Шпаргалка по "Туризму"

26. Подготовка, организация  и проведение протокольных мероприятий

В целом  можно выделить следующие этапы  проведения мероприятия как вида деятельности.

1.Возникновение идеи мероприятия и ее юридическое закрепление

Идея  мероприятия может быть вызвана  объективными либо субъективными причинами. Мероприятие может быть задумано благодаря приближающейся значительной дате: 50-летию создания учреждения, 10-летию спортивного клуба и  т. д. Принятое решение реализуется в соответствующем приказе, который юридически закрепляет сам факт необходимости проведения мероприятия, ответственных за его организацию и проведение и осуществления контроля за исполнением. Изданию приказа, конечно же, предшествовали и устные консультации, и принятый порядок согласования пунктов приказа.

2.Определение состава участников

Определение состава участников осуществляется оргкомитетом либо сотрудником, ответственным  за проведение мероприятия, по согласованию с руководителем.

3.Оповещение о предстоящем мероприятии

Оповещение  и приглашение предполагаемых участников мероприятия зависит от вида мероприятия  и его масштабности. В одних  случаях это могут быть адресные приглашения (например, юбилей учреждения) в форме письма-приглашения или  пригласительного билета, в других – рекламные, коммерческие или информационные письма, текст которых строится по схеме: кто приглашает – куда приглашает – когда и где произойдет – порядок участия – приглашение к участию.

4.Встреча участников мероприятия

Встреча участников зависит от вида и масштабности мероприятия, условий его проведения. Встреча иногородних участников организуется в месте прибытия, встреча  местных – в месте проведения.

Иногородние участники могут прибывать в  аэропорт, на железнодорожный вокзал, на речной вокзал, на автовокзал.

При проведении масштабных мероприятий встречают  обычно почетных участников и участников, определенных регламентом мероприятия (руководители, государственные и  политические деятели, иностранные  делегации и т. п.). Составляется график встреч, включающий фамилию место  работы и должность прибывающего участника, дату и место пребытия, ответственного за встречу. Заказывается транспорт в зависимости от количества и ранга прибывающих участников. Так, почетному участнику, независимо от числа прибывающих вместе с ним участников, выделяется отдельный транспорт.

5.Размещение участников мероприятия

Иногородние участники мероприятия могут  размещаться в гостиницах, общежитиях, пансионатах, квартирах, принадлежащих  учреждению, на частном секторе.

6.Питание участников мероприятия

Можно выделить три вида питания участников мероприятия:

-  традиционное питание (завтрак-обед-ужин);

-  перерыв на кофе (кофе-брейк);

-  товарищеский ужин (неформальная встреча за столом, фуршет, банкет). 

7.Регистрация участников мероприятия

Регистрация участников проводится непосредственно  перед началом содержательной части  мероприятия. Форма регистрации  зависит от вида мероприятия и  его масштабности. На многих мероприятиях, особенно массовых, регистрация участников не предусматривается.

Для регистрации  участников мероприятия регулярного  типа используются так называемые явочные (регистрационные) листы, на которых  указывается порядковый номер, фамилия  и инициалы участника и место для подписи. Цель проведения регистрации регулярных мероприятий – зафиксировать наличие кворума, т. е. необходимого по регламенту числа участников, придающих принятому решению юридическую силу.

При проведении нерегулярных мероприятий также  может использоваться регистрация, но цель ее - в возможности в дальнейшем вести справочно-информационную работу. Поэтому для регистрации используются регистрационные формы, в которых, как правило, отражается следующая  информация:

- порядковый  номер;

- фамилия,  имя отчество;

- место  работы и должность;

- форма  и номер контактной связи;

- примечание.

Перед началом  регистрации заранее устанавливаются  столы с таблицами, на которых  указываются признаки группировки: буквы алфавита, наименования учреждений, регионы и т. д.

