Основные документы, запрашиваемые у сертифицируемой организации

Заслуживает внимание шкала  критериев выбора поставщика, предлагаемая Майклом Р., Линдерсом и Харольдом  Е. Фироном (критерии расположены в  порядке приоритета):

• качество продукции;
• своевременность доставки (авторы предлагают устроить рейтинг поставщиков на основе факторов соблюдения или несоблюдения ими сроков поставок);
• цена (сравнение реальной цены с желаемой или с минимальной у других поставщиков);
• обслуживание (качество технической помощи, отношение поставщика и время ответа на просьбы о помощи, квалификация обслуживающего персонала и т.д.);
• повторные предложения по разработке продукции или услуги, по снижению цены;
• техническая инженерная и производственная мощность;
• оценка дистрибьюторских возможностей (если поставщик выполняет функцию дистрибьютора);
• детальная оценка финансов и управления.

Указанная шкала критериев  используется большинством зарубежных фирм – производителей продукции  при выборе (или предварительном  отборе) поставщиков материальных ресурсов. Некоторые специалисты ставят во главу угла цену продукции. С точки  зрения большинства зарубежных специалистов по снабжению и логистике это  нецелесообразно. Цена – это то, о чем всегда можно договориться, и она не должна быть главным критерием  при отборе поставщиков. Хотя, конечно, многих отпугивают высокие цены некоторых  поставщиков, но часто именно у них  можно приобрести самую качественную продукцию и на выгодных условиях, включая до – и послепродажный сервис, доставку, гарантии, условия  дальнейшего сотрудничества и т.д.          Если цена поставщика значительно ниже средней, это часто может являться предупреждением того, чтобы не выбирать этого поставщика. К сожалению, как показывает опыт, в отношении отечественных компаний это не всегда однозначно верно. Из–за нехватки оборотных средств многие компании вынуждены при выборе поставщика руководствоваться, прежде всего, ценой продукции поставщика. Цена является главным критерием, остальные отходят на второй план. При выборе новых поставщиков зарубежные фирмы делают акцент на оценке их финансового положения и организации управления, а также на технической, инженерной и производственной мощности поставщиков. Это тем более важно в российских условиях, где политическая и экономическая нестабильность позволяет вести нечетный бизнес, существовать «фирмам – однодневкам» и т.п.

                    3.Контроль поставщика

Контроль  поставщика со стороны заказчиков. Любое предприятие заключившее договор на поставку продукции, знакомо с деятельностью контролеров поставщика, которые, являясь представителем заказчика, проверяют качество поставляемых изделий и систему управления производственным процессом на предприятии поставщика. В результате работы своих контролёров у поставщика заказчик сокращает входной контроль.           Выявление проблем непосредственно на предприятии поставщика предупреждает поставку продукции неудовлетворительного качества заказчику и дает возможность поставщику заблаговременно принять необходимые корректирующие меры. Организация проведения корректирующих воздействий осуществляется быстро и эффективно, поскольку дефектная продукция представляется незамедлительно своими производителями и ответственными за проведение корректирующих мероприятий поставщика.       Независимый контроль. В промышленно развитых странах получили распространения многочисленные фирмы, обеспечивающие проведение независимого контроля. Услуги, предоставляемые такими фирмами, являются выгодными для заказчика, особенно когда предприятия поставщика отдалены от заказчика. Независимый контролёр осуществляет неофициальную проверку документации и процедур, отмечая при этом наличие недостаточно четких или неясных положений, которые не отвечают требованиям принятым в соответствующих отраслях.     Если заказчик прибегает к услугам контролёров, у поставщика не должно создаваться впечатление, что проводимая ими проверка является заменой контролирующих функций самого поставщика. Фактически выявление дефектов или недостатков продукции в системе управления процессом является функцией системы управления поставщика.   Если контролер постоянно выявляет наличие дефектов, контроль должен однозначно рассматриваться как часть системы управления поставщика, без которого заказчик не будет обеспечен продукцией удовлетворительного качества на постоянной основе.  Обследование поставщика заказчиком представляют собой систематическую проверку предприятия поставщика и его технических возможностей. Обычно каждый представитель группы проверки имеет в своем распоряжении контрольный перечень, который позволяет проверяющему производить оценку каждой производственной операции поставщика в соответствии с установленными показателями. Недостатком подобного обследования является большое количество вопросов задаваемых поставщику после непродолжительного знакомства с предприятием. Совершенствование процедуры обследования поставщика. Для улучшения процедуры обследования поставщика необходимо подготовить перечни потенциальных поставщиков с помощью промышленных каталогов. С помощью подобной информации можно ограничить перечень поставщиков, которые отвечают определенным требованиям. Группа обследования направляется только к потенциальным поставщикам. Имея ответы на большую часть вопросов контрольного перечня, группа не затратит много времени на завершение этой работы. Важно выработать у поставщика правильное отношение к качеству выпускаемой продукции и обеспечить с ним партнерские и деловые отношения.Обследование поставщика и анализ информации о его производственных результатах. При обследовании поставщика необходимо иметь информацию о его деятельности. Группа обследования поставщика должна быть хорошо осведомлена о результатах деятельности, достигнутых поставщиком хотя бы за предыдущий год, включая все проводимые им корректирующие действия. При наличии положительных данных представляется целесообразным выяснить, является ли достижение поставщиком удовлетворительных производственных показателей результатом низких доходов, поверхностного входного контроля или эффективной системы управления. Даже в последнем случае не следует пренебрегать проведением всестороннего входного контроля. Достижение положительных результатов могло быть обеспечено за счёт надежного оборудования, которое в настоящее время может оказаться уже изношенным. Или, возможно, предприятие переходит к активной экономической деятельности и растёт, а его штата пополняется менее опытными специалистами. Если данные поставщика не являются удовлетворительными, необходимо установить:      -сохраняется ли тенденция снижения качества в течении нескольких лет;              -имеются ли очевидные доказательства того, что предложенные корректирующие воздействия отвечают своему назначению и являются эффективными?            -скрывается ли за этим такая проблема, как ориентация на низкое качество;             -характерны ли для поставщика хроническое отсутствие квалифицированных специалистов, соответствующего оборудования, проводится ли подготовка и обучение персонала?     Все эти проблемы могут быть тщательно изучены при наличии информации о производственной деятельности поставщика. Регулярное обследование поставщиков, по крайней мере ежегодно, должно стать общепринятым правилом.

