Научные теории организации и их применение к коммерческой деятельности

Разграничения систем на открытые и закрытые не является жестким, раз и навсегда установленным.  Открытая система может с тать закрытой,  если контакты с окружением сокращаются со временем.

В процессе своей  жизнедеятельности любая организация  взаимодействует со многими другими организациями.  Одни получают сырье,  энергию,  информацию,  другие –  ресурсы и преобразуют их в товары и услуги,  прибыль,  отходы.  Таким образом, как самостоятельная единица общественной системы организация имеет определенный набор связей с внешней средой.

К внешней среде  относятся все люди и организации,  с которыми рассматриваемая организация осуществляет взаимодействие в процессе своей деятельности.  Сюда следует так же отнести факторы общественной жизни и явления природы, оказывающие влияние на функционирование организации. В число объектов и субъектов внешней среды организации входят банки,  инвестиционные органы,  учреждения власти,  службы занятости,  учебные заведения,  общественные и политические организации,  поставщики,  партнеры,  конкуренты, потребители, клиенты и т. д.

Существенное  влияние на деятельность организаций  оказывают факторы и явления внешней среды, к которым относятся:

• политические факторы
• международные факторы
• социально-экономические факторы
• правовые факторы
• научно-технические факторы
• природные факторы
• культурные факторы;
• форс-мажорные обстоятельства.

Организация как  элемент общественной системы имеет собственный коллектив, внутреннюю структуру и взаимосвязи или в полном смысле слова свою внутреннюю жизнь и свои интересы. Иначе говоря, каждая организация, кроме внешней среды, имеет внутреннюю среду. [3]

Внутренняя  среда – это   все   то,   что находится    «внутри»  организации. К внутренней среде относятся ресурсы,  оборудование,  используемые технологии,  кадры,  информация,  социально-психологический климат,  организационная культура и имидж организации. [7]

Принципиальное  значение для функционирования организаций имеет обратная связь.  Под обратной связью понимается процесс,  позволяющий получить приток в систему информации или денег для модифицирования производства выпускаемой продукции или налаживания выпуска новой продукции.

Организационные  системы предрасположены к сокращению или распадению на части.  Поскольку закрытая система не получает ресурсы из внешней среды,  она может со временем сокращаться. В отличие от нее открытая система характеризуется негативной энтропией,  т.  е.  она может реконструировать себя, поддерживать с вою структуру,  избежать ликвидации и даже вырасти,  потому что приток ресурсов извне превышает их отток из системы.

Большие и сложные организационные системы имеют тенденцию к дальнейшему росту и расширению. Они получают определенный запас прочности,  выходящий за пределы обеспечения только выживаемости.

Организация будет жизнеспособной только в том случае,  если ее цель достаточно хорошо согласуется с целями, стоящими перед обществом в целом.

Организация –  явление живое,  подвижное.  Люди трудятся,  вступают в различные организационные отношения:  личные,  властные,  управленческие, дружеские,  конфликтные.  В процессе существования организации происходят изменения в материальных,  финансовых ресурсах,  в кадровом составе,  в информационных базах и т.  п.  Поэтому организации относятся к динамическим развивающимся системам.[5]

1.4 Законы, регулирующие функционирование организации

1.Закон синергии

Энергетический  потенциал деловой организации, определяющий ее возможности в достижении поставленной цели, зависит от множества  факторов. Это материальные характеристики (территория, служебные помещения, техническая оснащенность, денежные средства, оборотные фонды и др.), необходимые для успешного ведения деятельности, это и факторы социального характера (уровень профессиональной подготовки персонала, социально-психологическая обстановка в коллективе заинтересованность всех работников организации в достижении общей цели), определяющие микроклимат в коллективе и профессионализм персонала. Синергия (от греческого synergia - сотрудничество, содействие) означает совместное и однородное функционирование элементов системы.

Формулировка  закона синергии: В любой организации  возможен как прирост энергии, так  и снижение общего энергетического  ресурса по сравнению с простой  суммой энергетических возможностей входящих в нее элементов.

Действие закона синергии в организационных системах существенно обособляет организацию от других объектов и систем материального мира.

Закон синергии утверждает, что в замкнутых социальных системах возможно изменение энергии  в сторону как увеличения, так  и уменьшения. Объективно это связано с тем, что в понятие энергетического ресурса организации входят не только материальные ресурсы, но и социально-психологический ресурс коллектива, определяемый интеллектуальной и эмоциональной энергией, уровнем профессиональной подготовки каждого члена организации, а также в значительной мере степенью взаимодействия членов коллектива в реализации общей цели организации.

Низкий уровень  реализации энергетического потенциала может быть обусловлен неэффективным  менеджментом, отсутствием в коллективе лидера, недостаточной квалификацией или пассивностью персонала, слабой технической оснащенностью, использованием устаревших технологий управления и многими другими причинами.

Основная задача звена управления состоит в создании условий, при которых поставленная цель достигается в более короткие сроки с использованием наименьших объемов материальных и человеческих ресурсов.

Причиной отрицательной  синергетики в организации может  оказаться замороженное оборудование или нерационально используемые денежные ресурсы.

Возрастание или  убывание энергий в рамках деловой  организации определяется не только квалификацией ее работников, но и типом внутриорганизационных связей. Заметный синергетический эффект мы можем наблюдать даже при обычном суммировании усилий нескольких людей. Уже здесь возможно проявление вторичного эффекта объединенного труда, заключающегося в появлении атмосферы соревнования, что вызывает прирост жизненной энергии и увеличивает индивидуальную производительность отдельных людей.

Поскольку в  реальной жизни объединение усилий людей может привести не только к  увеличению суммарной энергии, но и  к ее уменьшению, задача звена управления деловой организацией, в том числе и менеджеров всех уровней, состоит в объединении усилий всех членов организации для достижения единой цели. Если члены организации преследуют различные цели, либо конкурируют друг с другом, то эффект от их совместных действий может быть минимальным или даже отрицательным.

В связи с  этим в организации должна быть разработана  система мероприятий социального  и экономического характера, направленная на решение задачи обеспечения положительного синергетического эффекта. Целенаправленная мобилизация усилий коллектива оказывает решающее влияние на жизнедеятельность организации. К экономическим мерам, повышающим заинтересованность отдельных работников и коллектива в целом в достижении общей цели, относятся возможность участия в распределении общей прибыли и различные формы поощрения по итогам работы организации в целом. [8]

2.Закон информированности - упорядоченности

Информационная  среда, в виду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности - упорядоченности. Под упорядоченностью понимается гармоничное развитие всех элементов организации: системы управления, персонала, подразделений, экономики и т.д., а также наличие между элементами установленного взаимодействия.

Формулировка  закона: «Чем большей информацией  располагает организация о внутренней и внешней среде, тем она имеет  большую вероятность устойчивого  функционирования (самосохранения)".

Закон требует  от руководителей создания и развития источников информации, организации повышения квалификации своих сотрудников, внедрения передовых информационных технологий, в т. ч. автоматизированных рабочих мест. Следствие закона: «Информированность работника после достижения ей критического уровня переходит в его компетентность».

Руководитель, используя характеристики информации (объем, ценность, насыщенность и достоверность), имеет возможность создать первоклассный  информационный ресурс своей организации.

Все коммуникации в организации основаны на получении, обработке, передаче и хранении данных. Данные - это сообщения, результаты мыслительной деятельности, сведения любого происхождения, вида и назначения. Информация - это данные, несущие в себе новизну и полезность для работника, принимающего решение. Информация - это часть данных.

Обычно информацию разделяют на два большие класса: объективную, овеществленную в товаре, и субъективную, отраженную, организованную людьми.

Категория «информация» имеет смысл лишь тогда, когда  есть источник (информатор) и ее получатель (информант). Обычно в управлении выделяют следующие характеристики информации: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

1. Объем информации  характеризует полноту информации  о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения

2. Достоверность  информации - это процент реальных  сведений к общему объему информации (в дальнейшем под объемом информации  будем понимать объем воспринимаемой  информации). Достоверность во многом  зависит от методики документооборота.

3. Ценность информации  характеризуется снижением уровня  затрат ресурсов (материалов, времени,  денег) на принятие правильного  решения. Ценность информации  имеет четыре уровня: нулевой,  средний, высокий, сверхвысокий. Ценность характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

4. Насыщенность  информации - это соотношение полезной  и фоновой информации. Фоновая  информация служит для лучшего  восприятия полезной (профессиональной) информации за счет: улучшения  настроения, поднятия эмоционального уровня, предварительной настройки внимания на заданную тему.

5. Открытость  информации - это возможность предоставления  ее различным контингентам людей.  Существует три уровня открытости. Секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование. Конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, группы или коллектива людей. Публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Этот тип информации не имеет ограничений на использование. [9]

3. Закон самосохранения

Формулировка  закона: «Каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится  сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс)".

Деловая организация  представляет собой некоторую самостоятельно существующую систему, подобную живому организму, который появляется на свет, растет, развивается, совершенствуется, болеет, стареет и умирает. Организации  присуще стремление к самосохранению. В этом смысле она может продолжить свое существование даже после достижения поставленной цели.

При рыночных отношениях и наличии острой конкурентной борьбы происходит естественный отбор организаций, наиболее приспособленных к сложившимся  условиям. Организации, не удовлетворяющие потребностей общественного развития, обречены на гибель.

Решению проблем  выживания организаций способствует закон самосохранения, который утверждает, что любой организации как  социально-экономической системе  присуще стремление к самосохранению (выживанию) за счет оптимального использования кадровых и материальных ресурсов. Закон самосохранения служит основой для оценки способности организации к выживанию в изменяющихся условиях существования. Полученная оценка используется для определения времени существования организации и при прогнозировании ее дальнейшего развития.

Оценивая способности организации к самосохранению, необходимо учитывать не только внутренние факторы материализованного характера (наличие денежных средств, состояние материально-технической базы, технологии работы и т.д.), но и социально-психологические факторы. На социально-психологические факторы непосредственно влияет само руководство и элементы, организующие работу исполнительных механизмов (рабочих организации), т.е. менеджеров и управляющих. Особую сложность представляет определение организационного потенциала звена управления, который в значительной мере зависит от многих показателей личности менеджера.

Из закона самосохранения следует, что прибыль не может быть главной целью организации, потому что прибыль является сугубо внутренней проблемой.

Основой борьбы за самосохранение является способность  деловой организации не только приспосабливаться  к внешней среде, но и уметь  использовать происходящие в ней изменения в своих интересах. В борьбе за самосохранение организации руководство фирмы должно принимать во внимание различные факторы внешней среды, представляющие угрозу жизнедеятельности организации.

Основные факторы, влияющие на выживаемость организации: