Технология регистрации документов. Регистрация входящих документов

 

 

 

Реквизит «Подпись» (21) включает в  себя:

• наименование должностного лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе,

оформленном на бланке);

• личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например:

Исполнительный директор  личная  А.А. Семенов

ООО «Круг»    подпись

или

Исполнительный директор  личная  А.А. Семенов

подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.

Допускается в реквизите «Подпись»  центровка наименования должности  лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например (в ред. Постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 №9-ст):

Исполнительный директор  личная  Н.А. Федоров

ЗАО «Партнер»    подпись

При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Генеральный директор   личная   С.А. Соколов

подпись

 

Коммерческий директор  личная   А.С. Иванов

подпись

При подписании документа несколькими  лицами равных должностей их подписи  располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель министра            Заместитель министра

Юстиции Российской Федерации          финансов Российской Федерации

личная  В.М. Степанов   личная  А.Н. Миронов

подпись       подпись

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии  личная подпись  А.А. Локтев

Члены комиссии    личная подпись  Л.М. Сухов

личная подпись  С.П. Белов

личная подпись  Р.Д. Стрелов

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

Реквизит «Отметка о поступлении  документа в организацию» (28) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты). Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Докладные записки. Составить конкретный пример.

 

 

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с  выводами и предложениями.

Докладная записка, адресованная руководителю предприятия (внутренняя), может быть составлена с помощью персонального компьютера (ПК), машинописным или рукописным способом.

Докладная записка должна иметь  заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие  поводом к написанию докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки  должны быть подписаны составителем (автором).

Докладные записки (внешние), направляемые в выше стоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Датой докладной записки считается  дата ее подписания. Докладные записки  по основным вопросам деятельности предприятия  хранятся 5лет.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МУ «КСС» г.Кемерово      Директору предприятия

Программно–инженерный отдел          Андрееву Ю.А.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

 

25.05.2004

О командировании Перова Л.С.

 

В связи с введением  нового программного продукта для диспетчерской, прошу командировать ведущего специалиста программно-инженерного отдела Перова Л.С. на семинар в город Москву с целью обучения с 01.06.13 по 10.06.13.

 

 

 

 

Главный инженер-программист    Е.В.Фомин

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список используемой литературы.

 

 

1. Делопроизводство (организация и технология документационного обеспечения управления). Учебник для ВУЗов / под ред. Т.В. Кузнецовой – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2000
2. Документирование управленческой деятельности: Учебный модуль / В.Н. Караульнов, Н.М. Гук. Кемеровский технологический институт пищевой промышленности – Кемерово, 2002
3. Кирсанова М.М., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления: Учебное пособие для ВУЗов. 3-е изд., испр. и доп. – М.: Инфра–М, Новосибирск: Сибир. соглашение, 2000
4. «Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти» // Приказ Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 №68
5. Экономика предприятия: Учебник для вузов/Под ред. Проф. В.Я. Горфинкеля, проф. В.А. Швандара. – 3-е изд., перераб. и доп. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2000.