Необходимость автоматизации в управлении деятельностью казначейства

Качественных стандартизированных  российских систем управления функциями  казначейства в настоящий момент не существует. Некоторые разработчики предлагают программы, автоматизирующие лишь определенные функции казначейского  управления. Примерами могут служить  «Система финансового мониторинга» компании Ramax International (основная специализация - сбор оперативной информации об остатках денежных средств в банках для холдинга с большим количеством бизнес-единиц и обслуживающих банков), а также «1С:Бухгалтерия», которую при доработке и установке связей с системами «банк - клиент» можно использовать в качестве платежного календаря. Кроме того, существуют данные о том, что многие крупные российские компании размещали заказ на разработку и внедрение САК «под себя», однако информации об эффекте применения таких систем в открытом доступе недостаточно.

2.3. Этапы автоматизации казначейских функций

Автоматизация казначейства включает несколько этапов. Их последовательная реализация позволяет создать систему, дающую возможность контролировать движение денег в компании, а также  стоимость капитала для нее.

Этап 1. Обеспечение  актуальных данных

Автоматизацию казначейских функций следует начинать с обеспечения  актуальных данных о перечне обслуживающих  банков и расчетных счетов в этих банках, то есть с создания и последующего обновления базы данных счетов компании. Примерная форма сводной таблицы  счетов представлена в табл. 3.

Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств

Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м  счетам) на начало операционного дня, а именно:

• балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);
• денежного выражения расчетных векселей;
• денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).

На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк - клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы. Формат отчета об остатке денежных средств представлен в табл. 4.

Формат отчета об остатке  расчетных векселей (в том числе  векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.

Для обеспечения своевременного занесения информации в систему  следует разработать регламент  ежедневного обновления форм оперативной  отчетности, а также наладить систему  контроля исполнения положений регламента в срок. Кроме того, один - три раза в месяц следует проверять  корректность предоставляемой информации, сверяя ее с банковскими выписками  и выпиской из журнала учета векселей.

По факту разнесения выписки  и сопоставления полученных и списанных денежных средств с соответствующими данными об элементах кредиторской задолженности к оплате и дебиторской задолженности к получению формируется отчет о запланированных, но не исполненных в срок обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженностям.

Этап 3. Создание системы операционного финансового  планирования

После организации сбора  значений по счетам денежных средств  формируется платежный календарь, то есть система операционного финансового  планирования. В упрощенном варианте она состоит из двух частей:

1. Календарь очередности  платежей и поступлений (кредиторской  и дебиторской задолженностей  к погашению), запланированный по  датам в рамках учетного периода  (обычно это календарный месяц) (см. табл. 5). Этот календарь может  заполняться вручную специалистами  казначейства на основании входящих  первичных документов. Для того  чтобы данные в этот отчет  попадали автома- тически, необходимо иметь ERP-систему, учитывающую все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи товаров и услуг компании, в соответствии с условиями которых (поставка продукции и услуги, предоплата полная или частичная) данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа в систему является департамент компании, инициировавший договор.

2. Консолидированный платежный  календарь по видам деятельности  и датам Консолидированный платежный  календарь по видам деятельности  и датам составляется автоматически  на основании календаря очередности  платежей. Код статьи управленческого  отчета о движении денежных  средств (прямой метод) связывает  операционные планы по движению  денежных средств с утвержденным  бюджетом на плановый период.

В рамках консолидированного календаря казначейство получает доступ к информации об объемах платежей по той или иной статье, необходимости  внешнего финансирования для обеспечения  ликвидности платежного календаря, а также о необходимости краткосрочных  финансовых инвестиций или целесообразности погашения части внешнего долга.

Этап 4. Систематизация информации о внешнем долге 

Оперативная информация о  состоянии внешнего долга и его  динамике систематизируется в соответствии с данными платежного календаря  на операционный период. Информация, составляющая данный модуль, должна содержать:

• ключевые даты погашения обязательств по основным суммам внешнего финансирования и обязательств по начисленным процентам;
• объемы текущих доступных лимитов внешнего финансирования;
• состояние активов, на которые может быть возложено обременение в виде залога при получении внешнего финансирования;
• перечень компаний, способных выступить в роли поручителя по договорам привлечения внешнего финансирования, и объем покрытия данных поручительств.

