Создание базы данных по расходам на качество

Введение

 

Для эффективного развития экономических  отношений в России все большее  значение приобретает качество выпускаемой  продукции, работ, услуг. Многие коммерческие организации в России и за рубежом  стали уделять серьезное внимание качеству для выживания в условиях ужесточившейся конкуренции. В современных  условиях рассчитывать на ведущие позиции  на рынке могут коммерческие организации, способные оперативно разработать, произвести новые виды продукции, работ, услуг, обеспечив при этом высокий  уровень качества. Профессор К. Друри отмечает: «Если в начале 1980-х гг. большинство американских и европейских компаний рассматривали качество продукции как источник дополнительных производственных затрат, то к концу десятилетия они начали понимать, что качество продукции дает экономию средств». Развивать и управлять качеством невозможно без информации.

В бухгалтерской отчетности коммерческой организации затраты на качество продукции, работ, услуг входят в  общую сумму затрат на производство и в самостоятельную группу не выделяются. В результате чего пользователи бухгалтерской отчетности не могут  получить необходимой информации о  затратах на качество продукции. Для  управления качеством продукции, принятия эффективных управленческих решений  коммерческой организации необходимо располагать более детализированной информацией о затратах на качество продукции, поэтому важно разработать  методические подходы к функционированию учетно-аналитического обеспечения  управления качеством продукции. Профессор  К. Друри справедливо отмечает, что «перспективные системы управленческого учета должны будут способствовать компаниям в достижении высокого качества на всех стадиях хозяйственной деятельности: они должны предусматривать такие формы отчетности и набор таких показателей, которые будут стимулировать менеджеров и оценивать их усилия по улучшению качества».

 

Многие предприятия, внедрившие систему менеджмента качества (СМК) и получившие сертификат, не смогли повысить рентабельность производства, так как не уделили должного внимания экономическим аспектам качества.

Для того чтобы СМК способствовала систематическому повышению рентабельности предприятия, необходимо наладить учет и анализ затрат на обеспечение качества и учет и анализ потерь. Именно для этого разработаны методические рекомендации, приведенные в настоящей статье.

Рекомендации по организации  учета расходов на качество

Эволюционное развитие теории управления качеством ставит предприятия, вступившие на путь постоянного улучшения, перед необходимостью совершенствования информационной базы - учетной системы, которая, с одной стороны, будет основой для нового стиля управления, с другой - информационной опорой функционирования СМК.

Если на предприятии внедрена и функционирует СМК, значит, определены бизнес-процессы, в том числе процессы менеджмента качества, и, следовательно, затраты на процессы менеджмента качества являются затратами на обеспечение качества.

Связь затрат с процессами обеспечивает АВС-метод¹, или, по-другому, функциональный подход [2]. (ABC-метод (Activity Based Costing) - расчет себестоимости, основанный на деятельности (см.: Адлер Ю.П., Щепетова С.Е. Расчет себестоимости, основанный на деятельности // ММК. - 2002. - № 9. - С. 4-8. - Прим. Ред)

Если смотреть в корень проблемы, то учет затрат по бизнес-процессам - это следствие внедрения процессного подхода к управлению, а совершенствование учетной системы должно проводиться в момент создания и внедрения СМК, интегрированной в общую систему управления организацией. В противном случае, учетная система предоставляет информацию, не востребованную новым стилем управления, и, как следствие, возникает информационный кризис управления.

Поскольку система управленческого  учета и СМК интегрированы  в общую систему управления предприятием, то система управленческого учета не может функционировать автономно. Результат взаимодействия  двух этих систем в интегрированной   системе управления организацией   -   это  подсистема учета расходов на управление  качеством,  или подсистема управления расходами на качество.

В российском законодательстве сегодня отсутствуют какие-либо преграды для развития управленческого учета расходов на качество. Назрели объективные предпосылки для его становления и развития на предприятиях с учетом ранее накопленного опыта и традиций.  

Учет расходов  на качество  организуется  по двум основным направлениям: учет затрат на обеспечение качества и учет потерь.

