Проектирование организации

1 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ  ОСНОВА ПРОЕКТИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

1. Модели организаций и уровни управления

Проектирование  организаций – весьма непростая  задача, которую приходиться решать менеджерам высшего уровня управления, а также тем, кто намерен отрыть собственное дело.

С проектированием организаций  имеют дело в рядах ситуаций. Потребность  в этом может возникнуть при диверсификации деятельности организации. В этом случае открывается новое направление  деятельности, новые организации  в городах, населенных пунктах, других странах.

Новые организации  приходиться создавать взамен разрушенным, переставшим быть эффективными. И, наконец, в мире бизнеса ежегодно создается  масса новых предприятий.

Организация всегда зарождается  с идеи. А любая  идея, намеченная к воплощению – это уже план, пусть даже не совсем совершенный.

А теория и практика менеджмента  накопила солидный багаж знаний о  том, как эффективно проектировать  организационные структуры. Некоторые  вопросы в этой области носят  дискуссионный, с точки зрения теории менеджмента, характер. Примером этих дискуссий представляет определенный интерес для ученых, высших руководителей [20] .

Согласно классической теории организации, структура организации  должна разрабатываться сверху вниз. Последовательность разработки структуры  организации является сходной с последовательностью элементов процесса планирования. Вначале руководитель должен осуществить разделение организации на широкие сферы, затем поставить конкретные задачи, а потом составить конкретные правила [12].

Рассмотрим более подробно основные понятия теории проектирования организации, характеристику и виды организационных структур, модели организаций, а также этапы проектирования организации.

Организационная структура - совокупность подразделений организации и их взаимосвязей, в рамках которой между подразделениями распределяются управленческие задачи, определяются полномочия и ответственность руководителей и должностных лиц. Организационная структура выстраивается, с одной стороны, в соответствии с теми задачами, которые ставит перед организацией её стратегия. С другой стороны, структура на разных уровнях обеспечивает использование эффекта масштаба для экономии ресурсов организации. Таким образом, структура связывает внешнюю  стратегическую эффективность с внутренней эффективностью - экономичностью.

Распределение задач между  подразделениями и должностными лицами, распределение полномочий и  ответственности должны оставаться стабильными на протяжении некоторого времени, чтобы обеспечивать воспроизводство  и поддержание стратегии. Поэтому структура задаёт статические системные свойства управления организацией.

В тех случаях, когда меняется стратегия, или когда  структура признаётся неэффективной  с точки зрения задач стратегии  или экономичности, происходит реорганизация. Реорганизация может иметь как глобальный характер и менять принцип построения структуры, так и решать локальные проблемы отдельных подразделений и их взаимоотношений. Любая реорганизация должна способствовать повышению упорядоченности и эффективности структуры [1].

Современная теория организации рассматривает несколько  моделей организации, содержание которых  приведено в табл.1[6] и основано на классификации, предложенной профессором  А.И. Пригожиным [5].

Организация, представленная механической моделью, действует как единый механизм, но она не учитывает мотивацию людей, работающих в организации. Работник рассматривается как механизм по исполнению функций, а сама организация - как инструмент решения задач. 
          Общинная модель функционирования организации демонстрирует ее как общность людей. Самоуправляющаяся община построена на принципах взаимных симпатий человека и группы, групповых интересах, групповых нормах поведения, поскольку взаимодействие людей вырабатывает свои специфические связи и определяет стихийную самоорганизацию. В подобных моделях неформальная структура малодоступна управлению, которое в большей степени ориентировано на мотивирование исполнителей.

