Организация контроля финансово-хозяйственной деятельности предприятий

 

4 Контроль результатов финансово-хозяйственной деятельности предприятия

4.1 Цели контроля результатов деятельности предприятия

Усиление конкуренции  на мировых и отечественных рынках, стремительное развитие и смена  технологий, растущая диверсификация бизнеса, усложнение бизнес-проектов и  другие факторы обусловливают новые  требования к системе внутреннего  контроля предприятия. В современных  условиях внутренний контроль на предприятии  должен присутствовать на всех уровнях  управления, так как он является гарантией успешной деятельности предприятия.

Контроль должен быть направлен  на обеспечение основных показателей  эффективности на всех этапах управления предприятием. В связи с этим целью  контроля на предприятии является выявление возможных отклонений запланированных показателей, установление причин этих отклонений и разработка мероприятий по их устранению.

Анализ деятельности ряда российских предприятий показал, что  при построении системы контроля на предприятии рекомендуется устанавливать  трехэтапный контроль: предварительный, текущий, итоговый. Установление трехэтапного контроля обусловлено необходимостью повышения адаптивности предприятия  к изменениям внешней и внутренней среды, в том числе и за счет контроля как функции обратной связи  не только за весь цикла управления, но и на каждом его этапе (рисунок 1).

Рисунок1–Место контроля в цикле управления предприятием

Это позволит существенно  усилить оперативность управляющих  воздействий на корректировку целей  предприятия и адаптацию планов к изменяющейся ситуации.

4.2 Задачи контроля результатов деятельности предприятия

Для достижения поставленной цели контроля необходимо сформировать задачи контроля на предприятии применительно  к этапам цикла управления.

На этапе предварительного контроля осуществляется контроль:

—процесса формирования целей (правильность выбора целей, проверка их на обоснованность и согласованность между заинтересованными лицами и группами, адекватность соответствия количественных показателей степени достижения поставленных целей и т.д.);

—ограничений, используемых при постановке целей; прогнозов, необходимых для постановки целей;

—планов (обоснованность плановых заданий, проверка планов на полноту и согласованность, превращение плановых величин в контролируемые, установление допустимых границ отклонений контролируемых величин, реалистичность, адаптивность и т. д.).

Контроль планирования позволяет оценить и повысить качество составления плана. Оценивая плановые величины, можно оценить реальность плана и реальность рассматриваемых при его разработке условий, ситуаций, при которых он составлялся (степень устойчивости предприятия на рынке, динамика цен, степень спроса на продукцию и т. д.), а также возможные ошибки при составлении плана. При этом помимо неточности оценок возможных ситуаций могут быть и другие причины отклонений от плана, например ошибки в расчетах, неоднородность содержания планируемых и фактических показателей и т. д. Выявление данных причин позволит усовершенствовать сам процесс планирования и скоординировать планы с реальной действительностью. Чем раньше будет зафиксировано изменение ситуации, тем раньше можно актуализировать планы, соотнести их с действительностью.

Контроль реализации поставленных целей и задач позволяет выявить  возможные ошибки и недостатки в  управлении и предложить меры по их устранению.

На этапе итогового контроля деятельности предприятия подводятся итоги в целом по предприятию по достижению поставленных целей и разрабатываются мероприятия по ликвидации возможных отклонений в будущем.

Таким образом, в широком  смысле функция контроля содержит в  себе анализ и измерение количественных и качественных характеристик (показателей) деятельности предприятия, а также  выявление причин отклонений контрольных  величин от плановых, с тем чтобы  повысить адаптивность предприятия  к появлению возможных неблагоприятных  ситуаций.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4.3 Модель контроля результатов деятельности предприятия

С учетом сделанных замечаний  модель контроля в рамках системы  управления предприятием целесообразно  представить в виде рисунка 2

 

Рисунок 2–Модель организации контроля

Основными элементами модели системы контроля являются:

объекты контроля — планы  и бюджеты предприятия и его  структурных подразделений;

предметы контроля — показатели поступлений и расходов, изменения  статей баланса, системы показателей, характеризующих деятельность предприятия  в целом или по отдельным направлениям, и т. д.;

—субъекты контроля — руководство предприятия и его структурных подразделений, менеджмент предприятия, осуществляющий контроль за соблюдением бюджетов;

—технология контроля бюджетов — процедуры контроля и их порядок реализации, необходимые для выявления отклонений контролируемых показателей и величин от плановых.

Данная модель контроля должна опираться на информационное обеспечение  контрольной деятельности, включающее оперативную, плановую, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической  информации, системы документации (унифицированные  и специальные). Трудоемкость сбора  реальной информации о финансово-хозяйственной  деятельности зависит от наличия  автоматизированной бухгалтерии, развитости информационных технологий в целом.

 

4.4 Общая схема технологии контроля результатов деятельности предприятия

Технологически в наиболее общем виде процесс контроля включает в себя выполнение мероприятий, представленных на рисунок 3

Рисунок 3–Технологическая схема процесса контроля

 

 

 

4.4.1 Определение контрольных показателей и величин

При определении контрольных  величин следует ответить на два  важнейших вопроса: сколько и  какие показатели и величины должны контролироваться.

Менеджменту следует попытаться найти приемлемый подход к определению  рационального количества показателей, назначаемого персонально менеджеру  для контроля. Несмотря на то, что  выбор числа показателей во многом зависит от качественного анализа  деятельности предприятия (подразделения), можно указать верхний предел их числа. Данная задача может решаться на основе типологических группировок. Расчеты показывают, что для интегральной оценки состояния предприятия (подразделения) можно обойтись не более чем 4—5 показателями.

Для оптимизации структуры  контролируемых показателей внутри интегральных показателей целесообразно  использовать метод АВС—анализа, в  основе которого лежит принцип Парето.

