Эффективность управления товарно-материальными запасами

5. Потери, связанные с нехваткой запаса (дефицитом).

Когда запас какого - либо изделия или материала исчерпывается, заказ на это изделие или материал либо ожидает, пока его запас будет пополнен, либо должен быть отменен. Существует определенный компромисс между расходами на поддержание уровня запаса и потерями, являющимися следствием исчерпания запаса. В этом случае иногда не удается добиться разумного баланса, поскольку часто невозможно оценить упущенную прибыль, последствия утраты клиентов и величину штрафов за несвоевременное исполнение условий контракта. Зачастую оценка величины этих расходов является не более чем предположением, хотя часто можно указать их диапазон.

Установление правильной величины заказа и размера партии продукции, необходимой для полного  использования производственных мощностей  фирмы, связано с определением минимальных  общих затрат, вытекающих из совместного  влияния четырех видов расходов: издержки хранения, расходы на пуско - наладочные работы, расходы на размещение заказов и потери, связанные с дефицитом. Разумеется, на издержки по поддержанию уровня запасов оказывает сильное влияние и составление графика поставок.

1.2 Методика анализа эффективности управления товарно - материальными запасами

Целью управления запасами является нахождение такой их величины, которая, с одной стороны, минимизирует общие затраты по их поддержанию  и, с другой стороны, была бы достаточной  для успешной работы предприятия. Первым этапом процесса управления является идентификация всех затрат по завозу и хранению запасов. Эти затраты  включают в себя:

• затраты по хранению;
• затраты по размещению и выполнению заказов;
• расходы по освоению новой продукции;
• расходы, связанные с пуско-наладочными работами при изменении продукции;
• потери, связанные с нехваткой запаса (дефицитом).

Затраты по хранению включают расходы на складское оборудование и помещения, обработку, страховку, а также расходы, связанные с  мелкими кражами, порчей, старением, обесцениванием, налогами, и издержки неиспользованных возможностей капитала. Очевидно, издержки хранения запасов, как правило, подталкивают к созданию наименьших запасов и частому  их пополнению. Затраты этого типа в основном увеличиваются прямо  пропорционально среднему размеру  запасов. Величина запасов в свою очередь зависит от частоты пополнения.

Затраты по размещению и  выполнению заказов находятся в  прямой зависимости от среднего размера  запасов, затраты по размещению и  выполнению заказов в большинстве  случаев являются постоянными. Например, такие затраты, как почтовые расходы  или расходы на междугородные  телефонные переговоры, наладку оборудования и приемку партии, как правило, не зависят от размера одной партии. Поэтому данный элемент общих  затрат определяется как произведение постоянных затрат на размещение заказа и по приемке одной партии и  количества партий в год.

В процессе управления запасами, как элементом оборотных активов  необходимо также учитывать и  другие расходы.

Расходы по освоению новой  продукции связаны с получением необходимых материалов, организацией определенных комплексов оборудования, заполнением требуемой документации, выделением соответствующего времени  и материалов, изъятием предыдущего  запаса материалов.

Если бы с переходом  от одного продукта к другому не были связаны никакие расходы  и потери времени, продукция производилась  бы мелкими партиями. Это позволило  бы снизить уровни запасов, что привело  бы к экономии затрат. Поэтому компании пытаются снизить пуско - наладочные расходы, чтобы иметь возможность выпускать более мелкие партии продукции.

Потери, связанные с нехваткой  запаса (дефицитом) возникают, когда запас какого - либо изделия или материала исчерпывается, заказ на это изделие или материал либо ожидает, пока его запас будет пополнен, либо должен быть отменен. Существует определенный компромисс между расходами на поддержание уровня запаса и потерями, являющимися следствием исчерпания запаса. В этом случае иногда не удается добиться разумного баланса, поскольку часто невозможно оценить упущенную прибыль, последствия утраты клиентов и величину штрафов за несвоевременное исполнение условий контракта. Зачастую оценка величины этих расходов является не более чем предположением, хотя часто можно указать их диапазон.

