Ведение делопроизводства в организации

При поступлении документа  может быть несколько вариантов  их исполнения. На основании поступившего инициативного документа составляется ответ. Например: письмо Министерства образования РФ в Комитет по начальному профессиональному образованию Администрации Новосибирской области о предоставлении информации об организации горячего питания учащихся профессиональных училищ области. Ответ Комитета является основанием для снятия документа с контроля. На основании поступившего постановления главы Администрации Новосибирской области от 20.01.2000 № 205 составляется программа Комитета по начальному профессиональному образованию, которая утверждается приказом Комитета. Данный приказ является основанием для исполнения документа. На основании письма Министерства образования РФ о порядке финансирования профучилищ в 1998 г. организовано совещание директоров профучилищ, на котором дано разъяснение, указанное в данном письме. Поступивший документ снимается с контроля справкой.

Документы, которые поступают  для использования в работе, не являются контрольными и хранятся у  исполнителя, а затем в деле структурного подразделения или в канцелярии. Таким образом, после исполнения документа необходимо занести в регистрационные карточки последние данные, которые включают в себя:

• отметку о контроле и исполнении (фиксируют краткое  содержание, дату и номер ответного  документа, должность и фамилию  лица, подписавшего его. При отсутствии письменного ответа указывают, кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе).

Документы, отправляемые организацией, проходят несколько этапов: составление  проекта документа, его изготовление, согласование, визирование (в необходимых случаях), подписание (утверждение), регистрацию и отправку.

Вначале составляется рукописный вариант проекта, а затем печатный. Подготовленный проект документа передают на подпись руководителю учреждения или структурного подразделения. До передачи на подпись исполнитель проверяет правильность содержания, составления и оформления документа, наличие виз и приложений, а также материалов, на основании которых он готовился. Эти материалы передают руководителю вместе с проектом документа или же они находятся у исполнителя и передаются руководителю по его требованию. Например, письмо вышестоящей организации всегда прилагается к проекту ответа на него, представляемому на подпись руководителю. В то же время проект письма вышестоящему учреждению с просьбой пояснить порядок выполнения приказа может быть представлен на подпись без приложения этого приказа.

После подписания руководителем  документа, отправляемого организацией, на первом листе документа, который  оформляется на бланке, ставится дата отправления и регистрационный  номер. (При письмах-ответах на бланке указываются также номер и  дата документа, на который дается ответ.) Например:

20.01.2000 №259-02/36

На № 2054-02/5 от 05.01.2000

Первый экземпляр документа  отправляется адресату, второй — с  визами согласования остается в деле организации.

На отправляемый документ заводится регистрационная карточка которая включает в себя такие  элементы, как: порядковый регистрационный  номер и дата; количество листов и экземпляров; кому направлен документ; расписка в получении или номер  реестра- дата; краткое содержание документа; кем подписан документ; входящий номер и дата исполненного документа; номер дела, в котором помещена копия отправляемого документа и подлинник инициативного документа; количество листов; отметка о получении ответа, дата.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим  порядком обращения исходящих, а  на этапе исполнения (использования) — входящих документов. Регистрируются внутренние документы после их рассмотрения (подписания) руководством.

После согласования с соответствующими структурными подразделениями и  юридической службой проекты  распорядительных документов подписываются  руководителем учреждения и регистрируются в канцелярии или другом структурном  подразделении, копии документов заверяются либо подлинник направляется в множительную службу для размножения. Заверенные (размноженные) копии документов направляют в соответствующие структурные  подразделения учреждения, а в  необходимых случаях — за его пределы.

Протоколы, содержащие поручения  должностным лицам или подразделениям учреждения, передают адресатам в  виде размноженных экземпляров или  заверенных выписок из протокола.

Докладные записки на имя  руководителя учреждения или структурного подразделения, сводки, справки и  другие аналогичные внутренние документы  рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, и передаются в структурные подразделения  или помещаются в соответствующее  дело.

Объем документооборота —  это количество документов, поступивших  в организацию и созданных  ею за определенный период, обычно за год. Учет объема документооборота в учреждении организуется для установления условного  объема обрабатываемой информации и  загрузки подразделений и отдельных  работников, получения данных для  проектирования мероприятий по совершенствованию  делопроизводства и выбора наиболее целесообразных технических средств  его механизации.

 

При определении объема документооборота учитывают все документы, независимо от их содержания, авторства, объема, копийности, факта регистрации, числа инстанций их рассмотрения и пр. Входящие, исходящие и внутренние документы подсчитывают раздельно. Копии документов, изготовленные средствами оперативного размножения, также учитываются отдельно.

Контроль над исполнением документов и принятых решений — неотъемлемая функция управления, необходимый элемент организации управленческой деятельности и важная составная часть делопроизводственного процесса. Цель контроля — содействие своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Контрольная деятельность предполагает, с одной стороны, контроль за исполнением  документов по существу поставленных в них вопросов, а с другой — за соответствием формы создаваемых документов их содержанию и за своевременностью исполнения. Первую группу контрольных операций выполняют руководители всех рангов, вторую — делопроизводственная служба учреждения с входящей в ее состав службой контроля исполнения.

Основные задачи контрольной  службы — контроль за сроками исполнения входящих, исходящих и внутренних документов и устных указаний руководства; обобщение данных, получаемых в результате контрольной деятельности, и доведение их до сведения руководства; разработка предложений по ускорению и совершенствованию документообращения, укреплению исполнительской дисциплины.

