Управление формальными и неформальными группами

Для защиты своих коллег  руководители организуют  неформальные организации. Основная их цель это защита своей зоны от вторжения других подразделений организации.

Основной проблемой неформальных организаций является  потребность в интеграции основных целей подразделений и направлении усилий в целом на благо организации.

Что происходит вокруг него? Знать хочет каждый человек, особенно, если это касается их работу. Во многих формальных организациях  слабая связь  внутренних контактов, а иногда руководителю приходится   намеренно скрывать от своих подчиненных определенную информацию. Основным из причин принадлежности к неформальной организации является доступ к слухам, сплетням и другой информации, которая совсем не поступает из официальных источников, либо поступает очень медленно. Это удовлетворяет потребности отдельной личности в психологической защите и принадлежности, а также можно получить более быстрый доступ к нужной для работы информации.

Для того, чтобы быть ближе к человеку которому симпатизируют люди присоединяются к неформальным группам. Например, техники или инженеры отдела работают в основном в больших кабинетах, где не имеются перегородки между рабочими местами. У них много общего и они от того что выполняют одинаковую работу испытывают симпатию друг к другу. Они обедают вместе, рассказывают свои рабочие и личные проблемы во время обеда, или так же могу обращаться к руководителю с просьбой об увеличении оплаты труда. На работе в основном люди взаимодействуют с теми, кто рядом. Обычно люди тянутся к тем, кто может удовлетворить  потребности в принадлежности, защите, уважении, и т.д.

 

2.2. Характеристики неформальных организаций

 

Причины, по которым  люди вступают в неформальные организации, способствуют образованию у этих организаций основных свойств, которые делают их одновременно и похожими, и непохожими на формальные организации. Далее приведем характеристику неформальных организаций, которые имеют прямое отношение к управлению, так как оказывают сильное влияние на эффективность формальной организации.

При проведении Хоторнского эксперимента ученые выявили, что неформальные организации проводят социальный контроль над своими членами. Первое, что они  делают это укрепление и установление норм человеческого поведения. Для того чтобы вступить в группу необходимо сохранить свое положение и соблюдать все эти нормы. Вполне возможно что у группы могут быть требования  к форме одежды, поведения и определенных видов работы. С целью соблюдения этих норм мугт быть группой применены санкции. Это – сильно наказуемо по отношению к человеку, если он зависит от неформальной организации.

 

Контроль, проводимый неформальной организацией, может перенаправить к достижению целей формальной организации. Также в некоторых случаях может повлиять на решение руководителя.

Для обсуждения предстоящих перемен на работе люди также могут воспользоваться неформальной организацией. В основном в неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам. Это можно объяснить тем, перемены несут в себе угрозу для существования неформальной организации. Изменения, которые проявляются в период реорганизации, изменении  технологии производства, увеличении производства приводит к появлению новых сотрудников и последствия могут   привести распаду  неформальной организации.

В повседневной жизни люди меньше реагируют  не на то что происходит в реальности, а на то что происходит в их представлениях и поэтому изменения кажутся опасными, чем на самом деле это происходит. Например, группа работников среднего звена сопротивляются с внедрением компьютерной техники, что это техника приносит вред здоровью и отнимает у них работу.

Сопротивление возникает каждый раз, когда  члены группы рассматривают  в изменениях угрозу по отношению к определенной группе.

Неформальные организации имеют своих лидеров. Неформальный лидер получает свое положение, продвигаясь, к руководству и применяет к членам группы те же действия, как это делает лидер формальной организации. Средства, применяемые лидерами формальных и неформальных организаций одинаковы. Отличие лишь в том что лидер формальной организации пользуется поддержкой в виде предоставленных полномочий и действует в конкретной области. Основной опорой неформального лидера является признание его группой. Ставку в своих действиях ставку он делает на взаимоотношениях людей. Также неформальный лидер может повлиять за пределами формальной организации. Неформальный лидер занимает высокую пост в верхах и является одновременно членом управленческого персонала формальной организации.

Основные факторы, которые дают возможность приобрести статус  лидера неформальной организации, это- возраст, должностное положение, профессиональную компетентность, расположение рабочего места, целеустремленность и отзывчивость. Более точные характеристики определяются в самой группе.

Неформальный лидер имеет две первоочередные функции: оказывать помощь группе в достижении их целей и укреплять и поддерживать ее существование. Бывают случаи когда разные люди выполняют эти функции. В этом случаи в неформальной группе возникают два лидера: один, который выполняет цели группы, другой – регулирует их взаимодействия.

 

 

3. Управление неформальной организацией

 

Руководитель должен понимать, что неформальные организации взаимодействуют с формальными. Первым эту теорию увидел Джордж Хоманс, теоретик в области исследования групп. Он представил это в виде модели (см. рис. 2.), где под видами деятельности понимаются задачи, выполняемые людьми. В период выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, в результате появляются какие то чувства - положительные или отрицательные по отношению к друг другу и начальству. В будущем все эти эмоции могут повлиять людям в осуществлении своей деятельности.

 

 

 

 

Рис. 2. Модель Хоманса

 

Модель показывает, как в процессе управления (распределение заданий, вызывающих взаимодействие) возникают неформальные организации, также говорит о необходимости управления неформальной организацией. Так как  эмоции группы людей влияют как их задачи и взаимодействия, в результате оказывают на эффективность работы формальной организации. Благоприятные и неблагоприятные эмоции приводит к повышению, либо к понижению работоспособности, прогулам, текучести кадров и т.д.  Если формальная организация не находится под полным контролем руководителя, то для достижения поставленных целей ею необходимо управлять.

