Черты и свойства организации

2. Зависимость от внешней среды. Одной из важнейших характеристик  организации является ее взаимосвязь  с внешней средой. Ни одна из организаций не может быть «островком в себе». Организации полностью зависимы от окружающего мира, от внешней среды – как относительно своих ресурсов, так и относительно потребителей, пользователей их результатов, которых они пытаются достичь.

Термин «внешняя среда» «учитывает экономические условия, потребителей, профсоюзы, правительственные акты, законодательство, конкурирующие организации, систему ценностей в обществе, общественные взгляды, технику и технологию, другие составляющие. Большое значение имеет тот факт, что хотя организация и зависит полностью от внешней среды, среда эта, как правило, находится за пределами влияния менеджеров. Наилучшие руководители в компании «ИВМ» ничего не могут сделать, чтобы удержать маленькую японскую компанию от выхода на рынок с новой интегральной схемой, которая делает некоторые виды продукции «ЭВМ» устаревшими».7

С каждым годом руководству придется учитывать все большее количество факторов внешней среды. Чтобы достичь успеха, фирмам придется конкурировать на иностранных рынках и противостоять конкуренции иностранных компаний у себя на родине.

3. Горизонтальное разделение труда. Наиболее наглядной характеристикой  организации является разделение  труда. Если два лица работают  для достижения одной цели, они должны делить работу между собой. Распределение всей работы на составляющие называют горизонтальным разделением труда. Разделение большого объема работы на многочисленные небольшие специализированные задачи позволяет организации производить значительно больше продукции, чем если бы то же количество людей работали самостоятельно. Классическим образцом горизонтального разделения труда на производственном предприятии является производство, маркетинг и финансы. Это основные виды деятельности, которые должны быть успешно осуществлены, чтобы фирма достигла поставленных целей.

4. Подразделения. «Сложные организации осуществляют четкое горизонтальное распределение за счет образования подразделений, которые выполняют специфические конкретные задачи и достигают конкретной специфической цели. Такие подразделения часто называются отделами или службами, хотя существуют и другие названия».8

Как и целая организация, частью которой они являются, подразделения – это группы людей, деятельность которых сознательно направляется и координируется для достижения общей цели. Таким образом, по своей сути, большие и сложные организации состоят из нескольких специально созданных для конкретной цели взаимосвязанных организаций и многочисленных неформальных групп, возникающих спонтанно.

5. Вертикальное разделение труда. Поскольку работа в организации  разделяется на составляющие, кто-то  должен координировать работу  группы для того, чтобы она  была успешной. Вертикальное разделение  труда отделяет работу по координированию  действий от самих действий. Деятельность  по координированию работы других  людей и составляет суть управления.

6. Необходимость управления. Для того, чтобы организация могла достичь своей цели, задачи должны быть скоординированы посредством вертикального разделения труда. Поэтому управление является сугубо важной деятельностью для организации.

Общие принципы организации справедливы как в отношении статической, так и динамической организации. Общих принципов организации семь, это:

Принцип соответствия целей и ресурсов – ключевые цели компании должны обязательно соотноситься с ресурсами.

Принцип соответствия распорядительства и подчинения – каждый отдельно взятый сотрудник должен иметь только одного линейного руководителя при множественности функциональных. Линейным руководителем формируются управленческие решения и указания, осуществляется контроль их реализации. Функциональным руководителем формируется характер деятельности персонала по функциональному признаку.

«Принцип соответствия эффективности производства и экономичности – для каждой компании должно быть найдено соответствие между эффективностью и затратами. Приоритет должен принадлежать эффективности. Компания должна предусматривать определенные затраты на повышение эффективности и результативности ее деятельности».9

Принцип оптимального сочетания централизации и децентрализации производства и управления – в каждой компании должно быть найдено наилучшее сочетание объемов административных, технологических и патронажных функций производства и управления.

Принцип прямоточности – производственные и информационные процессы должны идти по кратчайшему пути во избежание дополнительных затрат и искажений. при создании организации необходим оптимальный режим осуществления производственных процессов. Производственный процесс должен обеспечивать минимизацию затрат при максимизации результата.

Принцип синхронности – среди производственных и информационных процессов или подразделений необходимо выделить постоянный или временный центр синхронизации, под режим деятельности которой должны подстраиваться другие процессы или подразделения компании. При формировании организации необходимо выделить производительное звено, деятельность которого должна быть скорректирована деятельностью других подразделений.

Принцип ритмичности – производственные и информационные процессы должны идти с заданным уровнем равномерности в течение заданных временных интервалов. Ритмичность обеспечивает согласованность производительности труда на различных участках единого технологического процесса.

 

1.3. Миссия организации

 

Любая организация создается для того, чтобы выполнять какие-то задания. Если мы говорим о коммерческой структуре, то ее основной целью является получение прибыли, если о благотворительной организации, то она создается для того, чтобы помогать тем, кто требует защиты и опеки. Однако для того  чтобы сотрудники и руководство более четко осознавали, что и зачем они делают, необходимы миссия и цели организации.

Миссия и цели организации – это программные положения, на которых строится вся ее деятельность. Миссия – это наиболее общее описание того, для чего создана компания, какую задачу она призвана решить. При этом стоит отметить, что получение прибыли не может быть миссией компании – она должна быть более широкой и показывать, каким образом компания может быть полезна обществу. В этом нет никакого противоречия, ведь, в конце концов, только будучи каким-то образом полезной и востребованной компания может рассчитывать на то, что ее продукты будут покупаться, а значит, и на получение прибыли.-

Стоит делать четкое различие между такими понятиями, как миссия и цель организации. Если миссия – это наиболее общее описание причины существования организации, то цель – это четкое описание тех заданий, которые необходимо выполнить для того, чтобы воплотить миссию в реальность. Цели компании могут быть кратко- и долгосрочными, а также изменяться в ходе ее деятельности, в то время как миссия остается неизменной на протяжении всего периода деятельности фирмы. Таким образом, миссия и цели предприятия представляют собой единое целое философское ядро ее деятельности – миссия отвечает на вопрос «зачем нужна наша компания?», а цели отвечают на вопрос «что нужно сделать для того, чтобы осуществить миссию и, соответственно, оправдать ее существование?». Только при наличии такого ядра компания будет осуществлять свою деятельность эффективно и методично.

Миссия детализирует статус фирмы и обеспечивает направление и ориентиры для определения целей и стратегий на различных организационных уровнях. В формулировку миссии организации входят следующие компоненты:

1. Задача фирмы с точки зрения ее основных услуг или изделий, её основных рынков и основных технологий.
2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы фирмы.
3. Культура организации. Тип рабочего климата внутри фирмы. Какого типа людей привлекает этот климат?

Миссия компании – это ее заявление обществу, соответственно, она должна создаваться с прицелом на внешнюю аудиторию – потребителей, конкурентов, регуляторов. Миссия обязательно должна показывать, что компания полезна, более того – необходима социуму. Цели компании, наоборот, направлены внутрь – на сотрудников, и обрисовывают перед ними то, чего компания должна достичь с их помощью в кратко- и долгосрочном периоде. Поэтому если миссия может быть несколько размытой, то цели должны быть как можно более четкими и понятными – так они будут легче восприниматься работниками, а значит, быстрее и эффективнее воплощаться в жизнь.

Главным в миссии является ответ на вопрос: какова, главная цель организации? В качестве примера можно привести формулировку миссии компании «Автоваза» – как предоставление людям транспорта, доступного по цене. Область деятельности фирмы – производство транспорта, с ориентацией на широкий круг потребителей.

Миссия компании Лукойл – обращать энергию природы на благо людей Миссия компании McDonalds – предоставление быстрого и качественного обслуживания с помощью стандартных продуктов Миссия Microsoft – помогать людям и бизнесу полностью раскрывать свой потенциал при помощи электронных технологий Миссия студии Walt Disney – делать людей счастливыми

Миссия не должна зависеть от текущего состояния организации, форм и методов ее работы, так как в целом она выражает устремление в будущее, показывая, на что будут направляться усилия и какие методы будут при этом приоритетными. Поэтому в миссии не принято указывать в качестве главной цели получение прибыли, так как миссия может существенно ограничить спектр рассматриваемых организационных путей и направлений развития и в конечном счете приведет к неэффективной работе.