Конечно, вполне возможно внедрить систему управления расходами на качество с минимальными изменениями  в учетной системе путем доработки  форм учетной документации, но такая система не будет служить информационной опорой управления бизнес-процессами, в том числе процессами менеджмента качества. Поэтому подсистему управления расходами на качество будем рассматривать как результат взаимодействия усовершенствованной системы управленческого учета и СМК.

Рассмотрим процесс создания функциональной системы учета и  подсистемы учета расходов на качество поэтапно.

Первый этап.  Выделение бизнес-процессов организации, в том числе процессов менеджмента качества, по которым учетная система будет собирать информацию о затратах.

Совокупность   процессов   менеджмента качества (п. 4.1."а" стандарта ISO 9001:2000) каждое предприятие определяет самостоятельно в зависимости от условий и особенностей функционирования и от уровня развития (зрелости) СМК.

Если на предприятии уже  внедрен процессный подход, то на данном этапе сразу переходят к определению  рациональной степени детализации  учета по процессам.

Высокий   уровень   детализации   бизнес-процессов связан с необходимостью сбора большого объема информации и является слишком дорогим. О предприятии с такой детализированной учетной системой говорят, что "оно на 90% занято производством информации, которая на самом деле - "белый шум".

В то же время высокий  уровень агрегирования бизнес-процессов  снижает точность учета затрат по видам продукции.

Результатом данного этапа  является  определение перечня бизнес-процессов, в том числе процессов менеджмента качества, по которым будет собираться информация о расходах.

За каждый бизнес-процесс  отвечает центр ответственности,   который   создается   на   базе   конкретного подразделения предприятия.  В целях учета каждому ^;;;   бизнес-процессу и центру ответственности целесообразно присвоить идентификационные номера, что позволит организовать сбор информации о расходах по процессам и по подразделениям. После того как процессы менеджмента качества определены, им также необходимо присвоить идентификационные номера для автоматизации учета.

Второй этап. Распределение затрат по бизнес-процессам, в том числе по процессам СМК

Бизнес-процессы становятся объектами учета. Объектами учета  затрат на обеспечение качества являются процессы менеджмента качества.

Для того чтобы оценить  себестоимость каждого бизнес-процесса, в том числе процессов менеджмента  качества, затраты, ранее собранные  в калькуляционные статьи, необходимо перегруппировать по выделенным на первом этапе бизнес-процессам. При этом надо различать прямые и косвенные по отношению к бизнес-процессу затраты.

Прямые затраты могут  быть непосредственно отнесены в себестоимость конкретного бизнес-процесса, в то время как косвенные затраты требуют дополнительной процедуры распределения, так как являются следствием функционирования нескольких бизнес-процессов. Примером косвенных затрат могут служить затраты на коммунальные услуги, расходы на аренду и т. д.

От редактора

Ну тут надо бы заметить, что аренда-то как раз может классифицироваться и как прямые затраты. Все зависит от процесса и от того, можно ли перенесте стоимость аренды непосредственно на себестоимость процесса. Например, аренда экскаватора-погрузчика может быть примером прямых затрат в некотором процессе, если ни для каких посторонних процессов этот погрузчик не используется, и непосредственно по завершению процесса возвращается арендодателю. Есть и другие примеры - например, разные формы аренды большегрузных шин, при которых "арендатор" платит не за сами шины, а за их фактический пробег...

Чтобы распределить косвенные  затраты по бизнес-процессам, необходимо на этом этапе выбрать базы распределения  или факторы ресурсных затрат [2]. Фактор ресурсных затрат - количественный параметр бизнес-процесса, влияющий на величину данного вида косвенных  затрат, выбираемый в качестве базы их распределения между бизнес-процессами. Например, для распределения расходов на оплату коммунальных услуг и аренду производственных помещений логично выбрать площадь, занимаемую каждым бизнес-процессом. Важной характеристикой фактора ресурсных затрат является доступность его измерения применительно к бизнес-процессам.

Третий этап. Выбор фактора издержек² для каждого бизнес-процесса, в том числе для процессов управления качеством, используя который, косвенные затраты распределяют по объектам калькулирования - по видам продукции. (Фактор издержек, называемый также "носителем затрат", - фактор, который отражает уровень активности бизнес-процесса и оказывает решающее влияние на изменение суммы затрат).

Практически невозможно найти  универсальный фактор издержек, который  можно было бы использовать для всех бизнес-процессов.

Выбор фактора издержек - очень ответственная задача, решение  которой влияет на: 

  трудоемкость учета и распределения затрат, в том числе затрат на обеспечение качества, по видам продукции,   следовательно,   и   на   себестоимость учетного процесса;  

  точность распределения затрат по видам продукции и, следовательно, на качество и цену принимаемых решений, в том числе и в области управления качеством продукции определенного вида. В процессе выбора факторов издержек нельзя забывать богатый опыт отечественных предприятий по учету и распределению косвенных расходов.

Для косвенных затрат, зависящих  от объема производства, можно использовать традиционные базы распределения: время работы оборудования, основную заработную плату производственных рабочих, суммы прямых затрат и т. д. Затраты, не зависящие от объема производства, распределять на основе объемных носителей бессмысленно. Кроме того, тем предприятиям, где сочетается крупносерийное и мелкосерийное производства, объемонезависимые затраты нецелесообразно распределять, применяя традиционные способы. В этом случае затраты на продукцию мелкосерийного производства будут искусственно занижены, в то время как затраты на продукцию крупносерийного производства - завышены.

Примером объемонезависимых  затрат при определенных условиях могут быть затраты на контроль точности технологического оборудования,  сертификацию    и    аудит СМК, подготовку кадров по качеству, сбор и анализ информации в   целях   выбора   поставщика и аудит системы качества поставщика, входной   контроль материалов, сбор информации о качестве продукции в процессе эксплуатации и т. д.

Первоначально в большинстве  случаев исходных данных о факторах издержек для каждого бизнес-процесса на предприятии нет. Чтобы уточнить потенциальные факторы издержек, рекомендуется проводить собеседования с работниками, занятыми в отдельных видах деятельности. Кроме того, если сложно выбрать носитель затрат, исходя из принципа причинности, то можно воспользоваться "методом от обратного", т. е. отвергаются те варианты, которые явно не подходят. Примеры возможных факторов издержек: для распределения затрат на входной контроль - число операций входного контроля, для распределения затрат на контроль готовой продукции - трудоемкость приемочного контроля.

Окончательный выбор факторов издержек ложится на плечи руководителя процесса или бухгалтера-аналитика. Выбор осуществляется на основе анализа явной взаимосвязи между затратами и факторами издержек, опираясь на результаты собеседований и на собственные суждения, а также с учетом следующих условий: 

 

Для того чтобы заставить  высший менеджмент инвестировать  в качество, необходимо перевести язык представлений о менеджменте качества на более понятный им язык денег. 

 

-    фактор должен отражать уровень активности бизнес-процесса;

-    фактор должен легко поддаваться измерению таким образом, чтобы его можно было отнести к тому или иному виду продукции.

Результатом этого этапа  является рациональный выбор фактора  издержек по критерию "затраты - результат" для распределения косвенных затрат по объектам калькулирования - по видам продукции.

Точное распределение  затрат на обеспечение качества по видам продукции позволяет определить их долю в себестоимости продукции определенного вида, что важно для последующего анализа.

 

 

 

 

Четвертый этап. Создание базы данных по расходам на качество.

Получение информации о затратах на качество для различных целей  и задач управления обеспечивается специальной системой аналитических  счетов бухгалтерского управленческого учета. Поэтому для интеграции системы управленческого учета и СМК предстоит решить следующие задачи.

1.   Корректировка форм учетной документации целях сбора первичной информации    о расходах на качество. Согласно ст. 6 п. 3 Закона  РФ  "О  бухгалтерском  учете",   формы   первичных   документов,   применяемых для   оформления   хозяйственных      операций,   по   которым  не предусмотрены   типовые формы первичных учетных документов, а также формы документов внутренней бухгалтерской отчетности, утверждаются предприятием самостоятельно.