Основные правила подготовки деловой беседы

Знание будущего партнера помогает не только получить представление  о его личных качествах, но, самое  главное, понять его видение предмета, о котором пойдет речь, интересы, с ним связанные[10].

Далее следует  коммуникативный этап беседы, включающий в себя установление контакта, изложение и обоснование позиции, выяснение позиции собеседника, совместный анализ проблемы или обсуждение вопросов, и, наконец, принятие решений.

Начало беседы будет максимально  продуктивным, если вы сумеете установить контакт с собеседником, создать  рабочую атмосферу и привлечь внимание к предстоящему разговору.

Начальный этап беседы имеет прежде всего психологическое значение. Первые фразы часто решающим образом воздействуют на собеседника, т. е. на его решение выслушивать вас дальше или нет.

Собеседники обычно бывают более внимательны в начале разговора. Именно от первых фраз будет зависеть отношение собеседника к вам  и к самой беседе (т. е. создание рабочей атмосферы). По первым фразам складывается впечатление о человеке, а, как известно, эффект "первого  впечатления" всегда запоминается очень  надолго.

Неплохо, если вы улыбаетесь, произнося первые слова. Улыбка в  деловых взаимоотношениях порождает  атмосферу доброжелательности и  способствует успеху любых переговоров.

Правильное начало беседы предполагает указание цели беседы, название темы и объявление последовательности рассматриваемых вопросов.

Существует множество  приемов начала беседы. Один из них, к примеру – это прием "снятия напряженности", когда беседа начинается с нерабочих вопросов, с комплиментов или шуток. Этот прием также способствует установлению личных симпатий и доверительных  отношений. Есть и более строгие и официальные приемы начала беседы. Каждый выбирает наиболее удобный и уместный, учитывая тип и ранг собеседника, прием начала разговора.

Следующий этап беседы – это информирование собеседников и получение от них ответной информации. Здесь уместно вспомнить об основных языковых и этических требованиях к деловому разговору: это требования правильности, точности, краткости и доступности.

Первое и непременное  требование к деловой беседе - это правильность речи говорящих. Нормы устной деловой речи "не так строги, как у ее письменной формы", но говорящие обязаны стремиться к правильности своего языка. Еще на этапе подготовки к беседе следует воспользоваться словарями и справочниками, для того чтобы уточнить произношение и написание профессиональных терминов и выяснить уместность употребления тех или иных слов. Не следует включать в деловую речь просторечия, пространные лирические отступления или длительные художественные описания, перегружать речь синонимами. В целом, речь говорящего должна соответствовать нормам современного русского языка и не выходить за рамки официально-делового стиля.

Речь обязательно должна быть точной. Точность речи - это соответствие высказываний мыслям говорящего. Неточное изложение информации может вызвать у собеседника неверное представление о предмете разговора и вашей позиции, а также затруднить успешное завершение беседы. Неуместно использовать в деловой речи (впрочем, как и в речи вообще) слова-паразиты: "так сказать", "понимаете", "как бы", "значит".

Краткость - еще одно из важнейших требований к любой форме деловой речи, так как такая речь "характеризуется…сугубо прикладным характером в подаче сообщаемых сведений". Говорящий не должен злоупотреблять временем и терпением слушателя. Слова и словосочетания, не несущие никакой смысловой нагрузки, должны быть исключены из деловой речи.

Кроме вышеперечисленных  требований к деловой речи, существует еще одно – доступность речи. Известно, что каждый слышит то, что понимает. Поэтому речь должна быть максимально доступной для вашего собеседника. Свои мысли следует излагать как можно проще и доходчивее. Хорошим приемом для достижения доступности речи является использование примеров или наглядного материала – показ слайдов, фотографий, картинок, чертежей, карт.

Помимо соблюдения основных требований к деловой речи, следует  помнить и о психологических, вербальных и невербальных, методах  ведения разговора. Существует множество  рекомендаций, касающихся именно психологических  аспектов проведения беседы, учитывающих  психологический тип собеседника, цель беседы и т.д.

Хотелось бы более подробно остановиться на бизнес-аргументации, так как крупные сделки чаще всего заключаются на таких условиях, которые были поддержаны аргументацией. То же можно сказать и о решении рабочих вопросов, обсуждении проектов. Аргументация всегда была и остается важной составляющей деловой беседы.

Используя аргументацию, акцент в развертывании доводов делается на создание представления о выгоде решения для собеседника. Аргументами  служат разнообразные пояснения, ссылки на ситуацию на рынке, прогнозы в экономике (либо любой другой обсуждаемой сфере  деятельности), на примеры других, а  также на собственные трудности  или достижения, возможность или  невозможность выполнения оговариваемых  действий.

Одни и те же аргументы  не следует повторять несколько  раз[6],[1],[5].

В процессе деловой  беседы эффективными методами убеждения  считаются следующие:

 - ссылки на авторитетное мнение;

 - сравнения из области, хорошо знакомой собеседнику;

 - метод опроса, основанный на вопросах собеседнику;

 - условное согласие (с незначительными возражениями);

 - перефразирование;

 - метод "да – но", когда вы соглашаетесь с говорящим, чтобы подготовить его к контраргументации;

 - формальное принятие замечаний;

 - доказательство бессмысленности тех или иных позиций, которых придерживается собеседник;

 - "отсрочка" ответа на замечание и другие.

Что касается невербальных методов делового общения, то важно помнить об уместности тех или иных жестов, о мимике и других аспектах невербального общения. В условиях служебного или делового взаимодействия жесты и мимика, как правило, нейтральны, но, периодически, допустимо и даже необходимо уметь передавать свои эмоции - улыбкой, взглядом, сдержанным восклицанием или смехом. Профессиональные менеджеры, политики, бизнесмены обязательно владеют искусством невербального общения.

Важно уметь вести себя естественно и непринужденно, выглядеть  уверенно (но не самоуверенно), для чего следует избавляться от бессознательных  жестов и телодвижений.

Во время деловой беседы необходимо уметь не только правильно  говорить, но и слушать собеседника. Выделяют два вида слушания: рефлексивное и нерефлексивное. В деловом общении  преобладает рефлексивный вид слушания, когда присутствует выражение реакции  на сообщаемое.

После обсуждения намеченных вопросов и принятия решений происходит завершение беседы. Опытные деловые люди советуют оставлять в запасе один сильный аргумент к концу беседы на тот случай, если собеседник в момент принятия решений начнет сомневаться. Очень важно отделить завершение беседы от ее основной части, например, с помощью таких выражений: "Давайте подведем итоги", "Итак, мы подошли к концу нашей беседы".

Обычно в финале деловой  беседы резюмируют все, что прозвучало в ходе беседы. Всем присутствующим должна быть ясна и понятна каждая деталь обобщающего вывода, не должно быть места лишним словам и расплывчатым формулировкам. В обобщающем выводе должна преобладать одна основная мысль, изложенная чаще всего в виде нескольких положений, которые последовательно выражают ее в максимально сжатой форме[11].

После этого следует посткоммуникативный этап деловой беседы. Собственно, это письменная запись, фиксирующая достигнутые договоренности, позиции сторон, подписание договоров, если это было намечено и т.д. Окончание деловой беседы – это прощание с собеседником, одобрение его решения и благодарность за сотрудничество, выражение надежды на дальнейшее сотрудничество.

Также посткоммуникативный этап включает в себя период уже после деловой беседы, когда собеседники анализируют итоги беседы самостоятельно либо с руководителями - это возможно как в письменной, так и в устной форме.

Таковы наиболее общие  и распространенные способы подготовки и проведения деловой беседы. Конечно, здесь описание структуры деловой  беседы представлено сжато, так как подробное объяснение каждого этапа, а также курс деловой риторики, безусловно, очень объемны[8].

 

Заключение

 

В современном мире все  деловые процессы построены, так  или иначе, на личных контактах. Деловое  общение является важной составляющей профессиональной жизни делового человека.

Деловой разговор как особая разновидность устной речи имеет  свою специфику. К нему предъявляются  требования соблюдать правильность, точность, краткость и доступность  речи, а также правила служебного речевого этикета.

В силу своей важности деловая  беседа всегда требует предварительной  подготовки. Как показывает практика, из 10 бесед, которые подготовлены заранее, 7 проходят успешно, в то время как  из 10 неподготовленных бесед успешными  становятся только 3.

Кроме подготовки беседы, существуют правила ее проведения. Структурно деловая беседа разделяется на этапы, каждый из которых важен и требует  определенных теоретических и практических навыков. Подобные требования сделали  необходимостью изучение правил деловой  беседы (и делового общения в целом) для каждого уважающего себя бизнесмена, политика, руководителя.

В данной работы были изложены основные рекомендации по подготовке и проведению деловой беседы.

 

Список литературы

 

1. Баева О.А. Ораторское искусство и деловое общение: Учебное пособие. – М.: Новое знание, 2001.
2. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: Нормы. Риторика. Этикет. Учеб.пособие для вузов. – М.: ОАО "НПО "Экономика", 2000.
3. Кузин Ф.А. Культура делового общения. Практическое пособие. — 6-е изд., перераб. и доп. - М.: Ось-89, 2002.
4. Кузнецов И.Н. Деловая беседа: подготовка, планирование и структура.//www.elitarium.ru
5. Мельникова С.В. Деловая риторика (речевая культура делового общения): Учебное пособие. – Ульяновск: УлГТУ, 1999.
6. Снелл Ф. Искусство делового общения. – М., 1997.
7. Якокка Л. Карьера менеджера. - М. , 1999.
8. Основы этических знаний/ под ред. профессора М.Н. Росенко. Изд. «Лань», 2001г.
9. Проведение деловых бесед и переговоров. Как добиться своей цели. - Воронеж, 2001г.
10. Сухарев В. А. Быть деловым человеком. - М, 2006
11. Честара Дж. Деловой этикет. - М., 1997