Организация труда и управления в предприятии

В производственно-хозяйственном  подразделении фирмы обеспечивается обобщение информации  «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз».

Важную роль в использовании информации играют способы её регистрации, обработки, накопления и передачи, систематизированное хранение и представление информации в требуемой форме.

Своевременный и быстрый доступ к информации сегодня является необходимым условием успешного решения любого рода задач. Оперативность и качество формирования документов, слаженность работы справочно-информационной  службы, четкая организация хранения, поиска и использования документов, непосредственно влияют на качество управления и, следовательно, на экономическую эффективность деятельности предприятия в целом.

Уменьшение  времени, которое тратится на поиск  нужной информации, на

выполнение определенных действий в рамках делового процесса обработки

документов, является одним из главных способов повышения производительности работы сотрудников. Потребность в централизованном получении информации и в контроле за прохождением документов в масштабах всей организации приводит к необходимости создания автоматизированной системы управления документооборотом.

Жизненный цикл любого документа, от его создания и  до передачи в архив, состоит из большого количества взаимосвязанных процедур. Деловые процессы, заложенные в систему автоматизации, должны включать в себя создание документов, в том числе и на основе типовых шаблонов, регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, маршрутизацию документов, контроль прохождения и исполнения документов, создание единого хранилища информации.

Объективным требованием к технологиям, заложенным в автоматизированную систему, является возможность обработки и регистрации различных типов информации, такой, как текстовые файлы, отсканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы.

В процессе обработки документа нередко  участвует большое количество

сотрудников. Один готовит черновик, другой визирует, третий передает на

исполнение и т. д. При этом важно, чтобы любой участник делового процесса мог в любое время получить доступ к документу и к любой требуемом информации. При этом важно соблюдать строгое разграничение доступа и защиту данных.

Наличие средств  календарного планирования поможет  обеспечить надежность и оперативность взаимодействия между подразделениями при организации деятельности рабочих групп, подготовке совместных мероприятий. Обеспечение связи с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками так же важно, как и организация взаимодействия внутри предприятия. Например, в процессе заключения договора может потребоваться совместная работа юридического отдела, бухгалтерии, канцелярии, а также обмен документами с деловым партнером. Это достигается распределенным доступом к общим базам данных и встроенной электронной почте. Можно использовать и средства тиражирования (репликации) совместно используемых баз данных системы.

     ООО ПФ «Барс» широко использует в своей работе компьютеры. С

помощью компьютеров администраторы и менеджер могут обмениваться информацией между собой, использовать местную базу данных и сеть для поиска информации.

Менеджер  может узнавать информацию о конкурентах, давать рекламу, общаться  на предмет улучшения качества и ассортимента предоставляемых услуг.

 

7.  Организация труда на предприятии.

В фирме используется форма разделения труда с элементами профессиональных и квалификационных форм разделения труда.

Важнейшими  направлениями повышения качества предоставляемых услуг являются совмещение профессий и расширение зон обслуживания.

Трудовые  отношения при поступлении на работу в Учреждение оформляются  заключением трудового договора, в котором предусмотрены ряд  определенных условий.

Нормальная  продолжительность рабочего времени  не превышает 40 часов в неделю. Режим  работы определяется правилами внутреннего  распорядка, утвержденными общим  собранием трудового коллектива с учетом специфики работы и соблюдением установленной продолжительности рабочей недели..

Общим выходным днем для работников является воскресенье.  
Ежегодно до 15 декабря руководство с учетом мнения работников утверждает и доводит до сведения работников очередность предоставления отпусков на следующий год. Кроме того, за счет экономии фонда оплаты труда предоставляются дополнительные отпуска: за работу с ненормированным рабочим днем; за работу в течение года без больничного листа; работникам, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Также работники имеют право на получение краткосрочного отпуска без сохранения заработной платы.

Труд работников Учреждения оплачивается на основе единой тарифной сетки. Также выплачиваются  премии, доплаты и надбавки компенсационного и стимулирующего характера. Заработная плата перечисляется банком на персональные карточки работника не позднее 10 числа  каждого месяца.

В Учреждении обеспечена охрана и безопасность труда  на каждом рабочем месте. Работники  обеспечены специальной одеждой, специальной  обувью и другими средствами индивидуальной защиты. Проводится обучение безопасным методам и приемам выполнения работ, инструктаж по охране труда, стажировка на рабочих местах работников и проверка их знаний требований охраны труда.

Проводятся  обязательные предварительные и  периодические медицинские осмотры  работников с сохранением за ними места работы (должности) и среднего заработка на время прохождения  указанных медицинских осмотров.

Все работники  застрахованы от несчастных случаев  на производстве и профессиональных заболеваний. 
Для повышения трудовой и общественной активности работников руководство фирмы:

- обеспечивает строгое соблюдение положений Трудового кодекса РФ; 
- проводит планомерные мероприятия по культурно-воспитательной работе, организации досуга и отдыха работников; 
- выделяет средства на покупку ценных подарков для поздравления юбиляров и при выходе работника на пенсию. 
 
Данный подход к организации труда в фирме «Барс» позволяет наилучшим образом соединить в процессе работы технику и людей, обеспечивает наиболее эффективное использование материальных и финансовых ресурсов, снижение трудоемкости и рост качества предоставляемых услуг. Он направлен на сохранение здоровья работников, обогащение содержания их труда.

 

3. Система контроля и учета на предприятии.

Контроль  – процесс определения, оценки и  информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели, ход выполнения плана, прогнозы, развитие процесса. Контрольная информация используется в процессе регулирования. Таким образом, говорят о целесообразности объединения планирования и контроля в единую систему управления: планирование, контроль, отчетность, менеджмент. Контроль осуществляется лицами, прямо или косвенно зависящими от процесса.

Контроль  можно классифицировать:

• по принадлежности к предприятию субъекта контроля (внутренний, внешний),
• основанию для обязанности (добровольный, по уставу, договорной, по закону),
• объему контроля (за объектом, за решениями, за результатами),
• регулярности (регулярный, нерегулярный, специальный).

Процесс контроля в общем случае должен пройти следующие стадии:

1. Определение  концепции контроля (всеобъемлющая  система контроля или частные  проверки);

2. Определение  цели  контроля (решение о целесообразности, правильности, регулярности, эффективности  процесса управления),

3. Планирование  проверки:

а) объекты  контроля (потенциалы, методы, результаты, показатели и т.д.);

б) проверяемые  нормы (этические, правовые, производственные);

в) субъекты контроля (внутренние или внешние  органы контроля);

г) методы контроля;

д) объем (полный, сплошной, выборочный) и средства контроля (ручные, автоматические, компьютеризированные);

е) сроки  и продолжительность проверок;

ж) последовательность, методики и допуски проверок.

4. Определение  значений действительных и предписанных.

5.Установление  идентичности расхождений (обнаружение,  количественная оценка).

6. Выработка  решения, определение его веса.

7. Документирование  решения.

8. Мета-проверка (проверка проверки).

9. Сообщение  решения (устное, письменный отчет).

10.Оценка  решения (анализ отклонений, локализация  причин, установление ответственности,  исследование возможностей исправления,  меры по устранению недостатков).

Для принятия решения о контроле и организации  процессов контроля могут иметь  значение ряд критериев: его эффективность, эффект влияния на людей, задачи контроля и его границы.

Контрольные системы могут анализировать  довольно широкий класс явлений: от измерения выходов организации  до измерения организационного поведения, что, конечно, сложнее. Контроль должен осуществляться на всех уровнях управления: корпоративном, дивизиональном, функциональном и индивидуальном.

