Основные правила составления деловых писем

Текст документов рекомендуется печатать через 1,5 интервала. Документы мелкого  формата допускается печатать через  один интервал. Если документы предпологается издать типографским способом, они печатаются через два интервала. Реквизиты, состоящие из нескольких строк, печатаются через один интервал. При этом составные части наименования адресата, грифа утвердждения, отметки о наличии приложения, грифа согласования следует отделять друг от друга 1.5 - 2 межстрочными интервалами. А сами реквизиты отделяются друг от друга 2 - 4 межстрочными интервалами. Название вида документа печатают прописными буквами. Расшифровка подписи печатается на уровне последней строки наименования должности. Если документ подписывается несколькими лицами и их подписи распологаются одна под другой, наименование должностей и расшифровку подписей разделяют 2 - 4 межстрочных интервала.

Даты, числа в документах

Дата в служебных документах может оформляться любым из следующих способов: 20.05.95, или 20 05 95, или 20 05 1995. После цифр, обозначающих год, точка не ставится. В зависимости от назначения документа допускается приводить элементы даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца. Допускается также словесно - цифровой способ оформления дат в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, других документах, содержащих сведения финансового характера. Например: 17 января 1995 г. или 17.01.95.

При написании даты в документе, которым будут пользоваться иностранные партнёры, необходимо помнить, что в США сначала пишется месяц, потом число - 10/7/95 соответствует 7 октября 1995 года, поэтому дату в таких документах следует писать словесно-цифровым способом.

Если в тексте используются цифры, то следует знать, как их записывать. Например, число 159000 в тексте документа  выглядит так; 159 тыс. Однозначное число  пишется словом, а не цифрой. Если однозначное число сопровождается единицей измерения, оно пишется  словом; на одно изделие требуется три метра ткани. Многозначные числа записываются цифрами. Но если цифра стоит в начале предложения, её следует писать словами.

Утверждение и согласование

Если документ должен быть утверждён, то гриф утверждения располагается в верхнем правом углу листа и состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор коммерческого

центра «Успех»

(личная подпись) А.М.Фогт

20.03.95

Если документ утверждается постановлением, решением или приказом, то гриф утверждения оформляется так:

УТВЕРЖДЕНО

(название документа  в творительном падеже)

№____от_________________

Гриф согласования ставится ниже реквизита «подпись» или  на отдельном листе согласования. Этот гриф состоит из слова «Согласовано», наименования должностного лица, с которым согласовывается документ, включая наименование организации, личной подписи, её расшифровки и даты, например:

СОГЛАСОВАНО

Министр путей и сообщения

Российской Федерации

(личная подпись) Г.М.Фадеев

17 июня 1995 года

Копии документов заверяют проставлением надписи «Верно», наименование должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, её расшифровки и даты заверения, например:

ВЕРНО

17.05.95

Инспектор (личная подпись) К.Л.Виноградов

на копиях исходящих  документов, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается  не указывать.

Вместо заключения

Конечно, в каждой организации  складываются какие-то свои традиции в  оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был чётким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости.