Отчет по практике в ООО "Юргинская мебельная компания"

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

 

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального  образования

«НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ

ТОМСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

Гуманитарный  факультет

Кафедра социологии, психологии и права

 

 

 

 

 

 

 

 

ОТЧЕТ ПО УЧЕБНОЙ  ПРАКТИКЕ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Руководитель практики от предприятия ______________ И.Н. Казанцева

 

 

 

Руководитель практики от кафедры         ______________   О.В. Блейхер

 

 

 

Студентка гр. 11880            ______________ М.И. Дулова

 

 

 

 

 

 

Томск - 2011

 

Содержание

Введение           3

1. Характеристика ООО «Юргинская мебельная компания   5

1.1.Организационная схема службы ДОУ     7

1.2.Методы документирования в службе ДОУ    11

1.3.Этапы документооборота       15

1.3.1. Входящий документопоток      16

1.3.2.Исходящий документопоток      18

1.3.3. Внутренний  документопоток      20

Заключение          21

Список использованных источников      23

Приложение          25 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Практика является одной из неотъемлемых частей подготовки квалифицированных  специалистов всех специальностей, в том числе и «Документоведение». Во время прохождения практики происходит закрепление и конкретизация результатов теоретического обучения, приобретение умения и навыков практической работы по избранной специальности и присваиваемой квалификации.

Основной целью  практики является практическое закрепление  теоретических знаний, полученных в  ходе обучения. Основным результатом  данной работы является отчет о прохождении  практики, в котором собраны все результаты деятельности за период прохождения практики и анализ основных показателей управления персоналом в организации.

С 04 по 30 августа 2011 года я проходила  учебно-ознакомительную практику на базе ООО «Юргинская мебельная компания» по специализации «Документовед, офис-менеджер».

На  период прохождения практики передо мной стояли следующие задачи:

• Составить организационную схему службы документационного обеспечения управления организации.
• Сделать анализ методов документирования в подразделении данной организации.
• Составить характеристику основных этапов документооборота в подразделении.

Для решения  поставленных задач были произведены  следующие действия:

• ознакомление с деятельностью организации;
• изучение специфики работы компании;
• анализ структуры организации;
• изучение методов документирования;
• отслеживание этапов документооборота в организации;
• углубление и закрепление собственных знаний, полученных в процессе обучения;
• применение на практике знаний, полученных во время учебных занятий;
• выработка навыков профессиональной подготовки;
• выработка навыков принятия решений и реализация решений в практической деятельности.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Характеристика ООО «Юргинская мебельная компания»

ООО «Юргинская мебельная компания»  было создано в 2006 году и явилось достойным продолжателем традиций «Юргинской мебельной фабрики».

На сегодняшний день данной компанией  накоплен огромный опыт по производству корпусной мебели, как серийных образцов, так и индивидуального проектирования. Мебель создается на современнейшем импортном оборудовании, производства ведущих европейских фирм. В производстве мебели  используются только безопасные высококачественные ламинированные древесно-стружечные плиты от ведущего производителя Сибири и Дальнего Востока ЛПК «ТомЛесДрев», а комплектующие и фурнитура – от престижных европейских фирм «Hettich» и «Blum».

Отличное оборудование, высококачественные материалы, творческий подход и ответственное  отношение к своему делу позволяют  изготавливать действительно высококачественную, надёжную и красивую мебель.

И именно поэтому предоставляемая  гарантия на произведённую мебель – 18 и 24 месяца.

На сегодняшний момент существует производство мебели нескольких направлений:

• корпусная мебель для дома;
• корпусная офисная мебель;
• мебель для детей и дошкольных учреждений;
• торговое оборудование по индивидуальным проектам;
• мебель индивидуального проектирования.

Говоря о структуре  управления ООО «Юргинская мебельная  компания» можно сказать, что  управление зависит от формы юридического существования организации.

ООО «Юргинская мебельная компания»  представляет собой общество с ограниченной  ответственностью – это коммерческая организация, учрежденная несколькими лицами, уставный капитал которой разделен на доли определенных размеров. Размер доли каждого участника  зафиксирован  в  учредительных документах. Число   учредителей составляет 3 человека.

 Участники  не  отвечают  по обязательствам  общества и несут риск убытков  в пределах стоимости своих  вкладов.

В ООО «Юргинская мебельная компания» организационную основу юридического оформления составляют два основных документа:

• Учредительный договор, который подписан всеми учредителями.
• Устав, который утверждается учредителями.

Высшим  органом  управления  является общее собрание участников. Исполнительным органом управления является директор.

Участники могут  выйти  из  общества  в  любое  время независимо от согласия других участников. Участник  может  передать  свою  долю  другому  частнику либо третьему лицу.

Организационную структуру предприятия можно представить следующим образом (Приложение 1).

Количество работников в данной организации – 50 человек. ООО «Юргинская мебельная компания» имеет филиал в городе Кемерово.

 

 

 

 

1.1. Организационная схема службы ДОУ

Для того, чтобы  говорить об организационной структуре службы ДОУ, необходимо четко разграничивать различные виды организационных структур.