Рыночный  контроль наиболее объективен, так  как он производится на основе системы  цен и позволяет оценить поведение  фирмы, достаточно объективны и используемые показатели. Рыночная цена акций определяется в результате конкуренции, и все  ее колебания дают менеджерам представление  об их деятельности в виде обратной связи. Скорость возврата инвестиций измеряет отдачу инвестиционного капитала и является другой формой рыночного контроля. На корпоративном уровне такая оценка может показать результаты деятельности компании относительно других фирм, на дивизиональном уровне это дает относительную оценку работы отделений фирмы.

Контроль  по выходу является следующей объективной  формой контроля, которая используется в отсутствие других объективных  методов. При этом компания должна оценивать  или прогнозировать достижение соответствующих  целей по различным отделениям, функциям или подразделениям.

На дивизиональном уровне оцениваются объемы продаж, производительность, рост и контролируемая доля рынка. Эти показатели меняются в процессе деятельности отделений.

На функциональном уровне также оцениваются степень  достижения соответствующих целей. Функциональные результаты могут быть использованы для разработки компанией  отличительных преимуществ, они  одновременно мощные методы контроля поведения персонала.

Контроль  по индивидуальным результатам обычен на всех уровнях: высшие менеджеры, сбытовики, производственники и т.д.

Бюрократический контроль представляет собою директивную  форму контролирования поведения  подразделений, функциональных органов  и работников, при этом им предписываются наилучшие способы достижения результатов. Правила и процедуры являются руководствами к действию. Они  указывают, что должно быть сделано, и таким образом стандартное  поведение дает предсказуемый результат  и предсказуемую реакцию.

Стандартизация - очень важный способ контроля поведения. Стандартизации могут быть подвергнуты  входы, процессы и выходы. Входы  контролируются  с тем, чтобы обеспечить на них высокое качество человеческих или физических ресурсов. Процесс  стандартизируется с целью программирования деятельности и обеспечения минимальных  издержек и высокого качества.

Учет  – необходимая информационная база менеджера. Его главная цель –  предоставление достоверной информации о ходе и результатах деятельности фирмы, которая кладется в основу принятия управленческих решений. Важнейшие задачи учета:

• сбор, обработка и отображение первичных данных о хозяйственной деятельности,
• систематизация данных с целью получения и обобщения итоговой информации о хозяйственной деятельности,
• создание исходной информационной базы для планирования и осуществления контроля за выполнением планов.

Различают три вида хозяйственного учета:

• оперативный,
• статистический,
• бухгалтерский.

Оперативный – сбор текущей информации (учет явок, простоев оборудования, запчастей, запасов и т.д.). Данные его используются для текущего управления фирмой.

Статистический  – изучение и контроль наиболее типичных хозяйственных процессов  с помощью статистических методов. Он обеспечивает фирму данными о  состоянии и движении производственных фондов и другими информационными  материалами.

Бухгалтерский учет – постоянный, непрерывный, сплошной, достоверный учет хозяйственных  операций, охватывающий всю деятельность фирмы и всех ее подразделений. Данные бухучета обязательно подтверждаются документально в строго определенной форме.

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

И в заключении можно сказать о результатах. Все задачи решены. 
Управление очень тонкая штука. В этом лично я убедилась, делая различные анализы и предложения. Каждый человек может предложить различные методы управления. Но они не всегда будут верными. Поэтому именно для этого нужно уметь правильно построить организационную структуру, подобрать персонал и т.д. 
Как правило, подготовки управленческого решения и ответственность за его реализацию на практике возлагается на орган, который: 
-       Лучше всего осведомлять о состоянии дел на Субъекте, по которому принимается решение 
-       Больше всего заинтересован в реализацией и высокой эффективности принятого решения 
-       В состоянии нести материальную, юридическую и административную ответственность за качество принятого решения и полноту его реализации 
На основе анализов проведенных по ООО ПФ «Барс» можно сделать следующие выводы: 
-       Роль управленческих кадров практически не возрастает, несмотря на предъявляемые экономическими условиями повышенные требования. 
-       Организационная структура управления предприятиями остается эффективной.