Информационные технологии в системе управления персонала

     По  классам реализуемых технологических  операций информационные технологии рассматриваются  в соответствии с решением задач  прикладного характера и имеющимся  прикладным программным обеспечением, таким, как текстовые и графические  редакторы, табличные процессоры, системы  управления базами данных, мультимедийные системы, гипертекстовые системы и  др.

     По  типу пользовательского интерфейса автоматизированные информационные технологии подразделяются в зависимости от возможностей доступа пользователя к информационным, вычислительным и  программным ресурсам, соответствующей  используемой на экономическом объекте  автоматизированной информационной технологии. Пакетная информационная технология не предоставляет возможности пользователю влиять на обработку данных, в то время как диалоговая технология позволяет ему взаимодействовать  с вычислительными средствами в  интерактивном режиме, оперативно получая  информацию для принятия управленческих решений.

     Интерфейс сетевой автоматизированной информационной технологии предоставляет пользователю артмуникационные средства доступа к территориально удаленным информационным и вычислительным ресурсам. Способ построения сети зависит от требований управленческого аппарата к оперативности информационного обмена и управления всеми структурными подразделениями фирмы. Повышение запросов к оперативности информации в управлении экономическим объектом привело к созданию сетевых технологий, которые развиваются в соответствии с требованиями современных условий функционирования организации. Это влечет за собой организацию не только локальных вычислительных систем, но многоуровневых (иерархических) и распределенных информационных технологий в ИС организационного управления.

     Из  выше сказанного следует что информационные технологии и ИС ориентированы на технологическое взаимодействие, которое организуется за счет средств передачи, обработки, накопления, хранения и защиты информации.

2. Информационные технологии в системе управление персоналом

     Информационные  технологии в системе управления персоналом должны помочь в выявлении  наиболее значимых факторов и установлении причинно-следственных зависимостей между  факторами и результатами. Такого рода информация необходима для разработки целевых установок, положенных в  основу развития кадров предприятия.

     Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы  управления организацией, - выработка  решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т. е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления – как информационную систему. Процесс управления персоналом можно представить в виде множества согласованных, постоянно принимаемых и реализуемых решений, направленных в конечном счете на достижение главной цели функционирования организации. Выработка каждого из этих решений должна быть информационно обеспечена.

     Информационное  обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации  информации, циркулирующей в системе  управления при ее функционировании. Оно включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные  и специальные).

     Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие  требования, предъявляемые к качеству информации:

     Комплексность – информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную во взаимосвязи  с внешними условиями.

     Оперативность – получение входной информации должно происходить одновременно с  протеканием процесса в управляемой  системе или совпадать с моментом ее завершения.

     Систематичность – требуемая информация должна поступать  систематически и непрерывно.

     Достоверность – информация должна формироваться  в ходе достаточно точных измерений.

     Сталкиваясь с потребностями во внедрении  на предприятии информационных систем, руководство оказывается перед  проблемой выбора. Разрабатывать  самим или покупать, и если покупать - то что?

     Объективно  оценивая вероятность самостоятельной  разработки современной системы  управления, можно смело сказать, что она равна нулю. То, что  разработано или разрабатывается  сейчас на российских предприятиях, является отражением вчерашних взглядов управленческого  персонала предприятия и требует  постоянной переработки. И это не вина отделов системы управления, это объективный процесс. Но, несмотря на это, многие отечественные компании пользуются собственными программными продуктами, что гораздо обходиться дешевле и, в редких случаях, при  грамотной разработки системы, намного  эффективнее готовых программных  продуктов.

     Если  предприятие решило ориентироваться  на готовые системы - то ему нужно  решить, с кем ему работать, какую  систему выбрать - с российскими  разработчиками или с поставщиков  готовых систем ведущих западных производителей.

     При всем уважении к нашим разработчикам  можно сказать с уверенностью, что если они и смогут разработать  систему управления предприятиями, то очень не скоро. История развития наиболее популярных современных систем управления имеет 20-25 лет и многие тысячи работающих установок. А ведь каждая установка системы - это не только деньги на новые разработки, это в первую очередь обратная связь с потребностями клиента.

     Российским  разработкам еще очень далеко до уровня полнофункциональной системы. Выросшие из автоматизации рабочих  мест советских бухгалтеров, они  несут в себе эти следы. Решив  функции автоматизации бухгалтерии, они только пытаются двинуться в  направлении производства, управления персоналом, систем принятия управленческих решений, а это задача по объемам  несравнимая с бухгалтерским учетом.

     Из  этого следует что крупным предприятиям надо ориентироваться на западные системы. И следующий вопрос, на который необходимо дать ответ - какую западную систему выбрать?

     Для российского пользователя выбор  таких систем ограничен. Не так уж много западных фирм вышли на российский рынок. Реально это SAP, Computer Associates, BAAN и ISF. Попытки выйти делали ORACLE, JDEdvards, SSA, JBA и QAD. Причем реальные внедрения имеются только у продуктов SAP и Computer Associates. Кроме того, различные системы предназначены для разных предприятий. Одни, такие как SAP или CA-Masterpiece, ориентированны на корпоративный рынок, другие, как BAAN или MK Enterprise (ранее MANMAN/X) на рынок промышленных предприятий или компаний. И предприятию нужно сделать правильный выбор, чтобы в результате ошибки не оказаться обладателем системы не подходящей для него.

