Планирование личной работы руководителя

 

Содержание

Введение………………………………………………………………………..3

1. Сущность организации труда руководителя………………………….4
2. Элементы системы организации труда………………………………..8

3. Планирование личной работы руководителя…………………………10

Заключение…………………………………………………………………….16

Список литературы……………………………………………………………18

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

Готовность руководителя к эффективной деятельности во многом определяется его повседневной работой. Нельзя стать хорошим руководителем и грамотно управлять другими людьми, не научившись прежде управлять самим собой.

Постоянный дефицит времени  при возрастающей интенсивности  труда - явление, характерное для  большинства руководителей во всем мире. И перед каждой экономически развитой страной сегодня стоит  вопрос: как научиться экономить  время тех, кто реализует функции  управления.

Как показывают многочисленные исследования, руководители из-за нехватки времени увеличивают свой рабочий  день. В итоге им не остается времени  и сил на повышение своей квалификации, рост культуры, отдых и сохранение здоровья, семью, личностное развитие. Следует иметь в виду, что нехватка времени - не причина, а следствие  плохой самоорганизации руководителя.

Если руководитель постоянно  занят "горящими делами", поддается  стихийному ходу событий, не управляет  собственным временем, а зависит  от обстоятельств, то со временем он теряет способность отличать главное от второстепенного, выделять из множества  конкретных ситуаций важные проблемы.

К сожалению, в России с  давних времён сложилось представление  о руководителе, как о человеке с минимальным количеством свободного времени, и чем меньше времени  имел руководитель, тем более значительной персоной он казался.

Целью данной работы является рассмотрение организации и планирования личного труда руководителей.

 

 

 

 

1. Сущность организации труда руководителя

Для того чтобы правильно выполнять  свои функции и достичь своих  целей, руководитель должен правильно  планировать и организовывать труд.

Руководитель организации - физическое лицо, которое в соответствии с  законом или учредительными документами  организации осуществляет руководство  этой организацией, в том числе  выполняет функции ее единоличного исполнительного органа. ¹

Организация труда руководителя - использование эффективной системы  приемов и методов личной работы на базе рациональной организации рабочего места, создания оптимальных условий  труда и отдыха, планирования рабочего дня и ликвидации нерациональных этапов выполнения работ и операций. Организация труда или организационные  отношения — это форма, в которой  реализуются экономические результаты трудовой деятельности. ²

На организацию личного  трудового процесса руководителя влияют: стиль работы, используемые формы  и методы управления коллективом, уровень  руководства, техническое оснащение  рабочего места и др. факторы. Эффективность  работы организации (структурного подразделения) во многом определяется эффективностью повседневной работы руководителя. В  свою очередь эффективность его  деятельности обеспечивается рациональной организацией труда.

Организация процессов труда  руководителя включает проектирование и внедрение рациональных систем и методов выполнения, возложенных  на него функций с учетом применения необходимых технических средств  и предполагает определенную степень  регламентации труда по содержанию и времени. Это обеспечивает необходимый  порядок и организованность при  исполнении руководителем должностных  обязанностей, при принятии и реализации управленческих решений. Регламентация  труда означает установление, и строгое соблюдение определенных правил, инструкций, нормативов, основанных на объективных закономерностях, присущих НОТ. От используемых методов и организации труда руководителя. во многом зависит успех всей работы по совершенствованию управления.

Когда мало внимания уделяется  изучению и применению научных принципов  организации труда, их заменяют эмпирически  найденными, в которых удачные  приемы соседствуют с неэффективными методами. В коллективе трудно наладить эффективную работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы. Устаревшие методы работы и неэффективный  индивидуальный рабочий стиль превращают данный коллектив в наиболее слабое звено системы управления. Из общего круга вопросов организации трудового  процесса руководителя, особое значение имеют планирование, и распределение  рабочего времени руководителя. Планирование труда руководителя осуществляется в форме разработки плана работы на определенный период времени либо путем формирования планов выполнения конкретных работ и мероприятий. ³

Типовыми составляющими  труда руководителя, учитываемыми при  установлении распорядка работы, являются: постановка целей (определение цели, ситуационный анализ, формулирование цели); планирование работы (подготовка к реализации поставленной цели, рациональное распределение рабочего времени, поиск  путей сокращения сроков исполнения решаемых задач); установление приоритетности задач, мероприятий, намеченных к исполнению; осуществление контрольных функций (анализ данных о ходе выполнения заданий, контроль достижения поставленных целей); информация и коммуникация (организация  и проведение совещаний, рациональное ведение корреспонденции, управление потоком посетителей). Конкретизация  и детализация характера и  содержания работ производится оперативно с учетом складывающейся обстановки на основе планирования процессов выработки и реализации конкретных решений.

Работники умственного труда, как правило, не придают вопросу  рациональной организации своего рабочего места должного значения. Однако от организации и оснащения рабочего места во многом зависит эффективность  труда руководителя независимо от характера  и условий его деятельности.

Задача совершенствования  рабочего места включает в себя оснащение  его всем необходимым в соответствии с характером работы, рациональное расположение необходимого оснащения, создание комфортных условий работы, предотвращение вредного воздействия  на человека неблагоприятных факторов внешней среды. В настоящее время 40-60 процентов рабочего времени руководителей  затрачивается на выполнение таких  функций, которые могли бы выполняться  специалистами более низкой квалификации. Много времени теряется на поиск  необходимой информации, данных и  документов. Работа руководителей нуждается  в совершенствовании в первую очередь в автоматизации рутинных операций путем широкого использования  в практике их повседневной деятельности средств вычислительной и оргтехники. Автоматизация выполняемых функций  позволит сэкономить не менее 15 процентов  рабочего времени. Комплексная автоматизация  труда руководителей должна проводиться  на базе внедрения современных информационных технологий. Это обеспечит увеличение степени автоматизации всех информационных процессов в организации.⁴

Так как руководитель действует  в реальных условиях, то на него оказывают  влияния многие факторы. К которым  можно отнести:

1.Психологические - нематериальные  факторы, помогающие руководителю  работать более эффективно в  соответствии со своей личностью  и потребностями:

• эстетика рабочего места;
• удовлетворенность работой;
• социальный статус;
• другие.

2. Физиологические - факторы,  связанные с возможностями человека  и влиянием окружающей среды.  К ним относятся:

• Объем воспринимаемой информации - человек не может усвоить

больше определенного  количества. Согласно исследованиям  за 1 секунду человек способен усвоить  около 5-7 алфавитно-цифровых знаков. Данное требование нужно учитывать при  принятие решений. Руководителю необходимо работать только с релевантной (относящейся  к делу) информацией, в противном  случае будет потрачено лишнее время. Задачу первичной обработки информации или сбор нужной можно поручить аналитическому отделу.

• Окружающая среда - человек как живой организм подвержен

влиянию внешней среды, которая  оказывает существенное влияние. К  таким факторам относятся:

• температура окружающего воздуха;
• окружающий звук;
• освещенность рабочего места;
• другие.

3. Норма управляемости - необходимо  точно определить со сколькими  подчиненными руководитель будет  непосредственно взаимодействовать.

4. Степень материальной удовлетворенности  - тесно связанна с психологической  удовлетворенностью. Практика менеджмента  показывает, что в большинстве  случаев повышение материального  стимулирование не приводит к  повышению производительности в  том же объеме.

Все рассмотренные факторы в  той или иной мере оказывают влияние  на деятельность руководителя, а значит должны учитываться при научной  организации производства. Причем все факторы должны учитываться во взаимосвязи, а не как отдельные. Сложностью здесь является то, что нет возможности, в большинстве случаев, сразу оценить влияние каждого фактора на работу руководителя. Это бесспорно усложняет процесс эффективной организации труда руководителя.

 

 

2. Элементы системы организации труда

          К числу элементов организации труда руководителей, раскрывающих ее содержание, следует отнести:

- организацию труда в  коллективе (разделение труда, регламентация  труда по содержанию, регламентация  труда по времени), выбор систем  и методов работы;

- специфические проблемы  организации личного труда (планирование  и распределение рабочего времени,  управление потоком посетителей,  индивидуальный рабочий стиль,  рациональное ведение корреспонденции  и т.д.);

- организацию использования  средств вычислительной и оргтехники;

- мероприятия по охране  труда, обеспечивающие безопасные  условия как для самого исполнителя,  так и для окружающих его  людей;

- мероприятия по укреплению  дисциплины труда и устранению  потерь рабочего времени.

- создание материальной  и моральной заинтересованности  в улучшении как индивидуальных, так и коллективных результатов  труда;

- повышение квалификации  и культурно-технического уровня  работающих;

- регламентирование труда  и отдыха;

- производственную эстетику, устройство, оснащение рабочих мест  и правильное их обслуживание.⁵

          Перечисленные выше общие для любого объединения работников элементы системы организации труда на различных предприятиях и в разных социально-экономических условиях реализуются по-разному. Однако их успешная реализация во многом базируется на умении руководителей и специалистов правильно организовать свой труд.

Важным  критерием эффективной организации  труда руководителя является устранение дефицита рабочего времени. Дефицит  времени - это одна из тех проблем, которая больше всего тревожит руководителей  и специалистов разных рангов, так  как временной фактор для них, как правило, играет решающую роль. Время представляет собой ресурс, которым каждый руководитель (специалист) обладает в абсолютно равных количествах. Для каждого руководителя или  специалиста в этой связи проблема состоит не в том, сколько он имеет, а в том, как он использует то время, которым располагает. В этой связи, решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем (специалистом) своего рабочего времени.

          Время - это уникальный ресурс, не подлежащий накоплению, как деньги; самый негибкий элемент нашего существования. Фактор времени - это ресурс, который тем дороже обходится руководителю, чем не эффективнее он его использует. Порой руководителю или специалисту, чтобы работать значительно эффективнее не требуется больше профессиональных знаний и способностей, чем у него есть в данный момент. А надо только усовершенствовать свои практические навыки в работе, устранить имеющиеся недостатки, позаботиться о более эффективном использовании рабочего времени.

         Необходимость учета затрат рабочего времени сегодня признается практически всеми руководителями и специалистами. На практике, однако, мало кто из них реально решает для себя этот вопрос, что приводит к ряду отрицательных последствий: спешке и бесплановости в работе, переутомлению, слабой мотивированности в труде. Основная причина того, что учет затрат рабочего времени не находит широкого применения в практике работы руководителей (специалистов), состоит в отсутствии навыков к этому.

          Проектирование рациональной организации труда руководителя (специалиста) требует учета всех выполняемых работ, систематического наблюдения за своим рабочим временем и изучения структуры его затрат. Это дает возможность анализировать использование рабочего времени, составлять обоснованные планы личной работы. Без учета и анализа использования рабочего времени составленные руководителем планы личной работы оказываются оторванными от реальных условий.⁶