Совершенствование учета и контроля за сохранностью и движением денежных средств

Кассовые операции - совокупность материально-технических процедур, заключающихся в приеме, хранении и выдаче наличных денег. Указанные  процедуры урегулированы нормами  финансового права, представляющими  в своей совокупности специальный  финансово-правовой институт.

Кассовые операции – это оприходование в кассу наличных денег; соблюдение порядка и сроков сдачи наличных денег; прием наличных денег в кассу предприятия, предпринимателя, частного нотариуса, выдача наличных денег из кассы предприятия, предпринимателя, частного нотариуса и оформление кассовых документов; порядок использования выручки; порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков; ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

Проверка правильности ведения  кассовых операций  производится  сплошным образом.  Начиная  со  дня   окончания   предыдущей   ревизии   (аудиторской проверки), все кассовые документы подвергаются сплошной проверке.  При  этом используются следующие документы и  регистры  бухгалтерского  учета:  отчеты кассира с приложенными приходными и расходными  кассовыми  ордерами;  журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров; кассовая книга;  корешки чеков использованных чековых книжек; выписки банка со счетов  предприятия  с прилагаемыми к ним документами; журналы-ордера по  кредиту  счетов  «Касса», «Расчетный  счет»,  «Специальные  счета  в  банках»,  «Денежные  документы», «Переводы в пути», «Краткосрочные  кредиты  банков»,  «Долгосрочные  кредиты банков»,  «Кредиты  банков  для  работников»;  ведомости  к  соответствующим Журналам-ордерам, ведущиеся по  дебету  счетов,  а  также  машинограммы  при компьютеризированной обработке учетной документации.

 Согласно  порядку  ведения кассовых  операций  в ходе   осуществления контроля денежных средств сначала надо выявить фактическое наличие  денег  и ценных бумаг  в  кассе  предприятия  путем  инвентаризации,  по  результатам которой  составляется  акт.  Закончив  инвентаризацию  кассовой  наличности, контролер тщательно проверяет  соблюдение  во  всем  объеме  правил  ведения кассовых операций.

  Прежде чем приступить непосредственно к проверке кассовых документов  и записей, необходимо установить, ведут ли на предприятии по установленной форме журнал регистрации приходных и расходных кассовых  ордеров,  предусмотренных Порядком ведения кассовых операций. Затем проверяют ведение кассовой  книги, которая  должна  быть  пронумерована  и  опечатана  сургучной   печатью,   а количество листов в  ней  должно  быть  заверено  подписями  руководителя  и главного бухгалтера. Необходимо установить,  действительно  ли  только  одну кассовую книгу ведут в данном предприятии, как это предусмотрено инструкцией Национального банка Республики Беларусь.

 При ревизии приема  наличных  денег,  полученных  в  учреждении  банка, следует  сверить  записи  в  кассовой  книге,  приходных  кассовых  ордерах, корешках чеков и выписках банка. При установлении фактов неоприходования  по кассе полученных в банке  наличных  денег  следует  составить  промежуточный акт, для привлечения в установленном порядке к ответственности виновных  лиц и взыскании с них причиненного предприятию материального ущерба.

  Для выявления  полноты  оприходования  по  кассе  денег,  полученных  в учреждении банка,  необходимо  тщательно  изучить  сложившуюся  на предприятии практику получения, учета и хранения чековых книжек, а также  выписки  чеков при поездке кассира в банк. При наличии каких бы то ни было  отступлений  от действующего порядка, об этом делают запись в  общем  акте  ревизии  и  дают указания главному бухгалтеру предприятия об их немедленном устранении.

  Все чековые книжки должны храниться в сейфе  у  главного  бухгалтера  и заполняются до выезда кассира из предпрития.

  При проверке расходных кассовых документов общим  требованием  является определение правильности списания и законности расходования  наличных  денег по кассе предприятия. Основным направлением такого движения  денежных  средств является их  выдача  в  оплату  труда.  Поэтому  в  первую  очередь  следует проверить расчетно-платежные ведомости и расходные кассовые ордера.

  Как приходные, так и расходные кассовые документы проверяют,  также,  с точки зрения правильности их заполнения  (должны  быть  заполнены  шариковой ручкой без каких-либо подчисток, помарок или исправлений), передачи в  кассу для исполнения (не  допускается  их  выдача  на  руки  лицам,  вносящим  или получающим деньги) и даты исполнения (разрешается производить по  ним  прием и выдачу денег только в день их  составления).  Все  приходные  и  расходные кассовые документы должны быть  подписаны  кассиром,  а  приложенные  к  ним документы погашены штампами «получено» и «оплачено».

 Ревизия кассовых операций на филиале «Автобусный парк № 5» проводится с целью установления соблюдение кассовой дисциплины и осуществляется сплошным способом. Прежде всего,  проверяют правильность оформления и достоверность первичных кассовых документов филиала:

а) предметом  проверки приходных и расходных кассовых ордеров является их соответствие унифицированным формам, аккуратность заполнения, а также:

    - наличие в расходных ордерах подписей  руководителя и главного бухгалтера исследуемого предприятия;

   - наличие в расходных кассовых ордерах сведений, удостоверяющих личность получателя наличных денег;

   - наличие в приходных кассовых ордерах подписи главного бухгалтера;

  - порядок регистрации приходных кассовых ордеров в Инспекции Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь;

  - порядок регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в журнале соответствующей формы, определенной учетной политикой предприятия (приложение Г);

         б) в отношении платежных ведо мостей:

• проверяют правильность оформления ведомостей, в частности, наличие подписи руководителя филиала;
• проводят арифметическую проверку итоговых данных;
• сумму, подлежащую выплате, сверяют в платежной и расчетной ведомости по начислению заработной платы;
• фамилии лиц, записанные в ведомости, сверяют с данными учета личного состава филиала «Автобусный парк № 5».

