Основные деловые приемы

Содержание 
 

Введение 

1.Приёмы и их  сущность 

2.Назначение и  подготовка проведения приёмов 

Заключение 

Список литературы 

Введение 
 

При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают  ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными  приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.  

Однако прием в  деловой сфере - это прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.  

Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную  атмосферу, нежели деловая встреча  или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок. 

Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для  участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся  контакты, обменяться взглядами и  мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих  партнеров, их особенности в организации  дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке. 

Очевидная польза от организации приема состоит ещё  и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда  ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку  есть вполне реальная возможность получения  выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой  ситуации, безрезультатная дискуссия  продолжается. В таком случае часто  организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнёров, облегчает проведение переговоров  и способствует заключению контрактов. 

Итак, цель любого делового приёма - способствовать заключению взаимовыгодных договоров. 

Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это даёт повод провести время в непринуждённой, радостной  обстановке. 

На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как  правило, также устраиваются деловые  приемы с целью создания благоприятных  неформальных условий для развития партнёрства.  

Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приёме - это не просто приятная времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на приём, прежде всего должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнёров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему. 

Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей приём, его обязанности  усложняются - на протяжении всего приёма он должен следить за его ходом  и проводить представление приглашённых друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп  гостей, следить за тем, чтобы никакой  гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать  на него угнетающе и испортить  впечатление от приёма. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приёма осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.  

Приёмы и их сущность 
 

Приёмы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших  форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых  людей, общественных и других организаций  и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).  

Важно чётко представлять, что основным содержанием приёмов  является не приём пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем  к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приёмы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная  «скучная пустота», внешность которой  почти два века назад созерцал Байрон.  

Приёмы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и  отдельными лицами, сообщению и разъяснению  своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению  имеющихся вопросов в неофициальной  обстановке. 

Традиции проведения приёмов уходят своими корнями в  глубокую древность. Гостеприимство было и остаётся существенным показателем  чести и достоинства народа и  государства, их доброжелательности. 

Поэтому страны бережно  хранят исторические традиции приёма гостей как символы миролюбия  и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные  гости. Многолетняя международная  практика установила виды дипломатических  приёмов, методы их подготовки, дипломатический  этикет, которого принято придерживаться. 

Протокольная практика России в целом совпадает с международной. Приёмы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приёмы с рассадкой и без рассадки.  

Назначение и подготовка проведения приёмов 
 

Приём - одна из форм «внешне - и внутриполитической»  деятельности организации. Это, как  правило, организованное и заранее  подготовленное хозяевами, совместное проведение времени представителей организации-хозяина и гостей. Приём  проводится: а)по случаю торжественной даты - юбилея, годовщины основания фирмы, или создания организации; б)по случаю посещения организации известного и почётного гостя, делегации фирмы-партнёра; в)в порядке повседневной деятельности фирмы на регулярной основе. 

Целью проведения приёма может быть расширение и углубление контактов в сфере деятельности компании, получение необходимой  информации, формирование имиджа организации  во внешней деловой среде. 

Приёмы могут быть: дневные и вечерние, с рассадкой (заранее распределёнными местами  участников) и без рассадки, формальные и неформальные. 

Дневные приёмы - это  «бокал шампанского», «бокал вина», «завтрак». «Бокал шампанского « начинается обычно в 12 часов и длится около  часа. Поводом для такого приёма может быть годовщина национального  праздника, отъезд (приезд) официального лица, пребывание делегации. Открытие выставки ( фестиваля)и т.д. Это наиболее простая форма приема, не требующая большой подготовки. Прием проходит без рассадки гостей - стоя. Напитки и закуски разносят официанты. Обычно подаются только шампанское, вина, соки и легкая закуска( мини-пирожные, бутерброды, орешки). 

Завтрак или обед с рассадкой - более торжественная  форма приема. Для такой формы  приема предусматриваются места  за столом для всех участников. Завтрак  с рассадкой устраивается между  двенадцатью и пятнадцатью часами и продолжается примерно полтора  часа. По своему содержанию и времени  он соответствует российскому обеду  и может включать в себя 1-2 холодные закуски, одно рыбное или одно мясное блюдо и десерт. Допустима подача горячей закуски первого блюда. Во время сбора гостей в аванзале им предлагаются аперитив, соки, в ходе завтрака - сухие виноградные вина, а по его завершении подаются чай, кофе, предлагаются шампанское, коньяк, ликер. Гости как правило приходят на завтрак в повседневной одежде, если ее форма специально не указана в приглашении.  

Вечерние приемы бывают нескольких типов. Наиболее популярным, демократичным, массовым и продуктивным, с точки зрения охвата общения  является «коктейль», который начинается между 17-18 часами и продолжается два  часа. Прием проходит стоя. Гости  сами подходят к столам с закусками, набирают себе угощения, а официанты  предлагают напитки, если разносятся горячие  закуски, то прием может быть назван «а ля фуршет». Для большей торжественности  встречи к ее концу возможно подача шампанского, мороженного, кофе. Фуршет - наиболее демократичная форма приема. С такого банкета можно уйти в любое удобное время. Находясь на таком приеме, следует помнить несколько правил:  

- подходить к столу  следует только после приглашения  или после того, как к столу  пошли остальные присутствующие; 

- гости берут тарелки  из стопки, стоящие в начале  стола, и движутся вдоль стола  в одну сторону( чтобы не мешать друг другу), накладывая на свою тарелку угощение; 

- неучтиво находиться  возле стола с дымящейся сигаретой; 

-некрасиво наваливать  на тарелку все предлагаемые  блюда сразу. Существует определенный  порядок угощения: полагается в  начале отведать рыбных блюд, рыба и мясо не должно быть  на одной тарелке; 

- следует брать  ровно столько, сколько можно  съесть; 

- закуски перекладывают  в тарелку общим прибором, который  находится на блюде с данной  закуской. Набрав угощения, следует  не забыть положить общий прибор  на место; 

- для десерта и  сладких блюд необходимо взять  чистые тарелки; 

- мужчина может  угостить даму, принеся ей что-нибудь  из буфета. Даме недопустимо угощать  мужчину. 

Единственным столовым прибором на фуршете является вилка. Поэтому закуски нарезают небольшими кусочками( « на один раз»). Кроме вилок могут быть поданы и шпажки - небольшие палочки воткнутые в бутерброды- канопе и другие штучные закуски. Ножи могут быть на столе, но пользоваться ими в любом случае будет неудобно. На фуршет принято приходить в повседневном костюме или платье.  

Похожий на фуршет прием - «коктейль». Он также проходит в  промежутке времени от 17 до 20 часов. В отличие от фуршета, столы для  коктейлей не накрываются. В зале расставляют несколько небольших  столиков, на них раскладывают сигареты, спички, пепельницы и ставят бумажные салфетки в вазочках. Угощение и  напитки подаются официантами на подносах. Вместо вилок гости пользуются специальными банкетными шпажками. Заканчивают  прием подачей шампанского и  кофе. 

Обед - наиболее торжественная  форма приема. Начинается в период с 17 до 19 часов, длиться 2-3 часа и более. Гости сначала находятся за столом в течение часа, за тем они переходят  в другое, менее официальное помещение, или часть зала для беседы, куда и подается чай, кофе. Форма одежды - торжественная. Обед проводиться с  рассадкой - каждый участник узнает о  номере своего места за столом из приглашения.  

Обед-буфет предполагает свободную рассадку участников за столами  по четыре-шесть человек, гости набирают закуски с одного большого стола  и садятся за один из небольших  столов. Меню как на фуршете. Такой  прием организуются после концерта, просмотра фильма, в перерыве между  заседаниями конференции. Обед-буфет  менее официален, чем обед.  

Чай устраивается между 16-18 часами, как правило, для женщин. Ужин с рассадкой отличается от обеда  только более поздним временем проведения. 

На официальные  приемы опаздывать нельзя. Гости на такого рода приемы (завтрак, обед, ужин) съезжаются в течение 3-5 минут и после небольшой паузы, используемой для взаимных приветствий и знакомства, приглашаются к столу. Знакомится за столом не принято. Не рекомендуется разговаривать с кем-нибудь через соседа по столу. За столом женщина может сидеть в шляпе, но перчатки должна снять обязательно. 

 На приеме с  рассадкой необходимо соблюдать  старшинство, служебное или общественное  положение гостей, так как места  делятся на более почетные и менее почетные. Первым считается место справа от хозяйки дома, вторым - справа от хозяина. В отсутствии женщин первым считается место справа от хозяина, вторым - слева от него. При рассадке придерживаются следующих правил: 

- первыми по правую  и левую руку от хозяйки  сажают мужчин, хозяина же окружают  дамы. Затем места чередуются: рядом  с женщинами сажают мужчин  и наоборот; 

- женщину не сажают  с женщиной и в конце стола,  если в торце стола не сидит  мужчина; 

- мужа не сажают  рядом с женой; 

- два иностранца  из одной страны не сидят  вместе; 

- последние места  за столом занимают сотрудники  своего учреждения ( но не женщины). 

Чтобы каждый гость  мог быстро найти свое место за столом, при входе выставляется план рассадки, на стол кладется кувертная карточка с именем и фамилией приглашенного, а иногда схема стола вручается каждому гостю. Гости занимают свои места после того, как сядет хозяйка, она же первой и встает после окончания приема.