Автоматизация учета расчетов с подотчетными лицами в программе "1С:Бухгалтерия"

Министерство образования и  науки Российской Федерации

Федеральное государственное  бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Воронежский государственный  архитектурно-строительный университет

Факультет экономики, менеджмента и информационных технологий

Кафедра экономики и основ предпринимательства

 

 

 

 

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА НА ТЕМУ:

«АВТОМАТИЗАЦИЯ УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ В ПРОГРАММЕ «1С:БУХГАЛТЕРИЯ»

 

 

 

 

 

Выполнил:

студ. гр.2541 Шишкин А.А.

Научный руководитель:

ст. преп. Провоторов И.А.

 

 

 

 

 

Воронеж – 2012

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Расчеты с  подотчетными лицами имеют место  практически на каждом предприятии  и весьма разнообразны, т.к. включают в себя: приобретение за наличный расчет запасных частей, материалов, топлива, канцелярский товаров.

Основными задачами бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами являются:

1. своевременное, полное  и достоверное отражение на  счетах бухгалтерского учета  фактических затрат на командировочные  расходы;

2. документальная обоснованность  использования подотчетных сумм  и обоснованность включения в состав затрат;

3. контроль за экономным  и рациональным использованием  денежных средств на хозяйственно-операционные  цели.

1. ХАРАКТЕРИСТИКА РАСЧЕТОВ  С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

1.1. Общие понятия

Под подотчетными лицами в бухгалтерском учете понимают работников организации (в том числе и совместителей), которым выданы из кассы наличные деньги с условием представления отчета об их использовании. Подотчетными лицами считаются работники организации, получившие авансом денежные средства из кассы.

Из подотчетных сумм могут быть оплачены: 
1. Хозяйственные расходы

• приобретение материальных ценностей,
• канцелярские, почтовые расходы
• денежные документы и т.д.

2. Расходы на командировки

В основном выдача подотчетных  сумм производится из кассы организации (при заграничных командировках - подотчетные суммы могут быть перечислены в валютного счета  организации на карточку сотрудника).  
Подотчетные суммы выдаются на основании письменного заявления сотрудника с визой руководителя организации. Порядок выдачи подотчетных сумм регламентирован Правилами ведения кассовых операций. 
После того, как сотрудник осуществит расход подотчетных сумм он в установленные сроки обязан отчитаться перед организацией, т.е. составить и представить в бухгалтерию Авансовый отчет по форме АО-1 с приложением всех документов, полученных им при осуществлении расходов.  
В случае, если не вся сумма подотчетных средств потрачена, сотрудник возвращает остаток в кассу. Если осуществлен перерасход подотчетных сумм - организация компенсирует его.

Если сотрудник в  установленные сроки не представил Авансовый отчет, подотчетная сумма может быть удержана из заработной платы сотрудника или по решению суда отнесена на возмещение материального ущерба.  
Расчеты с подотчетными лицами учитываются на одноименном счете 71.                       При выдаче денежных средств организация обязана:

· определить сумму подотчетных  средств и срок, на который она  выдается;

· получить от подотчетного лица отчет о расходах в срок не позднее 3 рабочих дней по истечению  срока, на который выданы средства;

· выдать денежные средства работнику под отчет при условии полного отчета или по ранее выданным авансам;

· запретить передачу подотчетных денежных средств от одного работника другому;

· определить перечень лиц, которые могут заменять кассиров и получать в банке денежные средства под отчет.

Право получать денежные средства под отчет имеют только те сотрудники, чьи фамилии есть в перечне подотчетных лиц. Этот перечень утверждается приказом руководителя предприятия. Как правило, сюда записывают водителей, работников хозяйственных служб, секретарей, а также тех лиц, кто часто бывает в командировках. Иначе говоря, работников, которым могут понадобиться наличные деньги для того, чтобы выполнить свои должностные обязанности: водителю - купить бензин, секретарю - отправить почту, командированному - заплатить за гостиницу.

Все работники предприятия, получающие деньги под отчет, должны соблюдать правила работы с наличностью.

В приказе нужно не только перечислять подотчетных  сотрудников, но и указать, какую  сумму каждый из них может получить за один раз, на какой срок и когда они должны сдавать авансовые отчеты в бухгалтерию.

Если надо выдавать деньги лицу, не указанному в приказе, можно  составить отдельный приказ, где  указывают фамилию и должность  сотрудника, срок на который ему  выдана сумма, дата, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию и т.д.

Каждого сотрудника, чья  фамилия включена в перечень подотчетных  лиц, нужно под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости  разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

При этом организация  может выдавать денежные средства подотчетным  лицам на следующие цели: на хозяйственные  нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов.