Общефирменные цели формулируются и устанавливаются на основе общей миссии организации и определенных ценностей и целей, на которые ориентируется высшее руководство. Цели должны быть:

1. Конкретными и измеримыми.
2. Цели должны ориентироваться по времени. Цели обычно устанавливаются на длительные или короткие временные промежутки. Долгосрочная цель имеет горизонт планирования. Краткосрочная чаще всего представляет собой один из планов организации, который следует завершить в пределах года. Среднесрочные цели имеют горизонт планирования от одного года до пяти лет.
3. Цель должна быть достижимой, чтобы служить повышению эффективности организации.
4. Взаимно поддерживающие цели. Наконец, чтобы быть эффективными множественные цели организации должны быть взаимно поддерживающими – т. е. действия и решения, необходимые для достижения одной цели, не должны мешать достижению других целей.

Примеры формулировки миссии: акционерное общество, государственное предприятие – деятельность направлена на производство конкурентоспособной продукции, сохранение и развитие научно-технического потенциала общества, поддержание высокого уровня разработок, создание новых рабочих мест и культуры производства, сохранение и защита окружающей среды. Инвестиционная компания – инвестирование капитала в любую область, работающую прибыльно и имеющую потенциал дальнейшего роста.

 

 

 

 

Глава 2. Жизненный цикл организации

 

2.1. Жизненный  цикл организации. Модель И. Адизеса

 

Организации зарождаются, развиваются, достигают зрелости, ослабевают, в конце концов, прекращают свое существование или радикально обновляются. На каждой стадии жизненного цикла возникают свои проблемы, и, если их вовремя не решать, развитие организации может затормозиться.

Руководство организации должно четко представлять, на какой стадии жизненного цикла находится организация, какие в связи с этим возникают проблемы и как их решать.

Любая организация имеет жизненный цикл, включающий в себя предсказуемые этапы. Каждый этап содержит свои проблемы и задачи.

Ицхак Адизес, всемирно известный бизнес-консультант, выделяет 9 этапов:

 

 

 

 

 

 

 

Рисунок 1. Этапы жизненного цикла организации.

1. «Выхаживание» (Courtship)

На этом этапе организация еще не существует, но есть идея о ее создании. Основателем собираются мнения, необходимая информация, закладывается теоретический фундамент для будущей организации.

Основатель организации должен иметь ответы на вопросы: «Что организация будет делать? Как и когда это может быть сделано? Кто и почему собирается это делать?»10

2. «Младенчество» (Infancy)

На этом этапе у организации нет четкой структуры и системы распределения полномочий, ответственности, системы приема на работу. Она очень персонифицирована, имеет небольшой бюджет.

Основной акцент в деятельности организации делается на удовлетворение потребностей ее клиентов и на результаты своей работы. Решения на этом этапе обычно приниматься быстро, но ввиду отсутствия достаточного опыта, они могут быть не всегда успешны.

Развитие организации будет продолжаться, если обеспечить постоянное поступление денежных средств. И если ее основатель полностью уверен в успешности собственной идеи, предан ей.

3. «Детство» или «Давай-давай» (Go-go)

«Деятельность и денежные потоки организации становятся стабильными. Организация успешно развивается, происходит бурный рост. В организации все еще нет ни четкой структуры управления, ни установленных функциональных обязанностей. Организация концентрируется не вокруг задач, а вокруг людей.

Организация будет развиваться дальше, если руководитель вовремя начнет делегировать свои полномочия и ответственность».11

4. «Юность» (Adolescence)

На этом этапе организация очень сильно меняется. Ее дальнейшее развитие будет возможно только в случае установления дисциплины, системы и порядка. Изменяется структура организации, нанимаются профессиональные менеджеры.

Появляется большое количество конфликтов и противоречий между старыми и новыми сотрудниками организации, могут начаться противоречия в ее целях. Для продолжения развития необходимо провести систематизацию административной деятельности.