Понятие организационных документов. Инструкция. Оформление реквизитов

      В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

      Должность лица, которому адресован документ указывают в дательном падеже.
      Если документ отправляется в несколько однородных организаций, то их следует указывать обобщенно.  Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документов.
       Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.
      Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. 
        Резолюцию рекомендуется наносить с некоторым наклоном, пастой, отличающейся по цвету от основного текста документа.
      Допускается оформление резолюции на отдельном листе. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. К тексту документов оформленных на бланках А5 заголовок можно не составлять.

Оформление реквизитов согласно ГОСТУ Р 6.30-2003

3.16 Гриф утверждения.

    Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

                                        Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

       Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

       При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

     При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера.

                                                         Например: УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.07.2009 № 12

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

      от 05.05.2008 № 28

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

3.21 Отметка о наличии приложения.

Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

               Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение об Управлении регионального кредитования на 5 л. в 1 экз.

                        2. Правила подготовки и оформления документов Управления        

                            регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.

       Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.

    Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.

        В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

                                                                                                                Приложение № 4

                                                                                                                к приказу Росархива

                                                                                                                от 05.09.2009 № 249

       Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

                                                                                                                ПРИЛОЖЕНИЕ №2

                                                                                                    к приказу Минздрава России

                                                                                                             от 05.06.2003 № 251

Список литературы
 

1.ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Введ. 2003-07-01. – М.: Изд-во стандартов, 2003.
2.    Чуковенков А. Ю. Янковая В. Ф. Оформление документов: комментарии к ГОСТ Р 6.30-2003. М.: Дело, 2004.
3. Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция. Ростов на дону «Феникс» 2003.

4.  Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А. Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009

5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова. – М., 2005.

                                                            ПЛАН

1.Понятие организационных документов. Инструкция.

2. Требования к тексту документа

3. Оформление реквизитов

4. Оформление реквизитов согласно ГОСТУ Р 6.30-2003

    1) 3.16  Гриф утверждения

    2) 3.21 Отметка о наличии приложения

5. Список литературы