Эффективно управлять  неформальными организациями  мешает изначально сложившаяся невысокое мнение о руководителе. Руководители думают, что в результате неэффективного управления появляются неформальные организации. Возникновение неформальных организаций, по существу явление естественное и очень распространенное. Неформальные организации как положительно, так и отрицательно в управлении предприятием. Отрицательным является то, что ведут себя непродуктивно, распространяют ложные слухи о руководстве в результате это приводит к снижению работоспособности предприятия

Такое отрицательное поведение приводит к отрицательной реакции руководителя к группе. Члены группы также считают, что к ним относятся очень несправедливо.

Случаи отрицательного поведения не дают возможность мешают руководителям видеть многочисленные потенциальные выгоды от неформальных организаций. Люди чтоб не нарушать социальные связи в этой организации многие  отказываются от высокооплачиваемых должностях в других организациях.  В данном случаи цели неформальных групп совпадает с целями формальной организации, а нормы эффективности неформальной организации превышают нормы формальной организации. Но также неформальные каналы связи могут иногда помогать формальной организации, дополняя формальную коммуникационную систему.

Не находя способов управления с неформальными организациями, или пытаясь уничтожить их, руководители часто не замечает эти выгоды. Руководству необходимо учитывать мнение любой неформальной организации раз она  существует и не надо пытаться разрушать эту группу, в любом случаи появится на этом месте другая группа.

Многие авторы считали, что необходимо уничтожить  неформальные организации. На сегодняшний день мнение изменилось к тому, что неформальная организация может помочь формальной организации в достижении ее целей. Ученые Скотт и Дэвис предлагают решить этот вопрос следующим образом:

1. Осознать и признать существование неформальной организации. Уничтожение этих организаций  приведет к уничтожению формальной организации. Руководству не следует угрожать, а необходимо работать с ней.

2. Внимательно слушать мнения членов и лидеров неформальных групп.

3. Прежде чем принять какие либо действия необходимо обдумать как она повлияет на неформальную организацию.

4. Неформальной группе разрешить участвовать в принятии решений.

5. Быстро предоставлять точную информацию, тем самым препятствуя распространению слухов.

 

4. Повышение эффективности формальных групп

 

Руководству предприятия необходимо использовать потенциальную выгоду от неформальных организаций, систематический повышать работу комитетов и командных групп. Чтобы добиться эффективного функционирования групп необходимо четко  запланировать, организовать, мотивировать и контролировать их деятельность.

Рассмотрим один из аспектов функционирования малой группы, по мнению многих руководителей, самым трудным, а именно – на повышении эффективности проведения собраний, где решаются проблемы и принимаются решения. В зависимости от характеристики группы и способа руководства при проведении собрания выявляется талант, новые идеи, человеческие способности. Перед тем, как рассмотреть конкретные рекомендации эффективности проведения совещаний, с начало рассмотрим факторы влияющие на эффективность работы группы.

 

4.1. Факторы, влияющие на эффективность групп

 

 

На эффективность достижения поставленных целей влияют размер, состав, правила действующие в группе, сплоченность, функциональные роли членов группы.

О том, какой размер должен быть группы, теоретики управления думали долгое время.  Одни считали, что формальная группа должно небольшим. Современные теоретики считали, что состав идеальной группы это 3-9 человек. Но практика показывают, что фактически из группы на собрания приходят от 5 - 8 человек.

Исследования показали, что наиболее эффективное решение принимают группы из 5-11 человек. Если группа из 5 человек ее члены обычно испытывают большую удовлетворенность, чем в группах большего или меньшего размера. Объясняется это тем, что в группах из 2 или 3 человек ее члены могут быть обеспокоены тем, что они несут персональную ответственность за принимаемые решения. Но с другой стороны, в группах из 5 и более человек, ее члены трудно высказывают свое мнение перед другими.

В общем, по мере увеличения размера группы, общение между ее членами усложняется, и становится более трудным достижение согласия по вопросам, связанным с деятельностью группы и выполнением ее задач. Увеличение размера группы также усиливает тенденцию к неформальному разделению групп на подгруппы, что может привести к появлению несогласующихся целей и к образованию клик.

Составом – это есть сходства личностей и точек зрения, подходов, которые они проявляют при решении проблем. Использовать различные  мнения для принятия оптимального решения является важным принципом работы группы. Если группа состоит из непохожих личностей, они не имеют схожие точки зрения, то принятое решение будет иметь множество вариантов, из которых можно выбрать более эффективную.

Практикой выявлено, что принятые трудовыми коллективами нормы, сильно оказывают влияние на поведение каждой личности, а также на достигнутую цель организации группой. Установленные нормы в коллективах подсказывают членам группы как себя вести и предстоящую работу. Сильное влияние норм происходит из-за того, что только при соблюдении этих норм  личность может рассчитывать на принадлежность к группе, ее признание и поддержку. Данное явление сходно как для неформальным так и формальным организациям.

Для организаций  нормы могут нести как положительный, так и отрицательный характер. К положительным нормам можно  отнести те, что поддерживают основные задачи и цели организации и стимулируют хорошее поведение, направленное на достижение этих целей. К отрицательным нормам можно отнести те, которые поощряют поведение, которое не способствует достижению целей организаций. Нормы, которые поощряют усердие работников, их преданность организации, заботу о качестве продукции или заботу об удовлетворении покупателя – положительные нормы. Примером отрицательных норм служат такие нормы, которые поощряют неконструктивную критику компании, кражи, прогулы и низкий уровень производительности труда.

В практике существует определенная следующая классификация групповых норм:

1) гордость  за организацию;

2) достижение  целей;