Таблица 1 - Основные модели организации

 

Наименование	Основное содержание	Особенности
Механическая	Глубокое разделение труда в области управления; связи  и функции подробно прописаны	Работает как "часы", но не учитывает мотивацию  работников
Общинная	Организация как  община (общность взаимодействующих  людей)	Руководитель  как отец; общий досуг; совместное решение общих проблем
Социотехническая	Соединение  технологических и социальных аспектов	Быстрое внедрение  нововведений с учетом социальных изменений
Системная	Организация как  целое, состоящее из огромного числа  подсистем	Не учитывает  несистемные факторы - поведение людей
Органическая	Организация как  организм, в котором есть "сердце, голова, руки, ноги" и т.д.	Все должно быть уравновешено как в естественной природе
Бюрократическая	Рационализация  поведения работника и организации  в целом	Гарантии эффективности обеспечиваются через стандарты деятельности
Естественная	Самоорганизация как ответная реакция на воздействие  внешних и внутренних факторов	Организация как  специфическое социальное явление, развивающееся по своим собственным  законам
Политическая	Управление  путем согласования политики по вертикали  и по горизонтали	Переговоры  и выработка согласованных действий
Организация как "дело"	Организация как  цепь взаимодействий	Все процессы подчинены "делу"

Социотехническая  модель организации основана на взаимозависимости внутригрупповых связей от технологии производства, равно как и на влиянии на производительность труда отношений в группе. Данная модель как бы сочетает в себе общинную и техническую составляющую организации, что позволяет оперативно внедрять изменения в организации, поскольку наряду с техническими изменениями предусматриваются и учитываются изменения социальные. 
 Системная модель организации позволяет учесть все факторы, которые воздействуют на организацию, однако человек в силу его несистемного поведения вносит искажения и помехи в системную работу организации, что приходится учитывать в других моделях. Эта модель организации ориентирована на упорядоченность как на типичное состояние системы, позволяющую ей поднастраиваться по мере выявления рассогласования и осуществления регулирующих воздействий с помощью обратной связи. 
 Органическая модель организации позволяет через метафоры описывать происходящие процессы и объяснять то или иное поведение организации во внешней среде.

В основе бюрократической модели организации лежат рационализация поведения человека в коллективе и стандартизация его деятельности. Власть в организации строится на принципах компетентности и рациональности. 
 Естественная модель свидетельствует о том, что организация объективно функционирует как составная часть всеобщей природы. 
 Политическая модель организации заключается в выработке и согласовании политики ее деятельности, что достигается путем переговоров. В центре жизнедеятельности организации находятся взаимодействия личных и групповых интересов субъектов целеполагания. 
 Организация как "дело" имеет свою логику функционирования, которая подчинена исключительно "делу" (например, мафия, партийные организации и т.п.).

Уровни управления - это  проявление разделения труда в организациях. Уровни управления приведены в табл.2 [16]. Руководителей же делят на три категории, которые представлены в табл.3 [10].

Таблица 2 - Уровни управления

Уровень управления	Характеристика
Горизонтальный	При горизонтальном разделении труда специалисты распределяются между различными функциональными областями и им поручается выполнение задач, важных с точки зрения данной функциональной области.
Вертикальный	При вертикальном разделении труда каждый руководитель имеет сферу деятельности, за которую он отвечает (сферу контроля) или некоторое число работников, которые ему подчинены. В этом случае распределение задач производится не на одном уровне, а «сверху вниз» — от работников, занимающих высшие посты, до работников, находящихся внизу иерархии. При этом, чем выше должность, которую занимает работник, тем более общие задачи он решает; чем ниже положение работника в иерархии, тем более частными приходят стоящие перед ним цели.

