Сущность, значение, функции управления персоналом в организации

Управление  персоналом охватывает широкий спектр функций от приёма до увольнения работника, среди которых можно выделить: 
1) набор и отбор персонала; 
2) деловая оценка персонала при приёме, аттестации, подборе; 
3) профориентация и адаптация персонала; 
4) мотивация работников; 
5) организация труда и соблюдение этики деловых отношений; 
6) управление конфликтами и стрессами; 
7) обеспечение безопасности персонала; 
8) управление нововведениями в кадровой работе; 
9) обучение и повышение квалификации; 
10) управление деловой карьерой и служебно-профессиональным продвижением; 
11) управление поведением персонала в организации; 
12) управление социальным развитием; 
13) высвобождение персонала.

Перечисленные функции не исчерпывают всего их многообразия. Они отчасти накладываются друг на друга. Однако, перечислив их, мы получили представление о содержании управления персоналом, как специфического вида управленческой деятельности в организации.

2.1. Этапы управления персоналом в организации

Исследуя содержание современных  публикаций по проблеме управления персоналом, можно выделить множество этапов процесса управления персоналом

На практике распространение получили следующие этапы управления персоналом: 
1) Планирование персонала и формирование кадрового резерва; 
2) Набор и отбор персонала; 
3) Адаптация и профориентация персонала; 
4) Мотивация персонала; 
5) Организация профессионального обучения; 
6) Оценка персонала.

Планирование – начальный  этап любой управленческой деятельности. Кадровое планирование помогает определить стратегию, цели и задачи кадровой политики и способствует их достижению через  систему соответствующих мероприятий.

При планировании набора сотрудников  требуемых профессий и квалификаций анализируются состояние рынка  труда и тенденции его изменения  в рассматриваемый период. Большое  внимание в кадровом планировании уделяется  подготовке мероприятий по адаптации  работников к складывающейся экономической ситуации и изменяющимся условиям труда. Необходимый количественный объём рабочей силы определяется исходя из поставленных предпринимательских целей и штатной структуры организации.

Одним из направлений планирования персонала является формирование кадрового резерва. Резерв – группа работников, отобранных для выдвижения на вышестоящую должность по результатам оценки их знаний, профессиональных умений и навыков, деловых и личностных качеств, способностей к руководящей деятельности. Задачами формирования кадрового резерва являются: 
1) своевременное и качественное замещение вакантных должностей; 
2)выявление сотрудников, обладающих потенциалом для продвижения; 
3) своевременная подготовка сотрудников к занятию вакантной должности (к продвижению); 
4) преемственность и устойчивость управления организацией и ее подразделениями; 
5) удовлетворение потребностей работников в профессиональном и должностном росте. [15, с. 83]

Профессиональный  отбор и приём на работу являются необходимыми составляющими управления персоналом. Приём на работу предусматривает ряд действий, предпринимаемых организацией для привлечения кандидатов на вакантные рабочие места. При отборе и найме сотрудников основной задачей является комплектование штатов претендентами, деловые, морально-психологические и иные качества которых могли бы способствовать достижению целей организации.

Набор персонала  начинается с поиска и выявления  кандидатов как внутри фирмы, так  и за её пределами с учётом требований к ним и величины необходимых затрат.

Отбор персонала  – это процесс изучения психологических  и профессиональных качеств работников с целью установления их пригодности  для выполнения обязанностей на определённом рабочем месте или должности и выбора из совокупности претендентов наиболее подходящего с учётом соответствия его квалификации, специальности, личных качеств и способностей характеру деятельности, интересам организации и его самого.

Процесс отбора кадров осуществляется в несколько этапов. Основными из них в западных фирмах являются: предварительная отборочная беседа; заполнение заявление и анкеты; собеседование с менеджером по найму; тестирование; проверка рекомендаций и послужного списка; медицинский осмотр.

Критериев отбора не должно быть слишком много. Основными критериями считаются: образование; опыт работы; деловые качества; профессионализм; физические характеристики; тип личности кандидата и его потенциальные возможности.

Процесс отбора кандидатов и изучение их соответствия функциональным обязанностям по конкретной должности предполагает: Первичное знакомство с претендентами; Сбор и обработку информации о них по определённой системе; Оценку качеств и составление достоверных "портретов"; Сопоставление фактических качеств претендентов и требований должности.

Под адаптацией персонала понимается взаимное приспособление работника и предприятия, которое  основывается на врабатываемости сотрудника в новые профессиональные, социальные и организационно-экономические  условия труда. В процессе адаптации должно произойти оптимальное приспособление нового сотрудника и организации друг к другу. При приеме на работу кандидата отделом управления составляется карта личностных и профессиональных характеристик, которая сопоставляется с существующими профессиограммами. Таким образом, выявляется психологическая совместимость и его профессиональная пригодность. Анализ полученных результатов позволяет разработать комплекс рекомендаций для нового сотрудника.

Профессиональная  ориентация включает в себя комплекс взаимосвязанных экономических, социальных, медицинских, психологических и педагогических мероприятий, направленных на формирование профессионального признания, на выявление способностей, интересов, пригодности и других факторов, влияющих на выбор профессии или на смену рода деятельности. Действие системы профориентации распространяется и на давно работающих сотрудников.

Мотивация включает в себя следующие подсистемы: управление мотивацией трудового поведения; нормирование и тарификация трудового процесса; разработка систем оплаты труда; разработка форм морального поощрения персонала.

К вопросам мотивации  персонала следует подходить  с большой осторожностью. Разные мотивы действуют на людей по-разному. Простая модель процесса мотивации  имеет всего три элемента: потребности; целенаправленное поведение; удовлетворение потребностей.

Процесс мотивации  тесно связан с системой оценки персонала. Оценивая работу того или иного сотрудника, руководство должно соответствующим  образом стимулировать его по уровню вклада в общее дело.

Обучение персонала  и повышение его квалификации, - одна из важнейших задач, стоящих  перед руководством организации. Необходимость  решения данной задачи вытекает из так называемой текучести кадров, которая может быть вызвана множеством причин, например, таких как переход на более оплачиваемую работу, повышение по службе, выход на пенсию, увольнение, смерть и т.д.

Оценка персонала  – это целенаправленный процесс  установления соответствия качественных характеристик персонала (способностей, деловых и личностных качеств результатов труда) требованиям должности (рабочего места). Различают оценку кандидатов на вакантную должность при отборе персонала и текущую периодическую оценку сотрудников при аттестации персонала. Оценка возможна по результатам обучения при контроле хода адаптации работников.

2.2 Организационно-экономическая характеристика предприятия

Процесс обучения и повышения квалификации персонала  на предприятии не имеет системы. В основном обучение происходит по собственной инициативе работников в средне-специальных и высших учебных заведениях.

Адаптация персонала  является одним из главных направлений  в системе управления персоналом предприятия. Новые работники, которые  попадают в коллектив предприятия, нуждаются в определённой адаптации к условиям коллектива и труда. Во время адаптации за новым сотрудником назначается наставник из числа опытных работников. Адаптация происходит во время испытательного срока – 3 месяца.

Система формирования кадрового резерва на предприятии  отсутствует.

Система аттестации и оценки персонала также практически не налажена. Аттестация персонала проводится редко и только по инициативе руководства, когда определённый сотрудник не справляется с возложенными на него задачами.

Важным элементом  анализа системы управления в организации является оценка мотивационных стимулов самими работниками. Руководство должно представлять, какие стимулы, и в какой мере заставляют персонал выполнять свои служебные обязанности. Исходя из этого, необходимо разрабатывать мероприятия по мотивации труда.

Анализ системы  мотивации на предприятии означает изучение и оценку существующих мотивационных  стимулов и степени адекватной реакции  на них со стороны персонала. Анализируя систему мотивации, которая существует на предприятии, мы будем исследовать механизмы стимулирования персонала и их эффективность.

В качестве мотивационных  стимулов принято рассматривать  следующие стимулы: 
1) уровень зарплаты; 
2) степень признания; 
3) чувство необходимости выполняемой работы для общества; 
4) зависимость оплаты труда от его результатов; 
5) творческий подход в работе; 
6) степень ответственности; 
7) работа, которая способствует развитию способностей человека; 
8) степень самостоятельности в работе; 
9) сложность работы; 
10) степень интереса к работе.

