Формирование целей и стратегий организации

Усиление централизации в управлении крупными промышленными фирмами  требует постоянного совершенствования  механизма оперативного управления, что в современных условиях составляет одно из важнейших направлений теории и практики менеджмент

2.  Коммуникации и информационное  обеспечение в менеджменте.

Понятие и значение информации и коммуникации

Информация  имеет большое значение для внутреннего  управления фирмой и ее внешних контактов, и особенно для принятия решений. Она является ограниченным и дорогим  ресурсом производственной активности фирмы.

Связь информации с целями и решениями показана в табл. 7.1.

Таблица 7.1

В системах с разделением труда лица не обладают одинаковой информацией, поэтому необходим  ее обмен или коммуникации. Идеализированный информационный процесс может быть представлен схемой рис. 29.

Рис. 29. Схема информационного процесса

Критерии проектирования информационных и коммуникационных систем

Центральная задача - улучшение информированности ЛПР. Степень информированности - отношение фактического уровня информации к требуемому. Потребность в информации - разница между ними. Вспомогательными критериями обеспеченности информацией являются:

- количество информации (полнота);

- ее значимость;

- точность;

- надежность;

- понятность (например, отсутствие  семантических ошибок);

- актуальность;

- гибкость;

- экономическая эффективность информационного процесса (соотношение прибыли от информации и затрат на нее);

- учет защищенности информации.

Информационные  технологии достаточно разнообразны. При их выборе следует учесть:

- когда, как часто, как долго  осуществляется связь;

- кто с кем связывается;

- как связаны участники («звезда», «круг», «колесо», «цепь», «селектор»);

- что является предметом информации  и чем она осуществляется.

Информационные технологии в интересах принятия управленческих решений

Классификация информационных технологий представлена на рис. 30.

Из всего обилия компьютерных информационных систем далее рассматриваются два  типа:

- управленческие информационные  системы (MIS),

- системы обеспечения принятия  решения (DSS - decision support system).

В MIS данные собираются, обрабатываются и представляются менеджеру таким  образом, чтобы обеспечить оперативное  управление. Основные компоненты MIS - база данных, компьютерная система и форма, в которой данные распределяются.

Рис.30. Классификация  информационных технологий

Примеры информации, которая формируется в базах  данных, - цены, выход продукции, скорость, число распоряжений, наличие ресурсов и потоки рабочей силы. Для MIS существенно, чтобы базы данных содержали нужное количество и необходимый тип  правильной высококачественной информации. Эта информация должна быть тщательно  организована.

Компьютер в MIS обрабатывает данные и генерирует информацию для различных подразделений  фирмы. Она является основой формирования моделей управленческих решений  и самих решений. Построение модели остается творческим процессом.

DSS отличаются  от MIS тем, что менеджер обычно  является внутренним компонентом  DSS, а не внешним, как в MIS. Иными словами, менеджер взаимодействует  с компьютерной информационной  системой так, чтобы получить решения в итеративном процессе. Следовательно, DSS часто интегрирует экономико-математические модели как первичные элементы системы, с которой ЛПР взаимодействует (табл.7.2).

На схеме  рис. 31 показаны информационные потоки взаимодействия менеджера и компьютерной системы DSS, что обычно называется анализом «что, если .... ?» Компьютер генерирует результаты на экономико-математической модели, а менеджер его спрашивает: «Что произойдет, если что-нибудь изменится  в модели?» (например, цены, издержки, их структура и т.д.). Менеджер может  также промоделировать возможные  решения и оценить потенциальные  результаты.

Таблица 7.2

Различия MIS и DSS

MIS	DSS
Акцент делается на структурирование задач при предварительно определенных стандартных процедурах, правил их решения и информационных потоках	Акцент делается на решения Структура компьютера и аналитическая  помощь важны, но оценки менеджера более  существенны
Выигрыш состоит в снижении затрат, необходимого времени, количества обслуживающего персонала и т.д.	Выигрыш состоит в расширении диапазона  и возможности компьютеризации  процессов решения с целью  помочь менеджеру увеличить эффективность  работы
Влияние на принятие менеджером решения  непрямое, т.к. обеспечивается доступ к  необходимым данным	Влияние на менеджера состоит в  создании необходимого инструментария под его непосредственным контролем, что не является попыткой автоматизировать процесс решения, предопределить цели и оказать давление на решение

 

Рис. 31. Блок - схема DSS

Дополнительным  аспектом DSS является взаимодействие между  ее составными частями. Например, решения  по запасам влияют не только на производство, но и на маркетинг, распределение  продукции и издержки. Потоки информации обеспечивают разработку «кооперативного» решения.

Решения менеджера  не означают конца операций DSS. Они  и их последствия в форме обратной связи обеспечивают дополнительные данные в базе данных. Таким образом, идеальная DSS - это динамичная система  с непрерывным обновлением данных.

Развитие  таких систем - экспертные системы. Это компьютерные программы, включающие базы знаний по частным проблемам  и механизмы взаимодействия элементов  этих баз - по сути интеллектуальные DSS.

Сравнение DSS и экспертных систем приведено в  табл. 7.3.

Таблица 7.3

Сравнение DSS и экспертной системы

Характеристика	DSS	Экспертная система
Цели	Помочь ЛПР	Воспроизводить советы
Кто принимает решения	ЛПР и/или система	Система
Основная ориентация	Принятие решений	Представление экспертиз и советов
Основное направление интервьюирования	ЛПР интервьюирует машину	Машина интервьюирует ЛПР
Природа обеспечения	Индивидуальная, групповая, организаций	Индивидуальная или групповая
Методы управления данными	Численные	Символьные (в основном)
Характеристики проблемных областей	Комплексные, широкие	Узкие

Окончание табл. 7.3

Характеристика	DSS	Экспертная система
Типы исследуемых проблем	Специальные, уникальные	Повторяющиеся
Содержание базы данных	Фактические знания	Процедуры и фактические данные
Способность делать заключения о причинах	Отсутствует	Есть ограничения
Способность объяснения	Ограниченная	Существует

База знаний включает в себя большую сумму  знаний относительно проблем, «запомненных в системе». Исследователи находят, что использование этой массы  знаний более эффективно, чем использование  специальных решающих процедур. Экспертные системы являются консультантами в  принятии решений, т.к. содержат факты, знания и правила, которые взаимодействуют  в проблемной области.

Пример общей  структуры экспертной системы классификации  на основе правил приведен на рис. 32.

Рис. 32. Структура информации в экспертной системе классификации

Выгоды оперирования реальным знанием  и способности экспертных систем ведут к созданию и использованию  систем с искусственным интеллектом. Центральным моментом искусственного интеллекта является использование  более эвристики (или правил перебора), чем алгоритмов обработки информации. Эвристика включает инструкции, правдоподобные аргументы или правила перебора для принятия решений и таким  образом отражает человеческое поведение  точнее, чем алгоритмы.

Другой важной характеристикой  систем с искусственным интеллектом  является то, что они оперируют  символами так же хорошо, как числами.

Экспертные системы с искусственным  интеллектом находят применение в планировании, управлении производством, обслуживании оборудования, т. е. в областях, где решения в области управления не могут полностью основываться на алгоритмах.

Основные тенденции информатизации и коммуникаций в бизнесе

В эпоху глобализации мировая экономика  работает как единое целое в реальном масштабе времени. Это обеспечивается тем, что ключевые элементы мировой  экономики (финансовая глобализация, глобализация рынков товаров и услуг) опираются  на информатизацию на основе глобальных сетей типа Интернет. Поэтому можно  говорить о системном сдвиге в  мировой экономике на технологической  основе единого мирового информационного  пространства. Эти тенденции в  корне меняют подходы к информационному  обеспечению деятельности фирм. Быстрое  внедрение инноваций, как основы конкурентного успеха, потребовало  информационного обеспечения оборота  проектно-конструкторской документации. Эту задачу решают продукты PDM (Product Data Management) и PLM (Product Lifecycle Management).

В продукты PDM/PLM входят следующие функции:

- совместный доступ к документации и архивированию;

- авторизация версий и контроль изменений;

- поддержка сложных структур данных, например, конструкторских спецификаций;

- управление библиотеками стандартных компонентов;

- обеспечение обмена данными между участниками проекта;

- администрирование документооборота и т.д.

Учетно-управленческая система ERP (Enterprise Resource Planning) обеспечивает решение следующих  задач:

- регистрация хозяйственных операций;

- составление плана снабжения  производства;

- оперативный и стратегический расчет себестоимости продукции;

- подготовка финансовой отчетности;

- управление бюджетом;

- сбор данных о фактическом ходе проекта.

Резко растут не только объемы информационных услуг, но и собственно использование  электронной торговли в бизнесе. Если в 2001 году объемы электронной торговли в странах Европейского Союза  составили 77 млрд. евро, то к 2006 году этот объем увеличится до 2,2 трлн. евро.

Можно уверенно сделать заключение, что современный бизнес немыслим без информационного обеспечения  через Интернет и глобальных коммуникационных связей.

Профессионалы советуют

Выполнение информационного  аудита

(Carrying and an Information Audit)

Информационный аудит нужен  организациям, чтобы обеспечить правильной информацией нужных людей в нужное время. При этом необходима оценка затрат и эффективности определенной системы, обеспечивающей это.

Достоинства информационного  аудита состоят в следующем:

Ваша организация получит данные о том:

- какая информация циркулирует в организации, но не используется с выгодой,

- какая информация требуется,  но не имеется,

- как информацию наилучшим образом доставить потенциальному потребителю.

Проблемы информационного аудита в том, что требуются существенные финансовые и человеческие ресурсы.

Список действий

1. Первоначальные исследования.
2. Определение того, что важно для знания вашей текущей позиции. Разработка информационной карты важнейших знаний. Оценка информационных ресурсов, которые есть, их использование, наличие брешей в информационном обеспечении.
3. 2. Определение ресурсов, достаточных для работы. 
   Это выполняется командой аудитора путем исследований реальности
4. организации.
5. 3. Установка рамок аудита. 
   Выяснение ответов на следующие вопросы: