Контроль в организации

Для достижения целей своей деятельности ДУ № 20 вправе приобретать имущество, от своего имени совершать сделки и иные юридические действия, закупать за наличный и безналичный расчет материальные ресурсы, осуществлять хозяйственную  деятельность и распоряжаться принадлежащим, на праве хозяйственного пользования, ему имуществом, утверждать цены на выполненные, работы и услуги, нести  обязанности, быть истцом и ответчиком в суде, в арбитражном суде.

На предприятии практически  отсутствует текучесть кадров. Этому  способствует система социальной защищенности работников и система мотивации  и стимулирования (больничные листы, система премий и доплат, фиксированная  заработная плата, возможность получения  материальной помощи, профсоюзная ячейка и т.д.).

2.2 Миссия организации

В связи с этим сформирована миссия организации, которая показана в  виде дерева целей. При построении дерева целей используется логика "И". Это значит, что на одном уровне должны выполняться все мероприятия.

Отразим систему целей в виде иерархической структуры:

Миссия: Обеспечить своевременное  техническое обслуживание и текущий  ремонт жилого фонда, поставку коммунальных услуг.

 

                                      Цели I уровня

предоставить населению качественные жилищно-коммунальные услуги

обеспечить сохранность жилищного  фонда

получение дохода

Рис.1. - Миссия и цели первого уровня организации 

 

 

 

2.3 Характеристика организации как системы

Проанализируем предприятие как  систему. Внутренняя среда данного  предприятия состоит из трех основных подсистем:

1.  финансовая подсистема;

2.  техническая подсистема;

3.  кадровая подсистема.

Охарактеризуем подсистемы по виду основных элементов и их функций. Финансовая подсистема предприятия  состоит из следующих основных элементов:

•  Бухгалтерия. Функции отдела - сбор, обобщение, обработка хозяйственной и финансовой информации, а также контроль за правильным отражением доходов и расходов в документах, расчет зарплаты сотрудников.

•  Расчетный отдел. Функции отдела - начисление и прием квартплаты, работа с квартиросъемщиками по финансовым вопросам.

Техническая подсистема предприятия  ДУ № 20 состоит из следующих основных элементов:

•  инженерно - технический отдел. Функции отдела - обеспечение проведения качественного обслуживания и эксплуатации жилого фонда, распределение трудовых ресурсов, прием жалоб и заявок от населения

·  отдел снабжения. Функции отдела - организация бесперебойного обеспечения предприятия качественными сырьем и материалами, комплектующими.

Кадровая подсистема предприятия  состоит из следующих основных элементов:

·  отдел кадров. Функции отдела - поиск, отбор и набор персонала, аттестация кадров, обучение персонала. Осуществление контроля над надлежащим оформлением установленной документации и т.д.;

профсоюзный отдел. Функции отдела - социальная защита персонала, организация  социальных мероприятий. 

 

 

 

 

 

2.4 Структура предприятия

Предприятие ДУ № 20 имеет линейно-функциональную структуру управления (см. рис.1).

При данной структуре управления сохраняется  преимущество линейной структуры в  виде принципа единоначалия, и преимущество функциональной структуры в виде специализации управления. При этом данная структура имеет и ряд  недостатков. Во-первых, подобная структура  препятствует введению инноваций, и  всякие изменения требуют значительных усилий руководства. Во-вторых, сегментация  подсистем вызывает их излишнюю замкнутость, что препятствует функционированию организации как единой системы. В-третьих, структура носит централизованный характер, что вызывает перегрузку высшего руководства и требует  специального налаживания прямых связей подсистем. В-четвертых, создаются ограниченные возможности по подготовке руководителей  высшего уровня.

 

 

 

 

 

 

 

Рис.2. Структура ДУ № 20

Структура организации основана на специализированном разделении труда, то есть работа между людьми распределена не случайно, а закреплена за специалистами, способными выполнить ее лучше всех с точки зрения организации как  единого целого.

На предприятии имеют место  элементы рациональной бюрократии, имеющие  следующие характеристики:

1.  Четкое разделение труда.

2.  Иерархичность уровней управления.

3.  Наличие стройной системы правил и стандартов.

4.  Дух формальной обезличенности.

5.  Найм на работу в соответствии с техническими квалификационными требованиями. Защищенность служащих от произвольных увольнений.

Бюрократическая система  имеет следующие отрицательные  свойства: преувеличение значимости стандартизированных правил, процедур и норм, обеспечивающих выполнение сотрудниками своих задач, выполнении запросов других подразделений, а также взаимодействие с клиентами. Это приводит к потере гибкости поведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2.5 Характеристика внешней среды

Внешняя среда характеризуется  рядом факторов.

Таблица 2 - Характеристика внешней  среды

Фактор внешней среды	Содержание фактора	Влияние на систему
Факторы внешней среды прямого  воздействия
1. Потребители	1.1 Квартиросъемщики; 2. Наниматели жилья;	1. Оказание услуг по капитальному  и текущему ремонту жилых помещений; 2. Озеленение и благоустройство,  санитарная очистка населенных  пунктов.
2. Конкуренты	ДУ № 20 является единственной управляющей  компанией на территории Военного городка, конкуренция отсутствует
	Факторы косвенного воздействия
3. Государственные институты	1. ИФНС 2. ПФР 3. Местное самоуправление	Деятельность ДУ № 20 непосредственно  зависит от нормативных документов местных органов, властей региона  и федерального правительства. Например, оперативный, бухгалтерский статистический учёт и отчетность на предприятии  ведётся в соответствии с законодательством  РФ.
4. Социально - экономические условия	1. Рост тарифов на коммунальные  услуги 2. Доход населения	Вследствие повышения тарифов  растёт платёжеспособный спрос, а вслед  за ним и дебиторская задолженность  организации. Изменение доходов населения  оказывает значительное влияние, и  может привести к снижению платежеспособности квартиросъемщиков.
5. Научно-технический прогресс	На предприятии используется современная  техника, оперативный и бухгалтерский  учет ведется на ЭВМ при помощи специализированных программ.	При использовании современного оборудования сводятся к минимуму расчетные ошибки, повышается скорость и качество предоставляемых  услуг.

В силу того, что территория Военного городка является относительно закрытой системой, влияние внешней среды  можно охарактеризовать следующим  образом:

По количеству факторов, влияющих на организацию, внешняя среда является не сложной.

По скорости, с которой происходят изменения во внешней среде - малоподвижной.

Определенная.

Анализ внешней среды позволяет  выявить критические факторы, которые  могут существенно повлиять на деятельность организации. К наиболее критическим  факторам можно отнести экономические, политические и социальные факторы. Анализируя их, можно выявить угрозы, которые могут отрицательно сказаться  на устойчивом финансовом положении  организации, и возможности, которыми организации может воспользоваться  при появлении необходимости. К  угрозам следует отнести ожидание высоких темпов инфляции, спад дохода населения, сложности в привлечении  финансовых ресурсов, высокие налоговые  ставки, неплатежи и отсутствие стабильности в обществе. К возможностям можно  отнести возможность выхода на внешний  рынок вследствие передачи городка  в муниципальную собственность. 

 

 

2.6 Методы управления организации  

 

Основными методами являются административно-распорядительные, которые содержатся в нормах и  закреплены юридически. Это правила  внутреннего трудового распорядка, коллективный договор.

Правила внутреннего трудового  распорядка - это очень важный нормативный  документ, регламентирующий прием и  увольнение сотрудников, рабочее время, организацию труда, порядок разрешения трудовых споров, получения специальных  благ и гарантий, вознаграждения и  наказания. Это внутренний нормативный  документ.

Коллективный договор - это соглашение между администрацией, профсоюзным  комитетом, представляющим трудовой коллектив. Колдоговор направлен на решение производственных и социальных задач и улучшение условий труда рабочих и служащих.

Основными принципами заключения коллективных договоров являются:

1. Соблюдение норм действующего  законодательства;

2. Полномочность представителей  сторон;

3. Равноправие сторон;

4. Свободы выбора и обобщения  вопросов, составляющих содержание  коллективного договора;

5. Добровольность принятия обязательств;

6. Реальность обеспечения принимаемых  обязательств;

7. Системность контроля и неотвратимости  ответственности

Составлены карты процесса каждого  отдела, где сформулированы содержания работ, требования к квалификации, исполнители, должность исполнителя, нормативные  документы, регламентируемые данный процесс, периодичность и сроки исполнения, нормативные требования к качеству работ и допустимые отклонения, форма  записей и выходящий документ.

Кроме этого на предприятии используются следующие методы управления:

-  экономический метод, который предполагает использование материальных факторов управления.

-  социально-психологический, предполагает использование в ДУ № 20 методов, которые основываются на воздействии руководства на персонал путем осуществления социальных и психологических факторов мотивации труда.

Эти методы управления состоят в  неразрывной связи друг с другом, так как они предназначены  для более эффективного управления организацией.

Начальник организации во главу  угла ставит производственные вопросы, он представляет организацию на всех значительных и важных переговорах. Но в организации существует профсоюз, который проводит работу с рабочими и пенсионерами.

2.7 Анализ руководителя по Г. Дегтярска

На предприятии существует ярко выраженный авторитарный стиль управления. Небольшие размеры предприятия  и расположенность всех структур в одном здании способствуют тому, что руководитель является не символической  главой организации, а ее фактическим  лидером, участвуя во всех коммуникационных процессах организации. По классификации  ролей руководителя по Г. Дегтярску информационную роль данного руководителя можно классифицировать как приемника информации, т.е. он является основным каналом связи своей организации с внешней средой, а роль, связанную с принятием решения, можно классифицировать как распределителя ресурсов.

По типу межличностных ролей  начальник ДУ № 20 относится к  типу "лидер". Он ответственный  за мотивацию и активизацию подчиненных, ответственный за набор, подготовку работников и связанные с этим обязанности (все управленческие действия с участием подчиненных).

По типу информационных ролей относится  к типу "представитель". Руководитель передает информацию для внешних  контактов организации относительно планов, политики, действия, результатов  работы организации, действует как  эксперт по вопросам данной отрасли.

По типу роли, связанной с принятием  решения относится к ведущему переговоры. Начальник ответственный  за представительство организации  на всех значительных и важных переговорах.

Рассмотрим теперь стиль руководства  по управленческой решетке Моутон - Блейка.

В организации роль руководителя оценивается  как 5.5 Это означает, что руководитель уделяет достаточно времени и вниманию, как производству, так и коллективу.

Ориентация людей	Высокий уровень	9
		8
		7
		6
		5					5.5
		4
		3
		2
		1
	Низкий уровень		1	2	3	4	5	6	7	8	9
	Ориентация на задачу

В качестве неформального лидера в  организации выступает главный  бухгалтер, который очень часто  в силу своего авторитета неформально  принимает на себя обязанности начальника ДУ № 20. Однако, при всем при этом, принимать принципиально важные решения, важные для предприятия, без  руководителя этот неформальный лидер  не может.

 
3. Система контроля на предприятии

Контроль - процесс определения, оценки и информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса.