Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты

При переносе срока  отпуска на другое время с согласия работника и руководителя структурного подразделения в график отпусков вносятся соответствующие изменения с разрешения лица, утвердившего график, или лица, уполномоченного им на это. Перенос отпуска производится в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, на основании документа, составленного в произвольной форме.

 

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)

трудового договора с работником (увольнении)

(форма N Т-8)

Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении)

трудового договора с работниками (увольнении)

(форма N Т-8а)

Применяются для оформления и учета  увольнения работника(ов). Составляются работником кадровой службы, подписываются  руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляются  работнику(ам) под расписку в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

В строке (графе) форм N Т-8 и Т-8а "Основание прекращения (расторжения) трудового договора (увольнения)" производится запись в точном соответствии с формулировкой действующего законодательства Российской Федерации со ссылкой на соответствующую статью. В строке (графе) "Документ, номер и дата" делается ссылка на документ, на основании которого готовится приказ и прекращается действие трудового договора с указанием его даты и номера (заявление работника, медицинское заключение, служебная записка, повестка в военкомат и другие документы).

При увольнении материально ответственного лица к  приказу (распоряжению) прилагается  документ об отсутствии материальных претензий к работнику.

При расторжении  трудового договора по инициативе работодателя в случаях, определенных действующим законодательством Российской Федерации, к приказу (распоряжению) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником(ами) (увольнении) прилагается в письменной форме мотивированное мнение выборного профсоюзного органа (при наличии последнего) данной организации.

На основании  приказа (распоряжения) о прекращении (расторжении) трудового договора с  работником(ами) (увольнении) делается запись в личной карточке (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), лицевом счете (форма N Т-54 или N Т-54а), трудовой книжке, производится расчет с работником по форме N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)".

 

Приказ (распоряжение)

о направлении работника в командировку

(форма N Т-9)

Приказ (распоряжение)

о направлении работников в командировку

(форма N T-9a)

Применяются для оформления и учета  направления работника(ов) в командировку(и). Заполняются работником кадровой службы на основании служебного задания, подписываются руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилия(ии) и инициалы, структурное подразделение, должность (специальность, профессия) командируемого(ых), а также цель, время и место(а) командировки.

При необходимости  указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия  направления в командировку.

 

Командировочное удостоверение

(форма N Т-10)

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной  командировке (время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них)).

В каждом пункте назначения делаются отметки о времени  прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью.

Выписывается  в одном экземпляре работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9).

После возвращения  из командировки в организацию работником (подотчетным лицом) составляется авансовый  отчет (форма N АО-1) с приложением  документов, подтверждающих произведенные расходы.

 

Служебное задание

для направления в командировку и отчет о его выполнении

(форма N Т-10а)

 

Применяется для оформления и учета  служебного задания для направления  в командировку, а также отчета о его выполнении.

Служебное задание подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемый работник. Утверждается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку (форма N Т-9 или N Т-9а).

Работником, прибывшим  из командировки, составляется краткий  отчет о выполненной работе за период командировки, который согласовывается  с руководителем структурного подразделения  и предоставляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением (форма N Т-10) и авансовым отчетом (форма N АО-1).

 

Приказ (распоряжение) о поощрении  работника

(форма N Т-11)

Приказ (распоряжение) о поощрении  работников

(форма N Т-11а)

Применяются для оформления и учета  поощрений за успехи в работе.

Составляются  на основании представления руководителя структурного подразделения организации, в котором работает работник.

Подписываются руководителем организации или  уполномоченным им на это лицом, объявляются  работнику(ам) под расписку. На основании приказа (распоряжения) вносится соответствующая запись в личную карточку работника (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)) и трудовую книжку работника.

При оформлении всех видов поощрений, кроме денежных вознаграждений (премий), допускается  исключение из формы N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника" реквизита "в сумме ____ руб. ____ коп.".

 

2. По учету рабочего времени  и расчетов

с персоналом по оплате труда

Табель учета

рабочего времени и расчета  оплаты труда

(форма N Т-12)

Табель учета рабочего времени

(форма N Т-13)

Применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) неотработанного  каждым работником организации, для  контроля за соблюдением работниками  установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. При раздельном ведении учета рабочего времени и расчета с персоналом по оплате труда допускается применение раздела 1 "Учет рабочего времени" табеля по форме N Т-12 в качестве самостоятельного документа без заполнения раздела 2 "Расчет с персоналом по оплате труда". Форма N Т-13 применяется для учета рабочего времени.

Составляются  в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписываются руководителем  структурного подразделения, работником кадровой службы, передаются в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени  или за пределами нормальной продолжительности  рабочего времени по инициативе работника  или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения  ежедневных затрат рабочего времени  за месяц на каждого работника  в табеле отведено:

в форме N Т-12 (графы 4, 6) - две строки;

в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число  граф (15 и 16).

В формах N Т-12 и N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

При заполнении граф 5 и 7 табеля по форме N Т-12 в верхних  строках проставляется количество отработанных дней, в нижних строках - количество часов, отработанных каждым работником за учетный период.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации  явок и неявок на работу, или путем  регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

При составлении  табеля по форме N Т-12 в разделе 2 на один для всех работников вид оплаты и  корреспондирующий счет заполняются  графы 18 - 22, и при расчете разных по каждому работнику видов оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы с 18 - 34.

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется  при автоматизированной обработке  учетных данных. При составлении  табеля по форме N Т-13:

при записи учетных  данных для начисления заработной платы  только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются  реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий  счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;

при записи учетных  данных для начисления заработной платы  по нескольким (от двух до четырех) видам  оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены  с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

Условные обозначения  отработанного и неотработанного  времени, представленные на титульном  листе формы N Т-12, применяются и  при заполнении табеля по форме N Т-13.

 

Расчетно-платежная ведомость

(форма N Т-49)

Расчетная ведомость

(форма N Т-51)

Платежная ведомость

(форма N Т-53)

Применяются для расчета и выплаты  заработной платы работникам организации.

При применении расчетно-платежной  ведомости по форме N Т-49 другие расчетные  и платежные документы по формам N Т-51 и Т-53 не составляются.

На работников, получающих заработную плату с применением  платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная  и платежная ведомости не составляются.

Ведомости составляются в одном экземпляре в бухгалтерии.

Начисление заработной платы (формы N Т-49 и N Т-51) производится на основании данных первичных документов по учету выработки, фактически отработанного времени и других документов.

В графах "Начислено" проставляются суммы по видам  оплат из фонда заработной платы, а также другие доходы в виде различных социальных и материальных благ, предоставленных работнику, оплаченных за счет прибыли организации и подлежащих включению в налоговую базу. Одновременно производится расчет всех удержаний из суммы заработной платы и определяется сумма, подлежащая выплате работнику.

На титульном  листе расчетно-платежной ведомости (форма N Т-49) и платежной ведомости (форма N Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате. Разрешение на выплату  заработной платы подписывается  руководителем организации или уполномоченным им на это лицом. В конце ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.

В расчетно-платежной  ведомости (форма N Т-49) и платежной  ведомости (форма N Т-53) по истечении  срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, соответственно в графах 23 и 5 делается отметка "Депонировано". При необходимости в графе "Примечание" формы N Т-53 указывается номер предъявленного документа.

В конце платежной  ведомости после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости. На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма N КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.

В расчетных  ведомостях, составляемых на машинных носителях информации, состав реквизитов и их расположение определяются в зависимости от принятой технологии обработки информации. При этом форма документа должна содержать все реквизиты унифицированной формы.