Разработка системы учета и отчетности в проекте

 

 

Содержание

 

Введение…………………….................................................................................3

1. Управленческий учет и управленческая отчетность…………………....3
2. Управление проектами и административное управление……...……..…8
3. Проектный учет  и отчетность…………………………………………....9

Заключение………………………………………………………………………11

Список литературы……………………………………………………………...13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

    Сегодня практически  все компании реализуют проекты  разного масштаба и разной  степени сложности, поэтому управление  проектами является одной из  новых и динамично развивающихся  областей знания. Рабочими инструментами  менеджеров проектов обычно являются  системы проектного учета, позволяющие  решить оперативные задачи проектного  управления, например, составлять календарные  планы проектов, назначать и перепланировать  ресурсы.

    Для качественного управления проектом и контроля его реализации рекомендуется вести раздельный учет по проекту и по текущей деятельности компании. Учет можно организовать в рамках существующих в компании учетных программ. Для этого необходимо присвоить проектам уникальные коды, организовать сбор информации по проекту, обеспечить ее внесение в учетные системы, отражение на счетах бухгалтерского и управленческого учета, а также формирование отчетности по проекту. Вести учет в разрезе проекта необходимо сразу после его открытия и присвоения кода. В этом случае все затраты по проекту, в том числе связанные с разработкой бизнес-плана, изначально будут корректно учтены.

    Ведение проектного  учета предоставляет возможность  формировать разнообразную отчетность  в разрезе проекта. В частности, отчеты об исполнении бюджета, позволяющие контролировать изменения  и прогнозировать финансовый  результат проекта. Периодичность  составления отчетов определяется  потребностями компании или требованиями  внешних пользователей. В целом, формы финансовой  отчетности  в разрезе проекта, правила, и периодичность ее формирования следует отразить в положении по бюджетированию компании.

 

1. Управленческий учет и управленческая отчетность

    Под управленческим учётом понимают процесс подготовки, анализа, интерпретации и предоставления информации, необходимой менеджменту предприятия для осуществления функций прогнозирования, планирования, нормирования, анализа и контроля; для принятия эффективных управленческих решений; для обеспечения оптимального уровня использования ресурсов компании, а также для подготовки финансовой отчётности.

    Основным компонентом системы внутреннего учёта является система формирования бюджетов и планов производства. Для создания системы производственных планов и программ служит система измерения фактических результатов и выявления различий между выполнением производственных программ и планируемыми показателями.

    Планирование предполагает составление и последующее выполнение реальных планов. Полученные результаты сравниваются с результатами прогнозов, что отражается в специально разработанной форме отчётности. Менеджмент компании, таким образом, может оперативно реагировать на отклонения от плана, внося в него соответствующие корректировки либо пересмотрев план, если исходные условия текущей деятельности компании подверглись существенным изменениям.

    Выделяют две формы бюджетной отчётности: план прибылей (бюджет доходов и расходов) и прогноз движения наличности (бюджет движения денежных средств). План прибылей — это отчёт о прибылях, рассчитанный на период, на который составляется бюджет. Он обобщает в виде финансовых показателей данные по планируемым усилиям, по стимулированию продаж (показатель расходы на продажи) и результат прилагаемых усилий (показатели: коммерческий доход и дополнительные затраты на продажи). Отдельные планы прибылей обычно готовятся по каждому из наиболее важных сегментов рынка, на которых работает компания. Данные, лежащие в основе плана прибылей, составляются коммерческим департаментом компании, на котором лежит ответственность за составление бюджетов продаж и издержек.

    Отчётность является заключительным этапом любой системы учёта, завершающей стадией учётного процесса. Управленческая отчётность- это взаимосвязанный комплекс фактических, плановых, прогнозных данных и расчётных показателей о функционировании хозяйственной организации как экономической и производственной единицы. Он включает совокупность данных и показателей как по предприятию в целом, так и в результате структурных и производственных подразделений, центров, затрат и прибылей.

    В отличие от бухгалтерской отчётности, ориентированной на внешних пользователей, управленческая отчётность предназначена для самого предприятия в лице стратегического менеджмента и руководителей подразделений. В соответствии с этим формирование отчётности для менеджеров должно отвечать потребностям управления на каждом уровне руководства организацией. Эти потребности индивидуальны, специфичны и во многом зависят от особенностей организации производства на данном предприятии.

    Целью составления управленческих отчётов является удовлетворение потребностей пользователей информации. Поэтому требования к содержанию, периодичности и порядку предоставления отчётности для управления должны определять сами менеджеры.

Поскольку высшее руководство формирует стратегические цели управления предприятием, оно должно получать интегрированную управленческую отчётность, позволяющую судить о выполнении поставленных задач. Она может содержать данные, характеризующие фактические результаты производственной, инвестиционной и финансовой деятельности организации, в целом и в разрезе основных структурных подразделений за прошедший период, либо на любой момент времени, и результаты анализа воздействия внешних и внутренних факторов, влияющих на достижение долгосрочных целей развития организации, а также плановые и прогнозные показатели деятельности предприятия на предстоящий период.

    Руководителям среднего звена, представляющим собой руководство структурных подразделений всех уровней, необходима информация, содержащая значения и анализ ключевых показателей деятельности этих подразделений на любой момент времени, а также информация о смежных подразделениях и контрагентах.

