Управление формальными и неформальными группами

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 Содержание

 

Введение                                                                                                                   3 

1. Понятие  значимость групп                                                                                4 

1.1. Формальные  группы                                                                                         4   

1.2. Неформальные  группы                                                                                     6 

2. Развитие  неформальных организаций и их  характеристики                           7 

2.1. Образование  неформальных организаций                                                     7 

2.2. Характеристики  неформальных организаций                                             11 

3. Управление неформальной организацией                                                      14 

4. Повышение эффективности формальных групп                                            17

4.1. Факторы, влияющие на эффективность групп                                            17 

4.2. Проведение эффективных собраний                                                            22 

4.3. Управление с помощью комитетов                                                              23 

Заключение                                                                                                            26 

Библиографический список                                                                                  27 

 

Введение

 

Организация – это социальная категория и место где люди строят отношения и взаимодействуют. Организация – средство достижения целей. В каждой формальной организации существует сложное переплетение неформальных групп и организаций, которые образовались без вмешательства руководства. Эти неформальные группы часто оказывают сильное влияние на качество деятельности и организационную эффективность.

Неформальные организации созданы не по воле руководства, но они представляют собой фактор, с которым должен считаться каждый руководитель, потому что такие организации, и другие группы могут оказывать сильное влияние на поведение отдельных личностей и на рабочее поведение сотрудников. Как бы хорошо руководитель ни выполнял свою работу, невозможно определить, какие действия и отношения потребуются для достижения целей в организации, стремящейся вперед. Подчиненному и руководителю  часто приходится взаимодействовать с людьми, находящимися за пределами данной организации и с подразделениями вне их субординации. Люди не смогут успешно выполнять свои задачи, если они не добьются должного взаимодействия отдельных лиц и групп, от которых зависит их деятельность. Чтобы справляться с такими ситуациями, менеджер обязан понимать, какое место в ней занимает процесс руководства и какую роль в конкретной ситуации играет та или иная группа.

Умение работать в малых группах, таких как различные комитеты или комиссии, созданные самими руководителями, и умение строить взаимоотношения со своими непосредственными подчиненными является одним из необходимых условий эффективности управления.

 

1. Понятие  и значимость групп

 

Человек получает радость от общения. Многие из нас активно ищет взаимодействия с другими людьми. Но во многих случаях наши контакты с людьми кратковременны и незначительны. Однако, если люди проводят достаточно много времени в непосредственной близости друг к другу, они постепенно начинают психологически осознавать и существование друг друга. Результат такого осознания практически всегда один и тот же. Осознавать и думать то, что от них чего-то ждут другие, заставляет людей некоторым образом менять свое поведение, подтверждая тем самым существование социальных взаимоотношений. Возникает случайное скопление людей, которое потом становится группой.

Из нас каждый принадлежит одновременно ко многим группам. Мы являемся членами нескольких семейных групп: непосредственно своей семьи, семей дедушек и бабушек, двоюродных братьев и сестер, родственников супруга или супруги и т.д. Большинство из нас также принадлежат к нескольким группам друзей – кругу людей, которые довольно регулярно видятся друг с другом. Некоторые из групп оказываются недолговечными. Когда миссия группы выполнена, или когда члены группы утрачивают к ней интерес, группа распадается. Примером такой группы могут быть несколько учеников, которые собираются вместе для подготовки к предстоящему экзамену. Имеются группы которые могут существовать в течение нескольких лет и оказывать существенное влияние на своих членов и на внешнее окружение. К таким группам можно отнести объединение подростков-школьников.

 

1.1. Формальные группы

Любая организация  состоит из нескольких групп. По своей воле руководство создает группы, когда производит разделение труда по подразделениям (по горизонтали) и по уровню управления (по вертикали). В большой организации в многочисленных отделениях может существовать десяток уровней управления. Например, в учебном заведении можно разделить на более мелкие подразделения – преподаватели, учебно вспомогательный персонал, администрация. Эти группы в свою очередь можно делить и дальше. К примеру, преподавателей, можно разделить на  следующие  группы: преподаватели естественных дисциплин, преподаватели технических дисциплин, экономических, гуманитарных и других дисциплин. Большая организация, таким образом, может состоять буквально из сотен малых групп.

Группы, созданные по инициативе руководителя для организации производственного процесса, называются формальными группами. Для  формальной группы первейшей функцией по отношению к организации в целом является достижение конкретных целей и выполнение конкретных задач.

В организации существует три основных типа формальных групп:

• группы руководителей;
• комитеты;
• производственные группы.

Группа руководителя состоит из самого руководителя и его подчиненных, которые, в свою очередь, также могут являться руководителями.

Рабочая группа обычно состоит из работников  вместе работающих над одним и тем же заданием. У них есть общий руководитель, эти группы отличаются от командной группы тем, что они имеют большую самостоятельность в планировании и осуществлении своего труда.

Третий тип формальной группы – комитет – это группа внутри  организации, которой выделены полномочия для выполнения конкретного задания. Также комитеты могут называться  целевыми группами, командами  комиссиями. 

Все рабочие и командные группы, а также комитеты должны эффективно работать – как единый слаженный коллектив. Эффективное управление каждой формальной группой внутри организации имеет большое решающее значение. Эти взаимозависимые группы представляют собой блоки, образующие организацию как систему. Эффективно выполнить свои задачи  можно только при условии, что задачи каждого из ее структурных подразделений определены таким образом, чтобы обеспечивать деятельность друг друга. Кроме того, группа в целом влияет на поведение отдельной личности. Таким образом, чем лучше понимает руководитель, что же представляет собой группа и факторы ее эффективности, и чем лучше он владеет искусством эффективного управления группой, тем больше вероятности, что он сможет повысить производительность труда этого подразделения и организации в целом.

 

1.2. Неформальные группы

 

Неформальные группы создаются не по воле руководителя, они являются мощной силой, которая при определенных условиях может фактически стать главной в организации и приводить на нет возможности руководства. Кроме того, неформальные группы имеют свойство взаимопроникать. Руководители не осознавая, часто сами присоединяются к одной или нескольким таким неформальным организациям.

Начало исследованию неформальных групп положил Элтоном Мэйо., эти эксперименты, пусть и не безупречные, оказали воздействие на понимание руководителями факторов поведения.

 

2. Развитие неформальных организаций и их характеристики

 

2.1. Образование неформальных организаций

 

По воле руководства создается формальная организация. Созданная формальная организация становится социальной средой, где люди взаимодействуют не по предписаниям руководства. Люди, принадлежащие разным подгруппам, общаются за чашкой кофе, во время собраний, за обедом и после работы. Из этих взаимоотношений рождаются множество дружественных групп, неформальных групп, которые все вместе представляют неформальную организацию.

Неформальная группа – это случайно образовавшаяся группа людей, для достижения определенной цели вступают в постоянные  взаимодействия. Эти цели являются причиной существовании  неформальной организации. Понятно, что в большой организации существует несколько неформальных организаций. Большинство из этих групп свободно объединены в определенную сеть. Некоторые авторы поэтому, считают, что для образования неформальных групп особенно благоприятна трудовая среда. Благодаря задачам формальной структуре организации и ее задачам, одни и те же люди обычно собираются вместе каждый день, иногда на протяжении многих лет. Люди часто вынуждены проводить больше времени в обществе своих коллег, чем в своей собственной семье. Задачи, которые решают неформальные группы, во многих случаях заставляет участников групп часто общаться и взаимодействовать друг с другом. Люди одной организации во многих аспектах зависят друг от друга. Результатом этого интенсивного социального взаимодействия является случайное возникновение неформальных организаций.

У неформальных групп много общего с формальными группами, в которые они оказываются вписанными. В некотором роде они организованы так же, как и формальные организации – у них имеется лидеры, иерархия и задачи. В случайно возникших  организациях имеются определенные правила, называемые нормами, которые служат для членов организации правилами поведения. Подкрепляются эти нормы системой поощрений и санкций. Разница в том, что формальная организация создана по продуманному плану. Неформальная же организация скорее является спонтанной реакцией на неудовлетворенные индивидуальные потребности. На рис.1. показаны отличия в механизмах образования формальных и неформальных организаций.

 

 

 

 

 

 

 

Рис. 1. Механизм образования формальных и неформальных организаций.

 

Структура и тип формальной организации строятся руководителем запланировано с помощью проектирования, а структура и тип неформальной организации образуется в результате социального взаимодействия.

Почему люди оказываются в организации? Обычно люди знают, почему они вступают в формальные организации. Они, как правило либо хотят осуществлять цели организации, либо им нужно вознаграждение в виде заработной платы или они хотят престижа, принадлежав к этой организации. У людей имеются также причины и для вступления в группы и неформальные организации, но они часто не осознают их. Как показал Хоторнский эксперимент, принадлежность к неформальным группам может дать людям психологические выгоды не менее важные для них, чем получаемая зарплата. Важнейшие причины вступления в группу: чувство принадлежности, взаимопомощь, взаимозащита, тесное общение и заинтересованность.

Основной причиной вступления в неформальную группу является эмоциональная потребность в удовлетворение чувстве принадлежности. Элтон Мэйо своим экспериментом обнаружил, что люди, чья работа не дает возможности устанавливать и поддерживать социальные контакты, склонны быть неудовлетворенными. Некоторые исследования показали, что возможность принадлежать к группе и поддержка с ее стороны тесно связаны с удовлетворенностью сотрудника. Несмотря на то, что потребность в принадлежности широко признается, большинство формальных организаций сознательно лишают людей возможностей социальных контактов. Чтобы обрести контакты рабочие вынуждены обращаться к неформальным организациям.

Имеется идеальный вариант, когда подчиненные могут иметь возможность без всякого стеснения обращаться к своему непосредственному начальству за советом или для обсуждения своих проблем. Если данный вариант отсутствует, то руководству необходимо разобраться в своих взаимоотношениях с подчиненными. В любом случае, многие люди считают, что их руководитель в формальной организации плохо о них подумает, если они будут обращаться к нему, за советом. Некоторые люди бояться критики. Более того, неписанные правила существуют  в каждой организации, которые касаются мелких  вопросов и протокола, как, например: как следует одеваться, как можно при разговорах шутить, какого продолжительность перерыва, а также, насколько эти правила обязательны. Работник еще будет думать, стоит ли по всем этим вопросам обращаться за помощью к начальству. В этих и других ситуациях люди часто обращаются за помощью к своим коллегам. Например, новый рабочий, который первый день пришел на производство, скорее попросит другого рабочего объяснить ему, как произвести ту или иную операцию. В уже сформировавшейся социальной группе, где есть опытные рабочие, новые рабочие стремятся участвовать. Помощь от коллег полезно обоим: и тому, кто получил ее, и тому, кто ее оказал. По результатам оказания помощи дающий ее приобретает престиж и самоуважение, а получающий - необходимое руководство к действию. Таким образом, к возникновению неформальной организации приводит потребность в помощи.

Сила – в единстве, это люди всегда знали. Нуждаясь в защите люди вступают в те или иные группы. Первые профсоюзы появились в социальных группах, которые собирались в барах и обсуждали свои претензии к начальству. И сегодня члены неформальных организаций, защищают друг друга от причиняющих им вред правил, состоящих из работников низких уровней. Например, они могут объединить свои усилия, чтобы опротестовать вредные условия работы, выплату заработной платы, работу в особых условиях.