1.2 .Учет представительских расходов

Понятие представительских  расходов зафиксировано в Налоговом  кодексе РФ (далее НК РФ), согласно которому к ним относятся расходы  на официальный прием или обслуживание представителей других организаций, участвующих  в переговорах в целях установления или поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа. К представительским расходам относятся (п. 2 ст. 264 НК РФ):

• расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия);

• транспортное обеспечение  доставки к месту проведения представительского мероприятия или заседания руководящего органа и обратно; 
• буфетное обслуживание во время переговоров;

• оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

В бухгалтерском учете  представительские расходы принимаются  к учету в полном объеме и отражаются в составе расходов по обычным  видам деятельности в том отчетном периоде, в котором они произведены (Приказ Минфина РФ от 06.05.1999 № 33н «Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету «Расходы организации» ПБУ 10/99» - далее ПБУ 10/99).

Отражение данных расходов на счетах бухгалтерского учета зависит от способа списания управленческих расходов (счет 26), который зафиксирован в учетной политике организации. Расходы, учтенные на счете 26 «Общехозяйственные расходы», списываются, в частности, в дебет счетов 20 «Основное производство» или могут списываться в дебет счета 90 «Продажи».

Представительские расходы  в целях налогообложения прибыли  относятся к прочим расходам, связанным  с производством и реализацией, при этом они не могут превышать 4% расходов организации на оплату труда  за отчетный (налоговый) период. НК РФ определено, что место проведения представительских мероприятий значения не имеет. Таким образом, налогоплательщик имеет право признать представительские расходы, даже если переговоры проводились во время ужинов в командировках в других городах, и в любое время. Не учитываются в составе представительских расходов затраты на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей других компаний, издержки, связанные с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы, а также расходы по проживанию.

Если проведенные мероприятия  не носят официального характера  либо отсутствуют документы, подтверждающие проведение официальных деловых  переговоров, расходы по их проведению не учитываются для целей налогообложения прибыли.

Представительские расходы  признаются при условии, что они  произведены для осуществления  деятельности, направленной на получение  дохода и имеют документальное подтверждение. Под документально подтвержденными  расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ.

Документами, служащими для подтверждения представительских расходов:

•приказ руководителя организации об осуществлении представительских расходов;

•смета представительских расходов, программа проведения деловой встречи с указанием даты, места и сроков проведения деловой встречи, ФИО участников со стороны организации и со стороны приглашенных и их должностей;

•первичные документы (счет ресторана, товарные чеки, чеки ККМ, документы об оплате транспортных расходов, документы об оплате услуг переводчика и т.д., включая справку бухгалтера);

•отчет который включает в себя:

1) цель представительских  мероприятий, результаты их проведения;

2) иные необходимые  данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели;

•аналитические регистры налогового учета;

•расчет налоговой базы.

Расходы организации  на алкогольную продукцию при  проведении официального приема могут  включаться в представительские  расходы, в случае их осуществления в размерах, предусмотренных обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров.  Если переговоры не достигли поставленной цели (например, заключение соглашение), такие расходы также можно учесть в представительских расходах. Кроме того, расходы налогоплательщика не могут оцениваться с точки зрения их целесообразности, рациональности, эффективности или полученного результата. Для того чтобы избежать споров с налоговыми органами в случаях, если в результате встречи не достигнута поставленная цель, рекомендуется в протоколе проведения мероприятия (деловых переговоров) подробно изложить обсуждаемые вопросы, по каким их них не достигнуто соглашения, причины. Чем подробнее будет вестись протокол официального мероприятия, в связи с которым у организации возникают представительские расходы, тем менее нареканий будет со стороны налоговых органов.

1.3.Учет расчетов с  подотчетными лицами по суммам, выданным на командировочные  расходы

Командировочные расходы  возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. При этом служебные поездки работников, постоянная работа которых протекает в пути или имеет разъездной характер, командировками не признаются.

В командировку может быть направлен  только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. Поездка в другую местность работника, с которым заключен гражданско-правовой договор (например, договор подряда или поручения), командировкой не считается.

В соответствии с действующим законодательством  командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при  осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

· цель командировки;

· кто направляется в командировку;

· место командировки;

· срок командировки;

· какие расходы допускаются  нести работнику в служебной  командировке;

· условия командировке за пределами России;

· порядок оформления командировки;

· порядок учета расходов по служебной  командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет её классификацию  и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

В соответствии со ст. 166 Трудового  Кодекса РФ служебная командировка - поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для  выполнения служебного поручения вне  места постоянной работы. Служебные поездки работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер, служебными командировками не признаются.

Под служебной командировкой, совершаемой  в установленном порядке, понимается также поездки работника, которые связаны с:

· покупкой ТМЗ, расходы по которым  учитываются в составе заготовительно-складских  расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

· осуществлением работ  капитального характера, расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

· подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе  сметы на общехозяйственные расходы;

· участия в общих  собраниях акционеров обществ, в которых организация имеет акции, расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные нужды;

· другими аналогичными нуждами.

Порядок и размеры  возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективными договорами или локально-нормативными актами организации. При этом размеры возмещения расходов связанных со служебными командировками, не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для организаций, финансируемых из федерального бюджета.