Автор работы: Пользователь скрыл имя, 13 Июня 2013 в 22:50, реферат
Служебная переписка является важной частью делового этикета, "общением в миниатюре". Она способствует установлению прочных связей с потребителем, улучшению взаимосвязи различных служб, а также увеличению оборота предприятия, фирмы.
Актуальность темы работы заключается в том, что этикет деловой переписки должен знать каждый человек не зависимо от деятельности, которой он занимается. Правильность обращения в письме и его содержание, дает собеседнику определенный портрет человека, который к нему обращается.
Введение…………………………………………………………………………...3
1. Общие требования к деловому письму……………………………………….4
2. Характерные типы деловых писем……………………………………………7
3.Правила международной переписки………………………………………....12
Заключение……………………………………………………………………….15
Список использованной литературы…………………………………………...16
Письмо-благодарность за гостеприимство. Бланк бумаги, реквизиты, отступив, с прописной буквы, с красной строки слева начинаем: "Уважаемый господин Брок" (запятая). Ниже, немного отступив, с прописной буквы: "От имени... (или фирмы такой-то) я хочу поблагодарить Вас за гостеприимство, которое Вы оказали... (например, господину Иванову) во время его пребывания в Вашей стране". (Продолжается письмо тут же, рядом, в строку). "Господин Иванов имел много интересных дискуссий со своими коллегами" (точка). Ниже, почти с середины, "Искренне Ваш,..."
Письмо-просьба. Есть два варианта такого письма.
Первый вариант. Опять-таки нужно соблюсти все реквизиты, отступив от края, с прописной буквы текст: "Обращаемся к Вам с просьбой... (здесь вы можете поставить - или выслать, или послать) к нам... (свои реквизиты)... (такие-то или такие-то материалы, чертежи и т.д.)".
Второй вариант. Начинается письмо так, отступив, с прописной буквы: "Мы будем весьма признательны, если Вы сможете прислать (или направить) к нам... (свой адрес, свои реквизиты)... (то-то и то-то)". Далее, отступив, почти с середины листа, с прописной буквы: "Искренне Ваша, Ирина Иванова".
Примечания:
Если письмо подписывает женщина, она должна поставить имя и фамилию, может поставить: "госпожа Иванова" или просто: "Ирина Иванова". Если письмо подписывает мужчина, он должен поставить только одну фамилию: "Иванов".
Если вы хотите послать приложения с этим письмом, то это оформляется следующим образом: в нижнем левом углу письма, ниже подписи, пишется слово "end" - это означает "прилагается" - и указывается число приложенных страниц.
Как правильно оформить письмо или поздравительную открытку к отправке? Правила вложения поздравительной открытки или любого делового письма в конверт: письмо складывается в три раза, т.е. гармошкой. Начало письма должно быть лицом к передней стороне конверта, на котором написан адрес. Открытка вставляется лицевой, праздничной стороной к стенке конверта, на которой пишется адрес.
Если письмо попадает в канцелярию или секретарю фирмы, то, как правило, оно вскрывается с помощью ножниц: с правой стороны конверта отрезают его часть. Руководители фирмы пользуются для этой цели специальными ножами, которые часто лежат на письменном столе. Этим ножом надрывается верхняя часть конверта.
Итак, конверт вскрывается либо ножницами сбоку, либо ножом для бумаг вскрывается самый верх. Письмо всегда должно быть обращено лицевой частью к человеку, который вскрывает конверт.
Итак, я рассмотрела характерные типы деловых писем. Из этого следует, что почти для каждого случая обращения в письме, существует свой тип и требования к оформлению такого письма.
Письмо должно быть составлено, как правило, на языке адресата. При невозможности это сделать (трудности с переводом на сравнительно редкие языки) допустимо составление письма на английском языке как наиболее распространенном в деловых отношениях. Направление письма на русском языке (кроме случаев, когда Вы знаете, что Ваш партнер свободно владеет им) крайне нежелательно, так как могут возникнуть трудности с переводом, задержка его, а также искажение текста. Можно рекомендовать направление двух текстов письма: основного - на русском языке (с подписями) и параллельного - на языке адресата или на английском языке.
Письмо должно быть по возможности кратким, четко выражать мысль отправителя и не допускать двояких толкований.