Исторически сложились  следующие виды основных организационных структур:

1.Линейная.

2.Линейно-функциональная.

3.Дивизиональная.

4.Линейно-штабная

5.Матричная.

Линейная структура  характеризуется четким единоначалием.

В линейно-функциональной структуре управление осуществляется линейными и функциональными  руководителями.

Линейный руководитель осуществляет всю полноту управления но всем объектам и по всем функциям управления, несет всю полноту ответственности за результаты деятельности своего подразделения (руководитель предприятия, начальники цехов, мастера участков). Функциональные руководители бывают двух типов: реализующие одну или несколько функций управления по всему объекту управления (руководитель планового отдела, ОТК и т. п.), или те, кто реализует все функции управления в части объекта управления в соответствии с принятыми принципами специализации (главный инженер, главный механик и т. п.).

Дивизиональная  структура представляет собой "скоординированную  децентрализацию", вырастает из департамезации, в которой за основу берется какой-то конечный результат: продукт, потребитель  или рынок. Подразделения-дивизионы (стратегические бизнес-подразделения) имеют значительную производственно-хозяйственную самостоятельность при отсутствии статуса юридических лип.

Линейно-штабная  представляет собой линейно-функциональную структуру управления, дополненную  штабным органом. Штабное подразделение  может носить как временный, так и постоянный характер.

Штабные структуры  создаются в следующих случаях:

• ликвидация последствий стихийных бедствий, аварий, катастроф;
• освоение новой продукции, новой технологии, не традиционной для данного предприятия;
• решение внезапно возникшей неординарной задачи.

Матричная структура  построена по принципу одновременного управления, как по горизонтали, так  и по вертикали. Основу образует линейно-функциональная структура, которая дополняется  структурами программного управления. Помимо руководителя организации назначается руководитель программы, ранг которого выше ранга руководителя организации.

Матричные структуры  весьма многообразны: управление по проекту, временные целевые группы, постоянные комплексные группы.

При составлении  организационной структуры службы документационного обеспечения управления, необходимо учитывать форму организации делопроизводства. Существует три формы:

1.Централизованная.

2.Децентрализованная.

3.Смешанная.

При централизованной форме организации делопроизводства все технические операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении (службе документационного обеспечения управления), а творческая работа с документами осуществляется в других структурных подразделениях. Централизованную форму организации делопроизводства целесообразно использовать в том случае, если организация имеет линейно-функциональную организационную структуру.

Децентрализованная  форма организации делопроизводства предполагает создание самостоятельной службы делопроизводства в каждом структурном подразделении. Ее целесообразно использовать при дивизиональном типе организационной структуры или в условиях территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

Смешанная форма организации делопроизводства предполагает выполнение одних делопроизводственных операций (прием, регистрация, контроль, размножение документов) в службе документационного обеспечения управления, других (создание и оформление документов, их систематизация, формирование дел и хранение) в структурных подразделениях. Следует отметить, что при смешанной форме организации делопроизводства одна и та же технологическая операция, например регистрация поступающих и отправляемых документов, может осуществляться как в службе документационного обеспечения управления, так и в структурных подразделениях, в зависимости от категории документов.

В ООО «Юргинская мебельная компания» служба документационного обеспечения управления является самостоятельным подразделением. Особенность состоит в том, что служба документационного обеспечения управления и бухгалтерия являются соединенной воедино структурой. Данное подразделение подчиняется непосредственно руководителю организации, курирующему вопросы информации и документации.

Структура подразделения ДОУ в ООО «Юргинская мебельная компания» является линейной. Директору подчиняется главный бухгалтер, ему, в свою очередь: курьеры, секретари, архивариус, экспедиторы.

 

 

 

 

Схема 1 - Структура службы ДОУ в ООО «Юргинская мебельная компания».

 

 

 

 

 

 

 

 

Организация делопроизводства в ООО «Юргинская мебельная компания» имеет централизованную форму, что целесообразно при линейной структуре. Все операции по обработке документов сосредоточены в одном структурном подразделении.  К преимуществам централизованной формы организации делопроизводства относится возможность формирования единой базы данных по всем поступающим в организацию и создаваемым в ней документам, что позволяет повысить оперативность поиска документов и, следовательно, оптимизировать справочную работу по документам.

 

 

 

 

 

 

1.2. Методы документирования в службе ДОУ

Основной функцией службы документационного обеспечения  управления является документирование.

Документирование  – запись информации на различных  носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

По способу  представления различают бумажное(текстовое) и электронное документирование.

Текстовое документирование. Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью документируется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

В службе документационного обеспечения управления «Юргинской мебельной компании»  данный вид документирования играет важную роль. Большинство документов организации создается в электронном виде, после чего распечатывается и приобретает текстовую форму.  Создается несколько экземпляров, часть которых поступает исполнителю, или отправляется адресату, идет на утверждение или подпись. Один экземпляр текстового вида всегда сохраняется для архива. Существуют документы, которые пишутся от руки. Например, заявление или объяснительная.