Анализ деятельности

5. Акт на списание  автотранспортных средств (ф. № ОС- 4а) составляется в двух экземплярах, подписывается членами комиссии  и утверждается руководителем  организации. Первый экземпляр передаётся  в бухгалтерию; второй – остаётся  у материально-ответственного лица  и является основанием для  сдачи на склад материальных  ценностей, оставшихся после списания. Вместе с актом в бухгалтерию  передаётся документ, подтверждающий  снятие автотранспортного средства с учёта в Государственной инспекции безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации (Госавтоинспекции).

6. «Инвентарная карточка  учёта основных средств» (ф. №  ОС-6) применяется для пообъектного учёта всех видов основных средств. Заполняется в одном экземпляре на основании первичных документов на поступление, выбытие, ремонт основных средств. При значительном изменении качественных и количественных показателей в характеристике объекта может быть открыта новая карточка, а старая сохраняется как справочный документ.

7. «Акт о приёмке-передаче  оборудования в монтаж» (ф. № ОС-15) выписывается в двух экземплярах  для принимающей и передающей  стороны.

II. По учёту материалов

8. «Доверенность» (ф. № М-2) предназначена для оформления  права должностного лица выступать  в качестве доверенного лица  организации для получения материальных  ценностей. Доверенности регистрируются  бухгалтерией. Срок действия устанавливается  в зависимости от возможности  получения и вывоза ценностей, но не более, чем на 15 дней. Лицо, которому выдана доверенность, обязано не позднее следующего дня после каждого получения ценностей, независимо от того, получены ли товарно-материальные ценности по доверенности полностью или частями, представить в бухгалтерию Управления инкассации документы о выполнении поручений и о сдаче на склад или соответствующему материально ответственному лицу полученных им товарно-материальных ценностей. Лицам, которые не отчитались в использовании доверенностей, новые не выдаются.

9. «Лимитно-заборная ведомость на заправку автотранспорта» (ф. № М-8) – для учёта отпуска с автозаправочных станций ГСМ в пределах утверждённого лимита. Лимит отпуска определяется на основании существующих нормативов расчётным путём.

11. «Требование-накладная» (ф. № М-11) – для учёта движения  материально-производственных запасов  в самой организации между  структурными подразделениями или  материально-ответственными лицами. Заполняется в двух экземплярах  материально ответственным лицом  склада, сдающего ценности. Первый  экземпляр предназначен для списания  ценностей, второй – для оприходования ценностей принимающей стороной.

Этими же накладными оформляются операции по сдаче на слад или в кладовую остатков из производства неизрасходованных материалов, если они ранее были получены по требованию, а также сдача отходов и брака.

Накладную подписывают материально ответственные лица соответственно сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учёта движения материалов.

12. «Накладная на  отпуск материалов на сторону» (ф. № М-15) – для учёта отпуска  материальных ценностей сторонним  организациям. Накладную выписывает  работник структурного подразделения  в двух экземплярах на основании  договоров, нарядов и других соответствующих  документов и предъявлении получателем  доверенности на получение ценностей, заполненной в установленном  порядке. Первый экземпляр передают  складу как основание для отпуска материалов, второй – получателю материалов.

13. «Карточка учёта  материалов» (ф. № М-17) используются  для учёта движения запасов  на складе по каждому номенклатурному  номеру, виду, сорту, размеру. Карточки  являются документами строгой  отчётности и выдаются кладовщику  под расписку. Материально-ответственное  лицо производит записи в карточках  на основе первичных приходно-расходных  документов в день совершения  операций в натуральном выражении.

14. «Акт на списание  малоценных и быстроизнашивающихся  предметов» применяется для списания  изношенной и непригодной для  дальнейшего использования спецодежды.

15. «Акт на списание  материальных ценностей». Имеет  произвольную форму. Предназначен для списания со склада материалов, пришедших в негодность в силу каких-либо причин, а также запчастей, предназначенных для ремонта автомашин.

Составляется в одном экземпляре комиссией. После сдачи списанных предметов в кладовую для утиля акт с распиской кладовщика сдаётся в бухгалтерию.

