Деловое письмо

Образовательный консорциум Среднерусский  университет

Автономная  некоммерческая организация

высшего профессионального образования

«Московский областной гуманитарный институт»

________________________________________________________________

 

 

 

 

 

 

РУССКИЙ ЯЗЫК И КУЛЬТУРА РЕЧИ

 

 

контрольная работа

 

 

«Деловое письмо»

 

 

 

 

Выполнил: студент 1 курса,

группа Ю-УгП

Иванова Светлана Викторовна

 

Проверил: Аристова В.Н.

 

 

 

 

 

 

Подольск 2012

ПЛАН

 

Введение                                                                                               с.  3- 4

1. Понятие, виды и содержание деловых писем   с.  5-10

2. Оформление делового письма                                                        с. 11-17

3. Язык и стиль деловых писем      с. 17-20

Заключение         с. 21

Список использованной литературы                                                 с. 22

 

Введение

 

Одним из главных каналов связи  предприятий, организаций, учреждений с внешним миром является деловое  письмо. С помощью писем ведутся  преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения  принять участие в тех или  иных мероприятиях. Письма сопровождают материальные ценности, важные документы. Деловая переписка затрагивает различные интересы государства, юридических и физических лиц и связана с разными видами правоотношений. Деловая переписка предназначена для передачи сведений, относящихся к служебной, общественной и коммерческой деятельности.

Несмотря на наличие современных  форм связи: электронной почты, спутниковой  связи, сотовой и пейджинговой связи, которые, несомненно, увеличивают скорость передачи информации, ее обработки  и интерпретации, - роль делового письма, отправляемого по почте, не снижается. Ведь деловое письмо является документом, а более надежного и доступного носителя информации, чем бумага с  текстом на ней, нет. Как известно, каждые 10 лет происходит революционный  скачок в методах обработки и  хранения информации. Граммофонные пластинки  сменила магнитная лента, магнитную  ленту - бумажные перфокарты, перфокарты - гибкие диски, затем наступила эпоха  компакт-дисков, сегодня применяются  оптические диски. Через 10 лет невозможно будет найти проигрыватель компакт-дисков, а письмо, составленное на бумаге, будет  храниться в архиве несколько  столетий. Важен и психологический  фактор: гораздо приятнее получить хорошо оформленное письмо на бланке, чем безликое пейджинговое послание. Таким образом, деловое письмо - перспективная  часть документооборота.

Первой в перечне сфер использования  государственного языка Российской Федерации указывается сфера  делопроизводства. Культура письменной речи предполагает прежде всего умение выражать свои мысли точно, ясно, логично. Автор делового письма должен предварительно продумать все нюансы содержания: в отличие от устной коммуникации, когда говорящий ориентируется на реакцию адресата и в соответствии с ней может изменить первоначальный замысел речевого произведения, в ситуации общения посредством фиксации речи на бумажном или электронном носителе автор должен предусмотреть все вопросы (а также интересы) адресата и дать на них ответы. Не забудем: основное требование, предъявляемое к деловым текстам, – точность, не допускающая разночтений. Правильно составленное деловое письмо характеризуется не только соблюдением всех требований ГОСТа, предъявляемых к формальной стороне письма, но и строгим соответствием функционально-стилевым (языковым) особенностям коммуникативной официально-деловой ситуации. Таким образом, нарушение любой языковой нормы может рассматриваться как нарушение закона, что в цивилизованном обществе должно порицаться. Кроме того, языковые ошибки, приводящие к разночтениям или несвоевременному (неадекватному) получению информации, могут иметь следствием моральные и материальные издержки и отрицательно сказаться на репутации автора делового письма.

Поэтому в моей контрольной работе раскрываются такая важная тема как  «Деловое письмо», его структура, содержание деловых писем, язык и стиль делового письма, оформление и стилистика делового письма.

