Оценка эффективности внедрения системы электронного документооборота на предприятии ЗАО «НТЦ СТЭК»

Возможность поиска документа по различным критериям. Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам. Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.

Система позволяет архивировать документы. После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.

Списание документа в дело. По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.

Ведение и автоматическое обновление словарей и справочников. К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.

Обеспечение автоматизации справочно-аналитической работы. В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.

Регламентация прав доступа. Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.

Делегирование права подписи. В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.

Защита информации. Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя. При этом система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.

 

 

1.2 Сравнительные характеристики систем автоматизации делопроизводства

На сегодняшний день на российском рынке представлен достаточно широкий выбор систем автоматизации делопроизводства, которые могут отвечать требованиям и задачам автоматизации управленческой деятельности организации, но обладающие различными программными требованиями.

Следует также помнить при выборе системы, что функционал систем во многом зависит от платформы, для которой разработана та или иная система. Пользователи, как правило, работают в операционной системе Windows, но в последнее время на Западе наблюдается перевод на платформу Linux. В связи с этим, при установке системы необходимо иметь в виду, что возможно через определенный промежуток времени пользователей Linux будет столько же, что и пользователей Windows.

Кроме того, в связи с распространением Интернета производители поставлены перед необходимостью обеспечить работу своих систем через web-браузеры.

Далее представлен сравнительный анализ некоторых автоматизированных систем. Данные системы выбраны не случайно, а в силу своей ориентированности на российское делопроизводство и широким применением в организациях различных типов.

Рисунок

Рассмотрим самые востребованные системы электронного документооборота на российском рынке:

1. Система электронного документооборота «БОСС-Референт» была разработана в 1996 году. Пользователями системы являются органы федеральной и региональной власти, государственные унитарные предприятия, коммерческие компании, среди которых как холдинги с большой филиальной структурой, так и небольшие организации.

Преимущества системы электронного документооборота «БОСС-Референт»:

• быстрое внедрение и быстрая автоматизация процессов обработки документов;
• легкое освоение пользователями основ работы с системой благодаря тому, что интерфейс удобен и интуитивно понятен;
• широкие возможности для адаптации системы под нужды организации, в том числе силами специалистов заказчика;
• возможность построения действительно единого информационного пространства в организациях, имеющих территориально распределенную структуру;
• большой потенциал для роста масштабов системы — по числу пользователей, площадок, типов обрабатываемых документов;
• обеспечение надежности и отказоустойчивости системы 24 часа 7 дней в неделю;
• простота сопровождения системы и возможности администрирования системы во всех филиалах из единой точки;
• обеспечение высокой степени безопасности данных;
• одно из лучших предложений на рынке по соотношению цена/качество.

2. Система электронного документооборота «ДЕЛО» разработана в 1996 году компанией «Электронные Офисные Системы». Система «Дело» популярна в государственных учреждениях благодаря тому, что она ориентирована на автоматизацию процедур традиционного делопроизводства.

Преимущества данной системы:

Для руководителей различных уровней:

• быстрый поиск документов;
• отслеживание движения документа на всех этапах его жизненного цикла;
• эффективный контроль и отчетность по исполнению резолюций;
• сокращение сроков подготовки и согласования документов;
• удобная работа над проектами документов;
• получение сводных отчетов и журналов;
• возможность делегирования полномочий.

Для сотрудников канцелярий, секретариатов, для делопроизводителей:

• быстрая и удобная регистрация документов с помощью развернутой системы различных справочников;
• отслеживание хода исполнения резолюций;
• удобный и быстрый поиск по любым реквизитам регистрационной карточки (РК) как документов, так и проектов (РКПД);
• журнал передачи документов, внутренние и внешние реестры отправки;
• формирование отчетности.

3. «СТЭК-Документооборот» помогает структурировать и автоматизировать движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления. Разработан компанией ЗАО «НТЦ СТЭК».

Преимущества этой системы электронного документооборота:

Руководителю:

• система контроля исполнения и движения документов и поручений;
• развернутая отчётность, помогающая принимать управленческие решения. Отчеты можно получить с любой степенью детализации (по работе организации, отдела или  сотрудника);
• система оповещения о документах, передаваемых руководителю  на рассмотрение.

Сотруднику:

• оперативная информация о документах и поручениях, исполнителем которых он является;
• напоминание о документах и поручениях с истекающим или истекшим сроком исполнения.
• возможность быстрого согласования документов и договоров.

Администратору системы:

• гибкая настройка прав пользователей.

Всем пользователям:

• интуитивно понятный интерфейс;
• возможность обмена сообщениями;
• однократная регистрация документа;
• эффективная система поиска, позволяющая легко и быстро находить требуемые данные. 

4. Система «ЕВФРАТ-Документооборот». Позволяет организовать полноценный электронный документооборот на предприятиях любого масштаба и сферы деятельности. Для этой цели в ней реализованы все функции, считающиеся стандартом для современных систем электронного документооборота.

Преимущества работы системы «ЕВФРАТ-Документооборот»:

• отсутствие потерянных документов;
• ускорен процесс согласования документов более чем в 5 раз;
• создание для сотрудников единого информационного пространства;
• отслеживание хода исполнения поручений;
• создание стандартных форм электронных документов в соответствии с принятыми в компании правилами;
• сокращено время на регистрацию документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.3 Выбор системы электронного документооборота

 

ЗАО «НТЦ СТЭК» является разработчиком программного обеспечения для автоматизации бухгалтерского, налогового и управленческого учета с 1989 года и в настоящее время занимает ведущее положение на рынке информационных технологий Челябинской области.

Система электронного документооборота «СТЭК – Документооборот» разработана на основе самых современных и хорошо зарекомендовавших себя технологий.

Отличительные особенности  «СТЭК-Документооборот»:

• низкая стоимость приобретения и владения;
• конкурентные лицензии;
• современный, удобный, гибкий в настройке и надежный интерфейс.

В программе максимально и успешно реализовано:

• небольшие временные затраты на внедрение;
• соответствие основным потребностям работы с документами;
• простоту освоения и использования.

Программа охватывает весь комплекс работ с документами: регистрацию входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, распределение корреспонденции и её рассылку, назначение исполнителей и сроков, контроль исполнения, подготовку проектов документов и их согласование. Программа позволяет вести совместную работу над документами и проектами документов. «СТЭК-Документооборот» обеспечивает надежное хранение и повторное использование документов. 

• Обработка входящей корреспонденции – вся поступающая корреспонденция может структурироваться по группам документов и тематикам вопросов. Каждый документ может быть сразу «расписан» исполнителям или, при необходимости, может быть назначен ответственному сотруднику «На рассмотрение». Этот сотрудник определит исполнителей и выдаст поручения по документу. 
• Организация внутреннего документооборота – служебные и объяснительные записки, внутренние приказы и распоряжения, постановления и указания, регламенты и инструкции – все это легко может быть структурировано и найдено при организации внутреннего документооборота. 
• Создание исходящих документов – исходящий документ может быть создан по проекту документа, в ответ на входящий документ «одной кнопкой» или «с нуля». Любой вариант создания документа прост в понимании и не требует много времени. 
• Работа с обращениями граждан – отслеживание сроков исполнения документов и система отчетов делают работу с обращениями граждан простой и удобной.
• Ведение договорных отношений – в программе заложены базовые возможности по ведению договорных отношений: двусторонний или многосторонний договор, графики платежей и фактические оплаты, порядок расчетов, центр ответственности и место хранения. 
• Создание проектов документов и их согласование – проекты могут создаваться для согласования документов или договоров. Можно создавать любое количество версий проектов. По проекту «одной кнопкой» можно зарегистрировать соответственно документ или договор.
• Выдача заданий (поручений) исполнителям – поручения могут выдаваться как на основе документов или договоров, так и на основе устных распоряжений руководителей (без привязки к документам). Задания в программе – это мощный инструмент для контроля за информацией. 
• Прикрепление файлов – к любому документу, проекту документа или поручению могут быть прикреплены файлы любых форматов. Это позволяет, например, прикреплять к карточкам документов не только их электронные или отсканированные копии, но и сопроводительные файлы.
• Связывание документов – часто возникает потребность связать одни документ с другим, чтобы, например, проследить всю цепочку документов по определенной тематике. Это легко сделать в нашей программе. Достаточно в карточке документа (проекта документа или задачи) войти на вкладку «Связки», далее все становится понятно без слов. При создании исходящего документа по входящему или исходящего документа по его проекту, связывание осуществляется автоматически.
• Напоминания о событиях – должностные лица, участвующие в документообороте (исполнители, контролеры, авторы, визирующие и др.), могут получать уведомления в системе и на электронную почту. Таким образом, должностное лицо не пропустит важное событие и отреагирует вовремя. Реализованы напоминания о создании документа (проекта, поручения), об изменении данных по документам (проектам, поручениям), отправка разовых и периодических напоминаний по расписанию и др.