче в списке дел присвоить  приоритет ее выполнения.

Так, задача, отмеченная буквой А, указывает на самое важное дело с самыми серьезными последствиями в случае невыполнения. Главное правило метода состоит в том, чтобы не браться за дело Б, пока не выполнена задача А, а за дело В, пока открыта задача Б, и т.д.

Буква Д означает «долой!». Этой буквой стоит отмечать малосущественные задачи, которые ни на что не влияют. Для расстановки приоритетов в каждой группе задач, используйте цифры, которые будут указывать на последовательность выполнения дел. Таким образом, самое важное дело в Вашем списке должно быть обозначено как А1.

Закон принудительной эффективности

Основной секрет управления временем заключается в сосредоточенности  и целенаправленности. Начните с  решения первоочередных задач и  делайте все последовательно, то есть что-то одно в определенный период времени. Бросая дело и возвращаясь к нему снова и снова, Вы снижаете свою эффективность в 5 раз.

Моцарт мог работать над тремя композициями сразу  и создавать настоящие шедевры. Но это скорее исключение, чем правило. Бах, Гайдн или Верди могли  работать только над одним произведением в какой-то период времени. Они не начинали работать над следующим произведением, не закончив предыдущее.

Используйте закон принудительной эффективности, который говорит  о том, что на все времени никогда  не хватает, но его всегда достаточно для самого важного. Поэтому важно собраться и заставить себя сделать в первую очередь то, что принесет наибольшую выгоду и результат.

Все дела можно разделить  на 4 группы:

1. Срочные и важные;
2. Важные, но не срочные;
3. Срочные, но не важные;
4. Не срочные и не важные.

Такая классификация  носит имя американского президента и называется методом (окном, принципом) Эйзенхауэра.

1. Первостепенные задачи — это дела срочные и важные. Попытка отложить такие дела на потом создаст Вам ненужные проблемы — за них нужно приниматься самому и немедленно.
2. Далее идут дела важные, но не срочные. Такие задачи можно отложить, однако они могут оказать сильное влияние в долгосрочной перспективе. Несрочные и важные дела имеют привычку становиться срочными и важными, если их постоянно откладывать. Для того, чтобы такого не произошло, заранее предусмотрите для них временной резерв.
3. Срочные, но не важные задачи мало сказываются на Вашем успехе. Занятие срочными, но не важными делами не дает результата и может сильно отразиться на Вашей эффективности. Такие дела отнимают большую часть Вашего временного резерва. Это как раз те задачи, которые по возможности нужно перепоручать или уменьшать их количество.
4. Логично предположить, что несрочные и неважные дела не имеют никакого значения в принципе и не несут никаких последствий при их невыполнении. Такие дела можно смело вычеркивать из Вашего списка.

Что значит «съесть лягушку»?

Старая притча гласит: если первым делом с утра Вы должны съесть живую лягушку, утешением  может служить то, что это самое плохое, что может случиться с Вами за весь день.

Брайан Трейси, успешный бизнес-консультант, сравнивает лягушку  с самым неприятным и важным делом, которое следует сегодня сделать. Откладывая его, Вы создаете лишнее эмоциональное  напряжение и нежелательные последствия. Нужно действовать без лишних раздумий и промедлений — просто взять и сделать. Это даст Вам заряд бодрости на целый день.¹

Слово «нет»  экономит неожиданно много времени

Самое главное слово  для организации собственного времени  — это вежливое «нет». Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Следите за тем, на что  Вы тратите свое рабочее и свободное время. Отмечайте занятия, которые являются пожирателями Вашего времени (например, обсуждение новостей с коллегами, бесцельное переключение каналов телевизора или чтение рекламных листовок и газет).

Составьте рейтинг таких  никчемных занятий, назвав его «Я больше никогда не буду этого делать», и заносите туда те дела, которые не приносят Вам никакой пользы и не приближают Вас к цели.²

 

 

_______________________________________________________________

¹ Кови С. 7 навыков высокоэффективных людей. М.: Манн, Иванов и Фербер, 4-е изд. 2007. С 26.

² Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994 С 63.

3 вопроса  для Вашей эффективности

Всегда задавайтесь  вопросом о том, какие долгосрочные последствия имеет та или иная задача, и что произойдет, если Вы ее вообще не выполните. Задавайте себе 3 следующих вопроса в течение дня:

1. Какие дела самые важные и ценные?
2. Что могу сделать я и только я, что значительно улучшит положение?
3. Как использовать свое время с наибольшей пользой?

Ответы на эти вопросы  позволят удвоить Вашу производительность.

На что  способна корзина для мусора?

Люди, показывающие хорошие  результаты, работают за чистым столом. У непродуктивных и несобранных  людей на столе царит дикий  хаос. Выработайте привычку своевременно разбирать бумаги, выбрасывая ненужные, и работать за чистым столом. Замечено, что до 30% рабочего времени тратится на поиски нужной бумаги. Корзина для мусора — один из самых эффективных инструментов управления временем.

Принцип равновесия

Самый простой способ избежать паники при виде все увеличивающегося объема работы — это сделать глубокий вдох и сказать: «Я могу только то, что  могу», и начать спокойно составлять список. Анализируя стоящие перед  Вами задачи, Вы всегда увидите, что  Вам хватает времени, чтобы решать жизненно важные вопросы.

Внимательно следите  за тем, чтобы в Вашей жизни  сохранялось равновесие. Работая  до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет  свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А  это явно не входит в Ваши планы.

Но для того, чтобы  быть эффективным, просто тайм-менеджмента  мало. Важно следить за своим здоровьем  и поддерживать себя в хорошей  физической форме. Ваша жизнь должна быть насыщенной, в ней всегда должно находиться время для Вашей семьи  и отдыха.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и  качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей  жизни, — ради этого и стоит  работать над собственной эффективностью.

2.3 Личный тайм-менеджмент и корпоративная эффективность

 

На рисунке схематически изображено распространение «бациллы эффективности». Начав заботиться о своем времени, человек очень быстро понимает: потери его личного невозобновимого  и невосполнимого времени напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления. Например, специалисты, принимающие решения на миллионные суммы, занимаются переноской шкафа, потому что секретари (приближенные к «телу») решили сэкономить копейки на грузчиках. Если эти сотрудники обучены тайм-менеджменту и осознают, что такие казусы – потери не только хозяина фирмы, но и потери их собственного времени, они будут относиться к таким ситуациям совершенно по-другому. Например, пойдут к собственнику и в цифрах покажут, сколько он потерял из-за такой «экономии».

 

Заметим, что изменения, инициированные самими работниками, наиболее эффективны. То, что работник сам  придумал, он охотно будет воплощать  в жизнь; при этом работник лучше  всех информирован о реальном состоянии  дел – он ближе всего к потребителю, к работе, которую сам выполняет, и т.д. Таким образом, именно рядовые работники являются наилучшим «ресурсом» для реализации идеального конечного решения «фирма сама повышает свою эффективность». Поэтому совершенно не напрасно в принципах тотального управления качеством (TQM) предусмотрено вовлечение всего персонала в работу по совершенствованию процессов управления фирмой. Это эффективно – хотя чтобы этого добиться от сотрудников, нужно приложить определенные усилия.

 

Итак, мы видим, что запущенная в сотрудников «бацилла эффективности» при грамотном применении может не сразу, но с нарастающей силой влиять и на корпоративную эффективность. Теперь покажем, что такой «окольный» подход к повышению корпоративной эффективности может оказаться достаточно полезным для проведения масштабных преобразований.

