Ведение делопроизводства в организации

 

 

Институт Экономики и  Культуры

Реферат на тему:

«Ведение делопроизводства в организации»

 

 

 

 

 

 

 

Составила: Рогачева В.В.

Проверила: Сазбандян Т.В.

 

 

 

Москва 2012 г.

Содержание:

1. Введение.
2. Делопроизводство как отрасль деятельности в сфере управления.
3. Ведение делопроизводства в организации.
4. Заключение.
5. Список литературы.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

В современных условиях делопроизводство, или документационное обеспечение управления, организуется на базе действующих нормативных документов, регламентирующих большинство вопросов, возникающих в процессе документирования управленческой деятельности.

Делопроизводство или  ДОУ – это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и  организацию работы с официальными документами.

Правила делопроизводства и  документооборота, должны соответствовать  требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части  делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти (ст.11). Именно документы, т.е. зафиксированная  на материальном носителе информация с реквизитами позволяющими ее идентифицировать, служат основным доказательством того или иного факта при решении  хозяйственных споров с партнерами по бизнесу в суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками  организации в народном суде.

Управленческий процесс  в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию  информации для выработки необходимых  управленческих решений. Каждое принятое решение – это новая информация управляющего органа, предназначенная  как для использования внутри самой организации, так и для  внешних потребителей (вышестоящих  организаций, контролирующих государственных  органов, партнеров по бизнесу).

Опыт, практика показывают, что умение грамотно, правильно

в соответствии с действующими нормами и правилами оформить

необходимый документ, наряду с глубокими специальными знаниями, владением современной техникой и основами делового общения, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя. В конечном счете успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определенной культуры работы персонала с документами без четкой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Делопроизводство  как отрасль деятельности в сфере  управления.

 

Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление документов, организацию их движения и обработки, систематизацию и хранение документов и др.

Совокупность всех действий при работе с документами называют делопроизводством, т.е. производством  дел, их письменным оформлением, или документационным обеспечением управления деятельности.

По  определению, содержащемуся  в ГОСТ Р 51141-98, делопроизводство, документационное обеспечение управления – это специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. При этом официальным считается документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный или удостоверенный в установленном порядке. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называется служебным документом

В крупных организациях с  большими объемами обрабатываемой документации необходимо создание специального структурного подразделения, обеспечивающего делопроизводственное обслуживание деятельности аппарата управления. Как отмечено в п.1.5 «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», служба ДОУ призвана обеспечивать организацию, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления, на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях.

Термин «служба ДОУ» имеет  обобщающий характер. В реальной практике структурное подразделение, отвечающее за ведение делопроизводства, может  иметь наименования:

- управление делами;

- канцелярия;

- общий отдел;

- секретариат;

- организационный отдел;

- управление делопроизводства;

- отдел документационного  обеспечения управления и т.п.

Служба ДОУ в крупной  организации, как правило, имеет  свою внутреннюю структуру, например, включает подразделения:

- экспедицию;

- группу регистрации;

- группу контроля;

- бюро по работе с  обращениями граждан;

- машинописное бюро (или  компьютерный центр по подготовке  документов);

- копировально-множительное  бюро;

- секретариат;

- архив и т.п.

Как и всякое самостоятельное  структурное подразделение, служба ДОУ должна быть укомплектована квалифицированными кадрами. Деятельность этой службы должна быть регламентирована посредством  разработки и утверждения соответствующих  локальных нормативных актов.

Управленческий процесс  в любой сфере жизни общества, по сути, сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию  информации для выработки необходимых  управленческих решений. Каждое принятое решение – это новая информация управляющего органа, предназначенная  как для использования внутри самой организации, так и для  внешних потребителей (вышестоящих  организаций, контролирующих государственных  органов, партнеров по бизнесу).

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, явлениях и процессах независимо от формы  их представления (ст. 2 Федерального закона «Об информации, информатизации и  защите информации»). Создание и использование  информации во всех сферах жизни общества приводят к большому многообразию информационных массивов, имеющих существенные видовые  различия. Можно выделить, например, управленческую информацию, научно-техническую, медицинскую, дипломатическую, военную и др. Информация любого вида должна отвечать общим требованиям оперативности, достоверности, однозначности толкования и т.д.

Служебная деятельность человека в любой сфере (производственной, посреднической, торговой, медицинской, научной и др.) требует преимущественно  письменно письменной информации, которая  может служить подтверждением конкретных фактов и событий при деловом  общении, особенно при возникновении  хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах.

Записанная  на бумаге или  на другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях  по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов (см. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Документ или документированная информация представляет собой информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 

 

 

 

 

 

 

Ведение делопроизводства в организации.