        С целью проверки полноты и своевременности оприходования поступающих в кассу наличных денег, полученных из банка,  сверяются записи на корешках чеков в чековой книжке,  в кассовой книге, в выписках банка и в журнале-ордере №2 в следующей ведомости:

№ чека	Дата выписки чека	Сумма по чеку	Получено по  выписке		Оприходовано по кассе			Отклонение
			дата	сумма	дата	№ ПКО	сумма	дни	сумма

При проверке чеков на филиале «Автобусный парк № 5» следует удостовериться в наличии всех выписок банка со счетов предприятия. Если конечный остаток средств  в  предыдущей  выписке соответствует начальному остатку в последующей,  то  это  свидетельствует  о наличии всех  выписок  по  данному  счету.  Недостающие  выписки  необходимо затребовать в  банке.  Достоверность  выписок  определяется  по  их  внешним признакам (наличие необходимых реквизитов, подписей, штампов банка и др.)  и путем встречной проверки  в  банке.  Произведенные  исправления  в  выписках заверяются  подписью  главного  бухгалтера  и  гербовой  печатью  банка.   В обязательном порядке встречной проверке  подвергаются  выписки, имеющие подчистки и исправления, не подтвержденные банком.

Для облегчения работы и  обеспечения полноты  проверки  оприходования  в кассу полученных в банке денег целесообразно составлять ведомость, в которую записываются  данные  всех  чеков  по  возрастающим  номерам, включая испорченные и аннулированные  чеки.  Против  номера  такого  чека  в ведомости делается  отметка  «Аннулировано».  Это  позволяет  выявить  факты неоприходования в кассу полученных наличных денег.

 При выявлении случаев неоприходования  денег,  исправлений,  подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке  банка  и оприходования их в кассу следует установить их причины.  Для  этого  берутся письменные  свидетельства  кассира  и   главного   бухгалтера   предприятия, проводится встречная проверка в банке.

Целевой характер расходования денег,  полученных в учреждении банка, проверяется на основании отчетов кассира, приложенных к ним документов, а также журнала-ордера № 1 балансовым методом в следующей ведомости:

Остаток на начало месяца

Поступило, руб.

Израсходовано, руб.

Остаток на конец месяца

Из банка по чекам для выплаты

возврат подотч. сумм

за реализ. ТМЦ

прочие

на зарплату

на выплату пособий

подотчет

сдано в банк выручка кассы

сдана в банк депонирован. зар. плата

всего

зарпла-ты

посо-бий

хоз. рас-ходы

 

Ведомость подписывается ревизором (аудитором) и главным бухгалтером филиала.

По операциям  расходования наличных денежных средств и выдачи их из кассы филиала «Автобусный парк № 5» проверяют:

- своевременность  возврата в банк остатков денежных  средств по депонированной заработной  плате; 

- соблюдение согласованных с обслуживающим банком условий расходования на месте наличных денег,  поступающих в кассу юридического лица;

- соблюдение порядка выдачи наличных денег подотчет, сроков составления отчетов об израсходованных суммах и сроков возврата неизрасходованных сумм;

- порядок инкассирования денежной выручки;

-соблюдение согласованного порядка и сроков сдачи выручки в обслуживающий банк (ОАО АСБ «Беларусбанк»);

-соблюдение установленного  предельного размера расчетов  наличными деньгами между юридическими  лицами проверяют на основании документов, приложенных к кассовым ордерам.

При проверке кассовой книги филиала «Автобусный парк № 5» Государственного предприятия «Минсктранс» устанавливается достоверность произведенных в ней записей, правильность указанных оборотов и выведенных остатков. С этой целью проверяют:

- наличие первичных  кассовых документов, приложенных к отчету кассира,

- соответствие  порядковых номеров и сумм  кассовых ордеров номерам и  суммам, указанным в кассовых  отчетах,

-по каждому кассовому отчету подсчитывают обороты по приходу и расходу и проверяют правильность выведенного в каждом отчете остатка денег;

-сверяют месячные  обороты и остатки по кассовой  книге с оборотами и остатками в журнале-ордере № 1, ведомости по счету «Касса» и в Главной книге;

-сопоставляют  записи в ведомости по счету  «Касса» с соответствующими оборотами в журнале-ордере № 2;

- проверяют, своевременно ли составляется отчет кассира и передается в бухгалтерию отрывной лист кассовой книги.

Правильность  отражения кассовых операций на счетах бухгалтерского учета в филиале проверяется на основании данных отчетов кассира и приложенных к ним оправдательных документов, а также записей в учетных регистрах. Целью такой проверки является выявление хозяйственных операций с неправильной корреспонденцией, повлекших искажение учетной и отчетной информации или списание похищенных сумм. Для этого рекомендуется составить вспомогательную ведомость нетипичных проводок, требующих дальнейшей проработки:

Документ			Корреспонденция счетов	Сумма, руб.	Содержание операции	Вопросы, рекомендуемые проводки	Дальнейшая проработка
наименование	№	дата

 

            Методика проведения ревизии кассовых операций с наличной иностранной валютой на филиале «Автобусный парк № 5» аналогична методике проверки кассовых операций в белорусских рублях. Однако имеются некоторые особенности. В частности, в процессе проверки дополнительно необходимо: