Аудит в социально-трудовой сфере

     Оценка  кадрового потенциала должна включать:

     анализ  списочного состава работников по возрастному, образовательному, половому и др. признакам, естественной убыли и его соответствие целям организации;

     оценку  укомплектованности кадрового состава  в целом и по уровням управления, включая  оценку обеспеченности персоналом технологического процесса;

     оценку  соответствия образовательного и профессионально-квалификационного  уровня персонала, степени его подготовленности требованиям  производственной деятельности;

     анализ  структуры кадрового состава  на соответствие требованиям технологии и классификатору  должностей;

     проверку  и анализ данных об использовании  рабочего времени;

     оценку  текучести кадров и абсентеизма, изучение форм, динамики, причин движения рабочей силы, анализ потоков перемещений внутри организации, состояния дисциплины труда;

     определение в динамике количества работников, занятых неквалифицированным и  малоквалифицированным трудом, тяжелым ручным трудом;

     исследование  социальных аспектов трудовой деятельности (мотивации труда, профессионально-квалификационного  роста, семейного положения, обеспеченности жильем и др.);

     сбор  и  анализ данных об уровне санитарно-гигиенических  производственных и бытовых условий (состояние рабочих мест, бытовок,  мест общественного питания);

     диагностику управленческого, инновационного потенциала  персонала организации, его способности  к обучению.

     Для выработки и обоснования рекомендаций в ходе аудиторской проверки должны быть изучены не только количественные и  качественные характеристики персонала, но и весь спектр  кадровых управленческих процедур и функций управления персоналом, посредством которых достигается обеспечение интересов организации (табл. 3).

     Таблица 3. 

     Основные  параметры аудита функций управления персоналом

Основные  функции управления персоналом	Параметры аудита
1	2
Формирование  кадровой политики организации          Планирование  персонала          Использование персонала              Набор и отбор  персонала	Оценка текущего состояния кадровой политики, степени  ее согласования с целями организации,  стратегией ее развития; оценка  степени связи кадровой политики со спецификой организации и внешними условиями Оценка  наличных ресурсов, целей и перспектив развития организации, будущих потребностей в персонале; анализ  штатного расписания, степени его  обоснованности; анализ изменений кадрового  потенциала организации Анализ  уровень занятости персонала, природы  предложенного труда; анализ  обеспечения стабильности состава работников; изучение  занятости женщин, лиц пожилого возраста и других уязвимых слоев населения  Оценка  используемых методов набора персонала,  источников и путей  покрытия потребностей в персонале, стоимости набора; оценка  результативности набора, обеспеченности вакансий кандидатами, перспективного списка кандидатов; оценка  результативности оценочных процедур; оценка  взаимодействия организации со службами трудоустройства, учебными заведениями, местными органами власти, конкурирующими организациями
Деловая оценка персонала        Профориентация  и адаптация персонала	Анализ используемых форм деловой оценки персонала, периодичности  ее проведения, представляемых результатов  и решений, принимаемых по ее результатам Анализ  используемых методов профориентации и адаптации, оценка их эффективности (количество увольняемых работников среди вновь нанятых, конфликты в подразделениях
Обучение  персонала                Работа  с кадровым резервом              Служебно-профессиональное продвижение, деловая карьера персонала          Организация трудовой деятельности персонала            Мотивация и стимулирование труда              Трудовые  отношения в коллективе	новичков); выявление и диагностика проблем, возникающих  в период адаптации Анализ  целей и используемых форм обучения, их соответствия целям организации; изучение  содержания и продолжительности  обучения; оценка  персонала, прошедшего обучение; оценка  эффективности обучения, фактических  результатов Анализ  и проектирование управленческой деятельности в организации; оценка управленческого потенциала и определение потребности  в подготовке кадрового резерва; оценка  методов работы  с кадровым резервом Анализ  системы продвижения персонала  в организации; анализ  схем замещения должностей; анализ  реализации плана кадрового роста; оценка  результативности методов планирования карьеры Анализ  условий труда, техники безопасности и охраны труда; анализ  состояния нормирования труда в  организации; оценка  эффективности организации рабочих  мест, распределения работ; анализ  вложений  финансовых средств в эту сферу и оценка полученных результатов Анализ  используемых форм и систем стимулирования, их связи с мотивацией персонала; анализ  уровня и структуры оплаты труда; оценка  соответствия  разработанных принципов, структуры оплаты труда целям организации Диагностика социально-психологического климата, оценка уровня социальной напряженности  в организации, сопротивления переменам; диагностика организационной культуры, типа управленческой команды, оценка уровня соответствия целям  и специфики организации

 

     Важную  методологическую роль в проведении аудита и принятии обоснованных решений  играет мониторинг в социально-трудовой сфере -  научно обоснованная система  периодического сбора, обобщения и  анализа кадровой информации и представления  полученных данных для принятия стратегических и тактических решений руководством организации.

     Сложность и многогранность объекта и целей  аудита в социально-трудовой сфере  предполагает использование многообразного методологического инструментария проведения проверки и анализа, который можно разделить на три основные  группы методов:

     организационно-аналитические, предполагающие проверку документации и отчетности, анализ трудовых показателей, свидетельствующих о результативности деятельности организации и ее персонала;

     социально-психологические  методы, заключающиеся в проведении самостоятельных социологических  опросов, анкетирования, индивидуальных и коллективных бесед, интервьюирования работников различных уровней и  категорий. Данная группа методов наиболее результативна для оценки удовлетворенности трудом, отношения к работе, взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений и компенсаций и т.д.;

     экономические методы, позволяющие путем сравнения  экономических и социальных показателей деятельности организации с законодательно установленными нормами и нормативами или со средними или лучшими в отрасли (группе аналогичных организаций) показателями оценить:

     конкурентоспособность  организации на рынке труда;

     эффективность функционирования служб управления персоналом;

     эффективность самого аудита персонала. 

     3. Организация аудита  в социально-трудовой  сфере

     Осуществление аудита предполагает разделение работы на несколько  этапов, последовательность которых представлена на рис. 2.     

       

     

       

     

       

       
 
 

     Рис.2. Этапы проведения аудита

     Содержание  названных этапов аудита в социально-трудовой сфере заключается в следующем.

     На  подготовительном этапе осуществляется:

• знакомство с информацией об организации на основе специальной предварительной анкеты, позволяющей составить общее представление об организации, ее социальной стратегии и существующей в ней регламентации. Общее представление об аудируемой организации предполагает изучение технических, коммерческих и финансовых характеристик организации, влияющих на совокупность условий жизни и работы персонала, составление на этой основе информационной карточки;
• при необходимости осуществление предварительной диагностики, определяющей зоны, требующие первоочередного внимания для целей практической оптимизации или формирования системы управления персоналом организации. На этом этапе после анализа социальной политики организации группируются сильные и слабые стороны социально-трудовой сферы, выявляются:
• имеющие место соответствия и несоответствия между должностными характеристиками и проводимой кадровой политикой;
• связи и случайные нестыковки между различными сторонами кадровой  политики;
• принципиальные источники социальных рисков;
• зоны социальных сверхиздержек.
• формализация  идеи проведения аудиторской проверки, определение ее целей и направлений, предполагаемой эффективности для организации;
• подбор персонала (внутри организации или вне ее) для организации проверки, его обучение в случае необходимости;
• разработка внутрифирменного документа (приказа, распоряжения) а также рабочей программы, намечающей сроки, задачи, исполнителей и участников проверки, инструктаж исполнителей и участников;
• выбор оптимального подхода к исследованию, например, использования метода сравнения (в том числе, по вопросам соответствия требованиям политики в области управления персоналом и законодательству), внешней экспертизы, статистики и т.п.;
• разработка плана сбора, предоставления и программы рассмотрения анализируемой информации.

    На  этапе сбора информации осуществляются проверка документации и отчетности, мониторинг персонала, наблюдение, опросы, анкетирование, беседы с сотрудниками, предварительная обработка статистических данных, компоновка бухгалтерской и иной информации. Следует учитывать, что статистические и иные показатели становятся более доступными и содержательными с точки зрения анализа, если для их сбора, хранения и обработки используются компьютерная техника и современные информационные технологии.

     Основными методами сбора информации в ходе аудита являются:

1. Наблюдения. Посещение служебных помещений, наблюдение за людьми в процессе  работы и изучение их взглядов, интересов и предложений дают наиболее важную для аудита персонала информацию о фактическом состоянии социально-трудовой сферы в организации. С помощью наблюдения можно определить:

• схему размещения производства и производственных помещений;

• состояние трудовой дисциплины и темп работы;   
• условия работы (шум, освещение, температура и т.д.);
• межличностные и межгрупповые отношения и др.

В целом  проводятся наблюдения за процедурами, операциями, процессами и характером коллективного общения. К методам  активного (прямого) наблюдения относятся: фотография рабочего времени, хронометраж, метод моментных наблюдений, самофотография и др.

