Характеристика деловых отношений

Духовное. Межличностное. Это общение друзей, когда можно затронуть любую тему и не обязательно прибегать к помощи слов; друг поймет вас по выражению лица, движениям, интонации. Такое общение возможно, когда каждый участник имеет образ собеседника, знает его личность, может предвидеть его реакции, интересы, убеждения, отношение.

Манипулятивное. Оно направлено на извлечение выгоды от собеседника с помощью различных приемов (лесть, запугивание, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты) в зависимости от особенностей его личности.

Светское. Суть светского общения в его беспредметности, т. е. люди говорят не то, что думают, а что положено говорить в подобных случаях; это общение закрытое, потому что точки зрения людей на тот или иной вопрос не имеют никакого значения и не определяют характер коммуникаций.

Общение – сложный многогранный процесс, включающий (Б. Д. Парыгин):

• формирование определенных образцов и моделей поведения;
• взаимодействие людей;
• взаимное влияние людей друг на друга;
• обмен информацией;
• формирование отношений между людьми;
• взаимное переживание и понимание людьми друг друга;
• формирование образа внутреннего «Я» человека.

Выступая мощным потребителем энергии человека, общение вместе с тем является бесценным биостимулятором его жизнедеятельности и духовных устремлений.

Речь делового человека может быть устной и письменной.

Устные виды делового общения, в свою очередь, разделяются на монологические и диалогические1.

К монологическим видам относятся: приветственная речь; торговая речь (реклама); информационная речь; доклад (на заседании, собрании).

Диалогические виды: деловой разговор - кратковременный контакт, преимущественно на одну тему; деловая беседа - продолжительный обмен сведениями, точками зрения, часто сопровождающийся принятием решений; переговоры - обсуждение с целью заключения соглашения, по какому - либо вопросу; интервью - разговор с журналистом, предназначенный для печати, радио, телевидения; дискуссия; совещание (собрание); пресс-конференция; контактный деловой разговор - непосредственный, "живой" диалог; телефонный разговор, исключающий невербальную коммуникацию.

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации.

Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

Письменные виды делового общения - это многочисленные служебные документы: деловое письмо, протокол, отчет, справка, докладная и объяснительная записка, акт, заявление, договор, устав, положение, инструкция, решение, распоряжение, указание, приказ, доверенность и др.

По содержанию общение может быть разделено2:

1. Материальное - обмен предметами и продуктами деятельности;
2. Когнитивное - обмен знаниями;
3. Мотивационное - обмен побуждениями, целями, интересами, мотивами, потребностями;
4. Деятельностное  - обмен действиями, операциями, умениями, навыками.

По средствам общения возможно деление на такие четыре вида:

1. Непосредственное - осуществляемое с помощью естественных органов, данных живому существу: руки, голова, туловище, голосовые связки и т.д.;
2. Опосредованное - связанное с использованием специальных средств и орудий;
3. Прямое - предполагает личные контакты и непосредственное восприятие друг другом общающихся людей в самом акте общения;
4. Косвенное - осуществляется через посредников, которыми могут выступать другие люди.

Деловое (официальное, служебное) общение в зависимости от обстоятельств может быть прямым и косвенным. В первом случае оно проходит при непосредственном контакте субъектов общения, а во втором - с помощью переписки или технических средств.

Как в процессе прямого, так и косвенного общения используются различные методы влияния или воздействия на людей. Среди наиболее употребительных из них И. Браим выделяет следующие – убеждение, внушение, принуждение3.

Убеждение – воздействие посредством доказательств, логического 
упорядочения фактов и выводов. Подразумевает уверенность в правоте своей 
позиции, в истинности своих знаний, этической оправданности своих 
поступков. Убеждение – ненасильственный, а значит, и нравственно 
предпочтительный метод влияния на партнеров по общению.

Внушение, как правило, не требует доказательств и логического анализа 
фактов и явлений для воздействия на людей. Основывается на вере 
человека, складывающейся под влиянием авторитета, общественного 
положения, обаяния, интеллектуального и волевого превосходства одного из 
субъектов общения. Большую роль во внушении играет сила примера, 
вызывающая сознательное копирование поведения, а также бессознательное 
подражание.

Принуждение – наиболее насильственный метод воздействия на людей. 
Предполагает стремление заставить человека вести себя вопреки его 
желанию и убеждениям, используя угрозу наказания или иного воздействия, 
способного привести к нежелательным для индивида последствиям. Этически оправданным принуждение может быть лишь в исключительных случаях.

На выбор метода воздействия на людей оказывают влияние разнообразные факторы, в том числе характер, содержание и ситуация общения (обычная, экстремальная), общественное или служебное положение (властные полномочия) и личностные качества субъектов общения.

Чтобы общение как взаимодействие происходило беспроблемно, оно должно состоять из следующих этапов4:

• Установка контакта (знакомство). Предполагает понимание другого 
  человека, представление себя другому человеку;
• Ориентировка в ситуации общения, осмысление происходящего, выдержка паузы;
• Обсуждение интересующей проблемы;
• Решение проблемы;
• Завершение контакта (выход из него).

Служебные контакты должны строиться на партнерских началах, исходить из взаимных запросов и потребностей, из интересов дела.

Бесспорно, такое сотрудничество повышает трудовую и творческую активность, является важным фактором технологического процесса производства, бизнеса.

 

4. Документальное оформление деловых отношений.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) — отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. N 28).  В повседневной работе термин "договор" рассматривается, как правило, в довольно узком смысле - как документ, определяющий условия взаимодействия сторон. Хотя такая трактовка не охватывает все многообразие возможных форм существования договорных отношений. Договорные обязательства могут быть облечены в форму различных и по сути, и по названию документов. 

Документы играют огромную роль в жизни общества. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения воспоминания о каком-либо предмете. Информация, зафиксиро¬ванная в документах, является отражением деятельности организации и со¬ставляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной инфор¬мации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.  
Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи плани¬рования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия. 
 
Деятельность организации или предприятия обеспечивается системой взаимоувязанной управленческой документацией. Ее состав определяется компетенцией, порядком разрешения вопросов, объемом и характером взаимосвязей данной организации с вышестоящими организациями, с органами законодательной и исполнительной власти, с подчиненными и сторонними организациями, с физическими лицами. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учет и сохранность документов на предприятии. Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами установлены ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов". 
К организации системы управления относятся организационно-распорядительные документы:

• уставы;
• штатные расписания (см. унифицированная форма T-3);
• протоколы;
• приказы;
• положения о структурных подразделениях, должностные инструкции.

Устав - правовой акты, являющийся одним из учредительных документов и определяющий правовой статус организаций, необходимый для её государственной регистрации.

Штатное расписание - правовой акт, устанавливающий штатный состав и штатную численность организации. Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы.

Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.

Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.Приказы по основной деятельности издаются при реорганизации, ликвидации организации, утверждении и изменении структуры и штатов, в целях утверждения и (или) введения в действие документов (положений, инструкций, правил, регламентов и др.), при необходимости регулирования вопросов финансирования, материально-технического обеспечения, научно-технической политики, информационного и документационного обеспечения, социальной политики и др.  
Приказы по личному составу (кадровые приказы) – это приказы о приеме, перемещении, увольнении работников, предоставлении отпусков, о командировании, присвоении разрядов, вынесении взысканий и поощрении работников.  
Положение о структурном подразделении - организационно-правовой акт, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы структурного подразделения. 
Должностная инструкция - организационно-правовой документ, устанавливающий для работника организации конкретные трудовые обязанности в соответствии с занимаемой должностью. 
Документы в организации должны, как правило, оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и порядок их расположения.Бланк документа – это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, содержащими необходимую информацию об организации-авторе документа.

В деловом общении очень важно как документальное оформление договорных отношений между юридическими лицами, так и между юридическим лицом и физическим лицом(договора банковского кредита, трудового найма и прочее),  и между физическими лицами (договор займа, учредительный договор, заключаемый при создании юридического лица). Документы являются  письменным удостоверением намерений сторон и служат доказательством в случаях возникновения споров и разногласий.

 

 

5. Использование технических средств коммуникации в деловых отношениях.

Технические средства коммуникации являются неотъемлемой частью на-шей жизни в целом и в деловых отношениях в том числе. Сталкиваясь с ними постоянно, каждую минуту мы просто перестаем их замечать и ценить. А ведь без них бы самая ценная вещь в мире информация потеряла бы огром¬ную часть своей значимости т.к. она бы перестала быть своевременной.

В данный момент к основным техническим средствам отнсятся: почта, телефон, радио, телевидение, телетайп, телефакс, пейджер, сотовый телефон, компьютер, интернет.

Использование технических коммуникаций в деловых отношениях очень важно, так как они повышают эффективность работы. В деловом мире используют такие средства коммуникации как: 
 
1.Телефон 
Телефонные переговоры экономят время. Однако подсчёты показали, что у руководителей телефонные разговоры в течении рабочего дня занимают от 3 до 4,5 часов, а у сотрудников 2- 2,5. Продолжительность их увеличивается за счёт эмоциональной окраски. Существуют следующие рекомендации для выбора телефона как технического средства общения:

• быстро сообщить удалённому от вас деловому партнеру определённые лаконичные сведения или получить таковы от него;
• быстро выяснить мнение того или иного должностного лица по интересующему вопросу;
• получить согласие на конкретные действия в выше стоящих организациях;
• уточнить, остаётся ли в силе прежняя договорённость о встрече.

 

В прямом контакте и непосредственной беседе наибольшее значение имеют устная и невербальная коммуникации. Беседа или передача сообщений по телефону являются самыми распространенными формами коммуникаций, их отличает непосредственный контакт и большое разнообразие способов общения, что позволяет без труда сочетать деловую (формальную) и личную (неформальную) части всякого сообщения.

1. Мобильная связь

Повышение мобильных свойств (нестационарность, беспроводность аппаратов) телефонных аппаратов по крайней мере еще в 5-6 раз увеличивает эту возможность.

Сотовая связь принесла больше удобства в использовании, чем обычный стационарный телефон, используя радиочастоты, мы больше не нуждаемся в проводах и можем оставаться на связи всё время пока мы этого хотим. Стали доступны все способы общения, которые помогают не только в деловой, но и в повседневной жизни. Это действительно удобно и часто может выручать в сложных ситуациях. В бизнесе влияние сотовой связи особенно заметно. Безусловно, это большой прорыв: постоянно находясь на связи, многие вопросы можно решить быстрее и эффективнее. А время, как известно, деньги. 
    3. Селелекторная связь - позволяет проводить удаленно совещания, и где несколько человек могут общаться одновременно. Особое значение селекторная связь приобретает в случае территориальной  отдалённости  участников совещания.