Таблица 3 - Категории  руководителей

Категория руководителя	Описание
Руководители низшего звена (операционные руководители)	Самая многочисленная категория. Они осуществляют контроль за выполнением производственных заданий, за использованием ресурсов (сырья, оборудования, кадров). К младшим начальникам  относятся мастер, заведующий лабораторией и т.п. Работа руководителя низшего звена является самой разнообразной, характеризуется частыми переходами от одного вида деятельности к другому. Степень ответственности руководителей низшего звена не очень высока, иногда в работе присутствует значительная доля физического труда.
Руководители  среднего звена	Они контролируют работу руководителей низшего звена  и передают обработанную информацию для руководителей высшего звена. К данному звену относятся: заведующие отделом, декан и т.д. На руководителей  среднего звена ложится существенно  большая доля ответственности.
Руководители  высшего звена	Самая малочисленная  категория. Они отвечают за разработку и реализацию стратегии организации, за принятие особо важных для нее  решений. К руководителям высшего  звена относятся: президент компании, министр, ректор и т.д. Работа руководителя высшего звена является весьма ответственной, так как фронт работы большой, а темп деятельности напряженный. Их работа, в основном, заключается в умственной деятельности. Они постоянно должны принимать управленческие решения.

Приведенные модели, с одной стороны, отражают только отдельные стороны организаций вообще, а с другой - могут сочетаться одновременно в отдельно взятой организации. Но при всей кажущейся заданности, организации имеют собственную логику развития, направленную на преодоление противоречий между планомерностью и спонтанностью, индивидуальным и общим, разделением и объединением.

В настоящее  время все более и более  явной становится тенденция к  специализации профессиональной деятельности, при которой каждый работник (или  каждое подразделение) выполняет предписанные ему функции и не вовлекается в выполнение других функций.

1.2 Основные  этапы проектирования организации  и виды          организационных структур

Представим  в виде схемы основные этапы проектирования организации (рис. 1).

Определение характера выполняемой  работы: для выполнения этой задачи, данную стадию создания организации  полезно также разбить на подпункты, предусматривающие определенные этапы  и виды работ. Например, постановка задач, расчет необходимого объема работ для решения поставленных задач, устранение бесполезной работы и дублирования, разработка самого процесса, проверка (чтобы не опустить важную составляющую часть работы) .

 

 

 

 

Рисунок 1 –  Этапы построения организации

Второй этап включает в  себя: установление норм, стандартов (например, расчет допустимого объема должностных обязанностей для каждого руководителя любого уровня) ; технические приемы в рамках научных методов управления (например, анализ рабочего времени, изучение методов и организации труда и т.п.) ; установление полного сотрудничества всех лиц, работающих в рамках организации. 

На третьем этапе важно, чтобы элементы управления были сгруппированы  согласно виду выполняемой работы, а не по другим критериям (например, вокруг пользующихся авторитетом руководителей) . Этот способ известен как “принцип ориентации” . Распределение производственных обязанностей и формирование логических групп должны неизбежно привести к созданию отделов (подразделений) , то есть коллективов людей, выполняющих некоторую аналогичную работу, как правило, под единым руководством начальника. 

Поскольку организации создаются  не навсегда и изменяются вместе с  изменениями планов, на практике встречаются  различные варианты образования  организационных структур.

Чтобы спроектировать и создать организацию, необходимо иметь хотя бы общее представление о том, какие принципы принято закладывать в деятельность организации на стадии их проектирования и на какие типы организационных структур в ходе этого принято ориентироваться.

Рассмотрим  виды организационных структур:

1. Линейная структура  для нее характерна вертикаль:  высший руководитель - линейный руководитель (подразделения) - исполнители (рис  2.). Имеются только вертикальные  связи. В простых организациях  отдельные функциональные подразделения отсутствуют. Эта структура строится без выделения функций.

Преимущества: простота, конкретность заданий и  исполнителей.

Недостатки: высокие  требования к квалификации руководителей  и высокая загрузка руководителя. Линейная структура применяется и эффективна на небольших предприятиях с несложной технологией и минимальной специализацией.

Рисунок 2 - Линейная  структура управления

2. Функциональная организационная структура реализует тесную связь административного управления с осуществлением функционального управления (рис.3).

На рис. 3 административные связи функциональных начальников  с исполнителями (И1 - И4) такие же, как и для исполнителя И5 (они  не показаны в целях обеспечения  ясности рисунка).В этой структуре  нарушен принцип единоначалия и затруднена кооперация. Практически она не используется.