Закон информированности-упорядоченности

 

Тема: Закон информированности-упорядоченности.

Изучить данный вопрос поможет следующий  план:

1. Коммуникации в управлении
2. Общие сведения об информации
3. Особенности закона информированности-упорядоченности

Каждый руководитель компании хотел  бы иметь дружный и работоспособный  коллектив, способный вместе с ним  достичь поставленных целей. Работа по созданию и совершенствованию  условий для формирования такого коллектива не менее важна, чем производственная деятельность. Среди этих условий  важнейшее - организация внутренних и внешних связей (коммуникаций). Управление в организации осуществляется через людей. Одним из важнейших  инструментов управления в руках  менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя  и передавая эту информацию, а  также получая обратные сигналы, он организует , руководит и мотивирует подчинённых. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достичь наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена. Многие менеджеры понимают важность этой проблемы и уделяют этому большое внимание.

Коммуникации рассматриваются  как явление и как процесс. Как явление коммуникации представляют собой установленные нормы (правила, инструкции, положения) взаимодействия между людьми в рамках организационных  форм. Как процесс коммуникации отражают принципы и закономерности отношений  между людьми. Все коммуникации в  организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, сведения любого происхождения, вида и назначения, результаты мыслительной деятельности. А часть  данных, несущих в себе новизну  и полезность для принятия специалистом обоснованного решения, является управленческой информацией.

Управленческая информация должна, в свою очередь, рационально собираться и использоваться. Именно вопрос эффективности  использования информации в деятельности организации и описывается законом  информированности упорядоченности.

1.Коммуникации в управлении

В процессе коммуникации информация передаётся от одного субъекта другому. Субъектами могут выступать отдельные  личности, группы и даже целые организации. В первом случае коммуникация носит  межличностный характер и осуществляется путём передачи идей, фактов, мнений, намёков в устной или какой-либо другой форме (письма, жесты, поза и  т.д.) с целью получения в ответ  желаемой реакции. Коммуникация и информация различные, но связанные между собой  понятия. Коммуникация включает в себя и то, что передаётся, и то, как  это "что" передаётся. Для того, чтобы коммуникация состоялась, необходимо, как минимум, наличие двух людей. Термин "коммуникация" происходит от латинского "communis", означающего "общее": передающий информацию пытается установить "общность" с получающим информацию. Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов. Эффективная межличностная коммуникация в силу ряда причин очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей (начальник с подчинёнными, подчинённые друг с другом) в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью. Принята следующая типология коммуникаций:

· Между организацией и внешней  средой,

· Между подразделениями,

· Внутри подразделений по уровням  производства и управления,

· Межличностные,

· Неформальные.

Руководитель, принимая решение и  реализуя его среди своих подчинённых, коллег и вышестоящих руководителей, должен управлять возникающими при  этом реакциями: либо полной поддержкой, либо проявлениями противоречий. Это  определяется степенью удовлетворения потребностей и интересов как управляющей, так и управляемой систем. Полная поддержка свидетельствует либо о пассивности подчинённых и большом авторитете руководителя, либо об их некомпетентности. Таким образом, полная поддержка решений руководителя - это серьёзный симптом неблагополучия в организации. Наиболее характерная реакция подчинённых - противоречие. Противоречие - это результат взаимодействия сторон с различной степенью восприятия и оценкой одного и того же явления или объекта, которые вместе с тем находятся во внутреннем единстве (в рамках одной системы) и является источником развития и познания.

2. Общие сведения об информации

Информация представляет важнейший  элемент информационной среды управления (ИСУ). Кроме нее ИСУ включает:

· информационные технические средства управления (компьютер, телефон, факс и  др.),

· технологии,

· профессионализм работников аппарата управления и работников сферы производства,

· общую культуру управленческих отношений,

· систему документооборота.

Уровни развития составляющих ИСУ  должны взаимно соответствовать, при  этом среда играет активизирующую роль, выступая как дополнительный ресурс. При большом несогласовании составляющих ИСУ друг другу информационный процесс  становится неэффективным (эффект отрицательной  синергии). Так, при преимущественно  ручной обработке информации (печать на обычных машинках, вычисления на калькуляторах) следует использовать простые системы передачи информации и приглашать специалистов со средним  уровнем образования в области  информатики. Основная задача ИСУ -- доведение до конкретного работника нужной информации в нужное время. Обычно информацию разделяют на два больших класса:

· объективную, овеществленную в товаре;

· субъективную, отраженную, организованную людьми.