3. Методы анализа информационно – технического обеспечения

     Методы  анализа информационно – технического обеспечения для предприятия  или организации могут быть различными, среди которых, на наш взгляд, могут  выступать следующие:

     1.  Функциональные возможности информационной системы;

     2.  Совокупная стоимость владения;

     3.  Перспективы развития;

     4.  Технические характеристики;

     5.  Минимизация рисков.

     Под функциональными возможностями  системы понимается ее соответствие тем бизнес-функциям, которые уже  существуют или только планируются к внедрению в организации. Например, если целью организации является снижение финансовых потерь за счет уменьшения брака, то выбранная система должна обеспечивать автоматизацию процесса контроля качества.

     Обычно  для определения соответствия системы  выдвигаемым функциональным требованиям  достаточно иметь четкое представление  о стратегии развития бизнеса, контекстного описания бизнеса и формализованного описания деятельности предприятия. Если все эти компоненты, необходимые  для выбора системы отсутствуют, то их включают в этап по подготовке исходных данных для выбора системы. Для осуществления подобного  масштаба работ необходимо наличие  довольно большого числа сотрудников, но поскольку содержать такой  штат на предприятии постоянно не имеет смысла, то наиболее целесообразным представляется приглашение внешних  консультантов.

     Четко структурированное понимание бизнес-процессов  собственной организации, полученное в результате взаимодействия с внешними консультантами, помогает не только в  построении информационной системы  предприятия, но и высшему руководству  лучше представить себе работу своей  организации, а также позаимствовать опыт других организаций.

     Совокупная  стоимость владения – сравнительно новое понятие. Под ним понимается сумма прямых и косвенных затрат, которые несет владелец системы  за период ее жизненного цикла.

     Необходимо  четко определить жизненный цикл каждой из предложенных систем, куда входит время жизни существующей системы, время на проектирование новой, время  на закупку компонентов и внедрение  новой системы, время эксплуатации, которое ограничивается сроком, когда  возвращается 90% стоимости системы  от результата ее работы, и сумму  всех прямых и косвенных затрат.

     Перспективы развития закладываются в систему  поставщиком системы и комплексом стандартов, которым она удовлетворяет.

     Очевидно, что на перспективу развития также  огромное влияние оказывает и  устойчивость поставщика системы на рынке. Для определения устойчивости необходимо четко знать какова форма собственности на систему у поставщика, какую долю он занимает на рынке, сколько он существует на рынке.

     Понимание технических характеристик в  наибольшей степени гарантирует  соответствие системы поставленным перед ней задач. К техническим характеристикам можно отнести:

     - архитектуру системы;

     - надежность;

     - способность к восстановлению;

     - наличие средств резервного копирования;

     - средства защиты от технических  нападений;

     - возможность интеграции с другими  системами.

     Под риском обычно понимается некая вероятность  того, что при внедрении информационной системы управления какие-то цели так  и не будут достигнуты. Очевидно, что в этом случае организацию  может ожидать как единовременная потеря денег, что существенно влияет на жизненный цикл системы, так и  долгосрочная и постоянная утечка средств.

     Для снижения такой вероятности проводится комплексный анализ факторов риска  и поэтапное воплощение решения. Каждый этап предваряется новой оценкой действительности, и решение модифицируется определенным образом.

     Для минимизации инвестиционных рисков выделяют следующие объекты затрат:

     - процесс создания системы;

     - оборудование;

     - программное обеспечение;

     - персонал;

     - управление задачами.

     Для каждого объекта затрат выдвигается  целый ряд характеристик, которому он должен удовлетворять с целью  снижения рисков.

     В разрезе информационных технологий информационная система управления персоналом представляет собой набор  определенного программного обеспечения  и технологий, позволяющих автоматизировать и совершенствовать бизнес процессы в таких областях, как: управление кадрами, расчет и выплата зарплаты, табельный учет и документооборот.

     Данное  программное обеспечение не только позволяет координировать действия различных департаментов, но и координировать работу различных каналов взаимодействия между персоналом и руководством: личное взаимодействие, телефон, Интернет. Кроме того, данное программное обеспечение  дает работникам отдела персонала доступ к полной информации о работнике, необходимой для наилучшего планирования и контроля бюджетов по зарплате, обучению, командировкам и т. д.

     Начнем  с крупных интегрированных систем, которые, как правило, имеют модуль – "Управление персоналом и зарплата" в составе ERP-системы (Enterprise Recource Planning system – система управления ресурсами предприятия) и отдельно от этой системы не продается. А так как стоимость таких проектов может составлять миллионы долларов, то такие системы интересны крупным предприятиям сверхприбыльных отраслей. Поэтому рассматривать мы будем только локальные и средние информационные системы управления персоналом.

     Другим  типом информационных систем управления персоналом являются локальные информационные системы управления персоналом, среди  которых можно выделить: "1С. Зарплата/кадры" - представляющее простой, коробочный вариант по внедрению и учетной  системой по функциональности, но за счет практически монопольного положения  компании на своем рынке занимающее доминирующее положение. АиТ - "Управление персоналом" – где по сравнению с другими функциональность расширена, но поддержка клиентов оставляет желать лучшего. Другие информационные системы управления персоналом в этой категории распространены меньше и имеют свои достоинства и недостатки. Выбор информационных систем управления персоналом зависит от отрасли, в которой работает компания, связей руководства фирм-разработчиков и множества других причин, на первом месте среди которых – цена.