 

4.Основные документы,  запрашиваемые у сертифицируемой  организации.

1.Заявление на сертификат  соответствия

2.Реквизиты фирмы заявителя

3.Свидетельства о присвоении  ИНН,ОГРН

4.Коды статистики фирмы-заявителя

5.Нормативно-техническая  документация(ГОСТ или ТУ), по  которым выпускается продукция

6.Описание продукции(  область применения, основной материал, артикул ,торговая марка)

7.Информация о производителе  и его адрес

8.Сведения по проведению внутренних аудитов в организации и анализу СМК со стороны руководства

4.1 Требования к нормативным документам на сертифицируемую продукцию

1. В нормативных документах, на соответствие которым проводится  сертификация, должны быть установлены  характеристики (показатели) продукции  и методы испытаний, позволяющие  обеспечить полное и достоверное  подтверждение соответствия продукции  этим требованиям и ее идентификацию  в соответствии с п. 1.3 настоящего Порядка.

Предпочтительно, чтобы все  требования (показатели, характеристики) и методы испытаний для конкретного  вида продукции содержались в  одном нормативном документе.

2. Положения нормативных  документов должны быть сформулированы  четко, обеспечивая их точное  и единообразное толкование. Размерность  и количественные значения характеристик  должны быть заданы таким образом,  чтобы имелась возможность для  их воспроизводимого определения  с заданной или известной точностью  при испытаниях.

Содержание и изложение  этих сведений должно позволить различным  лабораториям получать сопоставимые результаты. Должна быть указана последовательность проведения испытаний, если эта последовательность влияет на результаты испытаний.

3. Требования нормативных  документов к маркировке должны  обеспечить идентификацию продукции,  а также содержать указания  об условиях применения, месте  и способе нанесения знака  соответствия. Маркировка продукции  должна осуществляться на русском  языке.

4. При сертификации продукции  следует применять официальные  издания нормативных документов.

 

 

Практическое  задание:

Задание 1в.

Порядок проведения аудита

 Первым этапом проводится проверка учета материально-производственных запасов, путем сопоставления данных регистров бухгалтерского учета и отчетности убеждаются в том, что сальдо по счетам корректно перенесены из предыдущего периода и отклонений нет.

Производится проверка соответствия учетной политики действующему законодательству:

1. Материальные ценности учитываются  по фактической себестоимости  их приобретения.

2. С основного склада материалы  по цене приобретения отписываются  на участки работы небольшими  партиями.

3. При отпуске в производство  материалы списываются по средней  себестоимости.