Установление правильной величины заказа и размера партии продукции, необходимой для полного  использования производственных мощностей  фирмы, связано с определением минимальных  общих затрат, вытекающих из совместного  влияния четырех видов расходов: издержки хранения, расходы на пуско - наладочные работы, расходы на размещение заказов и потери, связанные с дефицитом. Разумеется, на издержки по поддержанию уровня запасов оказывает сильное влияние и составление графика поставок.

Управление запасами представляет собой сложный комплекс мероприятий, в котором задачи финансового  менеджмента тесным образом переплетаются  с задачами производственного менеджмента  и маркетинга. Эффективное управление запасами позволяет снизить продолжительность  производственного и всего операционного  цикла, уменьшить текущие затраты  на их хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть финансовых средств, реинвестируя их в другие активы. Обеспечение этой эффективности  достигается за счет разработки и  реализации специальной финансовой политики управления запасами.

Политика управления запасами представляет собой часть общей  политики управления оборотными активами предприятия, заключающейся в оптимизации  общего размера и структуры запасов товарно - материальных ценностей, минимизации затрат по их обслуживанию и обеспечении эффективного контроля за их движением.

Разработка политики управления запасами охватывает ряд последовательно  выполняемых работ, основными из которых являются следующие:

• анализ запасов товарно-материальных ценностей в предшествующем периоде;
• определение целей формирования запасов;
• оптимизация размера основных групп текущих запасов;
• оптимизация общей суммы запасов товарно - материальных ценностей, включаемых в состав оборотных активов;
• построение эффективных систем контроля за движением запасов на предприятии;
• реальное отображение в финансовом учете стоимости запасов товарно - материальных ценностей в условиях инфляции.

С точки зрения менеджмента, управление запасами - это балансирование между двумя целями, взаимоисключающими друг друга в своих полярных точках: сокращение совокупных затрат, направленных на содержание запасов, и обеспечение максимальной надежности производственного процесса. Данное утверждение позволяет выделить полезное правило управления запасами: увеличение запасов целесообразно до тех пор, пока предполагаемая экономия превышает затраты по содержанию дополнительных запасов и отвлечение оборотных средств.

Основной задачей анализа товарно - материальных ценностей является выявление уровня обеспеченности производства соответствующими запасами и оценка эффективности их использования. Анализ проводится в разрезе основных видов запасов.

На первом этапе анализа рассматриваются  показатели общей суммы запасов  товарно-материальных ценностей –  темпы ее динамики, удельный вес  в объеме оборотных активов и  т.п.

На втором этапе анализа изучается  структура запасов в разрезе  их видов и основных групп, выявляются сезонные колебания их размеров.

На третьем этапе анализа  изучается эффективность использования  различных видов и групп запасов  и их объема в целом, которая характеризуется  показателями их оборачиваемости.

На четвертом этапе анализа  изучаются объем и структура  текущих затрат по обслуживанию запасов  в разрезе отдельных видов  этих затрат. Стратегия управления формированием запасов материальных ресурсов включает разработку обоснованных норм запасов, их планирование, учет, анализ, контроль за фактическим состоянием и оперативное регулирование. Для повышения эффективности процесса управления материальными запасами и удешевления контроля их состояния в логистической практике используются методы структуризации материальных ресурсов.

Наиболее распространенным является ABC - метод, основанный на разбиении всей номенклатуры используемых материальных ресурсов в зависимости от их удельного веса в общих затратах на закупки. Анализ ABC уделяет основное внимание наиболее важным моментам — валовой рентабельности, гибким ценам и излишкам или дефициту поставок.

Метод ABC требует классификации товарно - материальных запасов на одну из четырех групп — А, В, С и D — в соответствии с потенциальной прибылью, связанной с уровнем контроля за товарно-материальным запасом.

