Формализация информации о фактическом состоянии проекта

3.1 Формализация информации о фактическом состоянии проекта

 

 

Процесс управления выполнением проекта предполагает необходимость реализации функции  мониторинга на основе информации о  фактическом состоянии проекта. При этом, плановый мониторинг проекта  целесообразно проводить в вехах согласно календарному графику.

Поскольку согласно календарному графику проект предполагается начать только в январе 2014 г., смоделируем  процедуру мониторинга проекта  для даты 29 октября 2011 г.

После финиша работы «Теоретические занятия» стало очевидно, что для проведения практических занятия необходимо привлечь дополнительно еще двух экспертов, цена которых составляет по 100 дол. США в час.

Проанализируем фактический  ход выполнения проекта с использованием наиболее универсального инструмента определения отклонений в проекте – метода освоенного объема [21, 22]. Для этого проанализируем базовый (целевой) график по пакетам работ (рис. 3.1), базовые показатели метода (рис. 3.2, табл. 3.1).

Анализ представленных данных позволяет спрогнозировать срок завершения проекта при условии, что оставшаяся часть проекта не будет перепланирована.

Для прогнозирования срока завершения проекта к плановой дате завершения 15.03.2014 прибавим длительность отставания на рассматриваемую дату 16.02.2014. Для этого выявим для работы критического пути, которая фактически выполняется на текущую дату, ту дату, на которую она планировалась выполняться. Разница между этими датами и является сроком отставания, и составляет 6 рабочих дней.

 

 

Рис. 3.1. Базовый (целевой) график по пакетам работ проекта

 

 

Рис. 3.2. График освоенного объема состоянием на 16FEB11

 

 

Рис. 3.3. График показателей освоенного объема состоянием на 16FEB11

Таблица 3.1

Данные освоенного объема проекта 

№ п/п	Показатель	Сущность показателя	Фактическое значение показателя, комментарии
1	Плановая (бюджетная) стоимость запланированных работ (запланированный объем PV)	Сумма плановых бюджетных стоимостей работ, которые  должны быть выполнены на конкретную рассматриваемую дату. Рассчитывается на основе плана проекта	1600 $
2	Фактическая стоимость выполненных работ (фактические затраты AC)	Рассчитывается  как сумма реальных затрат по проекту  на рассматриваемую дату на основе бухгалтерских документов	4800 $
3	Бюджетная стоимость фактически выполненных работ (освоенный объем EV)	Рассчитывается  как сумма бюджетных стоимостей всех работ, которые фактически выполнены  по проекту на рассматриваемую дату на основе фактических отчетов о  состоянии выполнения проекта	1600 $
4	Отклонение  от стоимости (CV)	CV=EV-AC Показывает в денежном выражении, на сколько затрачено ресурсов больше для уже выполненных работ по сравнению с тем, что планировалось.	-3200 $   Причина отклонения – привлечение дополнительных экспертов
5	Отклонение от графика (SV)	SV=EV-PV Показывает в денежном выражении, на сколько в плановых ценах выполнено работ меньше, чем планировалось.	0 Отсутствие отклонений от запланированного календарного графика  работ
6	Индекс выполнения стоимости CPI	CPI=EV/AC	0,33   При CPI=0,33, фактические затраты на выполненные работа превышают запланированные затраты примерно в 3 раза. При CPI=1 фактические и плановые затраты совпадают. CPI>1 показывает экономию затрат. Если CPI значительно меньше 1, то может быть принято решение о приостановке или даже закрытии проекта
7	Индекс выполненя  графика SPI	SPI=EV/PV	1 Аналогично интерпретации CPI. Работы выполняются в срок.
8	Индекс отклонения по затратам CDI	CDI=CV/EV	2

 

Для прогнозирования стоимости проекта по завершению (ЕАС – смета по завершению проекта) используем показатель отклонения по затратам. В качестве базового показателя используем плановый бюджет проекта ВАС, который составляет 20 тыс. дол. США. При этом отклонение будем рассчитывать как минимум по двум допущениям.

Первое допущение касается того, что работы, оставшиеся по проекту, будут выполнены в рамках запланированного для них бюджета. Тогда ЕАС=ВАС+CV=: 20000 + 3200 = 23,2 тыс. дол. США.

Второе допущение  касается того, что на протяжении оставшейся части проекта существующие темпы  перезатрат останутся такими, как сейчас. Тогда ЕАС=ВАС*(1+CDI)= 20000 * (1+2) = 40 тыс. дол. США.

 

 

2. Отчетность по проекту 

 

 

Информация  о фактическом состоянии проекта с соответствующими выводами и рекомендациями является основой для принятия управленческих решений о продолжении или приостановке проекта. Для возможности ее использования при принятии решений представим данные, полученные с использованием метода освоенного объема, а также другие данные об изменениях в проекте, в отчете о прогрессе проекта (табл. 3.2).

Таблица 3.2

Отчет о состоянии проекта на 16 февраля 2014 г.

Да	Нет	Общее состояние
+		Будет ли проект завершен вовремя?
-		Будет ли проект завершен в пределах бюджета?
+		Будут ли произведенные продукты соответствовать  установлено уровню качества?
+		Успешно ли управляются заявки изменений  содержания?
+		Успешно ли решаются предложения?
+		Успешно ли снижаются риски?
+		Удовлетворяются ли все требования потребителей?
Пояснения пунктов, на которые ответили «нет»: Привлечение дополнительных экспертов к выполнению работы 1110 «Практические занятия» принес дополнительные затраты, которые не могут быть компенсированы. Кроме того, длительность данной работы увеличена на 2 рабочих дня, что может быть компенсировано за счет работы 1150 «Обобщение результатов участия в выборах».
Существенные  достижения данного периода: Выполнение всех работ до работы 1110 точно в срок и в рамках запланированного бюджета.
Планируемые достижения на следующий период: Ликвидировать отставание в 2 рабочих  дня за счет более эффективного выполнения работы 1150.
Дополнительные  комментарии: -

 

 

Анализ информации из отчета о фактическом состоянии  проекта дает основание считать  отклонения в проекте несущественными, не представляющими серьезной опасности  для успешного завершения проекта. Поэтому на данном этапе не целесообразно предлагать какие-либо существенные изменения по проекту.