Поскольку сырьё и материалы являются основой производства различного рода услуг, составляя важнейшую часть материальных затрат производства, то и первичные документы содержат все необходимые реквизиты, подтверждающие направленность производственных затрат, а также обоснованность произведённого расхода материалов, в частности: указания на назначение расхода, наименования структурного подразделения, куда отпущены материалы. Правильно заполненные первичные документы являются основанием для подтверждения расходов материалов в производстве и составления достоверных регистров аналитического и синтетического учёта по учёту себестоимости продукции. Первичные документы по расходу материалов по окончании учётного периода подвергаются обработке, в результате которой составляется ведомость распределения расхода сырья и материалов по синтетическим счетам, внутри синтетических счетов по объектам учёта и аналитическим позициям. Ведомость распределения расхода сырья и материалов содержит информацию о стоимости израсходованных материалов по учётным ценам и является основанием для отражения израсходованных материалов по счетам синтетического учёта.

III. По учёту труда  и его оплаты.

16. «Приказ о приёме  работника на работу» (ф. № Т-1) издаётся в двух экземплярах. Один экземпляр передаётся в  бухгалтерию, а второй остаётся  в отделе кадров. В приказе  указывается должность, на которую  принимается работник, категория  или класс (если она имеется  у должности), оклад и испытательный  срок. Приказ визируется специалистом  по кадрам, главным бухгалтером  и начальником участка, на котором  будет работать новый сотрудник. Далее приказ подписывается руководителем, а работника знакомят с приказом  под расписку.

17. «Личная карточка  работника» (ф. № Т-2) заполняется  и ведётся в отделе кадров. Карточки ведутся на всех работников  организации.

18. «Приказ о переводе  работника на другую работу» (ф. № Т-5) оформляется при его переводе  из одного подразделения организации  в другое. Приказ издаётся в  двух экземплярах в отделе  кадров, один из которых передаётся  в бухгалтерию. В приказе указывается основание перевода, должность и новый оклад.

19. «Приказ о предоставлении  отпуска» (ф. № Т-6) применяется для  оформления ежегодного отпуска  и отпусков других видов, предоставляемых  членам трудового коллектива  в соответствии с действующими  законодательными актами и положениями  и графиком отпусков. Приказ печатается  в двух экземплярах (один для  отдела кадров, другой передаётся  в бухгалтерию), подписывается начальником  структурного подразделения, руководителем  организации и самим работником. В приказе указывается срок  отпуска и период, за который  он был получен.

20. «Приказ о прекращении  действия трудового договора» (ф. № Т-8) оформляется при увольнении  работника в двух экземплярах: один – остаётся в отделе  кадров, другой - передаётся в бухгалтерию. Приказ подписывается начальником  отдела и руководителем организации.

21. «Табель учёта  использования рабочего времени» (ф. № Т-13) применяется для контроля за соблюдением установленного режима рабочего времени с персоналом организации. В нем ведётся учёт явок и неявок, отработанного времени и приводятся данные для начисления заработной платы по видам и направлениям затрат. Все остальные необходимые сведения для статистической отчётности и бухгалтерского учёта получают с помощью вычислительных машин.

22. «Лицевой счёт» (ф. № Т-54) представляет собой регистр  аналитического учёта, ведётся на  каждого работника организации. В нём отражаются расчёты по  оплате труда и другим начислениям  в пользу работника. Лицевой счёт  открывается на основе приказа  о приёме на работу. В лицевом  счёте указываются фамилия, имя, отчество работника, структурное  подразделение, куда он принят, табельный  номер и другие сведения. По  окончании каждого месяца в  лицевом счёте приводятся данные  о начисленных суммах по видам  оплат, об удержания и вычетах, о сумме к выплате или задолженности  работника перед организацией. Лицевой  счёт открывается на год. По  окончании года лицевой счёт  закрывается, и на следующий год  открывается новый.

При заполнении лицевых счетов используются следующие первичные документы:

- табель учёта  использования рабочего времени;

- листки нетрудоспособности;

- платёжные поручения  на выданный аванс за первую  половину месяца, расходные кассовые  ордера на внеплановые выплаты;

На основании данных лицевых счетов заполняется расчётная или асчётно-платёжная ведомость, исчисляется средний заработок; они также используются для начисления пенсий. Срок хранения лицевых счетов – 75 лет.

23. «Расчётная ведомость» (ф. № Т-51) отражает расчёты по  оплате труда с персоналом. Форма  расчётной ведомости представляет  собой журнал, состоящий из основных  и вкладных листов. Количество  вкладных листов зависит от  срока, на который рассчитан журнал, - квартал, полугодие, год. На основных листах по каждому работнику указываются фамилия, инициалы, приводятся справочные данные (категория персонала, профессия или должность, оклад), а также за первый месяц квартала, полугодия или года показывается количество дней (рабочих, выходных и праздничных) часов, суммы начисленной заработной платы из фонда оплаты труда и других источников, пособий по временной нетрудоспособности и сколько всего начислено, удержания физических лиц, сумма к выплате или задолженности работника перед организацией.

24. «Платёжная ведомость» (ф. № Т-53) заполняется на основе  расчётной ведомости и используется  для выплаты заработной платы. В ней указываются табельные  номера, фамилии, инициалы работников  и суммы к получению. По окончании  платёжного периода в ведомости  указывают суммы выданной и  депонированной заработной платы.

IV. По учёту денежных  средств

25. «Приходный кассовый  ордер» (ф. № КО-1) оформляет поступление  наличных денег в кассу организации. Ордер должен быть пронумерован  по порядку с начала отчётного  года. Обязательными реквизитами приходного кассового ордера являются наименование организации и структурного подразделения, получающего денежные средства; номер документа; дата его составления; дата внесения денежных средств в кассу; корреспондирующие счета; наименование юридического или физического лица, от которого получены средства; сумма, указанная прописью и цифрами, основание; подписи главного бухгалтера и кассира.

В ПКО, кроме указанных выше реквизитов, необходимо отразить корреспондирующие счета в зависимости от основания поступлений денежных средств в кассу. Например, основанием может быть выручка от продажи продукции и услуг; взнос остатка неиспользованного аванса, полученного под отчёт работником Управления; покрытие материально ответственным лицом недостачи, выявленной по результатам инвентаризации имущества; и другие факты хозяйственной деятельности.

Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение. Например, при получении в кассу от подотчётного лица неиспользованных подотчётных сумм указывается номер авансового отчёта.

26. «Квитанция к  приходному кассовому ордеру»  выдаётся для подтверждения приёма  денег. Представляет собой доказательство  факта совершения операции с  наличными денежными средствами  лицом, получившим на руки квитанцию. Квитанция содержит реквизиты, аналогичные приходному кассовому ордеру, и используется в качестве оправдательного документа для вносящего денежные средства в кассу организации.

27. «Расходный кассовый  ордер» (ф. № КО-2). Применятся для  выдачи наличных денег из кассы. Обязательными реквизитами РКО  являются: номер и дата составления  документа; наименование организации; корреспондирующие счета; сумма  цифрами и прописью; наименование  юридического или физического  лица, которым выданы денежные  средства; основание выдачи денег; наименование и реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя, его подпись, а также подписи  руководителя, главного бухгалтера  и кассира.

Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчётного года.

Деньги из кассы выдаются только на основании распоряжения руководителя и с разрешения главного бухгалтера. Поэтому необходима проверка наличия такого распоряжения. Так, при выдаче денег под отчёт работнику Управления должно быть распоряжение начальника произвести данную хозяйственную операцию с обязательным указанием суммы денежных средств, выдаваемых из кассы организации и срока, на который они выдаются.

В расходных кассовых ордерах необходимо указывать наименование документов и другие реквизиты, которые являются основанием для расходования денежных средств из кассы. При оформлении кассовых документов должны соблюдаться установленные требования. В частности, в кассовых документах не допускаются подчистки, помарки или исправления, все реквизиты, содержащиеся в них, должны быть заполнены чётко и ясно. Приём и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления.

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи их в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платёжных (расчётно-платёжных) ведомостей на оплату труда и других, приравненных к ней платежей, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации построен таким образом, что по его данным контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств организацией, правильность нумерации кассовых документов, проверяется полнота и своевременность произведённых кассиром операций.