4. Инвентаризация материальных  запасов проводится: полная – один раз в год или при смене материально-ответственного лица; выборочная – ежемесячно, в конце месяца; инвентаризируются участки в конце каждого месяца.

В рамках процедуры тестирования системы  внутреннего контроля охватываются все виды запасов (сырье и материалы, готовая продукция) и все виды операций с ними (приобретение, продажа, отпуск материально- производственных запасов в производство, оприходование готовой продукции, отгрузка готовой продукции покупателям). Для исследования системы внутреннего контроля применяется вопросный лист закрытой формы и заполняется аудитором на основании полученной информации .

Если в ходе проведения тестирования возникли отрицательные ответы на вопросы, они требуют дополнительного  внимания аудитора.

На основании договоров  поставки, спецификаций, накладных поставщиков, актов приемки материально - производственных запасов, первичных документов складского учета аудиторы отвечают на приведенные вопросы.

При положительном ответе на некоторые вопросы необходимо проведение дополнительных процедур.

При проверке бухгалтерского учета  поступления ТМЦ делаются следующие  записи:

1. поступившие материалы;
2. дополнительные расходы на стоимость поступивших материалов, связанные с приобретением ТМЦ;
3. выделяется НДС по приобретенным товарно-материальным ценностям;
4. оплаченные материалы;
5. принятые к зачету НДС по приобретенным ТМЦ.

Вторым этапом необходимо провести проверку наличия документов по поступившим  материалам .Для начала проверки необходимо установить уровень существенности и приемлемого аудиторского риска.

Третьим этапом будет являться расчет уровня существенности.

Для определения характера и  объёма проводимых аудиторских процедур (для составления программы аудита материальных ценностей) и для получения  критериев оценки результатов на стадии планирования аудита необходимо установить уровень существенности и приемлемый аудиторский риск. Этого  требуют и федеральные стандарты  аудита. Оценку существенности и рисков необходимо проводить для каждого  проверяемого участка учёта и, в  частности, для материального учёта.

Под уровнем существенности понимается то предельное значение ошибки бухгалтерской  отчетности, начиная с которой  квалифицированный пользователь этой отчетности с большой степенью вероятности  перестанет быть в состоянии делать на ее основе правильные выводы и принимать  правильные экономические решения. При установлении уровня существенности аудитор исходит из основных показателей его деятельности. Уровень существенности во многом определяет аудиторский риск. Между уровнем существенности и степенью аудиторского риска имеется обратная зависимость: а) чем выше уровень существенности, тем ниже общий аудиторский риск; б) чем ниже уровень существенности, тем выше аудиторский риск.

Оценка неотъемлемого риска. Под неотъемлемым риском понимают субъективно определяемую аудитором вероятность появления существенных искажений в данном бухгалтерском счете, статье баланса, однотипной группе хозяйственных операций, отчетности экономического субъекта в целом до того, как такие искажения будут выявлены средствами системы внутреннего контроля или при условии допущения отсутствия таких средств. На уровень неотъемлемого риска влияют особенности отрасли клиента, специфика его деятельности, опыт и квалификация работников бухгалтерии и др. Для отдельных видов операций внутрихозяйственный риск может быть больше в связи с их сложностью, нетипичностью, противоречиями в законодательстве, возможностью злоупотреблений и др. Для операций с материальными ценностями внутрихозяйственный риск можно оценить как высокий, т.к. имеется большая вероятность злоупотреблений (хищений, завышения себестоимости израсходованных материальных ресурсов и т.п.), ошибок в бухгалтерском учёте, неправильного оформления операций и др.

Оценка контрольного риска. Под риском средств контроля (контрольным риском) понимают субъективно определяемую аудитором вероятность того, что существующие на предприятии и регулярно применяемые средства системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля не будут своевременно обнаруживать и исправлять нарушения, являющиеся существенными по отдельности или в совокупности, и (или) препятствовать возникновению таких нарушений.

Таким образом, аудитор определяет контрольный риск на основе оценки системы внутреннего контроля. Такая  оценка проводится в 3 этапа:

        а) общее знакомство с системой внутреннего контроля;

б) первичная оценка надежности системы  внутреннего контроля;

в) подтверждение достоверности  оценки надежности системы внутреннего  контроля.

Для оценки системы внутреннего  контроля удобно использовать вопросники (анкеты). Аудитор просит ответить на вопросы анкеты в первую очередь  лиц, ответственных за организацию  учёта материалов. Ответы на вопросы  аудитор также может получить проводя наблюдения за работой бухгалтерии.