 

Документооборот в учреждении осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки  информации (руководителями учреждения и структурных подразделений, специалистами  и квалифицированными служащими) и  пунктами технической обработки  собственно документов (машинописным бюро, копировально-множительной службой  и т.д.). По отношению к аппарату управления различают поступающие, отправляемые и внутренние документы. В учреждении поступающие документы, в свою очередь, делятся на направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям. Кроме того, в подразделениях создаются документы, часть из которых отправляется за пределы учреждения, — отправляемые документы, а другая циркулирует внутри учреждения — внутренняя документация.

При проектировании и рационализации документооборота руководствуются  положениями, выработанными практикой  делопроизводства и совершенствования  организации управленческого труда. При движении документов следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копий всем исполнителям. Копии с документа снимают после рассмотрения его руководителем и нанесения резолюции. Количество копий соответствует количеству исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой). Учетно-информационные данные о ходе исполнения документа могут передаваться по телефону или другим путем, но без возвратного движения документа.

Схемы движения всех документов в организации разрабатываются  руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий  документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан  и т.д.).

Все поступающие в организацию  документы независимо от способа  поступления (почта, телеграф, фельдсвязь, спецсвязь, факс, спринтсвязь и т.д.) передаются конкретному должностному лицу службы делопроизводства. При поступлении документа по почте до вскрытия конверта проверяют правильность их доставки по адресу, целостность конвертов, упаковки, а также документов и вложений. Неправильно адресованные или поврежденные документы возвращаются отправителям. Конверты с корреспонденцией, поступившей в адрес конкретного работника с пометкой «лично», передаются работнику без вскрытия. Если в конверте служебный документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации. В отдельных случаях (на документе нет даты, адреса отправителя) вместе с документом необходимо сохранять конверты. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда. Прежде чем зарегистрировать документ, необходимо его предварительно рассмотреть. Предварительное рассмотрение документов работником службы делопроизводства существенно повышает эффективность управленческого процесса в целом. Главная цель предварительного рассмотрения документа — установить подразделение или должностное лицо, которому необходимо направить документ на рассмотрение. Надо всегда иметь в виду, что нет необходимости все документы передавать руководителю учреждения. Во многих учреждениях руководители получают 80-90% всех поступающих документов, а затем переадресовывают их своим заместителям. При этом решение принимается по 2-3% документов. Последующие резолюции ничего нового исполнителю не дают. На подпись также передаются 90-95% отправляемых документов. Такой порядок снижает обоснованность решений и их оперативность (время ожидания рассмотрения в 2-3 раза превышает время работы над документом), инициативу и ответственность исполнителей. При предварительном рассмотрении документа необходимо учитывать важность его содержания, сложность и новизну поставленных вопросов, авторство, вид документа.

Исходя из оценки документа  и в соответствии с функциями  структурных подразделений производится распределение поступающих документов. Документы, адресованные конкретным должностным лицам, как правило, после регистрации передаются им. Допускается при отсутствии руководителя передавать документ для исполнения должностному лицу с последующей информацией руководителя. Предварительное рассмотрение документов осуществляют секретари-референты, заведующие канцелярией, секретариатами, общими отделами, помощники руководителя и т.д. После предварительного рассмотрения документы направляются на регистрацию или регистрируются этим же должностным лицом. На всех регистрируемых документах в правом нижнем углу первой его страницы проставляется регистрационный штамп:

 

Наименование организации

 

Вх. №__________________

 

От_____________________

 

Проставление штампа, даты, регистрационного номера (по порядку  номеров начиная с календарного года) производится в день поступления  документа. Регистрации подлежат не все документы. Необходимо регистрировать документы, поступающие из вышестоящих органов, общественных организаций, важные письма других организаций, обращения граждан и др. Не надо регистрировать: поздравительные телеграммы, проспекты, приглашения, программы, извещения, а также документы, поступающие в копиях для сведения. В каждой организации перечень таких документов разрабатывается руководителем службы делопроизводства и дается в инструкции по делопроизводству, утвержденной руководителем организации.

Все документы (поступающие, отправляемые, внутренние) в организации  регистрируются централизованно. Децентрализованная регистрация документов допускается в учреждениях, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществлять централизованную регистрацию, важнейшие документы необходимо регистрировать в канцелярии, остальные — в структурных подразделениях.

В соответствии с Положением Регистрационной государственной  системы документов (РГСД) документ после рассмотрения руководителями направляется в канцелярию, которая  переносит резолюцию, а затем  передает документ вместе с одной  карточкой в приемную структурного подразделения, остальные экземпляры карточек остаются в канцелярии в  картотеках: 1-я — справочная (по порядку номеров); 2-я — контрольная (по срокам исполнения); 3-я — основные вопросы деятельности организации; 4-я — переписка с организациями по территориям или по конкретным учреждениям. Использование таких картотек позволяет быстро дать точную информацию по любому документу, поступившему в организацию. Эту поисковую систему также можно использовать при составлении компьютерных программ. От момента поступления к исполнителю до завершения работы документ должен находиться в рабочей папке. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ними полностью завершена и исполнитель считает его исполненным. При передаче документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т.д.