Управление закупочной деятельностью предприятий

Закупочная комиссия вправе не разъяснять участникам закупки основания и причины принятия решений.

           Основной функцией закупочной комиссии является отбор поставщиков продукции с целью заключения предприятием гражданско-правового договора.

В целях реализации основной функции закупочная комиссия осуществляет:

- утверждение извещения  и документации о закупке, включая  требования к закупаемой продукции  и порядку подтверждения соответствия  этим требованиям, требования к участникам закупки и порядку подтверждения соответствия этим требованиям, требования к порядку отбора участников закупки, выбору лучшего предложения или выбору победителя процедуры закупки;

- вскрытие конвертов с  заявками на участие в процедуре  закупки и открытие доступа к заявкам, поданным в форме электронных документов;

- рассмотрение, оценка и  сопоставление заявок на участие  в процедурах закупки;

- определение победителя  процедуры закупки;

- рассмотрение заявок  на участие в процедуре закупки  в электронной форме и отбор участников закупки;

- проведение квалификационного  отбора участников закупки, в том числе экспертизы предложений участников закупки по функциональным направлениям деятельности членов закупочной комиссии;

- принятие всех решений  в рамках проведения конкретной процедуры закупки, включая решения о допуске или об отказе в допуске участнику закупки по результатам рассмотрения заявок, о признании процедуры закупки несостоявшейся, о выборе лучшего предложения или выборе победителя в процедуре закупки, об отказе от проведения закупки;

- одобрение закупки у  единственного поставщика по  основаниям, предусмотренным п. 7.1 части III настоящего положения, и принятие  решения о заключении с ним  договора, либо об отказе от  проведения закупки у единственного  Поставщика на условиях, указанных  в заявке заинтересованного подразделения;

- утверждение изменений  гражданско-правового договора, заключенного заказчиком с поставщиком продукции по результатам процедуры закупки, при изменении существенных условий поставки продукции (цена, срок, объем).

 В состав Закупочной  комиссии входят: председатель комиссии, заместитель председателя комиссии  и члены комиссии.

 Работой закупочной комиссии руководит ее председатель, который созывает и ведет заседания, объявляет голосования и принятые закупочной комиссией решения, а также подписывает протоколы заседаний закупочной комиссии.

 Заседания Закупочной  комиссии проходят в очной  форме. В заседаниях Закупочной комиссии все члены комиссии участвуют лично.

 Все решения на заседании  Закупочной комиссии принимаются  открытым голосованием. Мнение членов  Закупочной комиссии может выражаться  словами «за» или «против». Члены  Закупочной комиссии не вправе  воздерживаться от голосования. Председатель комиссии голосует  последним. Решение считается принятым, если за него проголосовало  больше половины присутствующих на заседании членов закупочной комиссии.

В случае равенства голосов «за» и «против» обсуждаемого решения, председатель закупочной комиссии имеет право решающего голоса.

Ход заседания закупочной комиссии, результаты голосования и принятые решения по вопросу повестки дня отражаются в протоколе заседания закупочной комиссии, оформляемом работником подразделения организации закупок, присутствовавшим на заседании (секретарем комиссии), не позднее 2-х рабочих дней с момента проведения заседания, если иной срок не установлен настоящим положением. Данный протокол подписывается председателем закупочной комиссии, а в случае отсутствия на заседании председателя - заместителем председателя закупочной комиссии и секретарем комиссии. Присутствующие на заседании члена закупочной комиссии визируют протокол заседания закупочной комиссии.

Приглашенные на заседание закупочной комиссии лица, не являющиеся ее членами, не обладают правом голоса.

Основным документом, регулирующим отношения по закупкам и поставкам материальных ресурсов, является договор поставки. Он представляет собой соглашение, по которому поставщик (изготовитель, посредник) обязуется сформировать и направить соответствующий материальный поток (передать в собственность потребителю продукцию обусловленного ассортимента и качества в установленные сроки  и в требуемом количестве), а потребитель – принять и оплатить эту продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности закупочной системы, непосредственно влияет на эффективность всего процесса закупок, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения  по цепям закупок.

После того как сделан выбор системы пополнения запасов, необходимо количественно определить величину заказываемой партии, а также интервал времени, через который повторяется заказ.

Оптимальный размер партии поставляемых товаров и, соответственно, оптимальная частота завоза зависят от следующих факторов:

- объем спроса (оборота);

- расходы по доставке товаров;

- расходы по хранению запаса.

В качестве критерия оптимальности выбирают минимум совокупных расходов по доставке и хранению.

И расходы по доставке и расходы по хранению зависят от размера заказа, однако характер зависимости каждой из этих статей расходов от объема заказа, разный. Расходы по доставке товаров при увеличении размера заказа очевидно уменьшаются, так как перевозки осуществляются более крупными партиями и, следовательно, реже. График этой зависимости, имеющей форму гиперболы, представлен на рис.1.

Рис.1. Зависимость  расходов  на  транспортировку  от  размера   заказа.

Расходы по хранению растут прямо пропорционально размеру заказа. Эта зависимость графически представлена на рис.2.

Рис.2. Зависимость   расходов     на  хранение    запасов   от  размера   заказа.

 

Сложив оба графика, получим кривую, отражающую характер зависимости совокупных издержек по транспортировке и хранению от размера заказываемой партии (рис.3). Как видим, кривая суммарных издержек имеет точку минимума, в которой суммарные издержки будут минимальны. Абсцисса этой точки S опт дает значение оптимального размера заказа.

Рис.3. Зависимость суммарных расходов на хранение и транспортировку от размера закаэа.

 

Задача определения оптимального размера заказа, наряду с графическим методом, может быть решена и аналитически. Для этого необходимо найти уравнение суммарной кривой, продифференцировать его и приравнять вторую производную к нулю. В результате получим формулу, известную в теории управления запасами, как формулу Уилсона, позволяющую рассчитать оптимальный размер заказа:

где Sопт - оптимальный размер заказываемой партии;

-О - величина оборота;

-Ст- издержки, связанные с доставкой;

-Сх- издержки, связанные с хранением.

 

3. Показатели оценки эффективности закупочной деятельности

При определении эффективности закупочных операций необходимо комплексно оценить работу службы закупок фирмы, приняв во внимание: выполнение плана закупок по объемным и качественным показателям, выполнение бюджета фирмы и объем сэкономленных средств, дополнительные меры по контролю качества входящей продукции, а также объем и стоимость упущенных продаж, общий объем операций, производительность труда, транспортные издержки и т.д.

Исходя из этих данных, можно примерно определить стоимость той или иной логистической операции в процессе осуществления закупочных функций — например, среднюю стоимость разработки и оформления заказа или долю стоимости материального ресурса в объеме продаж готовой продукции. Можно оценить и долю административных затрат по закупке на каждый рубль, израсходованный на закупки в целом. Проследив, таким образом, деятельность отдела закупок, можно судить об эффективности его функционирования, а также определить имеющиеся проблемные моменты.

Существуют три основных показателя, по которым осуществляется контроль деятельности закупочного отдела: время, цены и надежность поставщиков. Контроль фактора времени подразумевает контроль задержанных поставок, а также последствий опозданий. При этом должны анализироваться такие, например, показатели, как:

• доля задержанных заказов;
• доля случаев, когда просрочки доставки вызвали ощутимое отсутствие материального ресурса/готовой продукции на складе;
• число случаев остановки производства в результате просрочки и т.п.

Фактор «цена» подразумевает анализ цен, уплаченных при закупках продукции, в частности, их сравнение с ранее намеченными ценами, а также попытки избежать таких отклонений от бюджета закупок. Всестороннему анализу должны подвергаться:

• цены, уплаченные поставщикам за материальный ресурс, готовую продукцию;
• стандартные или расчетные цены за основные материальные ресурсы;
• индекс средних цен, уплаченных за продукцию по товарным группам;
• изменения цен, произошедшие в результате переговоров, анализа, в результате лучшей упаковки и рационализации перевозки и т.п.;
• форвардная закупочная деятельность в сравнении с соответствующим прогнозом для выявления его эффективности, а также сравнение цен, уплаченных при таких закупках, с теми, которые могли быть уплачены в случае закупок не форвардным, а обычным путем;
• доля закупочных ордеров, выданных без договоренности о твердой цене и т.д.

Надежность поставщика подразумевает соответствие качества и объемов его поставок условиям, зафиксированным в договорах. Следующие параметры позволяют принимать обоснованные решения при выборе продавца:

• доля просроченных доставок и отказов поставки;
• доля поставок, не соответствующих договорам по качеству продукции;
• доля заказов, доставленных вопреки договоренности не единой партией;
• качество услуг различных перевозчиков, измеренное временем в пути и числом поврежденных грузов и т.п.

Эффективность работы службы снабжения/закупок фирмы часто оценивается следующими показателями:

• сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
• допустимые уровни брака закупаемой продукции;
• доля закупок, совершенных вовремя;
• число ситуаций, когда нужного материального ресурса/готовой продукции не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
• число изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок (учет по каждой причине внесения изменений);
• число полученных и обслуженных заявок;
• доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т.п.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Закупочная деятельность предприятий это сложная система, требующая чёткости выполнения всех обязательных звеньев цепи. Если хоть одно звено нарушится, то вся деятельность фирмы может остановиться. Примером этому может быть ситуация, когда предприятие приостанавливает своё производство из-за задержки заказанного сырья.

Задачи и работы, относящиеся к закупочной деятельности:

1. определение потребности в материальных ресурсах;
2. исследование рынка закупок;
3. выбор поставщика;
4. осуществление закупок;
5. контроль поставок;
6. подготовка бюджета закупок;
7. координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.

Управление системой закупок на предприятии преследует расширение номенклатуры продукции, снижение общих затрат ресурсов и исключение убытков, избавление от устаревших и медленно реализуемых запасов продукции, контроль над специальными заказами, контроль над упущенными продажами, увеличение доли закупок, осуществляемых по процедуре стандартного заказа.

Одним из технических приемов закупочной деятельности является система поставок «точно в срок». Система основана на том, что в звено не должно поступать никаких материалов, пока в этом звене не возникнет в них необходимость.

Итак, изучив закупочную деятельность предприятий, можно сделать следующие выводы:

1. Закупочная деятельность - управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.
2. Главной целью любого предприятия является получение максимальной экономической эффективности, т. е. получение максимального количества закупаемого сырья по максимально низким ценам, но имеющим высокое качество.
3. Чтобы организовать процесс закупок необходимо определить потребность в сырье, материалах и/или услугах; определить возможные источники снабжения, цены; заключить договор с поставщиком; проконтролировать выполнение заказа; оплатить полученные материалы.
4. Управлением закупочной деятельности предприятий занимается специальная закупочная комиссия.