Технология регистрации документов. Регистрация входящих документов

 

 

Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Технология регистрации документов. Регистрация входящих документов.

 

 

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной в нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат.

Все поступающие по почте, через  курьерские службы, по факсу, электронной  почте документы принимаются  и регистрируются.

При получении документов:

• проверяется правильность доставки корреспонденции. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается;
• конверты вскрываются за исключением конвертов с надписью «лично»;
• проверяется наличие всех листов документа, наличие приложений. При получении факсов проверяется качество текста. В случае получения факса с нечитаемыми фрагментами текста об этом сообщается отправителю для повторной передачи документа;
• на всех документах проставляется отметка о получении (штамп), содержащая следующие элементы:
1. дата получения документа (при необходимости часы и минуты);
2. валовый порядковый номер;
• рекомендуется также включать в штамп название организации (чаще всего сокращенное, в виде аббревиатуры типа ГТС, УЕЗТУ, ГКБ №3 и т.п.).

Валовая нумерация позволяет  определить общее количество документов, поступающих в организацию в течение года.

Поступившие документы  разделяются на требующие регистрации  и перерегистрируемые. Перерегистрируемые документы определяются по перечню  документов, не подлежащих регистрации, который должен быть составлен в каждой организации. К ним относятся:

• рекламные извещения, плакаты, листовки;
• прейскуранты (прайс-листы);
• поздравительные письма, телеграммы;
• приглашения, программы семинаров, совещаний, конференций;
• печатные издания (книги, журналы);
• пакеты с пометкой «Лично»;
• копии нормативных документов, постановлений, распоряжений государственных органов;
• документы и информативные материалы, присланные для сведения.

Нерегистрируемые документы  сразу передаются по назначению.

В крупных организациях с большим документооборотом регистрацию осуществляет группа регистрации службы документационного обеспечения управления (ДОУ)  или специально выделенный сотрудник. В небольших фирмах эту работу выполняет секретарь (секретарь-референт). В этом случае автоматизированные системы регистрации и контроля исполнения могут функционировать на локальном компьютере секретаря в составе одной системы управления базами данных (СУБД), позволяющей интегрировать базу данных о документах фирмы с базами данных по кадрам, по адресам и телефонам организаций (клиентов, партнеров и т.п.) и номенклатурой дел организации. Регистрируются документы, поступающие в организацию (входящие документы), отправляемые из нее (исходящие документы) и внутренние документы.

Входящие документы  регистрируются в день поступления. Исходящие и внутренние документы регистрируются в день подписания руководителем организации (предприятия, фирмы и т.п.).

Для регистрации входящих документов применяется специальный  журнал, в котором регистрационный  номер (индекс) состоит из порядкового номера по данному журналу (34) и номера дела (2-3), в которое подшивается документ.

Журнал необходим для  обеспечения сохранности и оперативного поиска входящих документов.

Для контроля исполнения документов в журнале введена графа «Срок исполнения». Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе. Исполнителю документ передается под расписку в графе «Подпись исполнителя». Журнал ведется секретарем (секретарем-референтом) или работником службы делопроизводства.

Пример оформления журнала регистрации  входящих документов

ЖУРНАЛ

регистрации входящих документов

№ п/п (входя щий номер)	Дата документа	Исходящий №	Краткое содержание (заголовок)	Исполни тель	Подпись исполни теля	Срок исполнения	Примечание
34/2-3	01.08. 2013	1-2/40	Дата поступления документа 05.08.2013 Об ограничении пода-чи электроэнергии 08.08.2013	Стеклов	Стеклов	10.08. 2013

 

Регистрация документов (пункт 7.1.) «Типовой инструкции по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» утвержденной приказом Федеральной архивной службой России от 27.11.2000 №68

1. Основой построения поисковых  систем является регистрация  документов - запись учетных данных  о документе по установленной  форме, фиксирующая факт его  создания, отправления или получения.