К объективной относится информация, полученная от объекта управления как  потребительской стоимости. Например, информация о работнике: диплом об образовании, его патенты и свидетельства об изобретениях, трудовая книжка, местожительство и т.д.; информация о конкуренте: прайс-листы на продукцию, его реклама, местонахождение, сведения о персонале и т.д. Основную долю составляет класс субъективной информации. Соотношение субъективного и объективного в отраженной информации зависит от многих факторов, в том числе от уровня профессиональной подготовки и культуры человека, потребностей и интересов, сложности процесса и времени на управление, уровня и технических средств управления. Таким образом, хотя сам источник информации носит объективный характер, но информация о нем субъективна, так как при отражении происходят прием, преобразование и передача ее человеком. Работник может и сам организовать информацию (составление инструкций, приказов, распоряжений и т.д.). В данном случае субъективность информации заложена в самом начале. Субъективность информации нельзя отождествлять с ошибочностью, недостоверностью -- это разные категории. Субъективная информация может иметь высокий уровень объективности и достоверности. Категория "информация" имеет смысл лишь тогда, когда есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Человек может одновременно быть информатором и информантом. Так, осуществляя управленческое воздействие на объект управления, руководитель получает информацию о ходе воздействия и результатах деятельности объекта управления (обратная информационная связь). Задача субъекта управления в ИСУ заключается в следующем:

* отделить ценную информацию  от "шумов";

* выделить из информации наиболее  важную часть, позволяющую анализировать  текущее состояние объекта управления  и выработать правильное решение.

Большое значение имеет работа со слухами. В типичный перечень тем  для слухов входит следующая информация:

• предстоящие сокращения;
• новые дисциплинарные и экономические меры наказания;
• изменения в структуре организации;
• грядущие кадровые перемещения и повышения;
• подробности споров руководителей;
• подробности личной жизни руководителей.

Управлять такой информацией необходимо. Если все пустить на самотек, то информация может достаточно быстро превратиться в дезинформацию, вредную как  для руководителей, так и для  подчиненных. Для работы со слухами  существует два основных метода:

· воспитание лояльных сотрудников  и установление моральных и материальных стимулов и ответственности за распространение  несанкционированной бытовой информации;

· информирование работников об интересующих их вопросах в средствах внутреннего  вещания, информационных бюллетенях и  т.д.

3.Особенности закона информированности-упорядоченности

Информационная среда в виду ее важности является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством  и др. ИСУ подчиняется действию закона информированности-упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное  развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие  между элементами установленного взаимодействия (взаимовлияния) -- коэффициентов пропорциональности.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией о внутренней и внешней среде владеет система, тем эффективнее ее стремление к упорядоченности и самоорганизации и больше вероятность ее устойчивого функционирования (самосохранения).

Следствия из закона:

1. Чем четче сформулированы задачи  управления и организована база  данных об объектах управления, тем устойчивее функционирует  организация.

2. По мере роста сложности  системы количество необходимой  информации растет экспоненциально  - гораздо быстрее, чем сложность  самой управляемой системы.

3. Неупорядоченная под конкретные  задачи управления информация  приводит к дезинформации, к  тому же возрастают проблемы  хранения, переработки и передачи  информации, увеличиваются затраты.

Для руководителя не упорядоченная  под конкретные задачи информация вместо пользы приносит вред. Задачи директора  по логистике требуют одного набора данных, финансовому директору нужны  другие сведения, а руководителю, отвечающему  за филиалы, - третьи. Чтобы грамотно пользоваться информацией, необходимо знать систему параметров, с помощью  которых ведется управление. Нужны  не только грамотные менеджеры, но и  грамотные программисты и информационные технологи. Если исходить из потребностей экономического управления, то все те сведения, знания, сообщения, которые помогают решить управленческую задачу, и есть полезная экономическая информация, с помощью которой снижается уровень неопределенности ее исходов. И чем ценнее и полезней информация, тем скорее и с меньшими затратами будет получен результат.

Информационные потоки в организации  можно разделить на два ос-новных типа: информационный обмен с окружающей средой и коммуникативные потоки внутри организации.

Качество информации. В руководстве  по теории организации названы определяющие критерии: объем, ценность, достоверность  и насыщенность. Поскольку "насыщенность" - это плотность информации, умноженная на ее разнообразие, то объем и насыщенность лишь с натяжкой могут быть отнесены к качественным критериям. Так как  ценная информация может оказаться  ложной, а достоверная может не представлять никакой ценности, то оба эти критерия должны быть сопряжены  в один качественный показатель полезной информации.

Ценность информации зависит от очень многих факторов, даже если речь идет о простом трехмерном информационном пространстве типа "Что? Где? Когда?", и в первую очередь - от источника  и приемника информации, их природы  и характера. Наиболее простой случай, когда ценность информации может  быть измерена, - это проведение мероприятий  по "снижению затрат материальных или  интеллектуальных ресурсов (материалов, времени, денег) или, например, повышением прибыли в ответ на принятие правильного  управленческого решения".

Следует помнить, что качество и  значение информации не зависят от способа ее передачи, но в большой  степени определяются целью системы. Например, для успешного поиска полового партнера не имеет значения, передается ли информация посредством радиоволн  с помощью спутниковой системы  и Интернета (у человека) или посредством  нескольких молекул полового феромона (у ночной бабочки).

С целью упорядоченности, структурирования и распределения ин-формации ее классифицируют по степени важности, целям и задачам.

При обработке и структурировании информации обычно используют характеристики, представленные в таблице:

Объем	Достоверность	Ценность	Насыщенность	Открытость
Избыток	Абсолютная	Нулевая	Высокая	Публичная
Норма	Доверительная	Средняя	Нормативная	Конфиденциальная
Недобор	Недостоверная	Высокая	Низкая	Секретная

 

Достоверность информации - это отношение  объема истинной информации к общему объему воспринятой информации. Источники  информации должны быть надежными, не вызывать сомнений. В зависимости  от конкретных требований достоверность  информации аб-солютизируется (100-процентная достоверность) или допускает веро-ятностную доверительность: доверительный интервал - 80-90%, недостоверный, негативный - менее 70%. Достоверность зависит от метода сбора, передачи и времени передачи. В практике менеджмента зачастую в базы данных вводится ложная информация для дезинформации конкурентов. Следует уточнять полученную информацию.

Ценность информации тесно связана  с источником информации и ее интерпретатором. Достаточный уровень ценности может обеспечить высокопрофессиональный специалист компании.

Насыщенность информации характеризуется  соотношением профессиональной и фоновой  информации. Выделяют три уровня насыщенности:

- высокий - на 100% профессиональная информация, фоновая - отсутствует;

- нормативный - профессиональной информации около 70%, фоновой - 30%;

- низкий - менее 50% профессиональной информации.

Нормативный уровень насыщенности рекомендуется как наиболее приемлемый: полное отсутствие фоновой информации приводит к быстрой утомляемости.

Открытость информации характеризуется  тремя уровнями: публичная, секретная, конфиденциальная. К публичной информации можно отнести газеты, выставки, лекции, радио, телевидение и пр.

К конфиденциальной (служебной) относят  информацию, которая защищает корпоративные  потребности и интересы. К ней не должно быть доступа третьим лицам, если она составляет служебную или коммерческую тайну. К такой информации обычно относят: сведения о кадрах, партнерах и клиентах; сведения об инвестиционных планах и конкретных инновациях, новых технологиях и т.п. Считается, что 20-процентная утечка служебной информации может привести к кризису организации.

К секретной относится информация, не подлежащая разглашению, предназначенная  для ознакомления узкого круга поименованных  лиц, содержащая сведения особой важности, составляющая государственную тайну, касающаяся обороноспособности страны, а также содержащая сведения о  результатах научных исследований, не защищенные в установленном порядке, и др. Распространение секретной  информации преследуется законом.

На современных предприятиях, как  правило, система организации сбора, обработки и выдачи информации носит  интегрированный характер:

Рисунок 21. Варианты организации информационной системы предприятия

В интегрированных системах обработки  данных (ИСОД) интегрируются сама информация, каналы информации, память системы, ИСОД упорядочивают потоки информации, повышают эффективность ее использования. Собранная  из различных источников в единой памяти системы информация может  быть многократно переработана и  использована для конкретных задач  управления.

Закон может действовать  в трех вариантах.

Первый вариант: руководитель и подчиненные ничего не знают о законе информированности-упорядоченности.

Результат стихийного действия закона. Персонал будет стараться собирать как можно больше информации о  конкурентах, рынках сбыта и др., не задумываясь о ее упорядоченности  и объеме. На этот процесс может  уйти много финансовых ресурсов, кроме  того, компании могут подбросить ложную информацию, которая, несомненно, будет  принята. В результате компания может  понести серьезные убытки.