Создание базы данных по расходам на качество

2.  Корректировка рабочего плана счетов предприятия путем выделения отдельных субсчетов для сбора информации о расходах на качество. Согласно ст. 6 п. 3 Закона РФ "О бухгалтерском учете", предприятием самостоятельно корректируется и утверждается рабочий план счетов бухгалтерского учета в соответствии с требованиями полноты учета и отчетности.

3.  Согласование временных регламентов подготовки отчетов о расходах на качество с требованиями планирования и контроля за деятельностью подразделений предприятия.

4.  Внедрение системы документооборота на предприятии, обеспечивающего ведение учета расходов на качество по определенным признакам.

Существующей учетной  документацией не предусмотрено выделение расходов на качество. Поэтому они выясняются с помощью дополнительной регистрации в базе данных по расходам.

База данных по расходам на качество создается на основе плана  бухгалтерских счетов путем введения в функциональную систему учета  специального драйвера (управляющей  программы) данных по расходам на качество. Дополнительно создается драйвер факторов ресурсных затрат и факторов издержек для каждого процесса управления качеством.

На данном этапе в соответствии с классификацией расходов разрабатывается система кодирования. Эта работа выполняется совместно бухгалтерами и программистами. Система кодирования создается предприятием самостоятельно в зависимости от степени автоматизации системы учета и от специфики программного обеспечения. На основе кодов в режиме "Поиск" можно сделать выборку данных о расходах на качество, необходимую для последующего анализа деятельности СМК.

Таким образом, задача для  бухгалтера на четвертом этапе - определить, в каких первичных документах будут отражаться расходы на качество. Формы учетных документов дорабатываются: вводятся дополнительные строки для  регистрации расходов на качество. Вносятся изменения в рабочий  план счетов бухгалтерского учета и  согласуются сроки подготовки отчетов  о расходах на качество. Участие  бухгалтера гарантирует высокую  степень доверия к данным о  расходах на качество.

Задача программиста - создать  на базе автоматизированной системы учета драйвер расходов на качество, драйвер факторов ресурсных затрат для распределения косвенных затрат по бизнес-процессам менеджмента качества и драйвер факторов издержек для распределения косвенных затрат на обеспечение качества по видам продукции.

Учет расходов на качество. Учет расходов на качество не является автономной учетной системой и не требует применения специального метода учета и калькулирования себестоимости.

Подтверждением данных учета  расходов на качество являются:

1)  первичные учетные документы;

2)  аналитические регистры учета расходов на качество;

3)  расчет суммы расходов на качество продукции по категориям  PAF-модели  (Prevention - превентивные    затраты,   Appraisal   -    затраты   на оценку, Failure costs - потери от брака) - модели А.  Фейгенбаума и по этапам жизненного цикла продукта для последующего анализа. Учет и распределение затрат на обеспечение качества по видам продукции. В полном объеме в себестоимость продукции определенного вида включаются те затраты, в отношении которых можно однозначно сказать, что они возникли в связи с ее производством. Такие затраты относятся к категории прямых затрат. Распределение прямых затрат по видам продукции в функциональной и традиционной калькуляции не имеет различий и не вызывает методических сложностей.

Если для затрат на качество, которые относятся к категории  прямых, сохраняется действующий  порядок учета и распределения по видам продукции, то в отношении косвенных затрат (а большинство затрат на обеспечение качества относится именно к этой категории) этого сказать нельзя.

Как в традиционной, так  и в функциональной системе применяется  двухэтапный процесс распределения косвенных затрат.

Рассмотрим процесс распределения  косвенных затрат по АВС-методу.

На первом этапе все затраты аккумулируются по процессам (по объектам учета), в том числе по процессам менеджмента качества, используя систему кодов.

Косвенные по отношению к  бизнес-процессу затраты распределяются пропорционально фактору ресурсных  затрат.

Затраты обслуживающих и  управляющих процессов не перераспределяются на основные процессы, как, например, в традиционной системе.

На втором этапе все затраты на бизнес-процессы, в том числе на процессы менеджмента качества, относятся на себестоимость продукции определенного вида пропорционально выбранным факторам издержек.

С одной стороны, учет и  распределение затрат по АВС-методу более трудоемок по сравнению с традиционно применяемым методом, а с другой - служит информационной опорой управления бизнес-процессами и обеспечивает более точное распределение косвенных затрат по видам продукции, что, в свою очередь, оказывает непосредственное влияние на результаты последующего анализа и качество управленческого решения.

Учет потерь. В настоящее время классификация расходов для целей налогообложения регламентирована гл. 25 ч. 2 Налогового кодекса РФ (НК). В соответствии с этой статьей потери от брака входят в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией продукции, и уменьшают налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (п. 1 ст. 264 гл. 25). Важно подчеркнуть, что цель гл. 25 НК - правильно определить налогооблагаемую базу и рассчитать сумму налога на прибыль, которая будет перечислена в государственный бюджет.

В целях планирования, учета  и калькулирования себестоимости продукции промышленные предприятия руководствуются до сих пор отраслевыми инструкциями по этим вопросам.

В зависимости от того, насколько  правильно организован учет брака  и его документальное оформление, предприятие оперативно может определять причины брака, его размеры и затраты на исправление. Анализ этих данных помогает разработать корректирующие и предупреждающие меры для устранения причин брака.

Отечественные предприятия  имеют богатый опыт учета потерь от брака. Учет затрат на исправление брака и потерь от брака организуется в бухгалтерии предприятия по местам возникновения брака, видам продукции и статьям затрат, а в отделе технического контроля - по местам возникновения брака, видам и причинам. Для организации учета потерь от брака и систематизации сведений о браке на предприятиях разрабатывается типовой классификатор брака в производстве по видам, причинам и виновникам. Организованный таким образом учет брака позволяет сопоставлять затраты на обеспечение качества и потери от брака, определять области улучшения работы СМК и планировать превентивные и оценочные затраты на обеспечение качества.

В разработанных методических рекомендациях корректно решены вопросы учета потерь от брака, потерь от простоев оборудования по причине  нерезультативной работы СМК, расходов на возмещение морального ущерба потребителю, а также учет потерь в виде неустоек, штрафов и пеней. Но есть потери, информацию о которых учетная система предприятия предоставить не может. Данный вопрос требует детального рассмотрения, но уже в рамках другой статьи.

 

 

Для анализа стоимостной  величины средств, затрачиваемых на поддержание качества продукции, используется различная информация. Но прежде чем  перейти к ее сбору, следует определить, каково назначение информации.

Цель сбора данных в  процессе стоимостного анализа качества может состоять в следующем:

• выявление конкурентоспособности продукции на существующих рынках;
• определение размеров необходимых капиталовложений;
• выявление взаимосвязей затрат на качество продукции и результатов хозяйственной деятельности предприятия;
• снижение затрат на единицу продукции при сохранении ее прежнего качества;
• снижение затрат на изделия при одновременном улучшении их свойств;
• определение величины издержек по видам для изменения их структуры;
• увеличение объема производства без снижения качества продукции из прежнего объема ресурсов за счет уменьшения и ликвидации отходов;
• анализ отклонений от установленных требований;
• контроль продукции;
• установление цены на продукцию и др.

Отсюда видно, что часть  данных о качестве, касающаяся технических  особенностей изделия и его производства, находится на предприятии-изготовителе, а другая – на конкурирующем предприятии  или в сфере реализации, т.е. во внешней среде.

Данные для анализа  затрат на качество могут быть первичными, как правило, это технические и иные параметры изделий, содержащиеся в ТУ, ГОСТах, сертификатах и иных документах, подтверждающих качество продукции, и вторичными, получающимися в результате обработки первичных.

Данные нуждаются в  обработке. Сокращает затраты времени  на обработку данных разработка таких  видов носителей, которые делают возможными предварительные выводы сразу после сбора данных. Для  этого необходимо зарегистрировать источник информации (дату, когда она  собиралась, работника, делавшего операцию, станок, на котором производилась  обработка, партию используемых материалов и т.п.). Регистрировать информацию следует  в таблицах, облегчающих и ускоряющих вычисление статистических показателей, используемых при принятии оперативных  управленческих решений и для  дальнейшего более глубокого  статистико-математического анализа  взаимосвязей и тенденций.