При регистрации  нерегулярных мероприятий обычно участникам выдается так называемый канцелярский пакет, который может включать:

- папку,  закрывающуюся каким-либо способом;

- программу  мероприятия;

- проект  решения (если принятие решения  предусмотрено регламентом);

- блокнот  и ручку для записей;

- рекламные  материалы организатора мероприятия.

Качество  канцелярского пакета зависит от финансового состояния организатора и количества участников.

Организатор мероприятия должен максимально  использовать канцелярский пакет в  рекламных целях. На блокнот и  ручку следует нанести логотип  организации – это не так дорого. Следует также вложить рекламные  материалы (значки, проспекты с продукцией, выпускаемой организатором, или  информацией о нем).

В ходе регистрации  собираются для оформления командировочные  документы, а также фиксируются  сведения о потребности в обратных билетах, о желании участников установить контакты с другими учреждениями и др.

8.Регламент (программа, сценарий) мероприятия

Регламент должен предусматривать четкую организацию  хода осуществления мероприятия, порядок  рассмотрения вопросов, формы завершения содержательной части, определение  процедурных вопросов (время, отводимое  на доклад, сообщение, дискуссию, справки  и др.),т. е. отражает структуру проведения содержательной части мероприятия, выверенную по времени.

Более сложен регламент нерегулярных мероприятий, например, конференций. Здесь фиксируются такие этапы содержания, как регистрация, пленарное и секционное заседания, перерывы на кофе и обед и т. д.

При определении  времени начала мероприятия следует  учитывать и время работы организаций, деятельность которых может представлять интерес для участников, каким  образом участники будут добираться к месту проведения мероприятия, и другие факторы.

9.Техническое обеспечение мероприятия

Сюда  относятся:

- зал  проведения мероприятия (количество  мест должно превышать количество  участников; зал должен быть оформлен; при проведении международного  форума следует, по возможности,  оснастить часть сидячих мест  устройством для перевода; при  необходимости на столах расставляются  указатели для размещения участников  и отдельный стол для сотрудников,  осуществляющих запись выступлений );

- место  выступления участников (стол президиума, оснащенный, если участников более  100 чел., микрофоном; количество мест, превышающее число членов президиума; дизайн; трибуна и микрофон для выступающих);

- технические  средства (микрофоны, компьютер,  аппаратура для демонстрации  слайдов, таблиц и т. п., освещенность  зала).

Для мероприятий  всех типов используются проекторы, звуковые системы, компьютеризированное оборудование с доступным программным  обеспечением, позволяющим получать различные визуальные эффекты.

В ходе мероприятия  или по его окончании целесообразно  осуществлять фотографирование участников, для чего следует предусмотреть  приглашение фотографа и соответствующую  аппаратуру.

10.Культурная программа

Если  мероприятие многодневное, то следует  запланировать для участников культурную программу. Можно выделить следующие  варианты культурной программы:

-экскурсия;

-посещение  культурно-зрелищных учреждений;

-концерт  профессиональных артистов;

-показ  художественной самодеятельности;

-анимационные  программы с участием зрителей.

11.Анкетирование участников мероприятия

Анкетирование участников мероприятия проводится в целях определения уровня содержания проведенного мероприятия, а также  для проведения в дальнейшем справочно-информационной работы.

Анкеты  не должны быть объемными: в большинстве  случаем достаточно задать участникам 8-10 вопросов. Главное, чтобы вопросы  не были банальными и не требовали  очевидных ответов, иначе анкетирование  не имеет смысла

12.Отчет о проведении мероприятия

На последнем  этапе проводится подготовка итоговых документов, обработка материалов анкетирования  и составляется отчет.

Отчет включает в себя:

• введение;

•экспозиционную информацию: общие количественные показатели, отраслевая и географическая структура  участников и посетителей и др.;

• отчет  о мероприятиях деловой, конкурсной, презентационной программы;

•отчет  о рекламно-информационном сопровождении  мероприятия;

• результаты анкетирования и социологического исследования;

• приложения (состав рабочих органов, приказы  и распоряжения организатора мероприятия, план проведения мероприятия; положения  о конкурсах и заключения конкурсных комиссий и др.);

• выводы и предложения.

Данные  отчета являются итоговым документом по организации и проведению мероприятия.

 

24.  Виды, типы, категории  предприятий размещения.

 

Средства размещения делятся на предприятия: Предприятия гостиничного типа - объекты, состоящие из номеров, количество которых превышает определённые минимум (7-10),сгруппированные в классы и категории в соответствии с услугами и стандартами страны, имеющие единое руководство и предоставляющие разнообразные гостиничные услуги (гостиницы, отели, мотели, гостиницы квартирного типа, клубы-отели, пляжные и курортные гостиницы, пансионаты и т.д.).

Предприятия гостиничного типа различаются:

По размеру (меньше 100 номеров, от 100 до 300 номеров, свыше 300 номеров);

По уровню и качеству обслуживания и комфорту (отели класса люкс, первого класса, эконом класса);

По управлению (независимые, принадлежащие цепям и т.п.).

К коллективным средствам размещения также относятся  туристские общежития, меблированные  комнаты, и другие заведения, которые  предоставляют ограниченные услуги (например, проживание, включая уборку номера).

Специализированные  средства размещения - объекты, которые  выполняют не только услуги размещения, но и ещё какую-либо другую специализированную функции. К таким средствам размещения относятся:

Оздоровительные заведения (санатории, профилактории);

Дома  отдыха, лагеря труда и отдыха, туристские, спортивные базы, базы отдыха;

Туристские  приюты, стоянки и д.р.

Конгресс  – центры, общественные средства транспорта (поезда, круизные суда, яхты)

Наземный  и водный транспорт, преобразованный  под средства размещая для ночлега;

Кемпинг(площадки для кемпинга, автофургонов).

Индивидуальные  средства размещения -квартиры, комнаты в квартирах, дома, коттеджи, сдаваемые внаем.

 

Различаются следующие типы гостиничных предприятий:

Отель - традиционный тип гостиничного предприятия, располагающихся, как правило, в  крупном городе, имеющий большой  штат обслуживающего персонала, предоставляющий  широкий набор дополнительных услуг  и высокий уровень комфорта.

Отель-люкс - малое и среднее по вместимости  гостиничное предприятие, обычно расположенное  в центре города. Хорошо обученный  персонал обеспечивает высокий сервис самым требовательным клиентам-участникам конференций, деловых встреч, бизнесменам, высокооплачиваем специалистам. Характерна высокая цена номера, включающая все  возможные виды обслуживания .Номера имеют несколько комнат, непременно гостиную и изолированную спальню.

Гостиница (среднего класса)-предприятие по вместимости больше отеля-люкс(400-2000 мест),располагающееся в центре города и городской черте. Предлагает достаточно широкий набор услуг, и уровень цен на них такой же, как в регионе расположения, или несколько выше. Рассчитано на прием бизнесменов, индивидуальных туристов, участников конгрессов, конференций;

Гостиница-апартамент -предприятие по вместительности малых или средних размеров (до 400 мет),характерное для крупного города с непостоянным населением. Предоставляет номера квартирного типа, используемые в качестве временного жилья, чаще всего на бае самообслуживания. Цена обычно варьируется в зависимости от сроков размещения. Обслуживает семейных туристов и бизнесменов, коммерсантов, останавливающихся на длительный срок.

Гостиница экономического класса- предприятие малой и средней вместительности 50 мест и больше). Располагается вблизи автомагистралей. Характерно простое и быстрое обслуживание, ограничены набор услуг, а значит, невысокий процент надбавки за обслуживание. Потребителями являются бизнесмены и индивидуальные туристы, не нуждающиеся в полном пансионе и стремящиеся к фактически оплате потребляемых услуг.