Общие правила регистрации документов

Просим принять участие  в (обсуждении проекта, рассмотрении вопроса  о... и др.)... 

 

Формулы, выражающие отказ или отклонение предложения.

Ваше предложение отклонено  по следующим причинам...

Присланный Вами проект не может быть утвержден по следующим  причинам... 

 

При написании делового письма, естественно, используются и другие языковые формулы, выражающие различные деловые ситуации. Но всегда следует помнить, что в  этих фразах не должно быть излишней вычурности, так называемой ложной вежливости. Например: Не откажите в любезности... Если Вас не затруднит... и др.  

 

Также недопустимо использовать в  тексте делового письма слишком резкие, требовательные и категоричные фразы. Например: Категорически требуем... Рассмотрите и утвердите наш проект. Общий тон письма должен быть спокойным и вежливым, без излишних эмоций. 

 

Соблюдением этикета в деловой  письменной речи является строгое употребление личных местоимений. Поскольку деловое  общение является официальным по своему характеру и его участники - это должностные лица и работники государственного аппарата, действующие от имени организаций, то при формулировке просьб, запросов, предложений и т. п. приняты следующие формы местоимений. 

 

1. Первое лицо множественного  числа. Например: Просим... Сообщаем... Подтверждаем... Предлагаем...  

 

2. Третье лицо единственного  или множественного числа. Например: Министерство считает возможным... Дирекция и профсоюзный комитет убедительно просят....  

 

3. Первое лицо единственного  числа используется в письмах  конфиденциального характера, а также в документах, оформленных на бланках должностных лиц. Например: Прошу... Ставлю Вас в известность... Довожу до Вашего сведения.... 

 

Кроме того, в ведомственной письменной речи наблюдается тенденция к  утрате местоимения Я. Например: вместо "я прошу " пишут "прошу", вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено'". Однако нельзя написать "мною решено". Правильно: "я решил". 

 

Административный речевой этикет предусматривает умение пользоваться местоимением ОН. Это местоимение может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому в служебных документах его следует использовать с особой осторожностью. Очевидно, что в приказе, постановлении, распоряжении, характеристике необходимо указывать фамилию лица и его инициалы даже при повторах.  

 

Орфографическая этикетная особенность ведомственной письменной речи связана с написанием прописной буквы в местоимении Вы (во всех формах) в качестве вежливого обращения к одному лицу.  

Задание

 

 

1.     Укажите, в чем отличие официально-делового стиля от других.

2.     Перечислите часто встречающиеся аббревиатуры слов. 

Контрольные вопросы:

 

     

1.  Почему государственный служащий должен обладать навыками редактора?    
2. Каковы методика и техника редактирования служебного документа?    
3. Назовите основные типы ошибок, нарушающих понимание смысла и логики текста.    
4. Приведите примеры типичных лексических, морфологических и синтаксических ошибок, встречающихся в текстах документов.    
5. С какими трудностями этикетного характера сталкивается государственный служащий при написании документа или деловой бумаги

 

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ  ДЛЯ САМОПРОВЕРКИ ЗНАНИЙ

1. Значение документационного обеспечения управления.

2.История  развития делопроизводства в  России.

3.Современное  государственное регулирование  документационного обеспечения управления.

4.Функции  документа. Способы документирования.

5.Документирование  деятельности органов государственной  власти.

6.Документирование  деятельности органов местного  самоуправления.

7.Организация  и технология работы с документами  в органах государственной власти и местного самоуправления.

8.Регламентация  процессов документирования в  органах государственной власти  и местного самоуправления.

9.Системы  документации. Унифицированные системы  документации.

10.Оформление  управленческих документов: общие требования; формат бумаги и поля; бланки документов.

11.Состав реквизитов, их характеристика.

12.Состав документов: требования к тексту документа. 

13.Особенности  языка и стиля служебных документов.

14.Особенности  подготовки и оформления организационных документов.

15.Особенности  подготовки и оформления распорядительных  документов.

16.Особенности  подготовки и оформления информационно  – справочных документов.

17.Организация  документооборота в органах государственной  власти и местного самоуправления.

18.Общие правила  регистрации документов.

19.Информационно-справочная  работа с документами. 

20.Организация  контроля за исполнением управленческих  документов.

21.Организация  делопроизводства по письмам  и обращениям граждан .

22.Организация текущего хранения документов.

23.Номенклатура  дел. 

24.Подготовка  дел к архивному хранению.

25.Хранение  документов в электронной форме. 

26.Организационные  формы ведения делопроизводства.

27.Задачи и  функции службы ДОУ в органах  государственной власти и местного самоуправления.

28.Бездокументный  обмен информации в органах  государственной власти и местного  самоуправления.

29.Использование  новых технологий в организации  делопроизводства в органах государственной  власти и местного самоуправления.

ЛИТЕРАТУРА

 

 

Основная

 

 

1.     Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Учебник для ВУЗов. М.; Юнити-Дана, 2002

2. Давыдова Э.Н.,Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-пратическое руководство. Изд.6. Мн.: Тетра Системс, 2002
3. Румынина Л. А.Документационное обеспечение управления. " Академия ": 2006.

  Дополнительная

 

 

1.     Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. – М., 1994.

2.     ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М., 1997.

3.     ГОСТ Р 54141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

4.     Андреева В.И. Делопроизводство. Практическое пособие. – М., 1998.

5.     Васильев Д.В. Делопроизводство на компьютере. – М., 1997.

6.     Кузнецов С.Л. Компьютеризация делопроизводства (компьютерные технологии в делопроизводстве). – М., 1997.

7.     Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. – М., 1996.

8.     Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. – М., ИНФРА-М, 2001