Существует огромное количество учетных регистров, варьируемых  на различных предприятиях в зависимости  от рода деятельности, типа выпускаемой  продукции и т.п. (табели, отчеты о  расходах, заказы на поставку, отчеты о  переделке продукции и т.д.). В  качестве примера можно привести регистрацию дефектов контролером  ОТК штампованной пластиковой детали. Данная форма позволяет видеть причины  брака и быстро определять нанесенный им ущерб и его виновника.

Кроме того, дальнейшее проведение в случае необходимости технической  экспертизы бракованных деталей  и сопоставление ее результатов  с предварительным заключением  контролера ОТК подтвердит и уровень  квалификации последнего.

Как уже было сказано выше, на различных  предприятиях могут применяться  аналогичные и другие учетные  формы. Подобные формы регистрации данных об отклонении параметров качества изделий от запланированного целесообразны для сбора внутренних первичных технических характеристик производимой продукции, которые затем используют в факторном анализе затрат на качество продукции.

Одним из внутренних источников информации, позволяющих определить структуру  затрат на изделие и обладающих большим  преимуществом перед другими  благодаря обязательности составления, преемственности входящих в нее  показателей, достоверности и наглядности, является смета затрат на производство. Она удобна для поиска направлений  их снижения и минимизации цены изделия. Кроме того, можно использовать данные о затратах на производство по их видам, собираемые на счетах бухгалтерского учета.

Более сложным, трудоемким и дорогим  является получение внешней информации. Часть ее содержится в рекламных  проспектах, прайс-листах, материалах периодической печати и специальной  литературе. Эти данные более надежны  по сравнению с получаемыми в сфере реализации путем проведения специальных выборочных обследований по изучению мнения потребителей о цене и качестве продукции. Однако информацию, получаемую из выборочных обследований, трудно чем-либо заменить, если предприятие хочет учесть желание покупателей для увеличения объема продаж путем улучшения свойств продукции. С этой целью можно использовать опрос продавцов продукции и покупателей или проводить анкетирование населения, которое в процессе обработки данных необходимо разбить на группы (классы). Это позволит знать мнение различных социальных, возрастных и других групп населения о продукции предприятия с использованием типической выборки для получения информации.

 

 

 

При сборке таких данных по ограниченному  числу потребителей, особенно при  малой выборке, удобно построение диаграмм рассеивания, позволяющих изучить  зависимость между парами переменных, например ценой и внешним оформлением, упаковкой товара. Этими переменными  могут быть:

а) характеристика качества или влияющий на нее фактор;

б) две различные характеристики качества;

в) два фактора, влияющих на одну характеристику качества.

Целесообразно хотя бы одной из переменных брать показатель, выражающий затраты  на качество, создание или поддержание  какого-либо свойства продукции или  цену на нее, т.е. стоимостную величину.

 

 

Существует несколько методов  сбора информации. Наиболее распространен традиционный метод сбора данных. Недостатки: концентрация внимания на данных бухгалтерского учета, возможность его применения только к производству и учет не всех видов затрат. Достоинства: возможность использования уже имеющихся данных и принятой системы измерения, связь затрат на качество с ценой.

Метод документирования дефектов основан на получении информации о затратах на качество из записей и отчетов по качеству. Такой метод, дает возможность получать более полные данные и позволяет сопоставить данные по качеству с финансовыми результатами компании.

Методом, вовлекающим в работу по сбору данных о затратах на качество большое число сотрудников, является метод «время и посещаемость», основанный на тщательном документировании сотрудниками затрат своего рабочего времени. Использование данного метода позволяет получать фактически полную информацию, в том числе и о некоторых скрытых затратах на качество, но при этом может потребоваться дополнительное обучение сотрудников фиксированию затрат рабочего времени, возрастает загрузка руководителей.