 

ТМ-бацилла  как «удобрение почвы» для изменений

 

Проблема, с которой неминуемо  приходится сталкиваться при любом  изменении системы управления фирмой – сопротивление работников. Отчасти  это сопротивление объясняется  рациональными причинами и может быть преодолено на рациональном же уровне, объяснением человеку неочевидных для него преимуществ от наведения порядка в системе. Отчасти же такое сопротивление вызвано иррациональными факторами – естественным отторжением от всего нового, непривычного, того, необходимость чего еще не осознана. На схеме эта ситуация изображена насильственными, не принимаемыми человеком изменениями привычной внешней среды.

В этой ситуации предварительный  «запуск ТМ-бациллы» может быть неплохой подготовкой почвы для изменений. Если «бацилла эффективности» занесена в голову человека и заработала по схеме, описанной выше, если он начал считать и ценить свое личное время, он гораздо легче способен воспринять идею наведения порядка на уровне фирмы.

 

Обратим внимание, что  здесь пока речь идет исключительно  о добровольном применении человеком  тех или иных методик. Т.е. хронометраж  в данном случае – это ни в  коем случае не внешнее наблюдение специалиста по научной организации  труда. Единственным элементом принуждения здесь может быть обязательность прохождения обучения; применение же человеком полученных методик должно быть целиком оставлено на его собственное усмотрение. Даже если всего 10% работников всерьез заинтересуются организацией своего времени и начнут прилагать усилия в этом направлении, эта «закваска» рано или поздно скажется на всех окружающих. Но такое возможно только в том случае, когда «занесение бациллы» лишено какой бы то ни было обязаловки и принудиловки, когда упор делается на создание личной заинтересованности человека. Это – путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.

 

«Десять заповедей  тайм-менеджмента»

 

Диагностический ТМ-профиль  строится на основании оценок по десяти основным критериям, охватывающим все ключевые аспекты тайм-менеджмента. Число «десять» выбрано исходя из того, что каждому критерию сопоставляется «заповедь тайм-менеджмента». Как выразился один руководитель корпоративного ТМ-проекта, «что-то должно остаться после того, как все забудется».¹ Таким «сухим остатком» и должны быть «Десять заповедей тайм-менеджмента» (табл. 1).

 

Таблица 1. Критерии и заповеди тайм-менджмента

ТМ-критерии	ТМ-заповеди
Материализованность и  обозримость задач и информации	Материализуйте мысли  и задачи. Находясь «в голове», они не контролируемы
Измеримость результатов, времени и эффективности	Хотите управлять —  измерьте. Управляйте на основе фактов, а не мнений.
Системность, согласованность, скоординированность работы	Систематизируйте работу: объединяйте по смыслу, структурируйте. Нет системы — нет результата
Гибкость деятельности, простота планирования, оперативность  реагирования	Планируйте максимально  просто и гибко. Повышайте скорость реагирования на изменения
Целеориентированность, определенность направления	Формулируйте цели. Оценивайте любое действие по вкладу, который  оно вносит в достижение целей
Приоритезированность, сфокусированность  на главном	Выделяйте важнейшее. Начинайте  с него, уделяйте ему лучшее время  и силы
Инвестиционность, ориентация на развитие	Инвестируйте время  в будущее. Это очень трудно делать, но это окупается
Своевременность исполнения	Ловите удачные возможности. План — средство это делать, но не самоцель
Контролируемость исполнения	Создавайте обзор делегированных задач и мониторинг исполнения. Все должны знать, что вы «ничего не забываете» и всегда добиваетесь своего
Легкость работы	Управляйте рабочей  нагрузкой; работайте «меньше, но умнее». Загнанный как лошадь менеджер —  профнепригоден
Внимание к эффективности	Выработайте «чувство времени» и «чувство эффективности». Остальное — приложится

²

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

______________________________________________________________

¹ Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. М: Дело, 1997 г. С 253.

² http://www.improvement.ru/bibliot/tmrazvitie/

 

Вкратце остановимся  отдельно на каждом критерии.