Обязательные атрибуты. Письмо принято делить на следующие части: сведения об отправителе, обычно содержатся в титуле бланка предприятия-отправителя (название, почтовый адрес, телефон, телекс, телефакс); внутренний адрес или адрес получателя; дата отправления; вступительное обращение; собственно содержание письма; заключительная формула вежливости; подпись (или подписи) отправителя, желательно с расшифровкой фамилии и указанием должности; ссылка на документы, которые могут быть направлены приложением.
Как правило, номера для ссылки адресата или отправителя употребляются только в случае, если ранее была переписка по данному вопросу. В остальных случаях эти атрибуты в письмах к зарубежным партнерам указывать не следует.
Заголовок (сведения об отправителе) может быть напечатан типографским способом на русском и английском языках.
Внутренний адрес включает: фамилию адресата, должность, название фирмы (без сокращений), ее адрес (дом, улица), город, графство (в Англии) или штат (в США) и затем название страны.
Если деловая переписка осуществляется посредством телексов или телефаксов, указывают и их номера.
Дата отправления письма располагается, как правило, в правом верхнем углу и обозначается одним из следующих способов: 16th April, 2010; April 16th, 2010; April 16, 2010.
Следует обращать внимание на правильное написание порядкового числительного при помощи цифр и окончаний: 1st, 21st, 2nd, 22nd, 3d, 4th, 24th...
Месяц нужно писать словом, так как цифровое обозначение может быть понято по-разному.
Вступительное обращение. На левой стороне письма, на два-три интервала ниже внутреннего адреса, помещается вступительное обращение. Оно должно согласовываться с адресатом.
Заключительная формула вежливости. На правой стороне письма после основного текста помещается заключительная формула вежливости. Она должна согласовываться с характером обращения. Как вступительная, так и заключительная формулы пишутся с отдельной строки.
После формулы вежливости, перед подписью ставится запятая.
Подпись помещается на правой стороне листа, сразу под заключительной формулой вежливости.
Если нужно указать должность лица, подписавшего письмо, то ее название печатается ниже подписи.
Приложения. Если к письму приложены какие-нибудь материалы, то в левом углу письма, ниже подписи, пишется слово - Encl. - прилагается и указывается число приложений.
Если отправитель письма желает, чтобы оно было прочитано определенным лицом, то перед вступительным обращением ставится надпись типа "Вниманию господина Брауна":
Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы.
Конверт. Адрес на конверте пишется так же, как и внутренний адрес. Над адресом крупным шрифтом печатаются слова, указывающие на способ отправки (заказное, авиа, со срочной доставкой, до востребования и т.д.). Обратный адрес пишется в нижней части лицевой стороны конверта, а иногда на его оборотной стороне.
В случае, когда нужно, чтобы письмо передали какому-нибудь определенному лицу нераспечатанным, необходимо написать: "Для передачи".
Таким образом, можно сделать вывод, что для переписки с иностранными лицами, необходимо соблюдать некоторые другие требования к оформлению делового письма. Это объясняется отличием понимания русского изложения от иностранных.
Заключение
Итак, на основе вышеизложенного можно сделать вывод, что при составлении делового письма необходимо соблюдать следующие требования.
Исполнитель должен отчетливо представлять себе сообщение, которое хочет передать, и точно знать, как это выразить в понятной, сжатой и доступной форме.
Письмо должно быть простым, логичным, конкретным и не допускать двусмысленностей. Лаконичные письма, написанные односложными словами, характеризуют пишущих как хороших собеседников, владеющих искусством общения. Фразы должны легко читаться, нежелательно использование большого количества причастных и деепричастных оборотов.
Письмо должно составляться только по одному вопросу, при этом его текст надо разбить на абзацы, в каждом из которых затрагивается лишь один аспект данного вопроса.
Письмо должно быть убедительным и достаточно аргументированным.
Письмо должно быть написано в нейтральном тоне, нежелательно употребление метафор и эмоционально-экспрессивных фраз.
Объем делового письма не должен превышать двух страниц машинописного текста.
С точки зрения грамматики деловое письмо должно быть безупречным, так как орфографические, синтаксические и стилистические ошибки производят плохое впечатление и действуют на адресата раздражающе, деловое письмо должно быть корректным, написано вежливым тоном.
Список использованной литературы