    Руководству и специалистам структурных подразделений, отвечающим за реализацию текущих и долгосрочных целей деятельности участка, который они возглавляют, необходимы отчётные данные о результатах этой деятельности и планах её осуществления на ближайшую перспективу с анализом влияния основных внутрипроизводственных факторов.

    Основными требованиями к составлению управленческой отчётности являются:

- своевременность – информация  должна быть представлена к  тому времени, когда в ней возникает  необходимость;

- достаточность – отчётные  данные не должны содержать  излишней информации, но быть  достаточно полными;

- целесообразность –  информация должна учитывать  особенности цели управления, для  которой она предназначена;

- адресность – отчётные  показатели необходимо довести  до ответственного пользователя, соблюдая принцип конфиденциальности;

- объективность – следует  исключить возможность предвзятости, субъективности информации для  управления, ошибок в её формировании;

- сопоставимость – отчётные  данные и показатели должны  быть сопоставимы во времени  и по подразделениям предприятия;

- экономичность – затраты  на получение управленческой  отчётности не должны быть  больше эффекта от её использования. 

     Соблюдение этих требований обеспечивает достаточно оперативный обзор деятельности, за которую несёт ответственность руководитель соответствующего уровня.

    Информация для управления предприятием не во всех случаях должна быть максимально оперативной. Важнее своевременность подготовки и представления управленческой отчётности, которая характеризуется частотой представления периодических отчётов для управляющих и интервалом между окончанием периода и временем, когда отчётность попадает к ответственному руководителю или исполнителю.

    Частота представления периодических отчётов зависит от времени, за которое содержащаяся в них информация устаревает. Некоторая информация должна сообщаться в момент возникновения - немедленно. Другие данные отчётности достаточно предоставлять раз в неделю, раз в месяц. Одни и те же сведения для менеджеров низшего и среднего звена могут предоставляться детально и ежедневно, а для дирекции предприятия в обобщённом виде, еженедельно или раз в месяц.

    Часть учётной информации для управления может и должна поступать пользователям в режиме реального времени при каждом её изменении. Например, для высшего управленческого персонала, ответственного за финансовое состояние организации, нужна оперативная информация о резком изменении курса валют и тарифов на энергоносители, индексов фондового рынка и котировки ценных бумаг. Немедленной должна быть информация о неожиданных простоях, непроизводительных расходах и потерях, существенно влияющих на экономическое состояние предприятия, данная информация требует незамедлительной реакции руководителей среднего и низшего звеньев управления.

    Важное значение имеет способ представления учётной управленческой информации. Основные факторы, влияющие на выбор способа представления управленческого отчёта:

- содержание предоставляемой  информации;

- потребности и пожелания  пользователей отчётов;

- экономичность получения  и передачи отчётов.

    Для управленческой отчётности нет стандартного набора бланков с единым форматом и общей структурой. Они индивидуальны, разнообразны по существу, форме и срокам предоставления.

    Требования к формату и содержанию управленческой отчётности:

- доступность для восприятия;

- степень детализации  информации;

- порядок оформления отчётов;

- необходимость стандартизации  отчётов.

       Управленческие отчёты разрабатываются и составляются в соответствии со стандартным для данного предприятия форматом. Для управления и принятия управленческих решений большое значение имеет возможность сравнения полученных показателей факта с заданной величиной или аналогичными данными прошлых периодов. Сопоставление с планом позволяет оценить успешность его выполнения или при наличии объективных причин значительных расхождений, убедиться в несовершенстве планирования, ошибочности прогнозирования. Отчётные таблицы должны сопровождаться пояснительным текстом с аналитическими выводами и рекомендациями.

          Основными регистрами для формирования отчётных показателей, а иногда и непосредственно формами отчётности для управления служат производственные журналы, книги записей и покупок, продаж и других хозяйственных операций.

Виды управленческой отчётности

В теории и в практике управленческого учёта различают комплексные отчёты, отчётность по итоговым показателям (ключевым позициям) и аналитические отчёты.

Комплексные отчёты для управления характеризуют деятельность всего предприятия, его дочерних подразделений и филиалов. Они представляются с установленной заранее периодичностью (по итогам работы за неделю, месяц). В комплексных отчётах отражаются затраты и результаты деятельности предприятия в целом и её отдельных сегментов, структура доходов и расходов, величина дебиторской и кредиторской задолженности, сумма резервов на покрытие долгов дебиторов безнадёжных к взысканию, запасы и оценка резервов под их обесценение, движение денежных средств и прогноз предстоящих расходов и денежных поступлений.

Отчёты по ключевым позициям могут представляться в любой момент времени. В них отражаются наиболее существенная для текущего функционирования хозяйственной организации информация о количестве полученных заказов, степени их выполнения, величине рекламации и брака, объёмах производства и продаж, об использовании материальных и трудовых ресурсов, величине долговых требований и обязательств, депозитов и т.п.

Аналитические отчёты составляют по запросу руководителей соответствующего уровня. В них, могут быть приведены данные и указаны причины существенного роста производственных запасов, увеличения количества сверхурочных часов работы, падения или увеличения объёмов продаж, выбытия или пополнения производственного оборудования и других основных средств, замораживания оборотных средств, снижения рентабельности, изменения удельного веса организации на соответствующем рынке и т.п.