Например, проведенный анализ структуры затрат фабрики фотопечати «Экспертфото» (табл. 1) выявил 10 интегральных видов затрат (показателей), из которых  по методу АВС—анализа рекомендуется  оставить 4 контролируемых показателя: затраты на производство, хранение сырья, сортировка готовой продукции  и получение заказа, дающих более 90% затрат.

Таблица 1–Структура затрат фабрики фотопечати «Экспертфото»

 

Виды затрат по процессам	В % к общему количеству затрат	Группа, к которой относятся  затраты
1. Производство	78	А
2. Хранение сырья	9	В
3.Сортировка готовой продукции	3	В
4. Получение заказа	3	В
5. Доставка заказа	2	С
6.Взаиморасчеты с покупателями	2	С
7.Взаиморасчеты с поставщиками	1	С
8. Поставка сырья	1	С
9. Оплата заказа	0,5	С
10. Оплата сырья	0,5	С
Всего	100

 

4.4.2 Выявление отклонений

Следующим шагом в технологии контроля является выявление отклонений. Определение отклонений помогает выявить  области эффективности или неэффективности  всей деятельности или отдельных  областей и функций организации.

Источником информации о  фактических значениях и отклонениях  контролируемых показателей и величин  служит учетная система предприятия, а источником данных о плановых значениях  — система планов и бюджетов предприятия. Достаточно трудоемко, да и нецелесообразно  выявлять причины всех отклонений. Объектом анализа должны стать лишь те отклонения, которые существенно  влияют на достижение поставленной конечной цели.

После проведения анализа  причин отклонений возможны следующие  основные варианты действий (рисунок 4):

 

 

Рисунок 4–Динамика изменения контролируемого показателя

а) решение по анализу  отклонений принимается только после  установления факта выхода контролируемого  показателя за пределы отклонений [Xmin / Xmax]. В связи с этим возможен вариантный подход к планированию; 

б) решение по анализу  причин отклонений принимается только после установления устойчивой тенденции (прогноза) изменения контролируемого  показателя в сторону выхода за пределы  одной из контролируемых границ Xmax или Xmin. В этом случае целесообразен  адаптивный подход к планированию деятельности предприятия;

в) решение по анализу  причин отклонений принимается по некоторым, менее важным, показателям только после выхода контролируемого показателя за пределы отклонений [Xmin / Xmax], а  по другим, более важным, — только после установления устойчивой тенденции  изменения контролируемого показателя в сторону одной из контролируемых границ в результате произведенного прогноза.

Для этого случая желателен  адаптивно-ситуационный подход к планированию деятельности предприятия.

Использование того или иного  из приведенных вариантов зависит  от конкретной ситуации, складывающейся на предприятии. Если задержка по времени  с рассмотрением причин отклонений не так важна, то, наверно, вариант  а) будет более предпочтителен, чем  другие, так как не требует применения достаточно сложных и дорогостоящих  методов прогнозирования. И наоборот, если задержка по времени с выявлением причин отклонений крайне нежелательна, то более предпочтительным будет  вариант б).

Естественно, что вариант  в) более универсален, так как  в соответствии с ним вся совокупность показателей разбивается на две  группы: менее и более важные, решения по которым принимаются  индивидуально. Достоинством такого подхода  является также и то, что анализ причин отклонений и разработка мероприятий  по ликвидации отклонений осуществляются заранее. Однако использование этого  варианта затруднено, если на предприятии  неразвита информационная база о  его состоянии и отсутствуют  отработанные методы прогнозирования  изменения показателей.

Каждый показатель верхнего уровня является функцией показателей  низшего уровня. Отклонение величин  нижнего уровня пирамиды — объяснение отклонения величины другого — ближайшего высшего уровня. Расщепление ключевых показателей на факторы (множители), их составляющие, позволяет определить и дать сравнительную характеристику основных причин, повлиявших на отклонение того или иного частного показателя и предъявить требования к величине его отклонения. Кроме того, пирамидальная  структура показателей и их отклонений позволяет оперативно получать и  доводить информацию о достигнутых  показателях в каждом подразделении  до вышестоящего руководителя и принимать  соответствующие меры.

Используя идею пирамидальной  структуры показателей, можно рассмотреть  порядок ее построения на примере  двухуровневой системы контроля показателей и их отклонений (рисунок 5).

 

Рисунок 5–Схема контроля показателей по уровням управления 

 

4.4.3 Анализ отклонений

Анализ отклонений — это  своего рода подсистема раннего предупреждения нежелательных отклонений фактических  показателей и величин от запланированных. Его задача заключается в том, чтобы выявить причины появления таких отклонений в деятельности предприятия, оценить их значение для будущего и выработать соответствующие корректирующие меры.

Причем следует различать  анализ, ориентированный на прошлое, и анализ, ориентированный на будущее.

Причины возможных отклонений можно разделить на две основные группы:

—первая группа причин относится к ошибкам относительно прогнозирования состояния внешней среды предприятия при реализации процесса планирования, в частности относительно поведения потребителей и конкурентов;

—вторая группа причин скрыта во внутренней среде предприятия и связана с «промахами» в финансово-хозяйственной деятельности предприятия, в частности с определением нормативов расхода сырья и материалов на единицу выпускаемой продукции.

Подобные причины должны выявляться в процессе постоянного  действующего контроля за исполнением  планов и бюджетов и на их основе разрабатываться соответствующие  предложения и мероприятия по выводу предприятия на запланированные  показатели или по корректировке  самих показателей. 

Таким образом, в данном разделе  моей курсовой работы мы рассмотрели  цели, задачи и модель контроля результатов  финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

 

5 Заключение