 

1. Понятие, виды  и содержание деловых писем

Письмо — это основной «инструмент» служебно-деловой переписки, осуществляемой между различными предприятиями (организациями, учреждениями). В соответствии с  одним из определений деловое (служебное) письмо представляет собой письменное обращение к должностному лицу (представляемому  им предприятию, организации, учреждению), подготовленное в соответствии с  правилами переписки.[5]

Приступая к изучению общих вопросов подготовки деловых писем, нельзя не упомянуть прежде всего о разнообразии их видов, обусловленном содержательной направленностью письма. Это побуждает автора предпринять попытку классификации деловых писем в зависимости от их содержания. Опираясь на классификационный критерий, удалось выделить до 30 видов деловых писем, в том числе:

1) письма-просьбы;

2) письма-сообщения;

3) письма-запросы;

4) письма-заявления;

5) письма-подтверждения;

6) письма-заказы;

7) письма-предложения  (оферты);

8) письма-дополнения;

9) письма-рекламации (претензии); 10 информационные письма;

11) гарантийные  письма;

12) презентационные  письма;

13) письма  прямой почтовой рассылки (директ-мейл);

14) краткие  письменные сообщения (уведомления,  напоминания и т.п.);

15) сопроводительные  письма;

16) письма-поздравления;

17) письма-приглашения;

18) письма-извинения;

19) письма  для выражения сожаления и  соболезнования;

20) письма  по случаю представления (при  заочном знакомстве);

21) письма  по случаю отъезда;

22) письма  для поддержания контактов и  взаимоотношений (имиджевые письма);

23) благодарственные  письма;

24) рекомендательные  письма;

25) мини-письма (письма-шаблоны, письма-маятники  и т.п.);

26) письма-открытки;

27) письма  негативного содержания (письма-отказы, письменные уведомления об увольнении  или отказе в предоставлении  вакансии, письма с выражением  неодобрения или порицания чьих-либо  действий и т.п.);

28) письма  для выражения отказа от какого-либо  предложения;

29) письма  для обращения в различные  инстанции в частном порядке;

30) письма-резюме.

Попытаемся коротко охарактеризовать основные виды писем.

Письма-просьбы — это едва ли не самая распространенная группа деловых  писем. И легко понять, почему —  в конце концов, далеко не всегда мы чувствуем себя удобно при необходимости  обращаться к кому-либо с просьбой лично или, к примеру, по телефону. Письменная просьба в значительной степени упрощает совершение этой процедуры.

Письма-сообщения — также довольно распространенная форма делового письма. Основное предназначение такого письма — целенаправленная передача вполне конкретной информации, предпринятая по инициативе автора (организации-отправителя). По указанной причине именно письма-сообщения  во многих случаях дают начало продолжительной  переписке. Как правило, они являются первичными, однако сказанное вовсе  не означает, что этот вид послания не может применяться для ответа на полученное вами ранее деловое  письмо. Письмо-сообщение допустимо начать непосредственно со слова «Сообщаю» или одного из его синонимов («Направляю», «Высылаю» или «Представляю»).

Письма-запросы в большинстве  случаев предваряют всю последующую  работу по заключению различных соглашений между партнерами по служебно-деловой  переписке. Они предназначены, как  следует из названия, для запрашивания соответствующей информации. Подчеркнем, что письма-запросы предполагают обязательную реакцию адресатов в виде письменного ответа по существу и в срок, прямо установленный или автором запроса, или нормативно-правовым документом. Предпочтительнее всего начинать такие письма со слов «Прошу (просим) вас (Вас) сообщить...», хотя при этом будет совсем не лишним предварительно пояснить, чем вызван ваш запрос.

Письма-заявления не следует путать с обычными заявлениями, столь широко распространенными при ведении  внутренней переписки¹. Письмо-заявление имеет целью официально и оперативно проинформировать адресата о позиции автора (организации-отправителя) делового письма потому или иному вопросу (выразить свое отношение к его сути и порядку разрешения). Например, подтвердить свои намерения в отношении реализации ранее согласованных планов сотрудничества.