2. Регистрации  подлежат все   документы, требующие учета, исполнения  и использования в справочных  целях. Регистрируются документы,  поступающие из других организаций  и от физических лиц, а также  создаваемые - внутренние и отправляемые.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

3. Документы регистрируются  один раз: поступающие - в день  поступления, создаваемые - в день  подписания или утверждения. При  передаче документа из одного  подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

4. Регистрация документов  производится в пределах групп,  в зависимости от названия  вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются  документы, поступившие из Правительства Российской Федерации, приказы руководителя федерального органа исполнительной власти по основной деятельности, приказы по личному составу, служебная переписка, обращения граждан.

5. Регистрация поступающих,  внутренних и отправляемых документов  производится в местах исполнения и создания документов. Документы, полученные из Правительства Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, поступающие на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти и его заместителей, распорядительные документы и переписка за подписью руководителя федерального органа исполнительной власти, протоколы и решения коллегиальных органов регистрируются в службе ДОУ.

Документы, создаваемые  по направлениям деятельности федерального органа исполнительной власти, регистрируются в структурных подразделениях.

Документы, передаваемые или принимаемые по каналам факсимильной связи, регистрируются в службе ДОУ  или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.

6. Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках, журналах.

7. Регистрационный номер  документа состоит из порядкового  номера, который, исходя из информационных  потребностей федерального органа  исполнительной власти, может дополняться  буквенным или цифровым  индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

8. Для достижения информационной  совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);
• наименование вида документа;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);
• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);
• срок исполнения документа;
• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (РКФ)

Реквизиты	Комментарий по заполнению
1	2
Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием  вида документа
Автор (корреспондент)	При регистрации поступающих документов записывается наименование организации, структурного подразделения или  должностного лица - автора документа. При регистрации обращений граждан вводятся его имя, отчество, фамилия и адрес. При регистрации отправляемых документов записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента. При регистрации ответов на обращения граждан вводятся их персональные данные. Допускается применение сокращенного наименования организации
Дата документа	В РКФ переносится дата, присвоенная документу организацией – автором документа
Регистрационный номер документа	В РКФ переносится регистрационный  номер документа, присвоенный документу  организацией – автором документа
Дата поступления	Заполняется и переносится регистрационный  штамп. При традиционной обработке переносится В РКФ из регистрационного штампа
Индекс поступления	Заполняется и переносится регистрационный  штамп. При традиционной обработке  переносится В РКФ из регистрационного штампа
Заголовок к тексту	Переносится заголовок к тексту документа. При его отсутствии составляется аннотация, содержащая ключевые слова
Резолюция	В РКФ переносится с документа  содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции
Срок исполнения	Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в резолюции, при его отсутствии – типовой срок. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа
Отметка об исполнении документа	В РКФ переносится регистрационный  номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный индекс и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу
Дело	В РКФ переносится индекс дела в  соответствии с номенклатурой структурного подразделения, в которое помещен  исполненный документ

 

Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

• гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
• внутренняя переадресация документов по исполнителям;
• код по тематическому классификатору;
• ключевые слова;
• количество листов документа;
• наличие приложений;
• должностное лицо, поставившее документ на контроль;
• промежуточные сроки исполнения;
• перенос сроков исполнения;
• срок хранения документа;
• статус документа (проект, версия);
• вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

9) Регистрация документов - ответов осуществляется в РКФ  инициативных документов. Документу-ответу  присваивается порядковый номер  в пределах соответствующего  регистрационного массива.

 

 

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Код организации», «Ссылка на регистрационный номер и дату документа», «Резолюция», «Подпись», «Отметка о поступлении документа в организацию».

 

 

Реквизит «Код организации» (04) проставляют  по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографским способом.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» (11) включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

Реквизит «Резолюция» (16) пишется  на документе соответствующим должностным  лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-ст):

А.В.Зайцевой

Н.С. Никитину

 

Прошу подготовить проект

генерального соглашения

с фирмой «ХИТЭК» к 21.12.2013

 

Личная подпись

05.11.2013

Допускается оформление резолюции на отдельном листе – поручении. Однако такая форма нежелательна, так как может привести к потери резолюции либо к ее замене. Поручение подшивается в дело вместе с документом, но не прикрепляется к нему. При написании на документе второй и последующих резолюций они располагаются на любом свободном месте лицевой стороны документа.