Важным условием эффективности  контроля является его централизация. Контрольные операции следует сосредоточить  в одном структурном подразделении  либо у одного сотрудника. Контрольные  функции должны быть изложены в Инструкции по делопроизводству; обязанности, права  и ответственность, связанные с контрольной деятельностью, — в должностной инструкции.

В учреждении в соответствии с действующими нормативными актами и указаниями составляется перечень документов, подлежащих контролю исполнения. Наряду с документами директивных  и вышестоящих органов и распорядительными  документами самого учреждения в  перечень включаются важные специфические  документы, свойственные данной системе  управления. Перечень разрабатывается  делопроизводственной службой учреждения с участием юриста, включается в  Инструкцию по делопроизводству или  утверждается руководителем учреждения.

Информация о результатах  контроля исполнения должна поступать  тем руководителям, которые устанавливают  необходимость контроля документов и сроки их исполнения. Это требование необходимо соблюдать независимо от места контрольной инстанции  в структуре учреждения. Например, информацию об исполнении документов и поручений контрольная группа направляет непосредственно руководству  учреждения, хотя группа может входить  в состав канцелярии, а последняя  — в состав секретариата данного учреждения.

Повышению эффективности  контроля исполнения и исполнительской  дисциплины способствует глубокое и  четкое разделение труда в аппарате, правильно составленные положения  о подразделениях и должностные  инструкции, обеспечивающие обозначение  ответственного исполнителя; четкие и  однозначные формулировки решений, фиксируемых в резолюциях, и сроков исполнения, установленных в учреждении; высокое качество подготовки документов.

Сроки исполнения документов определяются следующим образом: Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа — 1 месяц со дня поступления документа в организацию. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок.

На контрольные документы  ведется картотека по срокам и  исполнителям. Снимаются с контроля только исполненные документы. Продлить срок, исполнения документов могут  только руководители, написавшие резолюцию  по исполнению документа. В случае неисполнения документа в течение одного-двух месяцев руководителю дается право  поставить документ на дополнительный контроль. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 на всех документах, подлежащих контролю, проставляется штамп «Контроль» или на левом поле — знак контроля «К». Карточки в контрольной картотеке и в соответствующем разделе справочной картотеки нумеруются по срокам исполнения и располагаются по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует ячейка картотеки. Срок исполнения отмечается по календарной шкале.

Лицо, осуществляющее контроль, ежедневно просматривает карточки, находящиеся в соответствующем  разделе картотеки. Карточки исполненных  документов перемещают в соответствующую  картотеку. Об истечении срока исполнения остальных документов исполнителей оповещают по телефону. В конце  дня соответствующие не исполненным  документам карточки перемещают в ячейки, соответствующие новым датам  их исполнения, или размещают в  ячейке «Документы, не исполненные  в срок». Соответствующие исполненным документам карточки извлекают из контрольных картотек и помещают в единую картотеку исполненных документов, систематизированную по предметно-вопросному признаку, иногда по структурному, или по исполнителям. Наименования рубрик такой картотеки соответствуют предметам (вопросам) деятельности организации, названиям структурных подразделений или фамилиям ответственных исполнителей. В учреждениях по данным карточек, хранящихся в ячейке «Документы, не исполненные в срок», периодически (1-2 раза в неделю или декаду) заполняют перечни не исполненных в срок документов, направляют их в структурные подразделения и после заполнения там соответствующих граф возвращают в контрольную службу. В некоторых случаях сведения о документах, не исполненных в срок, могут передаваться непосредственно руководству учреждения. Решения руководителя записывают в графе «Примечание». По данному отчету служба документационного обеспечения управления может проследить, как работает с документами каждое структурное подразделение. И когда руководителю трудно определить вклад конкретных работников в решение общих вопросов, он может посмотреть качество работы с документами, исполнительскую дисциплину. Такие сведения помогают руководителю принять правильные решения по оценке труда работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                              Вывод

 

Делопроизводство – отрасль  деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в  них определяются планы, фиксируются  отчетные и учетные показатели и  другая информация.

Главной функцией управления является контроль исполнения документов и принятых решений. Действенный  контроль способствует своевременному и качественному исполнению документов, получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, конкретных сотрудников.

В крупных организациях с  большими объемами обрабатываемой документации создается специальная структура  подразделения, обеспечивающая делопроизводственное обслуживание деятельности аппарата управления.

Как и всякое самостоятельное  структурное подразделение, служба ДОУ укомплектовывается квалифицированными кадрами. Деятельность этой службы регламентирована посредством разработки и утверждения  соответствующих локальных нормативных  актов. Документ или документированная информация представляет собой информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

 

 

 

 

 

 

 

 

         Список используемой литературы

 

1. Андреев В.И. «Делопроизводство. Организация и ведение.» 2008 г.
2. Лобанова Н.А. «Делопроизводство и документооборот на предприятии» №2 февраль (104) 2011 г.
3. Кузнецов С.Л. «Делопроизводство на компьютере» изд. 3-е
4. Басаков М.И. «Современное делопроизводство (документационное обеспечение управления)» уч.пособие изд. 3-е, Ростов-На-Дону 2009г.
5. Кудряев В.А. «Организация работы с документами» Москва, 1999г.
6. Выписки из лекций