Позиции А обычно состоят на 70 процентов из денежной стоимости товарно-материальных запасов. Позиции группы В являются менее дорогостоящими по сравнению с группой А, но тем не менее представляют определенный интерес и требуют непосредственного контроля. Позиции группы С включают наибольшее количество позиций товарно-материальных запасов. Поскольку они, как правило, менее капиталоемкие и имеют ограниченное применение, им уделяется меньше внимания. Для группы С обычно предусматривается безопасный уровень товарного запаса. Авансовые закупки обычно предусматриваются для изделий А и только «за наличный расчет» — для изделий В и С. Позиции группы D соответствуют убыточным позициям, которые не использовались в течение длительного периода времени (например, шесть месяцев). Позиции товара D не должны повторно заказываться до тех пор, пока в них не возникнет потребность. Позиции могут быть переклассифицированы по мере необходимости.

Для пользования методом ABC следует:

• разделить товары на компоненты на основе их стоимости;
• рассчитать годовую денежную стоимость по видам инвентарных запасов (ожидаемое годовое использование единичной стоимости);
• классифицировать перечень товарно - материальных запасов в стоимостном исчислении от высокого до низкого;

Среди основных факторов, которые  могут влиять на присвоение запасам  номенклатурной позиции той или  иной категории контроля, выделяют следующие.

• годовой объем использования (потребления) номенклатурных позиций в стоимостном выражении;
• цена единицы номенклатурной позиции;
• дефицитность номенклатурной позиции;
• доступность ресурсов для производства номенклатурной позиции;
• длительность цикла для номенклатурной позиции;
• требования к хранению номенклатурной позиции (специальные требования к температурному режиму, влажности и т. п.);
• срок хранения;
• издержки вследствие отсутствия номенклатурной позиции на складе в требуемый момент времени;
• степень стабильности конструкций изделий, в которых применяется номенклатурная позиция.

После присвоения каждой номенклатурной позиции определенного класса к  каждому из классов применяются  свои правила контроля запасов.

Рассмотрим, как изменяется себестоимость  при различных методах оценки расходования запасов в производстве.

Метод средневзвешенной себестоимости  производственных запасов дает более  объективную оценку наличия и  движения производственных запасов, однако не обеспечивает достаточный контроль за правильностью их списания на издержки производства.

При применении метода ФИФО в оценке расходования производственных запасов  стоимость их конечных остатков приближается к рыночной, а себестоимость изготовленной  из них продукции — заниженной.

Поэтому каждое предприятие в учетной  политике должно избирать наиболее оптимальный  метод оценки расходованияпроизводственных запасов исходя из экономических  условий хозяйствования.

При изучении величины и структуры  запасов и затрат основное внимание следует уделить выявлению тенденций  изменения таких элементов, как  производственные запасы, затраты в  незавершенном производстве, готовая  продукция и товары.

Увеличение абсолютной суммы и  удельного веса запасов и затрат можно свидетельствовать о:

• наращивании производственного потенциала предприятия;
• стремлении путем вложений в производственные запасы защитить денежные активы предприятия от обесценивания под воздействием инфляции;
• нерациональности выбранной хозяйственной стратеги, вследствие которой значительная часть текущих активов иммобилизована в запасы, чья ликвидность может быть невысокой.

Поэтому необходимо проанализировать, не проходит ли это увеличение за счет необоснованного отвлечения средств  из хозяйственного оборота, что в  конечном итоге приводит к росту  кредиторской задолженности и ухудшению  финансового состояния предприятия.

В процессе анализа состояния запасов  и затрат и управления ими необходимо:

- установить обеспеченность предприятия нормальными переходящими запасами сырья, материалов, незавершенного производства, готовой продукции, товаров;

- выявить излишние и ненужные запасы материальных ресурсов, незавершенного производства, готовой продукции товаров.

Источниками анализа служат данные финансового плана, бухгалтерского баланса, складского и аналитического учета. Для характеристики состояния  запасов и затрат необходимо сравнить фактические остатки на конец  отчетного периода с наличием их на начало периода и с нормативом, рассчитанным на предприятии.