Письма-подтверждения отправляются по соответствующему адресу, для того чтобы подтвердить какой-либо факт — например, получение письма, высланного ранее адресатом. Такие письма обычно подготавливаются в ответ на просьбу («Прошу подтвердить...»), выраженную автору (организации-отправителю) письма.[4]

Письма-заказы во многих случаях представляют собой ответ на письма-предложения (оферты). Функциональное назначение подобных писем — совершение письменного заказа, его документирование (хотя при этом сам заказ может оформляться и на специальном бланке, как при прямой почтовой рассылке). В последнем случае письмо-заказ одновременно выполняет и функцию сопроводительного письма.

Письма-предложения (оферты) имеют  целью сделать адресату официальное  предложение относительно поставки (допоставки) той или иной продукции. Отличительная особенность оферты — исключительная конкретность и  точность в изложении условий  предполагаемой коммерческой сделки (сроков, номенклатуры продукции, ее количества, порядка расчетов и т.п.).

Письма-дополнения выручают нас во всех тех случаях, когда мы, отправив послание, сочли невозможным прибегать  к постскриптуму, и вследствие этого  часть важной информации оказалась  недоступной для адресата. Поскольку  вернуть уже отправленное письмо «с полдороги» нельзя, автор может  отправить — что называется, вдогонку — письмо-дополнение (Данное письмо является дополнением к...).

Письма-рекламации (претензионные  письма) — относительно редкое явление  в официальной переписке. Такие  послания предназначены для выражения  письменных претензий в связи  с неудовлетворительным исполнением  адресатом взятых им на себя деловых  обязательств.

Информационное письмо — это  результат логического развития переписки. Такое письмо отправляется адресату в том случае, если контакт  с ним удалось установить, и  он не возражает против его последующего развития. Такое письмо призвано объективно и в несколько большем объеме (по сравнению с сообщением) проинформировать адресата — о .стремлении автора послания развивать служебные, деловые и личные контакты, об отдельных аспектах их осуществления и т.п.

Гарантийные письма предназначены  для предоставления адресату письменных гарантий в отношении намерений  или действий автора (организации-отправителя), так или иначе затрагивающих  интересы адресата. Наиболее часто  гарантийные письма оформляются  для подтверждения оплаты. Гарантийные письма отличают ясность, точность и однозначность формулировок — поскольку речь идет о предоставлении адресату гарантий от имени и по поручению организации или должностного лица.

Презентационные (рекламные, коммерческое) письма имеют целью презентовать (буквально — представить в  выгодном свете) какую-либо продукцию, организацию, персону (в порядке  саморекламы) — например, политического  деятеля, или общественно значимое событие — к примеру, городской  праздник. Презентационное письмо носит открытый (публичный) характер, то есть обращено к публике, широкой общественности и поэтому не предполагает персонального обращения к адресату. По той же причине отвечать на презентационные письма ответными посланиями не принято.

Стандартным началом презентационного письма, представляющего  какую-либо продукцию, является формулировка: «Пользуясь случаем, обращаем Ваше внимание на...». Обычно презентационное письмо имеет приложение — в виде справочных информационных материалов, фотографий, иллюстраций и т.п.

Краткие письменные сообщения используются в тех случаях, когда у автора (организации-отправителя) возникает  необходимость в немногословном срочном информировании адресата в  связи с конкретным поводом. Подобные сообщения направляются адресатам  в форме уведомления, напоминания  иди предупреждения.

Сопроводительные письма — это  письма, содержащие информацию об отправке адресату документов, информационных материалов и т.п., которые в. силу специфики содержания объема или  формы представления не могут  быть оформлены в виде письма. Сопроводительные письма включают в себя сообщение  об отправке соответствующих документов (материалов), а также их перечень. .

Письма-извинения встречаются в  служебно-деловой переписке сравнительно редко. Тем не менее, во многих случаях  они оказываются незаменимыми для  принесения адресату формальных извинений (неформальные извинения все же предполагают прямое (вербальное) обращение) и, нормализации взаимоотношений, особенно, если принести извинения иным образом не представляется возможным.