Правила подготовки и проведения совещаний

После 90 минут работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам  исчезают. Данный этап совещания специалисты  называют периодом негативной активности. В этот момент человек становится неуправляемой, ко всему относится  нервно и недоверчиво. Решения, принятые в такое время, обычно отличаются экстремизмом. Если же совещание продолжается без перерыва 2 часа, то более 90% ее участников согласны на любое решение, лишь бы все быстрее закончилось.

Таким образом, оптимальная  продолжительность совещания - не более 1 часа. Если обстоятельства требуют  более длительной работы, то после 40 минут заседания необходимо объявлять 10-15-минутный перерыв.

Все знают, что такое регламент, но не все его соблюдают. Если до начала совещания ее регламент не установлен, то возникают предпосылки  для неделовой обстановки проведения совещания. Особая роль в соблюдении регламента принадлежит председателю собрания. Однако проявлять уважение к регламенту должен каждый участник совещания независимо от должности, которую он занимает. Протокол совещания - это первичный официальный документ, на основании которого руководитель имеет право требовать от сотрудников выполнения порученных им задач. Секретарь собрания фиксирует в протоколе важнейшие моменты: достижение цели совещания; решения; исполнителей и сроки .

Таким образом, в общем  виде подготовка к проведению совещания  включает следующие действия: определение  тематики, формирование повестки дня, определение задач собрания и  его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы, подведение предварительных итогов, определение  последующих действий. Важным общим  правилом этики деловых отношений  является недопустимость проведения неподготовленного  совещания - результатом его будет  потеря времени и доверия к  организатору. Кроме того, участники  подобного совещания почувствуют  ущемленность собственного достоинства и личностного статуса, поэтому так важна подготовка к служебному совещанию.

Процесс проведения служебного совещания

Начинать совещание нужно  вовремя и сразу согласовывать  с его участниками правила  совместной работы, например ограничение  времени выступлений или порядок  принятия решений. После чего одному из участников следует поручить ведение  протокола.

Эффективный ход совещания  во многом определяется порядком выступлений: от низшей должности участника к высшей, чтобы мнение предыдущего оратора не довлело над последующими выступлениями.

Залогом активности на совещании  является правило, согласно которому должны высказаться все его участники. Это способствует повышенному вниманию к ходу обсуждения проблем.

Важное значение имеет четкое выполнение своей роли ведущим совещание. Его роль должна предусматривать недопущение отклонения от цели совещания, обсуждения неподготовленных вопросов. Ведущий должен обеспечивать соблюдение этических норм поведения участников, оказывать влияние на корректность и деловую направленность выступлений.

Если на собрании будет  председательствовать руководитель, ему  следует начинать заседание с  небольшого вступительного слова (3-5 минут). Оно в решающей степени определяет успех или неуспех заседания. В нем надлежит определить: цель собрания и повестку дня; порядок  ведения дискуссии; предысторию  обсуждаемой проблемы; ее предполагаемые результаты; возможные решения и  условия их принятия или отклонения; порядок ведения протокола.

Исходя из требований по нормальной продолжительности совещаний, оно должно иметь перерывы, необходимые  для поддержания высокой активности участников.

В процессе проведения делового совещания очень важно контролировать его ход. Для этого руководителю следует [9]:

Оставаться на нейтральных  позициях. Это положительно воздействует на эмоциональное состояние присутствующих.

Постоянно поддерживать разговор.

Немедленно принимать  меры в случае возникновения эмоционального напряжения.

Выслушивать мнения всех оппонентов.

Нетерпимо относиться к экскурсам  в прошлое и к отклонениям  от темы.

При необходимости уточнять сообщения отдельных участников: "Что именно вы имеете в виду?".

Чаще подводить промежуточные  итоги, для того чтобы продемонстрировать участникам, что они уже близки к цели.

Если кто-либо из участников совещания испытывает непреодолимую  тягу к спору, руководителю следует, сохранив невозмутимость, позволить  группе опровергать утверждения  спорщика. Излишне словоохотливых диспутантов  необходимо тактично прерывать, не выслушивая их речи до конца, - как правило, пользы от таких выступлений немного. Если приходится иметь дело с негативистом (т.е. с человеком, который любит противоречить), нужно признать и оценить его знания и опыт. Застенчивым участникам рекомендуется ставить несложные вопросы, укрепить их уверенность в своих силах. Если диспутант непрестанно задает вопросы, вместо того чтобы выступать с предложениями, его вопросы следует адресовать группе.

Чтобы деловое совещание  было плодотворным, председательствующий должен владеть техникой проведения дискуссий. Прежде всего, надо стремиться вести групповую дискуссию цивилизованно. Это предполагает наличие деликатности в отношениях диспутантов и, следовательно, исключает использование таких  средств аргументации своей точки  зрения, как насмешки, прерывание оппонентов, резкие выпады в их адрес. Нужно особенно внимательно следить, чтобы деловой  спор между участниками был определенным и имел временные границы, а также  за тем, чтобы не допускать личных столкновений. Терминология спора должна быть понятна всем присутствующим.

При подготовке к дискуссии  следует составить хотя бы самый  общий план борьбы за истину, подобрать  наиболее весомые аргументы. Особенно впечатляют точные цифровые данные, которые  невозможно опровергнуть.

Одним из самых сложных  и важных вопросов в подготовке совещания  является планирование собственного выступления  руководителя. Делая наброски сообщения, необходимо помнить, что при нормальном темпе речи за две минуты можно  пересказать не более одной страницы машинописного текста. Очень осторожно  необходимо использовать цифровую информацию. Как правило, хорошо воспринимается и анализируется не более 20 цифр за 40 минут выступления. Лучше преподносить цифровую информацию в письменном виде: в таблицах и графиках.

От оратора требуется, чтобы суть дела излагалась по памяти или с частичной опорой на текст, а не читалась. Усвоение при свободном  изложении достигает 95%, а при  чтении всего 35%. Выступающий должен исключить излишнюю растянутость или  чрезмерную поспешность речи, контролируя  ее ритм. Приемлемым считается темп 240 слогов в минуту. Особое внимание поэтому необходимо уделять паузам. Они в речи занимают 10-20%. По своему назначению паузы бывают разных видов и продолжительности. Так, существуют эмоциональные паузы, необходимые выступающему, когда он сильно взволнован, для того, чтобы успокоиться, дырявые - если не знает, что сказать, люфтпаузы - для выдоха и вдоха, драматические - подчеркнуть молчанием трагичность положения, грамматические - делаются на знаках препинания, мобилизационные - придают вес сообщению, педагогические - для лучшего усвоения материала [10].

Большое значение при проведении делового совещания играет тон разговора. Психологические исследования показывают, что люди часто ориентируются  не на содержание высказывания, а на тон выступающего. Эмоциональное  возбуждение оратора передается и слушателям.

Большое значение имеет и  правильность самого изложения материала. Грамотность, логичность, эмоциональная  окраска - все это обязательное условие  любого служебного контакта. Нужно следить за правильным употреблением слов, их произношением, ударением (договор, эксперт, обеспечение, одновременно, созвонимся, валовой, оптовый и др.). Не рекомендуется использовать обороты, содержащие лишние слова: "абсолютно новый" вместо "новый", "предварительное планирование" вместо "планирование", "сотрудничать вместе" вместо "сотрудничать", "каждый в отдельности" вместо "каждый" и т.п. Большую осторожность необходимо соблюдать при употреблении иностранных слов. Неправильное или параллельное употребление иноязычной лексики ведет, как правило, к ненужным повторениям.

Часто в процессе проведения совещания возникают сложности  в постановке вопросов, поддержании  в нужном русле разговора. Какие  же бывают вопросы?

Закрытыми называются вопросы, ответ на которые "да" или "нет". Они используются при необходимости  получения четкой и точной информации, нацелены на принятие решения, установления фактической основы проблемы и реальных возможностей, достижения согласия.

Открытыми вопросами называются вопросы "Кто?", "Что?", "Как?", "Сколько?", "Почему?" и т.д. Они служат для вывода человека из замкнутости, побуждают выдавать новые идеи и предложения, служат для стимуляции монолога со стороны собеседника.

"Могу ли я считать  приведенные вами факты случайными  или это закономерное явление?". Вопросы такого типа носят  название риторических. Они служат для указания нерешенной проблеме и для сосредоточения внимания на нужном аспекте.

Для выявления новых проблем, уязвимых пунктов в позиции собеседника, а также для удержания хода беседы в жестких рамках уже достигнутых  результатов переговоров служат переломные вопросы. ("Как вы считаете, не находимся ли мы с вами на ложном пути? Может быть нам более тщательно обдумать вариант использования.?").

Часто используются на совещаниях и аналитические вопросы типа: "Правильно ли я понял ваше предложение?" и т.п. Они эффективны при создании атмосферы взаимопонимания  и для достижения промежуточного результата .

Завершающий этап организации  и проведения совещания - это принятие решения и согласования условий  его реализации. Решения на совещании  принимается всеми вместе и каждым в отдельности. От того, насколько  участнику совещания удалось  включить свои идеи и комментарии  в общее решение, зависит его  эффективность. В формулировке решения  объясняется: кем и в какие  сроки должно быть выполнен определенный объем работ. Определяется, в какой форме будут подведены итоги (рассылка протокола или его части (выписки из протокола), принимается решение о широте информирования (весь коллектив или его часть). Принятие решения складывается из пяти этапов: а) установление контактов; б) определение проблемы; в) определение целей; г) изложение мыслей; д) готовность к действию.

Решения могут приниматься  двумя путями:

1 специально избранная  комиссия по подготовке решения  заранее составляет его проект. Проект зачитывается. Участники  совещания вносят свои коррективы  и принимают его по результатам  голосования;

2 председатель собрания  подводит итоги обсуждения и  формулирует решение. После принятия  решения определяется лицо (группа  лиц), которая осуществляет его  выполнение и контроль за исполнением.

При принятии решений, на совещаниях менеджеру можно предложить использовать такие известные методы, как поток  идей, именной групповой прием  и собирательное решение [12].

Поток идей:

назовите так много  решений, насколько это возможно, и распространите их среди участников совещания; не высказывайте замечаний  или критики во время обсуждения решений;

высказывайте идеи, даже если они кажутся вам нереальными;

после того как идеи будут  высказаны, оцените их место (категория, влияние, результаты, решение и ценность).

Именной групповой прием:

используется та же основа, что и в приеме "поток идей"; каждый участник записывает свои идеи о возможном решении проблемы;

каждый участник зачитывает все свои решения группе; принимается  наиболее часто встречающееся в  предложениях участников решение.

Собирательное решение:

используется та же основа, что и в приеме "поток идей"; выбирается один участник совещания ("клиент"), который перечисляет все свои идеи, пока остальные члены группы молчат;

процесс продолжается, пока все не побывают на месте "клиента" и не предложат свои варианты; своеобразное соревнование между "клиентом" и  группой обычно обеспечивает поток  идей и помогает выбрать лучшую.

Нельзя забывать о возможных  проблемах, возникающих после совещания:

нет общего понимания того, что обсуждалось;

не ясны достигнутые решения  и планы;

нет согласия по достигнутым  решениям;

не каждому была предоставлена  возможность высказаться.

В заключение совещания нельзя забывать определить, кто и что  будет выполнять. Последняя задача - проследить за тем, чтобы все получили протокол результатов собрания.

Таким образом, недостаточно хорошо подготовленные и плохо проведенные  совещания, созываемые по каждому поводу, наносят большой вред, так как "пожирают"

дорогостоящее время, отрывая  людей от основной работы.

Правила проведения переговоров с деловыми партнерами

Переговоры  представляют собой обмен мнениями для достижения какой-либо цели. В деловой жизни мы часто вступаем в переговоры: при поступлении на работу, обсуждении с деловыми партнерами условий хозяйственного договора, купли-продажи товара, при заключении договора аренды помещений и т. п. Переговоры деловых партнеров происходят в равных условиях, переговоры же подчиненного с руководством или директора организации с представителями налоговой инспекции — в неравных.

Переговоры  состоят из трех основных стадий: подготовка переговоров, процесс переговоров  и достижение согласия (табл. 9.1), которые  в свою очередь состоят из нескольких этапов.