2. Специальные записи. Делаются по просьбе аудитора в течение определенного времени в соответствии с выделенными им  критериями.
3. Специальные отчеты – делаются по просьбе аудитора отдельными отобранными им специалистами по определенным аспектам проблемы, включая их видение проблемы. Такие отчеты помогают определить соответствие деятельности в области управления персоналом требованиям законодательства и предписаниям кадровой политики организации, а также выявить проблемные области. Обычно в ходе аудита персонала используются отчеты: о безопасности и здоровье, о системах вознаграждений, о правах человека, об уровне конфликтности, о текучести и абсентеизме, о системе повышения квалификации, продвижения по службе и т.д.
4. Беседы (интервью) – наиболее часто применяемый инструмент сбора информации, необходимой для анализа рабочего процесса, выяснения суждений работников по определенным вопросам. В ходе интервью каждый последующий факт дополняет, исправляет или опровергает предыдущие, раскрывает  побочные факты и неожиданные взаимосвязи, влияния или ограничения. Получаемые в ходе интервью комментарии, критические замечания персонала, руководителей  позволяют аудиторам определить сферы, требующие оптимизации и совершенствования.
5. Анкетные опросы (вопросники) – позволяют получить необходимое количество фактов по определенной проблеме от большого числа  различных групп работников. Опросы – это самостоятельное заполнение респондентом вопросников или анкет. Опросы работников особо результативны для оценки взаимоотношений в коллективе, мотивации к труду, эффективности деятельности руководства и системы вознаграждений. Кроме того, анкетные опросы обычно приводят к более искренним ответам, чем интервьюирование.
6. Обзоры отношений – одна из разновидностей опросов в современной практике управления персоналом. Это многостраничное исследование («бумага и карандаш» - paper-and-pencil) используется, чтобы узнать, как работники оценивают своего руководителя, свою работу, деятельность службы управления персоналом. Иногда задают до нескольких сотен вопросов по критическим проблемам. Ответы группируются для последующего анализа с целью выяснения факторов риска в системе взаимоотношений в коллективе.
7. Встречи для сбора данных предполагают организацию аудитором специальных обсуждений (семинаров), цель которых поучение информации по рассматриваемой проблеме.
8. Аудиторский эксперимент  применяется для получения информации о последствиях того или иного управленческого воздействия, позволяющей аудитору сформировать рекомендации о требующихся изменениях.  При осуществлении аудиторского эксперимента существует проблема обеспечения его «чистоты», которая может быть нарушена различными изменениями производственной среде, негативным отношением к эксперименту его участников или  работников организации, не участвующих в нем.

     На  третьем этапе обработки информации  полученная в ходе проверки информация анализируется и формализуется в виде таблиц, схем, диаграмм, графиков и прочих форм представления данных,  удобных для оценки, вводится в ЭВМ; на этом же этапе по разработанному алгоритму осуществляется анализ и оценка данных о деятельности персонала путем сравнения с аналогичными особо преуспевающими организациями,  научно обоснованными нормами и нормативами,  путем применения  методов экспертной оценки, ФСА и др.

     Основные  методы анализа аудиторской информации  показаны в таблице 4.

     Таблица 4

                    Методы анализа аудиторской информации

Методы  и приемы анализа

Характеристика

сравнение      группировка      элиминирование    сводка  детализация    экспертная оценка   статистический  методы экономиче-ского анализа моделирование  функционально-стоимостной  анализ

сопоставление фактических характеристик изучаемого объекта с нормативной базой, данными за предыдущий период по организации,  родственным организациям или их группе (отрасли) раскрытие характеристик объекта путем  объединения в однородные по отдельным  признакам группы и подгруппы, каждая из которых характеризуется системой показателей  прием установления воздействия каждого  отдельного фактора на изменение общих показателей, при этом  влияние всех  остальных факторов исключается форма обобщенного представления разнородных  показателей для оценки какого-либо процесса разбиение обобщающих (сводных) показателей на частные, различающиеся по времени, месту их формирования, исполнителям выводы  и оценки специалистов по какому-либо вопросу, процессу или объекту расчет  показателей в динамике, средних  величин, дисперсии, плотности распределения, корреляционный и регрессионный  анализ и др. представление сложной ситуации в форме некоторой графической, математической и др. модели выбор варианта построения системы управления или выполнения той или иной функции  управления, требующий наименьших затрат или являющийся наиболее эффективным  с позиции конечных результатов