Этап 5. Создание системы управления рисками

Выделим три основных типа рисков, которыми можно управлять  с помощью САК: кредитный, валютный и процентный (риск изменения процентных ставок). Управление кредитным риском в САК обычно сводится к комплексу  расчетов по выставлению лимитов1 на контрагентов: на поставщиков - на уровне максимально допустимого размера предоплаты и срока, на который предоставляется предоплата, а на потребителей конечной продукции — на уровне максимально допустимого размера дебиторской задолженности и среднего срока оборачиваемости дебиторской задолженности в днях. Эффективная система оценки кредитного риска должна ежедневно рассчитывать объемы денежных поступлений и платежей, а также объемы отгрузки готовой продукции с тем, чтобы оперативно реагировать на возможные превышения лимитов. Что касается валютных и процентных рисков, то САК должна позволять моделировать изменения в запланированном денежном потоке в зависимости от прогнозов процентных ставок по кредитам (преимущественно краткосрочным, так как долгосрочные, как правило, зафиксированы на период кредитного договора), а также по колебаниям основных валют, используемых компанией. Кроме того, автоматизированная система существенно облегчает задачу сотрудников казначейства по определению эффективной ставки привлечения денежных средств в зависимости от валюты привлечения и изменения курсов валют в будущем.

Этап 6. Установление связи с финансовыми рынками

С помощью специализированной САК финансовый менеджер или казначей могут осуществлять операции на финансовых рынках, к примеру конверсионные операции на открытом рынке либо торговые операции на рынке акций, облигаций, производных и прочих финансовых инструментов. Целесообразность подобных функций в САК определяется объемом и частотой таких операций, необходимыми компании, а также профессионализмом сотрудников и разницей между стоимостью комиссии непосредственного участника рынка и стоимостью комиссии, предлагаемой посредником, например обслуживающим банком. Если в результате проведенного сравнительного анализа менеджмент компании считает целесообразным проведение операций непосредственно с рабочего места сотрудника компании, имеет смысл оформить договор информационного обслуживания с соответствующей торговой системой и установить собственный портал для проведения операций, для удобства связанный с САК. При проведении операций на открытом рынке через обслуживающий банк данная функциональность обычно не используется. В зарубежной практике существует компромиссный вариант, когда программное обеспечение обслуживающего банка синхронизируется с САК и позволяет получать информацию о ходе торгов на определенном рынке в режиме онлайн, а также размещать заявки на проведение операции, которые будут исполнены дилером банка. Комиссия за проведение таких операций обычно фиксируется в соглашении о тарифах с обслуживающим банком.

2.4. Терминальная  архитектура автоматизированной  информационной системы казначейства.

Создание информационных систем в терминальной архитектуре  с использованием мэйнфреймов имеет значительные исторические традиции. За рубежом и в нашей стране еще недавно широко использовались такие комплексы на основе электронно-вычислительных машин высокой производительности. Преимуществом таких систем является централизованная многопоточная и многозадачная обработка всей информации, находящейся в информационной системе. Это позволяет оптимизировать использование дорогостоящих вычислительных ресурсов высокой производительности центральной машины. При работе мэйнфрейма каждому пользователю и каждому процессу выделяется комплекс информационных ресурсов, позволяющий решать поставленные задачи. Пользователь может общаться с машиной как с помощью скоростных устройств ввода-вывода информации, являющихся принадлежностью вычислительного комплекса на базе мэйнфрэйма, так и посредством работы на терминалах, подключенных к центральной машине комплекса. Операционные системы мэйнфрэймов отличаются устойчивостью в работе, защищенностью и эффективностью использования ресурсов памяти, центрального процессора (одного или нескольких) и периферийных устройств ввода-вывода информации. Данная архитектура изначально была ориентирована на эффективное решение нескольких (или многих) различных задач одновременно в режиме разделения времени, потому имеет развитые средства защиты информации и защиты от сбоев. Расчет операционных систем на работу большого числа (до нескольких тысяч) пользователей определил создание развитых и скоростных телекоммуникационных средств, встроенных в операционные системы и аппаратную часть мэйнфрэймов, поддержку всех основных, в том числе многопоточных коммуникационных протоколов. Аппаратная часть системы, создававшаяся для условий многолетней безостановочной работы в напряженном режиме обработки информации, отличается высокой надежностью и отказоустойчивостью. Программные продукты, устанавливаемые только на центральную машину, позволяют достаточно легко и быстро выполнять модификацию и замену без ущерба для пользователей системы.

Однако в последние  годы мировая практика свидетельствует  о значительной переориентации основных потребителей систем на основе мэйнфрэймов на применение более дешевых решений с использованием новых компьютерных технологий. Это происходит по ряду причин

• Создание терминальных систем чаще всего приводит к монополизации поставщиком начальной системы всех услуг по их развитию.
• Интенсивное развитие персональных компьютеров и мини-ЭВМ на основе высокопроизводительных процессорных комплексов, нас насыщение ими рынка информационных технологий привело к появлению недорогих конкурентных решений. Снижение цен на вычислительные системы на базе мощных микропроцессоров при повышении их производительности и экономичности энергопотребления делает эти системы очень привлекательными для широкого применения в сферах, традиционных для мэйнфрэймов — банки, коммуникации, финансовая деятельность, сложные корпоративные системы.
• Совершенствование операционных систем персональных компьютеров и систем на их основе приближает их к мэйнфрэймам по характеристикам как производительности и надежности, так и в области поддержки многозадачности и многопоточности. Разработчики прикладного программного обеспечения и инструментальных пакетов, ориентируясь на персонал менее квалифицированный, чем в случае эксплуатации мэйнфрэймов, выпускают продукты, более ориентированные на пользователя, и, конкурируя между собой на широком рынке, устанавливают на эти продукты цены существенно ниже, чем программные продукты такого же класса для монопольных производителей суперкомпьютерных систем.

Не отрицая важной роли суперкомпьютеров и систем с их применением, создатели и интеграторы современных  автоматизированных информационных технологий избирают ориентацию на применение легко масштабируемых и удобных в применении систем на базе локальных вычислительных сетей как общего, так и закрытого доступа. Особое место при этом отводится перспективным системам UNIX, Windows NT и NetWare. При этом мэйнфрэймы могут рассматриваться как мощные файловые серверы, серверы глобальных баз данных и коммуникационные серверы этих сетей. Перспективы применения таких дорогостоящих в приобретении и эксплуатации вычислительных машин должны рассматриваться в строгом соответствии с реальной потребностью в их услугах.

3. Перспективы  внедрения автоматизации.

3.1 Ожидаемый эффект

Допустим, на предприятии  работает информационная система, в  которой отражаются различные бизнес-процессы организации. Имеет смысл дополнять  систему целым блоком или использовать отдельную программу? Если казначейство выделено как элемент организационной  структуры, то имеет смысл и использовать для этого подразделения собственную  программу, связанную с основной информационной системой. А если такого подразделения нет или функции  казначейства при небольших объемах  операций выполняет один человек, то имеет смысл встроить подсистему в основную информационную систему.

Резонный вопрос - а что  получит предприятие от автоматизаций  функций казначейства? Каков ожидаемый  эффект от внедрения АСУП в казначействе? Само собой, основная цель - оптимизировать процессы

• Внесения заявок
• Ввода платежных поручений
• Отражения фактических данных в разрезе бюджетного классификатора

Так же предприятие получит  оперативность внесения и обработки  платежных документов, например, прямым эффектом от внедрения будет снижение зависимости от проведения документов по бухгалтерскому учету. И плюс ко всему исключение дублирования операций, сокращение ручного труда. Это самые  простые преимущества, полученные от автоматизации казначейства, остальные  же определяются набором функций  казначейства, подлежащих реализации.

При внедрении системы  управления денежными средствами важно  сделать правильный выбор партнера по внедрению. При определении поставщика решения нужно оценивать такие  критерии, как сроки и стоимость  внедрения, количество аналогичных  проектов, наличие разработанных  специализированных и отраслевых решений, предоставление поддержки после завершения внедрения  и т.д. Кроме того, как показывает опыт, необходимо своевременное тщательное тестирование функциональных блоков, привлечение будущих пользователей системы к процессу внедрения, точная оценка ее производительности, качественное обучение участников.