2.3 Предложения по совершенствованию процесса управления персоналом в организации

В ходе анализа  системы управления персоналом ООО "Димарт" выявлены следующие недостатки: 
1) отсутствует система обучения и повышения квалификации персонала на предприятии; 
2) не налажена система аттестации и оценки персонала; 
3) отсутствие связи между результатами работы и уровнем заработной платы.

Важная роль в совершенствовании системы  управления персоналом предприятия  должна отводиться повышению качества исполнения управленческих решений, которое прямым образом зависит от уровня образованности сотрудников фирмы. В бизнесе существует два вида знаний и умений - функциональные и психологические. Первые охватывают области финансов, маркетинга, логистики и так далее, вторые относятся к сферам лидерства, творчества, ведения переговоров, управления временем и др. Соответственно, система обучения и повышения квалификации должна быть ориентирована именно на эти два основных направления. Для выбора программы обучения и повышения квалификации необходимо для начала определить ключевые факторы стоимости бизнеса на всех уровнях управления, а также перечень знаний и навыков, необходимых для оптимизации этих факторов.

Определяя бюджет программы краткосрочного обучения, надо не забывать о том, что расходы на обучение являются не издержками, а инвестициями, доходность которых при правильной организации является одной из самых высоких среди альтернативных проектов.

Далее необходимо провести максимально тщательный и  подробный сбор информации о предлагаемых краткосрочных программах обучения.

Здесь необходимо понимать, что ни одна специализирующаяся на краткосрочном обучении компания не способна предоставить весь спектр необходимых знаний, поэтому, к сотрудничеству, как правило, привлекается несколько  обучающих фирм, в зависимости от их специализации.

Для эффективного обучения персонала необходимо составить  график, по которому каждый сотрудник  в течение года должен иметь возможность  хотя бы один раз проходить курсы  обучения и повышения квалификации с учётом специфики его работы.

Основным элементом  современной системы управления персоналом организации является его  аттестация на предмет соответствия занимаемой должности.

Проведение  аттестации необходимо осуществлять каждые пять лет.

Цель разработки системы аттестации – наиболее рациональное использование работников, повышение эффективности их труда и ответственности за порученное дело, дальнейшего улучшения подбора и развития кадров, повышение их деловой квалификации.

Задачи разработки системы аттестации: 
1) оценка квалификации, профессиональных навыков и деятельности каждого отдельного работника и всего коллектива в целом; 
2) выявление скрытых внутренних кадровых резервов для интенсивного развития предприятия; 
3) стимулирование работников повышать свой профессиональный уровень и укреплять трудовую дисциплину.

Этапы проведения аттестации. 
Подготовительный этап

На этом этапе  выбирается группа специалистов подлежащих аттестации, анализируются должностные  обязанности каждого работника, а также документы, регламентирующие работу предприятия (Устав, Правила  внутреннего распорядка, Правила Техники Безопасности, отраслевые нормы и стандарты и т.д.), определяется методика проведения аттестации и разрабатывается пакет аттестационных документов.

Для проведения аттестации предлагается выбрать "трехступенчатый" метод. По этой методике, процесс оценки персонала состоит из трех ступеней: 
1) Оценка личности. Психологическое тестирование, направленное на составление психологического портрета сотрудника, выявление его способностей к работе. 
2) Оценка квалификации. Собеседование или экзамен по вопросам профессиональной компетенции. Цель – выявить, является ли сотрудник достаточно компетентным для занимаемой им должности, либо его квалификация недостаточна. Кроме того, исследуется написанное аттестуемым резюме. 
3) Оценка деятельности. Собеседование с сотрудником по проделанной им работе за аттестационный период. Цель – выяснить, как справляется сотрудник с возложенными на него обязанностями, есть ли резерв для увеличения эффективности его труда.

На этапе  подготовки к проведению аттестации разрабатывается пакет аттестационных документов. Пакет аттестационных документов – это документы, необходимые для проведения аттестации. Аттестационные документы должны иметь единую форму для всех аттестуемых сотрудников, занимающих одинаковые должности. Кроме того, на этом этапе формируется аттестационная комиссия. Желательно провести семинар – тренинг для членов аттестационной комиссии с целью ознакомления их с действующим законодательством, регулирующим процедуру аттестации, а также с целью ознакомления их с методикой проведения аттестационных собеседований и правильного составления аттестационных документов.