Общие правила регистрации документов

 

Поводы для составления акта могут быть различными, отсюда и  большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); дегустации; приема объектов; проведения испытаний; уничтожения дел, испорченных товаров и т.п.; инвентаризации, несчастных случаев, аварий и др. 

 

Независимо от разновидности акты составляются по единой схеме. Прежде всего члены комиссии должны изучить  существо вопроса, подлежащего отражению  в акте, а также законодательные  и нормативные документы, регулирующие данный вопрос. Например, в учреждении проводится проверка организации работы с письмами, жалобами и заявлениями граждан. Члены комиссии должны ознакомиться с Типовым положением о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях (других нормативных документов пока нет, проект нового закона еще на рассмотрении). Знание этого документа поможет комиссии определить своевременность рассмотрения жалоб, наметить круг вопросов для проверки.  

 

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие количественные данные.  

 

Акт оформляется на общем бланке. Дата и место составления, проставляемые  в бланке акта, должны соответствовать дате и месту актируемого события. Для значительного количества повторяющихся ситуаций имеются унифицированные трафаретные формы. Например, унифицированные формы актов о ликвидации учреждения, объединения, предприятия, актов составляемых архивными учреждениями при проверке наличия и состояния архивных дел и т.п. 

 

Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и  выводы. Текст введения во всех актах  формализован. В нем указывается  основание для составления акта, перечисляются лица, составляющие акт (могут быть указаны и присутствующие при этом лица). Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается через два-три интервала после заголовка, с абзаца. После слова «Основание» ставиться двоеточие и указываются наименование распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголовок. 

 

Основание: приказ директора  завода от 24.05.2000 № 89 «О проведении инвентаризации материальных ценностей на складе. 

 

С новой строки прямо от полей  с прописной буквы пишется слово «Составлен» и далее перечисляются фамилии с инициалами составителей акта либо приводится состав комиссии. Например:  

 

Составлен: 

 

Председатель

__________________________________________

Должность, фамилия, инициалы  

 

Члены комиссии  1. ___________________________

Должность, фамилия, инициалы

2.

3. 

 

Присутствовали:  1. ____________________________

Должность, фамилия, инициалы

… 

 

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются  по алфавиту. В название должности  входит и название учреждения. 

 

Констатирующая часть начинается с абзаца. В ней излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной  составителями акта, ее результаты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы. 

 

В заключительной части акта делаются выводы или даются рекомендации. Эта часть текста не обязательна – акт может заканчиваться и констатацией фактов.  

 

После текста перед подписями при  необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и  их местонахождение (эта часть акта также не обязательна).  

 

Завершают текст акта подписи. Акт  подписывают председатель комиссии и все составители. При подписании должности перед фамилиями не указываются. 

 

Председатель комиссии	Подпись	К.Я. Лакин
Члены комиссии	Подпись	В.Н. Кирилов
	Подпись	И.Н. Потапов
	Подпись	Н.Н. Ламшина

 

 

Как и во всяком документе, в акте перед текстом имеется заголовок, начинающийся с предлога «о» («об») и формулируемый с помощью  отглагольного существительного «О проверке», «О приеме-передаче», «О списании», «Об уничтожении» и т.п. 

 

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверджается руководителем вышестоящего ведомства (министром), акт о выделении  к уничтожению документов и дел  – руководителем учреждения. Утверждение  оформляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-97. Приведем пример оформления акта: 

 

Комитет по культуре Администрации ____________________ наименование области		УТВЕРЖДАЮ Председатель комитета Подпись Н.И. Петров
АКТ		Дата
18.05.2001 № 12 г. Новосибирск
О проверке сохранности документов в комитете
Основание: приказ председателя комитета от 20.04.2000 № 102 «О проверке сохранности  управленческих документов». Составлен комиссией в составе:     Председатель: зам. Председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И. 2. Инспектор отдела кадров Михайлова  Г.Г. 3. Зам. Главного бухгалтера Мышкина  С.И. 4. Референт Прокудина М.В.
В период с 16 по 18 мая 2000 года комиссия проверила организацию  и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. Документы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе. Номенклатура дел ежегодно согласовывается  с Новосибирским областным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или  незаконного уничтожения документов не установлено. Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помещение  для архива комитета.
Составлен в 2 экземплярах: 1-й – в дело № 1-23 2-ой – в областной архив.
Председатель комиссии	Подпись		Г.В. Сидоров
Члены комиссии	Подпись		Н.И. Григорьева
	Подпись		Г.Г. Михайлова
	Подпись		С.И. Мышкина
	Подпись		М.В. Прокудина

 

 

Телеграммы 

 

 

Телеграмма – документ, передаваемый по каналом телеграфной связи. От своевременности передачи и получения  информации во многом зависят своевременность  и правильность принятия решения. Поэтому чтобы обеспечить срочное получение информации, она передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы. 

 

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информацию, составитель телеграммы указывает степень ее срочности: «внеочередная», «правительственная», «срочная» и т.д. Категория телеграммы указывается перед адресатом. 

 

В телеграмме дается точный адрес  без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя. Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес: Например: 

 

КЕМЕРОВО	КОЛОС	ПЕТРОВУ
КРАСНОЯРСК	КОБРА	МАХИНУ
ТОМСК	ГРАНИТ	ПАХОМОВУ

 

 

В телеграмме, направляемой в несколько  адресов, каждый адрес указывается  индивидуально. Печатается адрес прописными буквами. Текст телеграммы печатается на чистом листе бумаги на одной стороне через два интервала прописными буквами. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются. Адрес и текст печатаются без переноса слов. Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента – заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.  

 

Большое значение при составлении  телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка – тчк, запятая – зпт, двоеточие – двтч, кавычки – квч, скобки – скб. 

 

Словами в телеграмме всегда пишутся  такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся. 

 

Приведем пример телеграммы: 

ТОМСК

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД 

 

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк

ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АДРОН  ПЕТРОВ

____________________________________________________________________  

 

630012, Новосибрск-12, ул. Крылова, 5

тел. 24-02-83. Р/счет _______________________________

Директор

Печать

Подпись

Н.И. Петров

Исх. № _________________

Дата ___________________ 

 

 

 

Задания

 

 

1.          Составьте докладную записку секретаря-референта руководителю предприятия об утере работником Степановым Г.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия два месяца назад.

2.          Составьте и оформите телеграмму фирмы «Юнисиб» Кемеровскому предприятию «Кристал», о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана. Остальные реквизиты укажите самостоятельно.

3.          Составьте докладную записку начальника отдела руководителю предприятия о факте невыполнения распоряжения о монтаже оборудования на участке по причине слабого контроля со стороны главного механика.

4.          Составьте докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа директора. Остальные реквизиты укажите самостоятельно. 

Контрольные вопросы:

 

 

1.          Справки.

2.          Докладные и объяснительные записки.

3.          Акты.

4.          Телеграммы. 

 

 

 

ГЛАВ А 6.ТРЕБОВАНИЯ К  ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

 

 

Распорядительная деятельность органов управления включает также  решение вопросов подбора и расстановки  кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это – приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. 

 

Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются  сведения, необходимые для осуществления  гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. 

 

К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20 % имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям, при этом ответственные за эту работу лица часто меняются. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 – не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива. 

 

Распоряжением Правительства  Российской Федерации от 23.04.2007 № 381-р  и постановлением администрации  Новосибирской области от 20.05.2007 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть  вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.1992 № 183 «О создании в городах и районах области архивов по личному составу». 

 

При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт. 

 

Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его  рекомендуется на бумаге формата  А4 – это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу. 

 

В заявлении не принято  употреблять архаизмы и канцеляризмы («весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.). 

 

Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.  

 

Заявление может выглядеть  следующим образом: 

 

ОАО «Стайлинг»		Директору
ЗАЯВЛЕНИЕ		Н.И. Петрову
18.06.2008
Прошу принять на работу старшим инженером.
	Личная подпись	Г.В. Сидоров

 

 

Заявление о переводе на другую должность оформляется  следующим образом: 

 

Наименование структурного Подразделения	Адресат Резолюция
ЗАЯВЛЕНИЕ
00.00.200…

 

 

Прошу перевести меня на должность _______________________________

____________________________________________________________________

Наименование должности

____________________________________________________________________

Наименование структурного подразделения

____________________________________________________________________

в связи с ____________________________________________________________