Трудовая книжка

Глава 2. Хранение и выдача трудовой книжки

2.1 Выдача трудовой книжки при  увольнении

При увольнении работника (прекращении  трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы в данной организации, заверяются подписью работодателя или  лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника. Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке РФ и на государственном языке республики в составе РФ, заверяются оба текста.

Особого внимания заслуживают  записи в трудовой книжке о прекращении  трудового договора, при этом должны быть соблюдены следующие правила:

При прекращении трудового  договора по основаниям, перечисленным  в ст.77 ТК РФ (за исключением указанных  в п.4 и 10 данной статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт  ч.1 указанной статьи (п.15 Правил).

Ранее п.15 Правил была установлена  необходимость указания в записи об увольнении лишь пункта ст.77 ТК РФ - основания увольнения. Поэтому у  работников кадровых служб не было однозначного ответа на вопрос, нужно  ли указывать еще и часть ст.77 ТК РФ. Внесенными в Правила изменениями  было установлено положение о  необходимости ссылки в записи об увольнении на соответствующий пункт  части первой ст.77 ТК РФ.

Другим немаловажным моментом является то, что многие пункты ч.1 ст.77 ТК РФ содержат ссылки на статьи, в которых  конкретизирован порядок расторжения  трудового договора по тому или иному  основанию. Например, п.1 ч.1 ст.77 ТК РФ указывает  на такое основание прекращения  трудового договора, как соглашение сторон. В скобках дана ссылка на ст.78 ТК РФ, в которой указано, что трудовой договор по соглашению сторон может быть расторгнут в любое время (то есть стороны должны определить дату прекращения трудовых отношений и оформить это соглашение, желательно в письменном виде). При расторжении трудового договора по данному основанию в трудовую книжку должна быть внесена запись именно со ссылкой на пункт и часть ст.77 ТК РФ, а не на ст.78.

Исключение составляют ссылки на ст.81 и 83 ТК РФ. Так, ст.81 ТК РФ содержит перечень оснований расторжения  трудового договора по инициативе работодателя. Согласно п.16 Правил в указанных  случаях в трудовых книжках делается запись со ссылкой на соответствующий  пункт ст.81 ТК РФ. Буквальное толкование данной нормы говорит о необходимости  указать только пункт статьи. Вместе с тем представляется, что запись, содержащая ссылку на часть ст.81 ТК РФ, также не будет ошибочной.

При прекращении трудового  договора по обстоятельствам, не зависящим  от воли сторон (например, призыв работника  на военную службу, признание работника  полностью неспособным к трудовой деятельности в соответствии с медицинским  заключением и др.), в трудовую книжку согласно п.17 Правил вносится запись об основании прекращения трудового  договора со ссылкой на соответствующий  пункт ст.83 ТК РФ. Указание в записи кроме пункта ч.1 данной статьи также не будет нарушением Правил, поскольку в самом ТК РФ содержится ссылка на части указанной статьи. В частности, прекращение трудового договора по основаниям, предусмотренным пунктами 2, 8, 9 или 10 части первой настоящей статьи, допускается, если невозможно перевести работника с его письменного согласия на другую имеющуюся у работодателя работу (ч.2 ст.83 ТК РФ).

На практике часто встречается  вопрос о формулировке самой записи об увольнении. В качестве примера  приведем запись о расторжении трудового  договора по инициативе работника (ранее - по собственному желанию), являющуюся наиболее распространенной. В пункте 5.2 Инструкции дана запись следующего вида: "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации". Однако более правильной будет запись "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации", соответствующая формулировке статьи ТК РФ. Вместе с тем, запись "Уволен по собственному желанию, п.3 ст.77 ТК РФ" при наличии всех других реквизитов - печати организации и подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек, - а также при отсутствии пропусков строк, подчисток исправлять не нужно¹³.

В соответствии с п.5.6 Правил при расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает  предоставление определенных льгот  и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием  этих причин. С учетом изменений  ТК РФ записи будут иметь следующий  вид: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор расторгнут по инициативе работника в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 части первой статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации"¹⁴.

Приведем ряд примеров наглядно показывающих порядок занесения  записей об увольнении в трудовую книжку.¹⁵(см. приложение 2)

Однако рассмотренными случаями, не исчерпываются ситуации, прекращения  трудового договора.

Пунктом 18 Правил предусмотрено, что трудовой договор может быть прекращен и по другим основаниям. В этом случае в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении  трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт ТК РФ или иного федерального закона. Рассмотрим эти случаи.

При прекращении трудового  договора с работником, не прошедшим  испытательный срок, в трудовой книжке делается запись со ссылкой на ст.71 ТК РФ - результат испытания при  приеме на работу. В этом случае необходимо произвести следующую запись: "Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя в связи с неудовлетворительным результатом испытания, часть первая статьи 71 Трудового кодекса Российской Федерации".

С руководителями организации  трудовой договор может быть прекращен  как по общим основаниям, так и  по перечисленным в ст.278 ТК РФ:

• в связи с отстранением от должности руководителя организации-должника в соответствии с законодательством о несостоятельности (банкротстве);

• в связи с принятием уполномоченным органом юридического лица, либо собственником имущества организации, либо уполномоченным собственником лицом (органом) решения о прекращении трудового договора. Решение о прекращении трудового договора по указанному основанию в отношении руководителя унитарного предприятия принимается уполномоченным собственником унитарного предприятия органом в порядке, установленном Правительством РФ;

• по иным основаниям, предусмотренным трудовым договором¹⁶.

При расторжении трудового  договора с педагогическим работником следует помнить о ст.336 ТК РФ, которой в качестве дополнительных оснований для увольнения педагога до истечения срока действия контракта установлены:

― повторное в течение 1 года грубое нарушение устава образовательного учреждения;

― применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, воспитанника;

― достижение предельного возраста для замещения соответствующей должности в соответствии со ст.332 ТК РФ;

― неизбрание по конкурсу на должность научно-педагогического работника или истечение срока избрания по конкурсу (ч.7 ст.332 ТК РФ).

Например: "Трудовой договор  прекращен в связи с повторным  в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса  Российской Федерации".

С поступающими на государственную гражданскую службу заключается служебный контракт. Основания его прекращения, а также освобождения от замещаемой должности и увольнения с гражданской службы государственных служащих, перечислены в ст.33, 37, 39 Закона РФ № 79-ФЗ¹⁷. При внесении записи в трудовую книжку, необходимо делать ссылку не на ТК РФ, а на указанный закон. Например: "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 4 части второй статьи 39 Федерального закона от 27.07. 2004 № 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации".

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний  день работы) его трудовую книжку с  внесенной в нее записью об увольнении. При задержке выдачи работнику  трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной. Если в день увольнения (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия в соответствии со ст.36 Постановления № 225. Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников¹⁸.

Необходимо иметь в  виду, что на практике встречались  случаи, когда уволенный работник в судебном процессе заявлял, что  он действительно получал конверт  с письмом от работодателя, но в  данном письме не содержалось требования явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте, а, к примеру, был вложен чистый лист бумаги (направлена поздравительная  открытка, какое-либо иное несущественное уведомление и тому подобное). Таким образом, во избежание подобных ситуаций и для обеспечения возможности работодателя отстоять свою позицию в суде рекомендуется работодателю при отправке письма с уведомлением составить опись вложения (она заверяется сотрудниками почтового отделения), в которой четко указать, что работнику направляется требование явиться за трудовой книжкой, либо дать согласие на отправление ее по почте.

2.2 Учет и хранение трудовых книжек

Учет и хранение трудовых книжек является обязанностью работодателя, с этой целью он ведет:

― приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее;

― книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы названных книг утверждены постановлением Министерства труда  и социального развития РФ от 10 октября 2003 г. и содержатся в приложениях  к нему.

Остановимся на каждой из них  немного подробнее.

В соответствии с п.41 Правил в приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и  вкладыша в нее, которая ведется  бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с  получением и расходованием бланков  трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в  них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга  по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга  учета движения трудовых книжек и  вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены  сургучной печатью или опломбированы.

Трудовые книжки и дубликаты  трудовых книжек, не полученные работниками  при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в  кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении  указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а  затем подлежат уничтожению в  установленном порядке.

На практике встречаются  случаи, когда некоторые органы, такие как Пенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуют от работника предоставления подлинника трудовой книжки. Но законодателем  установлено, что трудовая книжка может  выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или  его подделки. В этом случае Министерством  труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая  рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в  соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это  достаточно проблематично, и если в  организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. В этом случае кадровику  рекомендуется взять с работника  письменное заявление, в котором  будет указана уважительная причина  выдачи книжки.