Правила деловой переписки

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПГУ

Контрольная работа

По этикету

На тему: "Правила деловой переписки"

 

 

Выполнила: студентка 2 курса

08ЗЭП61

Чувашова М.В.

Пенза, 2010

 

содержание

 

введение

1. ДЕЛОВОЙ ЭТИКЕТ: значение и  принципы

1.1 Особенности  и значение делового этикета

1.2 Принципы  делового этикета

2. Общие правила ведения деловой  переписки

Заключение

библиография

 

введение

 

Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения.

В бизнесе, нарушение тех или иных норм поведения, такие ошибки может привести к потере больших денег и карьеры. Великий мастер и учитель в сфере деловых отношений Дейл Карнеги утверждал, что успех человека в финансовых делах на пятнадцать процентов зависит от его профессиональных знаний и на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми.

В самом деле, любой бизнес - это скоординированные действия множества людей, и эффективность  этих действий прямо зависит от их способности налаживать отношения друг с другом.

Деловому человеку в процессе его деятельности приходится поддерживать связь с деловыми партнерами, клиентами  и подчиненными. В век научно-технического прогресса для этого существует множество возможностей: телефон, электронная  почта, факс, телеграф и другие. Но, несмотря на широкое распространение средств  голосовой связи, деловая переписка  не утратила своей актуальности.

С помощью писем ведутся  предварительные переговоры перед заключением сделки.

Выясняются отношения  между предприятиями и организациями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения  принять участие в тех или  иных мероприятиях.

Преимущества писем не сводятся только к тому, что в  них можно более четко зафиксировать  необходимую информацию. Важен и  психологический фактор: хорошо оформленное  письмо на фирменном бланке производит более яркое впечатление, чем  устное сообщение, и подчеркивает уважение автора к адресату.

В последние десятилетия  основным языком международного делового общения стал английский. Письмо на английском будет понято деловому человеку в любой точке земного шара. Поэтому все примеры переписки, образцы, техника составления писем даны для английского языка. Необходимо, однако, помнить о существенных различиях в оформлении и языке писем, направляемых в Европу и США.

 

1. ДЕЛОВОЙ  ЭТИКЕТ: значение и принципы

1.1 Особенности и значение делового  этикета

 

Деловой этикет занимает особое место в искусстве поведения. Если, нарушая те или иные нормы  поведения, в быту и в обществе вы рискуете главным образом своей  репутацией воспитанного человека, то в бизнесе такие ошибки могут  стоить больших денег и карьеры. Великий мастер и учитель в  сфере деловых отношений Дейл Карнеги утверждал, что успех  человека в финансовых делах на пятнадцать процентов зависит от его профессиональных знаний и на восемьдесят пять - от его умения общаться с людьми. В  самом деле, любой бизнес - это  скоординированные действия множества  людей, и эффективность этих действий прямо зависит от их способности  налаживать отношения друг с другом.

Общеизвестно, что движущей силой экономики являются потребности  общества и производства и конкуренция. Эти факторы обуславливают непрерывную  перестройку национальных экономик и мировой экономики в целом, сопровождающуюся исчезновением отдельных фирм и даже отраслей и возникновением других. При этом судьба отдельного работника в таких сложных условиях зависит не только от фатальности рока и воли начальства, но и от соответствия его качеств и потенций стоящим перед фирмой задачам. Мало быть способным к выполнению своей миссии - надо уметь сыграть эту роль перед другими, чтобы и они в вас поверили. Короче говоря, вы должны быть в состоянии вести себя так, чтобы у нужных людей сложилось о вас благоприятное мнение.

Таким образом, умение вести  себя должным образом, т.е. соблюдение этикета, стало ныне одним из важнейших  условий и способов вырваться  вперед и сохранить лидерство  в бизнесе. Иными словами, твердо усвойте, что соблюдение делового этикета - один из элементов вашей профессиональной стратегии.

Мало просто быть вежливым и воспитанным человеком. Нужны  конкретные знания тонкостей этой области  человеческих взаимоотношений. А их великое множество: как и когда  сказать нужное слово или промолчать, сделать соответствующий событию  подарок, как составить полезный для дела круг общения, умение организовать деловую трапезу и вести себя на ней и т.д., и т.п. - и все  с тем прицелом, чтобы эти контакты и поступки благоприятно отражались на делах фирмы и ваших собственных.

Правила этикета могут  разниться в отдельных фирмах и отраслях производства. Вы обязаны  знать эти особенности в каждом конкретном случае. Кроме того, глобальность экономических связей обязывает  людей знать правила хорошего тона других стран. Нарушение этих правил приводит к разрыву деловых связей и оборачивается потерей рынков сбыта.

1.2 Принципы делового этикета

 

В основе правил делового этикета  лежат общие предпосылки и  основные принципы. Первые представляют собой следующие постулаты:

- к любому человеку, с которым имеешь дело в бизнесе, следует относиться с одинаковой учтивостью и уважением;

- правила этикетного поведения одинаковы для мужчин и для женщин.

При этом сохраняются, естественно, и правила общепринятого этикета, хотя некоторые из них сейчас утратили свою обязательность, например, элементы "рыцарского" поведения. Например, оплата счетов в ресторане, распахивание дверей перед женщиной, вскакивание со стула, если входящая женщина опоздала к назначенному времени, и подавание ей стула, пропускание дамы вперед при выходе из лифта - такие традиции уже отходят в прошлое. Современный деловой этикет рекомендует выходить первым тому, кто находится ближе к двери. Мужчина и женщина надевают каждый свое пальто сам, хотя если у кого-либо при это случаются затруднения, другой обязан помочь ему. Необходимо всегда принимать знаки внимания со стороны другого человека. Женщины должны не только открывать двери сами, но и пропускать других в случае необходимости, причем вне зависимости - мужчина это или женщина. Короче говоря, обходительность, такт, отдача и получение, оказание взаимной помощи в случае необходимости, причем равно для лиц обоего пола - таковы основные черты делового этикета.

Следующими составными частями  рассматриваемой сферы являются три основных правила:

- золотое правило: относитесь к другим, ко всем без исключения, так, как вы бы хотели, чтобы относились к вам;

- пять волшебных слов: пожалуйста, благодарю Вас, отлично сделано;

- не смешивайте спиртное и наркотики с бизнесом. Но просто быть вежливым, доброжелательным и т.д. недостаточно.

В деловом этикете общие  принципы правильного поведения приобретают специфическую окраску, что выражается в следующих его основных принципах:

- делай все вовремя.

- не болтай лишнего.

- думай не только о себе, но и о других.

- одевайся, как положено.

- говори и пиши хорошим языком.

Мало того, что опоздания  мешают работе, - они есть признак  того, что на человека нельзя положиться и он скверный исполнитель. Вполне очевидно, что наличие такого отрицательного качества, как несвоевременность  выполнения обязательств влияет на служебное  продвижение.

Первое из таких обязательств - необходимость прийти вовремя на работу, причем так надо делать каждый день. Если обстоятельства не позволяют в какой-либо день являться на работу вовремя, следует позвонить в офис и предупредить своего начальника - только так в этой ситуации вы сможете сохранить свою репутацию надежного человека.

Требование все делать вовремя касается и всей иной профессиональной и служебной деятельности. Все  дела должны делаться в срок! Поэтому  важным является умение рассчитать необходимое  для выполнения время. Всегда имейте в виду известный закон Мерфи  и следствия из него.

Закон Мерфи. Если какая-нибудь неприятность может случиться, она случается.

Следствие. 1. Всякая работа требует больше времени, чем вы думаете.

2. Если четыре причины возможных неприятностей заранее устранены, то всегда найдется пятая.

3. Предоставленные сами  себе, события имеют тенденцию  развиваться от плохого к худшему.

4. Как только вы принимаетесь  делать какую-то работу, всегда  находится другая, которую надо  сделать раньше.

Кроме того, полезно держать  в уме и второй закон Чизхолма: когда дела идут хорошо, что-то должно случиться в самом ближайшем  будущем.

Так что время на выполнение заданий надо выделять с запасом, учитывая те возможные проблемы, которые  трудно прогнозировать.

"Не болтай лишнего". Суть этого принципа в том, что человек обязан хранить секреты своей организации. Причем речь идет о всех делах фирмы или учреждении, где он работает, - от технологических до кадровых. То же можно сказать и о тех подробностях своей личной жизни, о которых могут поведать друг другу сослуживцы.

"Думай не только о себе, но и о других". Без этого не может быть и речи о каких-либо успехах. Не учитывать мнение и интересы покупателя, клиента или партнера - все равно что пытаться лететь в вакууме, махая крыльями. Один из бизнесменов сказал по этому поводу: "Все неприятности происходят из-за эгоизма или зацикленности на своих интересах, например, иногда стараются навредить коллегам, чтобы заработать преимущество в конкуренции с сослуживцами или выдвинуться в рамках собственного заведения".

Всегда надо иметь в  виду, что у всех есть свои интересы и во всякой точке зрения содержится частица истины, даже если вам кажется, что ваш оппонент или собеседник абсолютно не прав. Поэтому непреложным  требованием делового этикета является необходимость уважать чужое  мнение и стремление понять его. Изживайте  в себе внутренний "большевизм", т.е. нетерпимость к инакомыслию и стремление уничтожить "противника". Иначе рано или поздно найдется кто-то, кто вынужден будет "уничтожить" вас. Кстати, терпимость и скромность отнюдь не помешают вам быть уверенным в себе.

Одевайся как положено. В этом принципе самое главное - необходимость вписаться в окружение на службе, а внутри этого окружения - в контингент работников вашего уровня. Помимо того, что вам надо "вписаться", ваша одежда должна быть выбрана со вкусом - соответствовать моде по фасону и цветовой гамме. То же касается обуви и пречих аксессуаров.

Если сразу после работы вам предстоит деловой ужин, то не одевайтесь в вечерний туалет, иначе  люди подумают, что у вас к ним  личный, а не профессиональный интерес (тем более если вы встречаетесь с лицом противоположного пола).

Говори и пиши хорошим  языком. Этот принцип означает, что все произносимое и написанное вами - записки, письма и т.д. - должны не только нести ясную и целенаправленную мысль, но и быть изложены хорошим языком, причем все имена собственные должны произноситься и писаться без ошибок. В случае трудностей с грамматикой и правописанием пользуйтесь словарями, учебниками и услугами более грамотных сотрудников.

Необходимо запретить  самому себе использовать бранные и  нецензурные выражения - даже чужие, которые вы пересказываете. Существует множество "словозаменителей", которые способны передать ваше негативное отношение к чему-либо. К тому же не исключен вариант, что слишком принципиальный начальник (особенно начальница) может вас уволить за ненормативную лексику.

 

2. Общие  правила ведения деловой переписки

 

Современные формы деловой  переписки, принятые теперь в международном  общении, сложились около 150 лет тому назад. Родина их - Англия. Именно оттуда ведут свое начало основные правила  этикета составления корреспонденции. За рубежом формальным сторонам деловой  и личной корреспонденции уделяется  больше внимания, чем у нас. И поэтому, чтобы не испортить по неведению  хороших взаимоотношений с партнерами за рубежом, этикет переписки должен строго соблюдаться.

Сегодня, в эпоху электронной  почты, телефакса и компьютера хорошо написанные личные, рекомендательные, поздравительные и другие письма, различного рода открытки, телеграммы, традиционно и красиво выполненные  приглашения доставят удовлетворение получателю, а искренние соболезнования позволят скрасить утрату.

Значительная часть деловых  контактов во всем мире осуществляется посредством переписки. Поэтому  очень важно уметь писать деловые  письма, которые дают наиболее выгодное представление о вас лично  и о вашей организации.

В принципе, все официальные  письма составляются по единому международному стандарту. В соответствии с ним  письмо пишется не от конкретного  лица, а от лица коллективного - юридического. Такая форма изложения определяется тем, что в служебном письме выражаются коллективные интересы и подписывается оно, как правило, официальным лицом - директором предприятия, учреждения, председателем комиссии, секретарем оргкомитета (или просто оргкомитетом, что не совсем верно).